實施工作流程自動化的好處
已發表: 2021-07-09幾乎每家企業都在努力提高效率，以減少運營費用並最大限度地提高盈利能力。 在當今飽和且競爭激烈的商業世界中，公司需要利用其可用資源來有效地實現其目標。
否則，他們無法在競爭中保持領先。
提高業務效率的最可行選項之一是工作流自動化。
通過使用正確的技術實現工作流程自動化已經成為企業消除人為參與和監督執行耗時和重複性任務的一種方式。 因此，公司可以削減執行這些任務的運營費用，同時還可以消除人為錯誤。
隨著近年來技術的各種進步，有如此多的業務流程和元素可以實現工作流自動化。
什麼是工作流自動化？
工作流程自動化是指我們如何使用工具和技術來自動化工作流程或業務流程，以：
- 減少或消除與僱用內部員工相關的勞動力成本
- 將寶貴的員工時間從執行重複性管理任務中解放出來
- 提高組織生產力
- 降低運營費用
並非所有工作流程都可以並且應該自動化，有些由於缺乏技術而無法自動化，有些可能過於昂貴而無法自動化。
一般來說，我們應該自動化以下工作流程：
- 重複和/或耗時的執行
- 不需要提前做出決策即可完成
- 它容易出錯，並且準確性和一致性對於此工作流程至關重要
執行工作流程自動化的原則
雖然工作流自動化的實際實施可能因流程本身而異，但以下是一些需要遵循的基本原則：
- 確保您已正確理解工作流程
在實施自動化之前，您需要徹底了解工作流程及其周圍的現有系統。
重要的是要了解只有在工作流程已經高效時才值得自動化。 自動化低效的工作流程也會放大其低效，從長遠來看可能會適得其反。
必須首先使用工作流映射軟件映射工作流，以便您可以鳥瞰整個過程。 通過工作流映射進行適當的可視化，您可以快速識別瓶頸和冗餘，以盡可能優化工作流。
- 檢查一致性
自動化的工作流程將與周圍的業務流程保持一致。
請記住，您企業中的所有工作流程都是獨一無二的，因此在自動化工作流程時，您必須確保它不會干擾其他流程及其相應的輸入和輸出。
- 專注於最小的步驟，一次一步
重要的是要了解您不必一次自動化所有工作流程步驟。 這樣做可能最終導致自動化過程過於昂貴。 您可以部分自動化工作流程，如有必要，您可以將自動化項目分為幾個階段。
- 自動化工作流程=更簡單的工作流程
專注於簡單性：工作流程自動化旨在使其更簡單，而不是比以前更複雜。 評估自動化後的工作流程。 如果它需要更多的人為監督而不是乾預，那麼就有問題了。
- 確保它具有可擴展性和敏捷性
您的工作流程和業務流程將不斷發展，因此請確保自動化技術具有足夠的通用性，以適應和跟隨您的業務發展。
- 入職
只有當您的團隊了解如何正確使用自動化工作流程時，它才會發揮最大價值。 您的團隊對業務流程了解得越多，自動化就越能發揮作用並與其他流程集成。 同樣，工作流程映射至關重要，因此您團隊中的每個人都可以充分了解工作流程的內容。
工作流程自動化的好處
您的企業需要工作流程自動化嗎？ 在這裡，我們將討論工作流自動化可以為您的業務帶來的一些主要好處：
提高成本效率
實施工作流自動化最重要的好處可能是降低成本。 工作流程自動化可以顯著幫助您降低運營費用（尤其是人力成本）並提高盈利能力。
例如，24/7 全天候運行自動化軟件可能比僱用三名員工完成三個不同的輪班要便宜得多。 此外，人類員工必然會犯錯誤已不是什麼秘密，從長遠來看，這可能會付出很多代價。 消除這些錯誤最終可以為您的企業節省很多錢。
提高生產力
自動化可以將您的關鍵員工從發票和計費等多餘的管理任務中解放出來。 如果我們可以自動化這些任務，我們可以讓這些員工專注於他們的能力，並為實現您的組織目標做出更多貢獻。
更好地控制您的工作流程
自動化是在整個業務流程中建立控制的好方法。 為什麼？ 任何已自動化的工作流程基本上始終在您的控制之下並始終記錄在案。 您將獲得清晰的記錄，可以告訴您執行了什麼操作。
提高員工士氣和生產力
實施自動化的一個常見問題是員工和經理擔心自動化會取代員工的角色。 然而，雖然自動化確實可以減少員工的輪班，甚至消除一些角色，但它可以通過為現有員工提供更多使用核心能力和培養目標感的機會來幫助提高他們的士氣。
結束詞
工作流自動化可以顯著促進組織在許多不同層面的成功。 此外，雖然在過去，當企業需要投資於成本高昂的現場自動化解決方案安裝時，自動化業務流程過去非常昂貴，但如今，各種雲解決方案都可以負擔得起且易於使用。
但是，關鍵是確保您的工作流程在自動化之前已經高效。 擁有先進的工作流程管理解決方案有助於確保所有工作流程的效率和透明度。
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