舉辦在線會議的最佳實踐

已發表: 2020-04-20

許多企業將在線會議作為一種經濟高效的解決方案來運行網絡研討會、進行培訓和舉辦會議。公司之所以選擇這些類型的會議，部分原因是易於採用和方便。此外，市場上充斥著專為滿足中小型企業需求而設計的工具。

虛擬會議提供了一種可行的方式來提高實體的生產力並遵循與 COVID-19 大流行相關的社交距離規則。為確保無故障通信，您需要選擇理想的技術和軟件。工具的正確選擇取決於共享信息的類型和參與的受眾。

專家建議設計演示文稿，包括基於辦公環境的數據。向現場觀眾展示數據或信息不同於向虛擬觀眾展示。因此，您應該避免在視頻監視器上使用來自現場會議的材料進行在線會議。

虛擬會議限制了與觀眾互動的範圍。在實際地點舉行的會議使您可以對議程和材料的使用採取更隨意的方法。另一方面，虛擬會議需要適當的準備。因此，需要提前計劃好活動。

您應該提前將議程交付給參與者。此外，考慮創建強大的視覺材料，使您的信息更具吸引力。確保在活動開始前將視覺效果和材料傳達給參與者。收件人需要在會議開始前至少 24 小時擁有登錄憑據、URL 和呼入號碼。

這樣做使參與者能夠檢查一切是否按計劃工作或下載所需的軟件。為避免出現故障，還請確保參與者在會議開始前 10 到 15 分鐘登錄。這允許您測試連接性。

專家建議進行點名以檢查系統並審查時間表。為小組成員提供離線聯繫方式以在出現技術問題時與您聯繫也很重要。

當會議由一位演示者向大量觀眾廣播時，您應該將主持人角色分配給一位同事。主持人為演示者提供急需的幫助。

COVID-19 期間的在線會議

隨著冠狀病毒傳播到全球更多國家，在線會議已成為企業和政府的關鍵解決方案。虛擬會議使參與者能夠在遵守由大流行引發的社交距離規則的同時開展業務。

許多專業人士在家工作；因此，需要以虛擬方式召開會議。這一新現實促使組織探索更有效地使用會議工具的方法。在線會議工具可以更輕鬆地不間斷地舉辦會議。

為了提高在線會議期間的參與度，您應該抵制直接投入任務的誘惑。這樣做會損害關係的建立。相反，您需要通過要求參與者自我介紹並簡要分享任何有趣的信息來打破僵局。

這種方法通過在會議中添加社交元素來提高參與度。當參與分享個人內容時，虛擬程序會模擬面對面的互動。另一方面，您需要在會議開始前邀請專家組提問。

這些措施提供了一種確保小組參與的可靠方法。此外，考慮進行民意調查並通過聊天詢問答案，以接收有關特定問題的反饋。經常提問可以更容易地與參與者保持個人聯繫。但是，請避免提出通常會導致死氣沉沉現象的開放式問題。

在線會議提供了廣泛的優勢，包括從任何位置連接的能力。但是，參與者不應進入公共場所以避免分心。機場休息室和咖啡館等場所可能會讓參與者難以集中註意力。即使在家庭辦公室，環境噪音也可能成為問題。

在另一個層面上，專家建議不要將過多的主題或議程塞進一個虛擬會議中。嘗試專注於一兩個主題，並在介紹新主題之前讓小組休息一下。每個部分都應該很短（最多 30 分鐘），以確保參與者在討論過程中保持專注。

始終為破冰者預留時間來打破任何社會障礙並營造最佳的團隊氛圍。打破僵局還可以讓人們彼此熟悉，從而促進信任。

大多數面對面的破冰船都是虛擬的。通過分享照片或使用醒目的虛擬背景進行縮放，可以使參與變得有趣。

頭腦風暴和投票等活動有助於提高參與度。您可以使用各種專門的工具來開展這些活動。始終保持過程有趣，以避免參與者感到疲倦或無聊。在繼續會議之前，您可以隨時要求他們休息一下並刷新他們的想法。

建立一種有效的召集小組的方式是處理在線會議的重要組成部分。適當的方法取決於您使用的會議平台。如果您的會議使用純音頻平台，請考慮使用時鐘技術。此方法涉及在時鐘上分配參與者編號，您將使用它來進行介紹。

使用視頻會議平台時，您可以在屏幕上按順序呼叫參與者。或者，您可以選擇按字母順序介紹面板。

在視頻會議期間監控小組成員的眼球運動非常重要。快速的眼球運動可能是參與者正在閱讀的標誌，而手臂運動可能是由於打字造成的。此外，請注意無聊的表情和精神疲勞的跡象。

當您注意到某個人分心時，您需要引起整個小組的注意。在會議結束時，留出時間來評估會議的效率。突出任何關注的領域並找到糾正缺點的方法。

如果您計劃舉辦同時涉及虛擬和現場參與者的混合會議，請考慮聘請橋樑主持人。這個角色可以由參加物理會議的同事處理。主持人監控實時面板和虛擬面板之間的連接。

確保在線小組成員可以看到、聽到和參與訴訟程序非常重要。另一方面，主持人應讓物理小組成員了解虛擬小組。實現這一目標的最簡單方法是在大屏幕上顯示遠程參與者的面孔。

許多小組成員不閱讀會議記錄。您可以確保每個人都閱讀簡短的文件，方法是讓它們簡潔明了。許多小組成員不閱讀會議記錄。您可以通過使用此示例使文件簡潔明了，確保每個人都閱讀分鍾文件。這使您的同事可以了解他們在在線會議期間可能錯過的主題。

在某些情況下，專業人士不依賴口頭獲得的信息，因為這可能會導致溝通不暢。出於這個原因，請考慮發送一封簡短的後續電子郵件，其中列出了會議的關鍵細節。

如果與會者彼此不熟悉，您應該通過讓每個人自我介紹來打破僵局。這樣做可以讓參與者更容易彼此相處。反過來，融洽的氣氛提高了會議的生產力水平。

通過與團隊分享一些輕鬆的時刻，鼓勵團隊領導打破僵局。此外，在在線會議期間促進協作解決問題。這些類型的會議可以提供一種更簡單的方法來替代影響訴訟程序順利進行的標準報告。

協作解決問題涉及領導者選擇一個主題供小組成員討論。該小組共同努力發現觀點和重要信息。因此，制定解決特定業務挑戰的創新解決方案變得更加容易。

所有參與者都應該有時間專注於議程。這樣做有助於在解決問題的過程中提高生產力。

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