員工管理系統需要具備的 8 個功能

已發表: 2024-05-21

企業過去常常依賴笨重的電子表格來管理員工資料和流程。但現在情況已不再如此。人才市場競爭變得非常激烈，組織別無選擇，只能簡化人力資源或人力資源工作流程。這就是員工管理系統 (EMS) 發揮作用並提供協助的地方。

人力資源技術已經取得了巨大的發展，員工管理應用程式現在可以自動執行繁瑣的任務並提供有價值的見解。這些功能簡化了人力資源流程，並提高了效率。

員工管理軟體可以提高員工敬業度和滿意度，因此現在至少有 300 萬家企業使用員工管理軟體也就不足為奇了。 (1)

使用 HR 系統相對於電子表格的優勢

電子表格已經達到了資料管理的目的。但它們根本無法與有效的員工管理系統的強大功能競爭。在簡化人力資源管理方面，EMS 優於電子表格的幾個關鍵領域。讓我們來探討一下這些優點。

更有效率的資料管理和檢索

隨著員工人數的成長，電子表格很快就會變得難以使用。查找特定資訊需要花費時間。它需要手動排序和過濾。

HRIS 軟體提供集中式資料庫，可透過直覺的搜尋功能快速輕鬆地存取員工資訊。

提高準確性並減少人為錯誤

電子表格中的手動資料輸入也容易出現拼字錯誤和不一致。然而，員工管理軟體可以自動執行許多資料輸入任務。它們最大限度地減少錯誤並確保員工資料庫的準確性。這節省了糾正錯誤的時間，而且不遵守規定也不再令人擔憂。

增強敏感資料的安全功能

2023 年第四季度，全球超過 800 萬筆記錄外洩。問題在於電子表格通常缺乏強大的安全措施。這使得敏感的員工資料容易遭到外洩。因此，勞動力管理系統的另一個好處是透過存取控制、加密和稽核追蹤等功能優先考慮資料安全。它讓您安心。那是因為您知道您的員工資訊受到保護。 (2)

更輕鬆的可擴展性和即時分析

承認吧；隨著公司的擴張，電子表格變得很麻煩。員工管理應用程式旨在根據您的業務進行擴展。它可以滿足您不斷增長的勞動力和不斷變化的需求。

此外，勞動力管理軟體提供即時數據和分析。想像一下，您所需的所有有關員工的資訊都觸手可及。難道它不會幫助您為員工做出最佳選擇嗎？難道事情就不能順利進行嗎？隨著組織投資數萬億美元只是為了變得更加數據驅動，這些問題的答案應該是非常清楚的。 (3)

事實上，用最好的員工管理軟體取代電子表格具有許多優勢。當您繼續尋找合適的人力資源管理解決方案時，請考慮這些因素。

員工管理系統的核心功能

螢幕保護程式上有許多不同的人的個人資料。一群多種族、多代人使用應用程式進行線上視訊會議、集思廣益，許多員工一起進行視訊通話

選擇合適的員工管理應用程式取決於了解它提供的主要功能。它們應該符合您的特定人力資源需求。為了您的方便，以下是一些基本功能的細分：

可用性

1. 直覺的介面

友善的使用者介面將為人力資源管理員和員工提供協助。尋找一個佈局簡潔、導航清晰的系統。它還應該有最低的訓練要求。這確保了順利採用並簡化了人力資源工作流程。

2. 移動輔助功能

遠端存取系統的能力使員工能夠隨時隨地管理任務。尋找具有行動應用程式的 EMS，該應用程式提供提交休假申請、查看工資單或訪問公司政策等核心功能。

整合能力

3. 無縫薪資整合

將您的人力資源系統與薪資軟體集成，消除了手動資料輸入，並確保準確、及時的薪資處理。這可以節省人力資源時間和資源，同時減少錯誤。

4. 第三方應用集成

你用會計軟體嗎？績效管理工具怎麼樣？考慮一個允許與您使用的其他業務應用程式整合的 EMS。這培育了統一的資料生態系統並簡化了跨部門的資料交換。

分析和報告

5. 即時數據和報告

強大的報告功能可以幫助您深入了解員工隊伍。尋找一個能夠提供關於員工流動率、休假趨勢和績效數據等關鍵指標的可自訂報告的系統。即時數據使數據驅動的決策成為可能。它還會導致積極主動的人力資源策略，使您的員工受益。

員工自助服務

6. 自助服務門戶

員工自助服務入口網站使員工能夠管理自己的人力資源資訊、請求休假、更新個人詳細資訊以及存取公司文件。它減輕了人力資源工作量，同時培養了員工的主人翁意識。

其他注意事項

7. 定價彈性

人力資源系統有多種定價模式。探索適合您公司規模和預算的選項。尋找可以隨著您的業務需求而成長的可擴展解決方案。

八、數據安全措施

透過存取控制、加密和定期備份等功能確保系統優先考慮資料安全。遵守相關資料隱私法規也至關重要。

請記住，這並不是一份詳盡的清單。此外，最重要的功能將根據您組織的獨特需求而有所不同。儘管如此，請考慮這些核心功能以及它們如何解決您的痛點。這樣做可以幫助您在為您的企業選擇合適的 EMS 時做出明智的決定。

結論

EMS 是功能強大的軟體解決方案，可簡化人力資源流程、提高員工敬業度並產生有價值的見解，幫助您打造更強大的員工隊伍。

請注意，為您的企業找到最好的員工管理工具就像找到合適的服裝一樣 - 它需要滿足您的需求！是的，功能很重要。但不要忘記考慮系統是否可以與您一起成長。

該工具背後的公司會幫助您設定係統嗎？它移動現有資料有多容易？也回答一下這些問題。

權衡所有這些方面以及您的具體需求和未來的成長計劃。這就是您如何選擇能夠帶來積極投資回報的 EMS。

參考：

1.《小型企業人力資源管理系統市場報告》，資料來源：https://www.business.com/hr/management-market-report/

2.“2020年第一季至2023年第四季全球暴露的用戶帳戶數量（單位：百萬）”，資料來源：https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data- breaches-worldwide/

3.“透過分析增加商業價值的5 種方法”，資料來源：https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through- analytics /?sh=67bb582721d9