保持井井有條，保持高效——如何找到最佳的團隊協作解決方案

在這一點上，項目管理和協作解決方案與團隊消息傳遞解決方案非常相似。 如果您的團隊沒有利用其中一個，您可能會錯過巨大的生產力提升 - 但選項也是一角錢。 簡單看一下我們的 Basecamp 替代品列表，您可能已經在思考問題，我們不得不縮減列表以專注於我們最喜歡的選項。

現在，當我們談論協作工具時，我們不一定只指團隊消息傳遞。 更多地沿著項目、任務和文件管理的路線，這些協作解決方案通常將相同的古老實踐與現代演示結合在一起。

在基於列表的應用程序或插板樣式和視覺焦點選項之間，有這樣的解決方案，很容易迷失在選項中。 而且，即使在您承認協作應用程序是您團隊的正確工具之後也是如此。 讀到這篇文章的你們中的一些人甚至可能想知道這項投資是否仍然值得。 那麼讓我們來看看——為什麼您的團隊應該使用協作解決方案，然後您如何選擇最好的解決方案？

為什麼你的團隊還要費心？

我敢肯定每個人都會問的第一個問題是，為什麼他們的團隊甚至會為這些管理和協作應用程序中的一個而煩惱。 畢竟，企業已經在沒有計算機的情況下運作了幾十年，即使有了計算機，我們也不需要一些“應用程序”來管理我們的項目。 我們可以只使用白板來跟踪正在進行的項目和任務，我們可以使用目錄來管理我們的團隊，我們可以在顯示器上使用便利貼來提醒我們任務，或者只是將所有事情安排到日曆中。

當然，我們有筆和紙，或者至少我們的組織背後有一些方法。 就像團隊消息傳遞一樣，在此之前有電話和電子郵件，或者只是基本的人際互動和麵對面的對話。 除此之外，我們仍然認為有理由在我們的日常工作甚至個人生活中利用這些消息傳遞應用程序。

協作解決方案是一樣的——它們取代了我們的舊方法，用一個集中的應用程序來幫助我們管理一切。 這些應用程序可以幫助我們以新的效率水平改變我們的工作方式：無論是正在進行的任務的簡單列表，以及他們被分配給誰； 或一個團隊範圍的儀表板來跟踪長達一個月的項目的持續進展，甚至是一個協作工作空間來實時共享和編輯文檔。

我們的工作方式正在發生變化，每個人都是遠程的，團隊分散，文檔和文件總是被共享，項目隨著時間的推移而發展。 難道我們不應該有一種方法來應對我們的瘋狂，就像我們的新工作一樣靈活嗎？

優於傳統方法的好處

因此，基本理念是爭取一個解決方案——通常是一個基於雲的 Web 應用程序——它可以幫助您的團隊保持井井有條，掌握最新信息，並在項目上進行協作，以更好、更快、甚至更輕鬆地完成工作。

聽起來不錯，但是基於 Web 的應用程序究竟如何比日曆、筆和一些紙更好地幫助您做到這一點？ 好吧，幾乎每個解決方案在組織團隊及其協作的方式上都略有不同——但它們都屬於相同的基本概念。

• 隨時隨地的強大協作

這裡最大的好處之一是即時信息，可以隨時隨地訪問。 由於這些解決方案是在雲端和周圍構建的，就像您的其他業務應用程序一樣，您可以在任何地方使用它們。 移動應用程序、桌面應用程序，甚至只是網絡訪問都可以在您擁有計算機和互聯網連接的任何地方訪問 - 一切都保持在您上次離開時的樣子。

無需將您的計劃書留在辦公室，也無需在無法隨身攜帶的白板上繪製所有內容，整個組織的計劃、任務管理、調度和協作都存儲在雲中； 平台走到哪裡。 始終了解您的團隊正在做什麼、他們的進度，甚至實時協作或委派。

• 提高業務敏捷性

借助隨時可用的最新協作套件，您的團隊可以隨時準備解決出現的問題或障礙。 協作應用程序可以讓您立即共享文件或更新，並為接收端提供即時警報和通知，而不僅僅是將該草稿放在您的老闆辦公桌上，或者發送一封電子郵件並等待回复。

