2020 年 10 款最佳自動助理電話系統

貝恩公司最重要的客戶服務統計數據之一表明，提供出色客戶服務體驗的公司的收入將增長 4-8%。 商務 VoIP 提供了獨特的機會來路由呼叫並通過將呼叫者帶到正確的位置來創造更好的體驗。 請記住，您只有大約 7 秒的時間來給人留下深刻印象，所以要重視。

最好的自動助理電話系統是一種有用的方式，可以快速向呼叫者展示您的品牌，同時使初始客戶交互更加簡化。

什麼是自動話務員？

自動助理是企業用來接聽來電的軟件工具。 有時，這些被稱為虛擬接待員或自動接待員。 這些系統通過更有效地路由呼叫者來防止客戶掛斷電話。 除了轉接電話外，自動助理還會向呼叫者提供營業時間和營業地點等信息。

多級自動話務員是指預先錄製的消息在呼叫者選擇部門後為呼叫者提供其他選項。 這些還可以選擇將客戶發送到企業或代理的語音郵件。

如何設置自動助理

設置最佳自動助理電話系統的過程將因您的提供商而異——有些提供開箱即用的文本到語音選項，而另一些則要求您創建腳本和音頻文件。 例如，學習如何使用他們的教程設置您的 Dialpad 自動助理與 Jive 的拖放界面設計客戶旅程是一個完全不同的過程。

以下是有關如何通過控制面板設置自動話務員軟件的簡短教程：

1. 確定您的自動助理的呼叫管理方法 - 是否應該將呼叫路由到接待員無法響應的自動助理？ 還是應該全部調用？
2. 將電話號碼分配給話務員並添加話務員將使用的任何其他號碼。
3. 創建問候語和菜單選項，方法是為語音服務員輸入文本或記錄它們以供將來上傳到系統。
4. 錄製自動助理語音郵件響應腳本。
5. 如果需要，添加接待員組。 這些在登陸自動助理之前將傳入呼叫轉發給特定用戶。
6. 決定是否會有運營商選項。 這會將系統配置為接受鍵盤上的“0”或其他數字作為聯繫接待員或應答服務的默認方式。
7. 設置營業時間。
8. 設置白天和夜間模式的時間表。
9. 設置假期的問候和時間表。
10. 配置超時設置。 如果呼叫者沒有響應提示，這將重複問候或將呼叫路由到接待員。
11. 保存您的設置。

總體而言，該系統通常包括使用呼叫系統上的端點之一通過門戶或撥入號碼設置呼叫流。 大多數係統要求您輸入或記錄初始問候語以及工作時間、節假日和每個部門的問候語。 您還將被要求輸入每個部門的特定電話號碼或分機號。 一些系統包含一級分機撥號，這使用戶可以立即撥打分機而無需瀏覽整個菜單。

以下是 Dialpad 的設置：

這是 Jive 的拖放設置的樣子：

自動話務員和 IVR 之間的區別

在嘗試了解差異時，最好將自動助理視為一種簡化的自動化系統，將交互式語音響應系統 (IVR) 視為一種響應速度更快且可配置的呼叫路由方法。 這並不是要貶低自動助理——它們有利於將呼叫路由到正確的部門。 自動話務員是一種更直接的自動呼叫路由方式——即使是最好的自動話務員電話系統也不會像 IVR 系統那樣提供自助服務或調查管理選項。

完善的自動助理系統是許多 VoIP 提供商的基準。 它適用於那些不需要語音識別和賬單支付選項的企業。 雖然不太複雜，但自動助理具有日間和夜間模式等功能。 配置白天和夜間模式時，您的業務可能讓所有呼叫響鈴四次，然後將呼叫發送給自動話務員。 當夜間模式超過一定時間時，呼叫將自動發送到自動話務員，因為沒有可用的代理。

就像使用 IVR 一樣，您的自動客服腳本是您與客戶溝通的方式——您最不想要的就是有一個糟糕的自動客服流程，這會讓客戶在路由時感到沮喪。

最好的自動話務員電話系統

哪種自動助理最適合您的組織？ 幾乎每個 VoIP 提供商都提供某種形式的自動話務員，這些自動話務員與他們的電話服務捆綁在一起，但這裡是我們的系統列表，這些系統易於設置或適合小型企業。

環中央

RingCentral 有一個多級自動助理，有大量來電的企業可能會發現它的價值。此自動助理功能適用於所有計劃，甚至可以在 RingCentral 的 15 天免費試用期間試用。 計劃的價格從每月 24.99 美元到 44.99 美元不等，如果這些計劃缺少您的業務需要的功能，可以考慮使用幾種 RingCentral 替代方案。

RingCentral 的其他重要功能：

• 24/7 客戶支持
• Office Premium 及更高版本的自動通話錄音
• Office Premium 及更高版本的 Salesforce 集成

Nextiva

Nextiva 是一家提供商業通信解決方案的提供商，專為個體企業家和小型團隊設計。 他們提供的計劃是每個用戶每月，價格從 35 美元到 55 美元不等。 每個計劃都有一個自動助理選項，但專業錄製的問候語從 Pro 計劃開始。 對於切換到基於雲的通信的企業來說，這是一個理想的價值，但如果缺少特定功能，請查看 Nextiva 替代方案。

