使用 Amazon Alexa 進行業務的 10 種好方法 [指南]

虛擬個人助理在統一通信中迅速風靡一時。 我們已經看到 Cisco 推出了他們的 Spark（現在的 WebEx）助手，最近 Vonage 剛剛發布了 Vee，這是一款旨在幫助您充分利用服務的個人助手。 但虛擬助手不僅僅出現在企業中：它們也有一個巨大的消費市場。 如果您還沒有聽說過亞馬遜的 Alexa 和 Echo 設備、谷歌的 Home 或 Apple HomePod，那麼您一定生活在一塊岩石之下。

我們中的許多人在家中擁有這些設備可能已經意識到它們在辦公室中的用處。 事實證明，亞馬遜也意識到了這一點，推出了一個完整的 Alexa for Business 平台，使用戶能夠在工作場所利用 Alexa。 可能是最流行的虛擬助手之一，我們想詳細了解 Alexa for Business 到底是什麼，以及如何最好地利用 Amazon Echo 設備來提高辦公室的工作效率和網絡會議解決方案。

企業版 Alexa

Alexa for Business 最初於 2017 年 11 月推出，引入了一種利用亞馬遜 Echo 設備功能的新方法。 無論您有一個簡單的 Echo Dot，還是更複雜的支持視頻的 Echo Show，您都可以在日常工作中使用 Alexa。

想像一下，如果你可以簡單地走進你的辦公室，而不是通過電子郵件或 Slack 消息傾瀉而下，你只需向 Alexa 詢問未來一天的快速概要或簡報。 Alexa for Business 為虛擬助手帶來了一組新功能，可以大大提高您的工作效率。

更重要的是，Alexa for Business 還為組織提供了設置和管理多個 Alexa 設備所需的工具和資源，即使是大規模的，也可以利用公共和私有 Alexa 技能，當然還可以將用戶加入平台。

簡而言之，“Alexa for Business 將您熟悉和喜愛的 Alexa 帶入工作場所，幫助所有類型的員工在個人和共享 Echo 設備上提高工作效率和組織能力。” 借助語音命令，Alexa 為工作人員提供了巨大的生產力提升，從而實現了新水平的多任務處理。

只需向 Alexa 詢問信息，而無需切換應用程序，或者花時間搜索您需要的內容。 或者，用戶也可以要求 Alexa 快速記下筆記或更新待辦事項列表，而無需強迫他們將注意力從任務上轉移開。

共享設備與個人設備

我認為值得快速了解的一個有趣的細節是如何在您的辦公室中實施 Alexa。 亞馬遜解釋說，用戶可以將 Echo 設備用作“共享設備或個人設備”。 共享設備可以簡單地放置在公共辦公區域，如會議室或小型會議室，讓任何人都可以使用 Alexa。

另一方面，工作人員也可以使用他們的設備，使他們能夠在工作和家庭中進行連接。 亞馬遜指出，這兩者之間有一些非常有趣的區別。

共享設備可用於：

• 在會議室參加會議。 只需說“Alexa，開始會議”，Alexa 就會打開所有視頻會議設備，撥入電話，並幫助您在虛擬會議室中進行一切工作。
• 在辦公室周圍提供幫助。 用戶可以使用自定義技能來幫助指導辦公室周圍的方向，或者可以找到一個開放的會議室，報告辦公室內的設備問題，甚至可以訂購新的用品。
• 將您的 Amazon Echo 設備變成會議室調度工具。

個人設備可用於：

• 通話和消息——Alexa 可以幫助撥打電話，甚至通過簡單的語音命令發送消息。
• 自動撥入電話會議。 Alexa 可以通過電話會議號碼加入任何會議，無論您是在辦公室、在家還是在旅途中。
• Alexa 可以充當智能助手，快速查看日曆、幫助安排會議、管理待辦事項和設置提醒。
• Alexa 還可用於幫助您快速查找信息，並且可以專門與 Salesforce、Concur 和 Splunk 等流行應用程序集成。

