有效數據管理的最佳實踐

已發表: 2021-05-19

對於各種規模的企業來說，數據比以往任何時候都更加重要。不幸的是，太多的企業沒有正確處理他們的數據或盡可能地使用它。根據 Rivery 的說法，“企業業務中只有 3% 的數據符合質量標準，60-73% 的數據從未用於任何戰略目的”，“只有 20% 的投資於信息治理的組織將在 2022 年取得成功”。

如果您希望您的業務發展壯大，您必須從有效管理數據開始。實施一些基本的數據管理策略不僅會在短期內對您的業務有所幫助，而且對未來幾年也有幫助。您可以在下面找到一些在您的企業中實施以實現有效數據管理的最佳實踐。

知道你的極限

首先要評估的是你自己的知識和能力。您的企業使用的數據越多，您需要的關於如何管理數據的知識就越多。如果這不是您的專長所在，您最好聘請一些外部幫助來幫助您。

例如，假設您的企業通過 Excel 電子表格跟踪庫存。一段時間後，此電子表格可能會變得如此之大，以至於很難從中收集有用的信息，尤其是如果您是初學者。在這種情況下，您可能希望與提供 Microsoft Excel 諮詢的企業合作。如果您的企業有大型 Excel 電子表格，並且您覺得可以從中獲得更多收益，那麼聘請服務來幫助您可能是一項值得投資的事情。

花時間分析你和團隊中其他人的優勢。如果沒有任何人擁有豐富的數據管理經驗，那麼可能是時候僱用擁有豐富數據管理經驗的人或讓某人開始了解更多相關信息了。在您的團隊中擁有一個可以有效改進您的信息管理系統的人將使未來的很多事情變得更容易。

儘早確定你的目標

數據管理的下一個重要實踐是儘早確定您的目標。您應該考慮通過收集和分析這些數據來嘗試實現的所有目標。您是否正在努力改善您的營銷工作？員工業績？客戶滿意度？你可以有盡可能多的目標，但要努力使它們具體和詳細。確定您的目標將幫助您以一致的方向專注於所有其他數據管理工作。

尋找合適的工具

改進數據管理實踐的最佳方法是使用正確的軟件。使用正確的數據管理工具，您可以提高效率、保護數據安全並收集更深入的見解。市場上有許多數據管理工具，因此您應該花時間探索幾種選擇。如果可以，請使用免費試用版來更好地了解哪些工具最適合您。

在探索您的選擇時，您必須獲得一些安全的東西。您最不想看到的是對您的數據系統的不必要的入侵或您的基本數據發生的一些事情。如果您要存儲有關客戶或員工的機密信息，則尤其如此，因為洩漏可能會給您的公司帶來災難性的後果。數據安全最佳實踐本身就是一個主題，因此請花一些時間盡可能多地了解它們。

關注數據質量

太多的企業有很多低質量的數據。結果是一個效率低下的系統，其中需要很長時間才能找到您要查找的內容，或者結果分析不可靠。因此，您應該優先關注數據的質量。這意味著只輸入您需要的數據，確保數據完整，並定期刪除過時的數據。

為此，您需要為您認為的高質量數據創建一些標準。然後，您需要將這些標準介紹給您的團隊，並確保每個人在輸入數據時都遵循這些標準。僱用一個數據質量團隊也可能會有所幫助，他們會定期檢查您的信息或實施一些數據質量軟件。無論您決定做什麼，在數據質量上投入更多精力可能會花費更多時間，但從長遠來看會產生更好的結果。

讓合適的人輕鬆獲取數據

為了讓您的企業高效運營，合適的人員需要能夠在合適的時間訪問他們需要的數據。例如，如果您的旅行銷售人員無法在旅途中訪問客戶數據庫，他們將很難發揮出最佳水平。實施一個系統，您的團隊可以在其中以安全的方式遠程訪問數據。這通常涉及讓每個人都創建用戶名並為每個用戶設置權限。此外，請記住將訪問權限僅限於需要它的人，因為讓太多人訪問會帶來安全風險。

有一個恢復系統到位

無論您對數據多麼小心，仍有可能發生不好的事情。也許硬盤驅動器發生故障或病毒開始刪除雲上的東西。不管是什麼原因，即使是很短的時間丟失您的信息也是有問題的。根據 Datto 的說法，對於小公司來說，即使是一小時的停機時間也可能會造成高達 8,000 美元的損失，對於中型公司來說是 74,000 美元，而對於大型企業來說，總共會損失 700,000 美元。這就是為什麼建立一個恢復系統很重要的原因。

一個好的恢復系統會定期將數據備份到安全的位置。它還介紹瞭如何使用此備份恢復數據，以及如何在盡可能短的時間內讓您的業務再次運行。立即創建一個恢復系統，包括恢復數據所要遵循的所有步驟，並希望您永遠不需要使用它。

定期審查數據管理實踐和設備

最後，最後一個最佳實踐是定期審查您當前的實踐並尋求改進。隨著時間的變化，您的數據需求及其周圍的環境也會發生變化。例如，有時您使用的基於雲的存儲提供商可能不再可靠或安全。通過定期審查您當前的做法，您可以快速發現效率低下的問題並在它們對您的業務產生負面影響太長時間之前進行改進。

由於數據在大多數企業中發揮著如此重要的作用，因此有效地管理數據至關重要。上述最佳實踐是一個很好的起點，應該可以幫助您建立一個數據高效、快速和安全的環境。從那裡，您可以根據您的特定需求實施更多最佳實踐，並繼續尋找有助於您成長的策略。

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