Nextiva 的其他重要功能：

• Pro 及以上版本無限短信
• Pro 及以上版本提供的手機應用程序
• CRM 與 Salesforce 和 Zendesk 的集成

蚱蜢

Grasshopper 是另一家為個體企業家和小型企業提供 VoIP 解決方案的供應商。 .Grasshopper 有一個自動助理，可提供錄製的腳本來接聽您的來電。 該公司還有一個專業的語音工作室，需要額外收費。 如果您更喜歡由現場人員接聽電話，Grasshopper 還提供現場虛擬接待員選項。 Grasshopper 定價計劃從每月 29 美元到 89 美元不等。

Grasshopper 的其他重要特性：

• 包含所有計劃的桌面和移動應用程序
• 提供 Gmail 集成
• 所有計劃都包含語音郵件轉錄

Vonage

Vonage 為小型企業或企業提供有競爭力的計劃。 該公司通過提供三層計劃以及點菜功能來更好地滿足您的需求，從而在競爭中脫穎而出。 Vonage Business Cloud 的定價在 19.99 美元到 39.99 美元之間，所有計劃都配有自動助理。 但是，如果您正在尋找多級自動助理，則需要擁有高級計劃或更高版本。

Vonage 的其他重要功能：

• 與 Salesforce 和 Microsoft Dynamics 集成
• 所有來電的垃圾郵件屏蔽
• 提供全公司通話錄音

8×8

8×8 適用於有大量國際電話來電的公司。 8×8 計劃的價格從每位用戶每月 25 美元到 55 美元不等。 每個計劃都附帶一個自動助理以及移動和桌面應用程序。 但是，自動話務員不會通知呼叫者當前的等待時間，這使其最適合呼叫量較低的企業。 幾年前，我們製作了一個視頻，詳細介紹了 8×8 的自動助理鍵映射設置過程。

8×8 的其他重要特性：

• 高達 10 GB 的媒體存儲空間（通話或會議記錄）
• 在多達 47 個國家/地區無限通話
• 訪問按姓名撥號目錄

3CX

3CX 的商務電話系統包括一個數字接待員，並且因為它允許以多種音頻文件格式錄製，如 WAV、PCM、8 kHz、16 位和單聲道，所以它脫穎而出。 他們用於設置話務員的菜單和子菜單選項相當廣泛，包括“連接到隊列”、“轉移到語音郵件”和“發送呼叫到呼叫流程應用程序”等選項。 總的來說，在設置路由的這方面時，您有 10 個選項來指導呼叫者。

3CX 的其他重要特性：

• 高清視頻會議支持
• 支持多種辦公桌電話型號
• 來電顯示，遠程呼叫轉移，並根據同時呼叫的數量計費。

奧馬

Ooma 在設置帳戶時提供自動助理。 默認情況下，Ooma 的自動助理（他們稱為虛擬接待員）配置為啟用了文本轉語音功能。 這意味著您選擇問候語，計算機生成的語音會將其朗讀給呼叫者。 控制面板還允許您錄製音頻文件，因此如果您的接待員是您典型的第一聯繫人，這是一個不錯的選擇。

Ooma 的自動話務員為團隊成員提供了一種在手機上遠程檢查語音郵件的方法。 查看我們的 Ooma Office 定價指南以了解更多信息。

Ooma 的其他重要功能：

• 多環同時響多個設備
• 增強的呼叫阻止
• Ooma Office 基站將現有的模擬電話連接到 VoIP 網絡

電話網

Phone.com 在 VoIP 行業中脫穎而出，因為它包含一個本地或免費電話號碼和多個業務計劃。 他們的 Base、Plus 和 Pro 計劃中還包括一個自動服務員，其最低計劃僅為每月 12.99 美元。 Phone.com 為那些希望設置自動助理的人舉辦了專門的網絡研討會。 它的定價使其與 Grasshopper 處於類似的利基市場，這就是為什麼它出現在我們的 Grasshopper 與 Phone.com 對峙中的原因。

Phone.com 的其他重要功能：

• 虛榮電話號碼
• 包括短信
• 無限的用戶擴展

傑夫

我們最近介紹了 Jive PBX 和商務電話系統，並討論了他們的撥號計劃編輯器來路由呼叫者。 Jive 編輯器使用拖放系統，該系統擴展到自動助理的功能。 使用 VoIP 電話系統，您可以快速決定呼叫者到達您的自動接線員時會發生什麼，從而減少處理時間並減少意外錯誤路由的機會。

Jive 的其他重要功能：

• 基於時間表的呼叫路由和聯絡中心功能
• 找到我/關注我
• 支持 Android、iOS 和 Windows Mobile 的智能手機

撥號盤

最近，Dialpad 出現了幾項新的發展，這有助於說明他們致力於為客戶提供強大的功能。 撥號盤的自動助理可通過瀏覽器進行配置，因此在大多數設備上都可以進行細微的更改。 自動話務員在撥號鍵盤的每一層都可用。

撥號盤的其他重要功能：

• 呼叫中心功能
• 專業及以上級別的通話錄音
• 多達 50 個國家/地區的虛擬電話號碼

自動話務員電話系統是 IVR 的替代品嗎？

在您從我們的列表中選擇自動助理提供商之前，請了解他們不會做所有事情。 如果您需要，IVR 解決方案更適合您的組織：

• 為客戶提供自助服務選項
• CSAT（客戶滿意度調查）
• 可通過語音響應訪問的菜單

自動乘務員之所以脫穎而出，是因為它們很容易在任何辦公環境中實施——它們縮短了等待時間並幫助客戶找到正確的部門。 對於不需要為客戶提供過於復雜的菜單的小型企業，它們也是需要考慮的因素。

如果您需要更詳細的呼叫路由形式，請了解有關 IVR 系統的更多信息——我們為頂級提供商提供詳細列表和常見問題解答以及有關關鍵功能的信息。