私人與公共 Alexa 技能

為了讓 Alexa 盡可能地樂於助人，她必須學習一套技能。 這些技能將 Alexa 的功能擴展至超出標準的範圍，並真正使 Alexa 能夠提供虛擬助手體驗。 根據亞馬遜的說法，Skills 就像 Alexa 的應用程序，它們使助手能夠提供全新的功能並與不同的平台和其他應用程序進行交互。

用戶可以從技能商店中已經存在的技能列表中下載，甚至可以繼續創建他們的技能。 可以在商店中找到的技能被視為公共技能，每個人都可以使用它們。 但是使用 Alexa for Business，用戶可以繼續創建他們獨特的私人技能，並將這些技能私下發布給您的企業。

這些技能可以通過 Amazon Web Services 託管，以保持整個系統的集成。 將您的 Amazon Alexa 連接到 AWS 可以實現無縫數據傳輸。 您會在 Alexa for Business 控制台上找到整個 Alexa Skills Kit。

如果您的企業想要為 Alexa 開發其專有技能，例如與您現有的會議室調度工具或您當前的團隊協作解決方案直接交互，私人技能將非常有用。

需要考慮的公開 Alexa 技能

雖然亞馬遜有一個專門用於培養你的私人技能的網站，但這個過程對許多人來說可能有點太耗時了。 值得慶幸的是，已經存在一個龐大的技能商店，其中包含令人印象深刻的集成和技能列表供您選擇。 我們想匯總一些最佳公共技能的快速列表，以幫助您在會議室開始使用 Alexa for Business。

1.按名稱響鈴

雖然這是一項獨有的技能，但它仍然是 Alexa 在提高生產力方面能力的一個很好的例子。 如果您的企業使用 RingByName 的服務，那麼這個 Alexa 技能絕對是必備的。 將您的 VoIP 服務與您的 Echo 設備集成後，用戶可以使用 Alexa 的語音命令進行免提通話。 此技能允許用戶撥打任何電話號碼或分機，甚至可以按姓名呼叫存儲在目錄中的聯繫人。

2.天文機器人

如果您需要幫助整理這數千封電子郵件，Astrobot 隨時為您提供幫助。 作為智能電子郵件助手，Astrobot 可幫助用戶使用來自任何支持 Alexa 的設備的語音命令來管理他們的 Gmail 或 Office 365 電子郵件。 由於 Astrobot 的優先排序，用戶可以趕上他們最重要的電子郵件，利用 AI 將電子郵件分類到優先收件箱中。 Astrobot 還可以通過刪除和存檔來幫助整理電子郵件，甚至可以發送快速回复，例如“遲到”或“不在辦公室”。

3. 快速事件

讓 Alexa 使用快速事件技能為您整理日曆。 此技能使 Alexa 能夠在您的日曆中查找日程安排衝突，並幫助用戶確保在嘗試安排新活動時有可用空間。 這是一項簡單的技能，不會提供太多功能，但它提供的功能可能非常有用。 只需告訴 Alexa 在您的日曆中添加一個新事件，指定時間和日期——如果有衝突，Alexa 會立即通知用戶，讓他們重新安排時間。

4. Vonage 會議管理器

Vonage 的會議管理器再次成為 Alexa 技能強大的一個很好的例子。 使用會議管理器，用戶可以直接鏈接到他們的 Google 日曆，以識別下一次安排的電話會議並自動撥入。 兼容 Cisco WebEx、Goto Meeting、BlueJeans，當然還有 Vonage Business 會議解決方案，可供廣大用戶使用。 省去撥入會議的麻煩，讓 Alexa 為您處理這個過程。 Alexa 將提取所有必要的會議信息，撥打橋接號碼、會議號碼、參與者代碼，然後撥打您的號碼將您連接到會議。