僅此一項就應該有助於通過一個簡潔的平台來提高您的業務響應時間和敏捷性，通過該平台可以共享更新、提交甚至編輯草稿，或響應項目的關鍵發展。 一切都在移動平台上可用，這只會進一步有助於鞏固這種敏捷性和靈活性。

• 整合解決方案

您的團隊完全有可能創建一種不依賴於雲應用程序來跟踪進度和協作的方法。 Excel 電子表格可以跟踪項目，共享的 google 表格甚至可以用於一致地跟踪多個團隊的項目。 但是隨後，每個人都必須單獨更新他們的日曆，或者使用電子郵件甚至團隊消息應用程序來共享文件和草稿——或者將它們放入一個投遞箱文件夾中。

但是你需要給某人發電子郵件詢問更新或更正，電子郵件被埋沒，文件被從投遞箱中取出。 關鍵是，有這麼多不同的解決方案，很難在所有事情上都保持領先，而只是試圖跳過籃球就浪費了時間。 僅使用一種解決方案，在一個地方跟踪所有內容，並內置通信功能不是更容易嗎？

• 改進流程，節省時間

最後，所有這些都有助於節省您的業務時間。 通過改進協作和任務管理的整個流程，可以減少花在微觀管理上的時間。 借助協作解決方案，團隊中的每個人都可以同時收到通知，每個人的日曆都會立即同時更新，參與特定項目的每個人都可以同時收到相同的更新或通知，文件將保持統一且易於訪問.

關鍵是要節省時間，這可以通過改進您的團隊協作的方式以及使用這些解決方案幫助建立的流程完成工作來實現。

您的團隊已經依賴什麼

如果您決定其中一種解決方案適合您，那就太好了。 現在，您只需要了解如何找到最適合您的團隊的正確解決方案。 就像我們在過渡到 UC 的指南中一樣，最好的起點是看看你已經擁有什麼。 很有可能，您的團隊已經在混合使用電子郵件甚至團隊消息進行交流，並且協作是在小型會議室中的非正式會議或快速電子郵件或在線聊天期間處理的。

最後，這將根據您的業務所在的行業以及正在完成的工作而有所不同。 但總的來說，你應該看看你的團隊已經依賴什麼：

• 團隊如何知道他們在做什麼？
• 每個人如何知道分配給他們的任務是什麼？
• 跟踪和完成工作的現有流程是什麼？
• 協作和分享草稿或想法的流程是什麼？
• 文件如何傳輸、共享和編輯？
• 如何管理日曆和安排會議？

從這裡開始，決策者應嘗試清點用於協作的現有硬件或軟件，例如電子郵件、消息傳遞、電話、視頻會議或特定解決方案，例如用於文件共享的 Drop Box，或用於文檔編輯的 Google Docs。 了解需要更換哪些工具將有助於製定最終決策。

了解您的團隊需要什麼

大型企業的團隊協作看起來與 SMB 完全不同。 如果您正在尋找企業解決方案，那麼我們可以從比較思科的 WebEx Teams 與 Microsoft Teams（企業團隊協作軟件中的兩個大腕）的頭對頭文章開始。 對於各種規模的企業，並非每個人都以相同的方式工作，也並非每個解決方案都以相同的方式處理您的協作和項目管理。 根據您的團隊已經用於協作的解決方案、流程或應用程序，為每個團隊選擇的解決方案可能會有所不同。

建立關於您的團隊已經如何工作的清單或總體思路將有助於將決策集中在最適合您的團隊已經做或需要做的事情的解決方案上。 從這裡，決策者可以優先考慮不同的方法，甚至解決方案提供的不同功能——這個優先級列表可以幫助過濾掉那個購物清單。

為了快速細分，最常見的協作和項目管理功能包括：

• 基於文本、列表的項目管理。 Basecamp 以其“基於列表”的焦點而聞名，它允許用戶生成基於文本的項目和任務列表。 有時越簡單越好。
• 或以“板”為中心的可視化項目管理。 這更像是 Trello 所做的，將 p 項目和任務組織成可視“卡片”，一目了然地提供大量信息。
• 用於查看誰在做什麼的活動提要。
• 更新的自動電子郵件通知
• 創建和共享可以同時同步的自定義日曆。
• 深入的項目管理——區分大項目、小任務，甚至更小的子任務。 一些解決方案在組織上並沒有深入。
• 可定制的儀表板——每天、每週或以項目為中心的“儀表板”，提供項目和進度的鳥瞰圖。
• 實時文件共享和編輯以進行協作

