電話會議之外：每個團隊都需要的 4 種會議技術

來自 Lucid Meetings 聯合創始人Elise Keith的客座文章。

每個團隊都會見面。 大多數人開會的方式與他們的祖父母和祖父母的祖父母一樣。 早於羅馬人的會議記錄描述了一位領導人高談闊論，簡短的來回討論，然後以一種不確定的含糊同意的方式結束。 幾千年來，會議並沒有太大變化。

然後，電話的發明將會議從會議室的限制中解放出來。 PowerPoint 和投影儀將我們從成堆的打印報告中解放出來。

現代領導者如何利用這一進步？ 正是他們的祖先所做的，只是現在他們的演講通過會議室電話出現了亂碼。

是時候將我們的相遇方式帶入現代時代了。

隨著技術的興起，在過去的一個世紀裡，我們對如何最好地在團隊中合作的理解也取得了驚人的進步。 我們現在知道團隊可以有效地協作、創新、激勵和共同決策。 （提示：不是聽別人讀要點。）

這四種類型的增強型會議技術建立在這些啟示之上，使您的團隊能夠舉辦更成功的會議。

1. 視頻會議

視頻會議每次都勝過音頻會議。 大多數公司團隊都可以使用視頻會議和錄製技術，但很少有人使用它。

我們已經變得太舒服了，躲在靜音上，看不見，聽不到，可以自由地將注意力轉移到其他地方。 事實上，研究表明，人們通常更喜歡撥入式會議，因為這意味著他們不再需要假裝他們在關注。 我們已經把我們祖先會議的表現不佳，並使其變得更糟。

要獲得更好的遠程會議，請設置並使用良好的視頻會議。

埃爾西·基思

額外提示：也為重要的面對面會議打開視頻會議錄製。

你終於找到一個讓所有高層管理人員都可以就你的大項目開會的時間嗎？ 設置您的視頻會議軟件以錄製該會議。 然後將音頻轉錄為文本。 你不會輕易讓所有這些人再次聚在一起，這樣，你會在你所擁有的時間裡獲得盡可能多的細節。 您將能夠更好地專注於討論，而不必如此努力地做詳細的筆記。

例如，我們將Zoom 的視頻會議軟件與Meeting Owl攝像頭配對，以確保我們獲得當前演講者的良好 360° 視頻。

這並不是說筆記沒有價值。 事實上，良好的筆記記錄至關重要，這就是團隊需要：

2. 會議管理軟件

會議管理軟件使團隊可以輕鬆地在會議議程上進行協作並捕獲會議記錄。 在會議期間共同記錄他們的決定和後續步驟的團隊更投入、更有效率，並且更致力於這些結果。

更重要的是，會議管理系統向每個人展示了組織中團隊運行會議的最佳方式。

從歷史上看，每個人都通過參加會議然後復制他們看到其他人所做的事情來學習如何召開會議。 因此，雖然研究發現了數百種將團隊聚集在一起的出色技術，但大多數人從未在實踐中看到這些技術。 他們不知道什麼是可能的。

會議管理系統使每個人都可以使用會議指導。 沒有人必須猜測議程上應該有什麼，會議應該持續多長時間，如何引導討論的每個部​​分，或者需要寫下什麼。 該系統說明了所有這些，使組織可以引入一個很棒的會議流程，然後迅速將其傳播給每個團隊成員。

Teeming 、 BoardVantage和Lucid Meetings都是此類技術的示例。

3. 視覺協作和決策支持

行動在哪裡

許多最有效、最吸引人、最有成效的會議技術都利用了我們以視覺方式處理信息的自然能力。 當團隊可以移動數據、繪製連接和包含圖片時，他們可以更輕鬆地看到模式。

開發這些技術的團隊使用了大量的便簽。 會議結束後，他們花時間打掃所有這些塗鴉並打掃房間——這意味著大多數團隊將這些強大的協作技術保存在特殊場合。

視覺協作和決策支持軟件使便簽數字化。 團隊可以隨時隨地進行實時協作，以後無需輸入任何內容。 最好的工具還提供了使用紙張無法輕易獲得的好處。 例如，在決策支持工具中收集反饋時，您可以將每項貢獻匿名，以增加獲得誠實、有用反饋的機會。

示例技術包括MURAL 、 Stormz 、 GroupMap和iObeya 。

4. 會議反饋和績效跟踪

我們估計僅在美國每天就有超過 5500 萬場會議。 平均而言，高管每週將 72% 的時間花在會議上。

很少有組織跟踪這段時間的表現。 您能想到其他任何消耗這麼多資源但沒有以某種方式跟踪或衡量的業務流程嗎？

會議反饋和績效跟踪技術使組織能夠深入了解這項巨額投資。 一些技術會根據日曆數據自動計算會議成本，從而創建領導者在決定如何開會時需要的硬性數字。 其他技術使用人工智能分析會議反饋，然後根據參與者的情緒和歷史模式預測項目是否會成功或銷售是否可能完成。

此類別中的技術包括MeetingQuality 、 Gong.io和Inspiometer 。

更好的會議是可能的。 偉大的會議需要改變我們組織和運行這些會議的方式，這在過去意味著您需要大量的引導培訓和空白的牆壁空間。

不再。 借助這四種技術，在任何地方工作的每個人都可以舉行精彩的會議。

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伊莉絲·基思

Elise Keith 是 Lucid Meetings 的聯合創始人，也是《行動在哪裡：決定組織成敗的會議》一書的作者。 欲了解更多信息，請訪問www.jelisekeith.com或www.lucidmeetings.com並在 Twitter @EliseID8 上與 Elise 聯繫。