5.電話網

與 Alexa 的 RingByName 技能類似，此技能是 Phone.com 用戶獨有的。 此技能使 Alexa 能夠使用您的 Phone.com 服務直接從您的 Echo 設備通過簡單的語音命令撥打電話。 此技能甚至可以通過您的軟件電話撥打電話，因此您甚至不需要使用小鍵盤或鍵盤——只需告訴 Alexa 給誰打電話。

6.語音指標

Voice Metrics 使用戶能夠向 Alexa 詢問他們的業務情況的快速更新。 此技能直接與 Microsoft Excel、Google Sheets 或 Slack Board 或任何其他具有 REST API 的自己的解決方案集成，為用戶提供各種指標和業務數據的更新，從銷售、訂單、客戶、庫存狀態到不同的部門更新。 根據您上傳到 Voice Metrics 的任何內容，此技能使 Alexa 能夠為您提供各種更新。 例如，只需讓 Alexa “詢問 Voice Metrics for Sales”，即可收到有關最新銷售的快速更新。

7.Any.do

如果您想替換 Alexa 的基本待辦事項列表功能，Any.do 是一個不錯的選擇。 它將待辦事項列表、日曆和提醒功能結合到一個技能中，從而簡化他們的一天。 使用 Alexa 跟踪您當前的任務、即將到來的任務、日曆事件，並全天設置提醒以保持專注。

8. 編輯文檔

是否曾經有一個快速的想法跳入您的腦海，因此您迅速記下它，但隨後您完全失去了對當前任務的關注？ 從一個應用程序跳到另一個應用程序，或者考慮到，可能會讓我們分心並浪費寶貴的時間。 使用 Edit Docs，無需跳轉到 Google Doc 快速記下筆記，只需告訴 Alexa 為您完成。 只需告訴 Alexa 添加快速註釋或對 google 文檔進行編輯，這樣您就不必切換應用程序並失去注意力。 此技能還使 Alexa 能夠列出最近使用的十個文件，甚至可以創建新的文檔、工作表或演示文稿。

9.工作時間跟踪器

需要跟踪您在一項任務上花費的時間？ 需要計時器來幫助保持專注？ 工作時間跟踪器是一項很棒的技能，它使 Alexa 能夠做到這兩點——只需告訴 Alexa 跟踪時間並告訴她在你完成後停止。 這種簡單的技能可以大大幫助用戶控制他們的工作效率，並且非常適合任何想要更深入地了解完成任務所需的時間以便更好地規劃的人。

10. Slack 聊天機器人

Slack 可能是最受歡迎的團隊協作和消息傳遞應用程序，這是有充分理由的。 這個簡單的應用程序可實現快速通信，使團隊能夠快速做出決策並在創紀錄的時間內進行協作。 現在，您無需費力就可以在 Slack 上進行交流。 Alexa 的 Slack Skill 聊天機器人使用戶能夠直接通過 Alexa 語音命令在 Slack 上發送消息。 只需說明您要發送的頻道和消息，讓 Alexa 為您完成工作。

Alexa For Business 提高了中小企業的生產力

虛擬助理正迅速進入我們的家中，那麼為什麼不讓他們也進入我們的辦公室呢？ 語音助手的用例證明物聯網設備作為智能辦公設備比智能家居設備更重要。

可以幫助我們專注於重要的事情，同時實現全新水平的生產力和多任務處理。 感謝亞馬遜的 Alexa for Business 計劃，以及創造我們技能的能力，我們可以將 Alexa 轉變為我們自己的商務助手。

與其浪費時間切換到不同的應用程序或拿起手機，不如讓 Alexa 為您完成工作。 借助這些簡單而強大的技能，我們可以將 Alexa 帶入辦公室，並將這些小型設備轉變為我們自己的個人助理。 查看我們的尋找團隊協作解決方案的指南，以確保您為團隊選擇正確的技能。