一旦您了解您的團隊已經在使用什麼，以及他們可以使用哪些新特性或功能來改進，您就可以開始尋找合適的解決方案。

比較您的選擇

了解您的團隊需要什麼只是過程的一半。 下半場是獲取這些信息並四處尋找最佳解決方案。 市場上有這麼多，而且差異化程度不高，查看它們可能非常耗時且難以承受。 當我們嘗試收集我們最喜歡的解決方案列表時，我們通常會關注幾個關鍵方面。 價格很重要，但不是唯一的難題。

• 包含的特性和功能

我在上面談到了這一點，但值得再次提及。 並非所有應用程序都是平等的，您將看到的主要區別在於方法和演示文稿。 例如，Basecamp 主要是基於文本和列表的，而 Trello 利用“卡片”來幫助直觀地組織您的項目和協作。 Basecamp 不足，不允許用戶添加“子任務”，同時 Asana 允許用戶深入並根據需要添加盡可能多的子任務。

一些解決方案將包括日曆，甚至是內置的團隊消息傳遞，而其他解決方案則沒有。 這就是為什麼重要的是要了解您的團隊已經在依賴什麼，找到一個在功能上沒有任何差距並保持團隊熟悉的解決方案。

• 集成和靈活性

除了內置的特性和功能之外，另一個同樣重要的方面是構建解決方案的能力。 由 2017 年最重要的首字母縮略詞提供支持的集成都是為了添加全新的特性和功能。

通常，集成允許我們將一個現有解決方案連接到另一個解決方案 - 用於團隊協作和項目管理，這可能意味著添加您的 CRM 以保持相關信息方便，或者將 Basecamp 集成到 Slack 中，以便您的所有項目更新都放入一個鬆弛的房間，而不是讓你的收件箱混亂的電子郵件。

• 用戶體驗和易用性

歸根結底，如果解決方案很複雜、令人困惑、複雜，或者只是難以使用，您的團隊將不想切換。 您需要做的最後一件事就是花費所有這些時間和金錢來研究、調查和購買解決方案，只是為了沒人打擾。 為了防止“舊方式容易得多”的呼聲，用戶體驗需要非常重視。

如果您的團隊習慣於列出，那麼請繼續使用基於列表的解決方案，為什麼還要添加任何人都不關心的視覺效果和儀表板？ 了解您的團隊當前的工作方式以及他們已經使用的工具以及測試期都將有助於確定最佳解決方案。 這些應用程序通常有試用版或退款保證，因此請使用它們。

• 定價和限制

與任何重大業務決策一樣，成本絕對是一個主要問題。 如果解決方案太昂貴，並且您的團隊無法證明包含的合理性，他們不會打擾。 然而，更重要的是應用程序和解決方案的銷售方式。 對於基於訂閱的模型，為不同的團隊規模或價格點“分層”不同的包是非常普遍的。 這裡的重要方面是不同的層通常會有不同的限制。

因此，作為假設示例，基本計劃可能允許 10 個用戶，但將您的“團隊”限制為 2 個，將“項目”限制為 5 個。 請注意成本，但也要注意您為此付出的代價得到了什麼。

把它們放在一起

在收集了所有必要的信息並了解了您的團隊的工作方式之後，就該開始搜索了。 當然，最明顯的方法是簡單地谷歌搜索頂級解決方案。 基本的 Word 文檔或 Excel 電子表格可以幫助跟踪您找到的所有相關選項，或幫助組織不同的優先級。

這類似於我們在 GetVoIP 組織我們的提供商頁面時所做的事情，比如我們的協作解決方案列表，甚至我們的一些帖子，比如我在開始時引用的 Top Basecamp Alternatives。

先試后買

開始一個您的團隊需要或想要的功能的運行列表會很有幫助，並使用它來形成一個清單來運行每個不同的解決方案——這也有助於跟踪不同功能的不同定價限制。

然而，歸根結底，真正的考驗是對解決方案進行測試。 一次嘗試一到兩週不同的解決方案，或者讓兩個團隊使用兩種不同的解決方案，並在測試期後聽取他們的想法。 你可能會驚訝於他們在這麼短的時間內完成了多少。