5個常見的商務溝通問題（+解決方案）

商業環境是日常生活的眾多要素之一，在 2020 年因 COVID-19 大流行而徹底顛覆。 在可預見的未來，新冠病毒迫使幾乎所有的勞動力都去偏遠地區。 這在不知不覺中造成了許多業務溝通問題。

許多以前對在家工作的員工有嚴格政策的工作場所不得不放棄以前的規定。 這使他們處於完全未知的領域，這意味著公司必須學會以他們以前不熟悉的方式進行溝通。 在本文中，我們將討論冠狀病毒大流行帶來的一些常見業務問題以及如何解決這些問題：

• 缺乏標準化
• 誤解和歧義
• 書面交流中缺乏非語言暗示
• 過度連接
• 缺乏反饋

缺乏標準化

在可預見的未來，面對面的會議將成為過去。 技術為我們提供了過多的選擇，讓我們可以選擇這些通信的去向，但現在的問題是應該去哪裡進行什麼樣的通信。 您需要決定何時何地就不同主題進行交流。 缺乏標準化會導致員工之間的溝通孤島和混亂。 總體而言，它將損害您企業的日常運營。

解決此問題的最佳方法是標準化每個渠道的工作場所溝通流程。 為哪種類型的溝通應該在哪些渠道中進行製定明確的指導方針。 例如，重要的任務應該記錄在電子郵件中，發給適當的團隊成員。

您的辦公室間即時通訊系統（例如 Slack）應保留用於特定項目的對話和飲水機談話。 應為您團隊的客戶關係管理解決方案保留對客戶交互的評論。

嚴格標準化內部溝通將為您的組織帶來大量優勢。 一方面，您將獲得所有交互的正式書面記錄。 需要查看您的直接下屬對其最新項目的評論？ 檢查鬆弛。 希望在客戶會議之前查看必要的信息？ 看看您的 CRM。

實施辦公室內部溝通的標準化通常也會使事情井井有條。 如果您的團隊正在向 slack 或電子郵件發送垃圾郵件，其中包含從相關的客戶信息到 Twitter 上最新的 meme 趨勢的任何內容，那麼人們可能會開始忽略通過的消息。 通過概述應該發送什麼樣的消息，您的員工將確切地知道收到的每條通知會發生什麼。

誤解和歧義

面對面會議的最大好處可能是對話中交流的文字背後的背景和動機通常相當清楚。 這是因為人們可以在需要時提出後續澄清問題。 通過書面對話，這個機會就會丟失，並且會發生溝通不暢和溝通中斷。

但是，由于冠狀病毒大流行，面對面的交流受到了嚴重限制，因此越來越多的人選擇了 Slack 和電子郵件等內部網交流渠道與同事交流。 它比需要協調視頻或電話呼叫更快、更有效。 但那些在 slack 或電子郵件接收端的人可能無法實時收到它。 這可能會導致在進行清晰且可能很困難的對話時出現一些問題。

這些渠道的便利性對於忙碌的員工來說非常有用，但也有許多缺點。 通過書面交流很容易誤解某人的想法。 人們可能過於害怕或沒有時間發送後續消息並等待回复。 因此，這意味著有時員工對他們的任務應該是什麼有一個模棱兩可或誤解的想法。

解決這個問題的方法很簡單——在將重要信息發送給同事之前先坐一會兒。 確保所有組織溝通都清晰明了，這對所有相關方都是互惠互利的。 這在冠狀病毒大流行期間尤其重要，因為人們在不同時區使用不同的時間表。

向同事發送含糊不清的信息可能會使您重新投入重要的項目，因為它們最終可能需要額外的跟進。 為了避免這種情況，請務必校對消息，並在適當的情況下也可能讓第三方校對。

書面交流中缺乏非語言暗示

就像無意中發送模棱兩可的信息一樣，僅僅依靠書面溝通渠道勢必會導致一些溝通問題。 如果無法利用身體暗示、面部表情或語氣，溝通者很容易誤解某人的意圖。 在文化差異是一個因素的對話中，缺乏口頭暗示可能會特別令人困惑。 最友好的人在書面對話中的表現可能會有所不同，這對某些人來說可能會令人難以置信。

