更好地管理債務人的 7 種萬無一失的方法

已發表: 2022-09-22

在為中小型企業管理現金流時，擁有一個簡單而全面的管理系統來跟踪您的債務人非常重要。事實上，對於個別公司來說，這可能是企業可以做的最重要的事情之一，以避免錯過付款、維護不善的財務數據以及無數其他未來問題。

從貿易信貸（企業相互借出資金）和全面的背景調查到監控不佳的客戶付款，掌握外部和內部企業債務有助於減輕財務負擔、增加應收賬款並幫助您的公司償還自己的債務債權人更及時。

1 在發票混亂中實施清晰度

原則上聽起來很容易。畢竟，有哪些企業不是從精心管理其財務交易的計劃開始的呢？但是，當您陷入困境時，多筆費用、貸款和發票正迅速進出您的會計部門，您將如何確保避免不必要的問題？

嗯，這都是準備、溝通和自我反省的問題，可以總結為 7 個有效的步驟。堅持這些提示，以確保您的 SME 領先一步付款並按時收到必要的資金。

電子發票是一種簡單且可持續的方式，可確保客戶或債務人及時收到發票，並為您的業務提供更多可追踪性。多年來，數字發票已變得流行，並且通過自動更新和提醒客戶在商定的時間範圍內付款，不難看出原因。

一般來說，電子發票可以通過以下方式提交：

無論哪種方式，會計平台都會代表您的企業向客戶發送通知，從而為您提供有關發票狀態的持續更新以及有關普通客戶付款歷史的更多詳細信息。

作為說服人們再次使用他們的服務並按時付款的一種方式，許多企業現在將提供某種激勵措施來幫助從客戶那裡獲得更快的付款。尤其是在發票或商品上的折扣以換取在某個早期日期之前付款已被證明是非常有效的。

但是，這種激勵完全取決於許多不同的因素，包括您經營的行業類型、貴公司對及時付款的需求以及您為更快解決問題而降低價格的意願。

如果新客戶或客戶認為支付發票的時間超過標準限制 30 天是完全可以的，那麼他們很可能會這樣做。為避免此問題，在繼續之前同意付款條件是減少以後不必要問題的好方法。

在支付發票之前，您的企業不必擔心能否維持生計。重要的是要記住，您在提供商品或服務時了解及時付款。簡單地接受新客戶或工作量而不確定具體的付款日期永遠不會導致雙方都滿意的結果。

寄出發票後，請等待幾天，然後禮貌地詢問發票狀態。即使您有數字更新，用老式電話確認他們已經收到並且他們知道付款截止日期也沒有什麼問題。

如果您不願意那麼直率，您可以以更新為藉口致電有問題的客戶。事實上，您甚至可以打電話讓他們知道它在他們的發票門戶中作為禮貌提醒，而不是詢問您何時會收到付款。

對於這些場景中的每一個，最重要的是您寫下並記錄電話的以下方面：

希望不會出現您需要再次聯繫他們並抱怨或不斷要求更新的情況。但是，如果是這種情況，上述信息將有助於支持您的客戶支持他們的交易結束，並為您提供必要的信息以升級您的投訴。

您有權在商業交易後 60 天內堅持要求付款，因此，如果之前未商定更長的還款期，請讓他們了解潛在後果以及他們可能產生的金額的進一步利息。

沒有人願意感覺好像他們不能相信客戶的話，但對於中小型企業來說，有時這種奢侈根本不可行。如果債務人碰巧破產了，為數月的辛勤工作開具信用票據將無法兌現，您的財務狀況將因一個簡單的背景調查很容易避免的問題而招致憤怒。

這裡的教訓？潛在業務關係開始時的小管理員可以為您節省很多麻煩。您只是在保護您的業務利益，因此在對客戶做出最終決定之前，不要害怕進行一些背景調查。

分析您提供的支付靈活性可以有兩種主要形式——數字靈活性和業務靈活性。兩者都有助於定義您的公司在處理來自客戶的付款時可以允許和不能允許的內容。

一方面，擁有一個與其他系統兼容並且可以無縫集成的系統非常重要，以確保您的企業按時收到這些資金。畢竟，僅當新客戶發現您的支付門戶無法容納他們時，才提供快速付款的電子發票折扣是沒有意義的！

另一方面，在同意合同之前，您必須清楚和開放地了解如何收款，這一點也很重要。如果您無法提供讓客戶有機會每月支付較小金額的付款計劃，或者您的公司在提供服務和付款之間的 60 天窗口內生死存亡，那麼在開始時就必須進行溝通。

擁有挑戰自己內部流程的能力對於更好地管理債務人的最終方法至關重要——儘自己的一份力量促進更快的付款。如果不這樣做，可能會導致客戶收到和處理其他按時到達的發票，而將您的發票擱置一旁。

等到月底才寄出所有發票是災難的根源。相反，將在嚴格的工作完成時間範圍內開具發票作為例行公事。確保發票準確無誤，並在寄出前仔細檢查每一個細節。

如果你能向客戶展示你是一個快速、細緻、運轉良好的金融機器，那麼他們就會有動力以實物回應並儘快付款。作為一家公司，您通過提供發票邁出了第一步，您為其他關係的發展奠定了基調。