您可以利用多種通信方法來確保您的信息以您想要傳達的相同語氣發送。 如果您想發送更輕鬆的信息，請輸入表情符號或感嘆號。 越來越多的企業開始利用表情符號作為一種創新的商業交流工具。 這將把一個聽起來嚴厲的信息轉變為積極和鼓舞人心的信息。 它可以避免你無意中強迫同事懷疑你是否對他們不滿意。

當然，您總是可以簡單地用簡單的文字將您想要傳達的信息包含在信息中。 這是確保您發送消息的人確切知道您要說什麼的最直接的方法之一。

但避免與此相關的問題的最有效方法是進行視頻通話。 隨著冠狀病毒大流行繼續肆虐全球，面對面的會議目前不是一種選擇。 視頻會議是下一個最好的事情。 它們是與同事有效協作的最佳方式。 面部表情和語氣在視頻通話中清晰表達。

正如我們之前報導的那樣，“87% 的遠程員工表示，他們在使用視頻會議時感覺與團隊和項目的聯繫和參與度更高。” 視頻通話無疑提高了商務溝通的效率。

過度連接

資料來源： Gineris

在可預見的未來，幾乎所有員工都在家工作，辦公時間與員工個人生活之間的界限變得模糊。 在整個大流行期間經常有報導稱，絕大多數人都在辦公室花費更多時間，因為它現在位於他們的家中。 這意味著員工有被過度連接的風險。

如此容易被過度連接的能力導致人們過度工作。 由於在家工作日程安排所提供的靈活性，許多人都感到壓力要一直“工作”。 這意味著他們可能會在下班時間發送消息。

這可能會導致以前設定了界限的人感到壓力也要做同樣的事情。 工作時間遠遠超出正常工作時間會導致倦怠，導致員工表現不佳。 這最終會對您的業務產生負面影響，您的員工敬業度也會受到影響。

避免這種情況發生在您的員工身上的最佳方法是製定基本規則。 明確表示，任何人都不應在正常工作時間之外工作。 鼓勵員工在晚上完成工作後註銷工作設備——大多數消息可以等到第二天。

執行此信息的一個好方法是讓高層管理人員遵守這些規則。 如果員工看不到他們的主管做同樣的事情，他們就不太可能在下班後工作。 讓您的組織保持更新將確保其發揮最佳能力。 它將整體促進健康的團隊合作。

缺乏反饋

資料來源：工作的好地方

一個健康繁榮的企業需要從各個方面審視自己。 如果管理層不徵求員工的反饋意見，辦公室間的員工溝通就會變得無效。 它需要雙向流動才能有利於您的公司。 通過發送調查等方法收集員工的反饋可以顯示您的員工目前的情況。

員工的反饋現在比以往任何時候都重要。 雖然冠狀病毒大流行已經在全球範圍內蔓延了一年的大部分時間，但不同的人對此有不同的反應。 有些人可能只是現在才感受到這種情況的壓力和焦慮。 您的員工對大流行的反應將不斷變化。

定期反饋是了解您的員工在特定情況下的表現以及您可以採取哪些措施來支持他們的唯一方法。 這些信息可以幫助您領先於失去努力工作的動力的員工。

反饋還可以讓您深入了解管理層的工作方式。 除非您的員工通知您，否則您可能不會意識到您正在做的事情不起作用。 根據反饋採取行動並調整前進的流程是改善運營的唯一途徑。

結論：良好的溝通將使員工更快樂

在可預見的未來，冠狀病毒大流行改變了辦公室的面貌。 在辦公環境中工作可能再也不會一樣了。 手頭的多變情況意味著您的公司將不得不不斷調整以避免重大的溝通挑戰。 一路走來會有坎坷，但要花時間解決可能出現的常見溝通問題。

僅僅因為這些天您辦公室的外觀看起來不同並不意味著您的遠程工作人員會不高興。 正如我們之前報導的那樣，90% 的遠程員工希望在餘下的職業生涯中繼續靈活地工作。 通過滿足員工的需求，您將確保他們感到高興，從長遠來看，這將對您的業務大有裨益。