商務電話賬單：瀏覽隱藏費用和考慮 VoIP 的原因

企業總是希望盡可能地省錢。 一個很好的起點是檢查賬單的成本。 很容易忽略貴公司在桌面電話和手機服務上花費的金額。 隨著冠狀病毒大流行推動商業世界依靠商業 VoIP 維持生計，您選擇的電話服務現在比以往任何時候都更加重要。

電話是新客戶首次與公司打交道的最常見方式，電話仍然是客戶支持的首選方式。 鑑於這種必要性，電話供應商通常願意承擔各種費用，這些費用可能會顯著增加您的每月賬單成本。

其中一些費用可能是針對您很少（或從不）使用的服務，而另一些則被含糊地命名為“維護費”和每個人的最愛：稅收。 一些商務電話供應商在想方設法吸引客戶時表現出的創造力水平是沒有限制的。 除非您已經仔細審核了公司的賬單，否則您很有可能支付的費用超出了必要的範圍。

如果您不了解傳統手機對您的業務造成的損失，我們會為您記下一些提示，以便您在下次賬單到達時關注這些項目。 在本文中，我們將介紹以下部分：

• 如何減少電話費
• 查看您現有的電話賬單
• 考慮您需要的功能
• 考慮一下您可以從現代 VoIP 解決方案中獲得什麼
• 查看您的選擇

如何減少電話費

您的賬單可能是一項必要的業務費用，但這並不意味著它必須讓您的公司付出代價。 對於小企業主來說，這個成本可能特別高。 要考慮的一件事是您當前電話系統的總運營成本。 您可以通過將購買電話系統的成本與操作它的成本相加來計算該成本。

一旦您確定了該成本，您就可以決定您為商務電話系統支付的費用以及您目前為操作它所支付的費用是否值得。 您可以將該價格與您每月的當前賬單進行比較。 這樣，您就可以看到應該更改設置的哪個方面。

查看您現有的電話賬單

了解您應該從與電話服務相關的成本中削減多少的最簡單方法是查看您現有的賬單。 例如，提供商通常會為各種套餐提供折扣，並且可以通過將賬單合併為一次付款來降低貴公司的管理成本。

這讓你看起來像是在省錢。 然而，這也導致了更複雜的賬單，其中供應商可以塞進額外的費用，否則可能無法通過更簡單的賬單來實現。

FCC 甚至創建了常見問題解答頁面，涵蓋了電話賬單填塞等主題，以幫助人們了解電話公司未經授權收費的習慣。 該機構指出，您的賬單越開始看起來像信用卡賬單，您就越應該擔心您是否支付了合理的金額。

“欺騙是臨時抱佛腳的標誌。 填鴨者經常依靠令人困惑的賬單來欺騙消費者支付他們沒有授權或接受的服務，或者費用超過消費者被引導相信的費用……聯邦通信委員會估計填鴨已經傷害了數千萬美國家庭。

您可能已經經歷過從一項新服務收到您的第一張賬單時的震驚。 電話公司的初始報價可能沒有提及稅費、附加費或您將在第一張賬單上提前一個月收費（供應商有時會從安裝日期以及下個月的第一張賬單上收取費用）。

電話公司通常必須為服務支付銷售稅，因此他們從客戶那裡收取銷售稅也就不足為奇了。 但是，您應該確保收取的百分比實際上符合您當地的銷售稅，而不是誇大。

另一方面，附加費和其他此類項目完全是主觀的，可能會為協商您的賬單提供更多的迴旋餘地。

以下是您應該密切注意的賬單上的一些項目：

• Rollover Lines——這些線路在傳統的 PSTN 電話線路中可以找到，允許您的企業一次處理多個呼叫，這樣您的客戶就不會遇到忙音。 這些並不便宜，因為它們每條線路可能會使您的業務損失高達 30 美元。 需要注意的是，您可以從 IP 系統獲得相同的功能，而無需任何額外費用。
• 電線維護——再一次，這是固定電話特有的項目。 這是與辦公室佈線成本相關的費用。
• 長途和通行費——如果您的企業必須撥打大量長途和免費電話，您將無能為力。 但是您可以通過將這些通信轉換為電子郵件或 IP 電話系統來削減成本。
• 用戶和分機——傳統電話系統不僅對翻轉線路收費，而且對您需要的每條線路收費。 請注意，提供商也傾向於按用戶收費，因此值得在這裡比較不同提供商的價格。

有些費用將一成不變，但您可能有一些迴旋餘地。 如果某項費用對您來說似乎太高，與您的提供商聯繫並嘗試協商是值得的。

考慮您需要的功能

降低賬單相關成本的下一步是考慮電話系統所需的所有功能。 無論您使用的是 PSTN 還是 IP 電話系統，如果您將不使用的功能捆綁在一起，您通常會陷入昂貴的合同中。

考慮您的電話系統所需的功能非常重要，這樣您就可以找到只需要您支付所需費用的計劃。 以下是您的下一個電話系統提供商需要考慮的一些基本和重要功能。

呼叫轉移- 這是一項基本功能，可確保您的客戶無論如何都能聯繫到您。 因此，如果您將時間分配在辦公室和家里工作，您可以將電話從您的公司號碼轉移到您的移動設備。 許多 VoIP 提供商（例如 RingCentral）提供遠程呼叫轉移作為一項基本功能，因此您可以即時轉移呼叫以確保您始終可用。

分機— 在傳統的 PSTN 電話系統中，分機是物理連接到主號碼的另一個電話號碼。 你做的佈線越多，成本就越高。 IP 系統幾乎可以做到這一點，並且許多系統提供了一定數量的擴展，這些擴展內置於基本計劃中。 例如，Grasshopper 提供了一個 26 美元的單獨計劃，其中包括最多三個擴展。

遠程支持— 毫無疑問，您需要維修電話系統。 但是，隨著冠狀病毒大流行繼續使絕大多數員工處於遠程狀態，讓外部員工進入您的辦公室檢查您的設置可能不再可行。

如今，尋找提供遠程支持的電話提供商是一個更可行的選擇。 Nextiva 提供了一個遠程支持系統來為他們的用戶提供這個產品。

無限通話-由於大流行，現在電話比以往任何時候都更加重要。 由於面對面會議基本上已經停止，您的企業可能會在電話上花費更多時間。 因此，為您提供無限通話時間的電話系統應該是重中之重。 許多 IP 電話提供商提供無限通話，包括 Vonage Business。

通話記錄——通話記錄是一種很好的方式來研究你的員工的表現，尤其是你的銷售團隊，並衡量你為客戶提供的體驗。 通話記錄可以為您提供關鍵的詳細信息，例如通話的日期和時間、持續時間、來電顯示，以及通話是否被接受或發送到語音信箱。

這是許多提供商可以提供的基本功能。 8×8 提供通話歷史記錄、管理通話記錄和計劃內通話記錄指標的能力。

考慮一下您可以從現代 VoIP 解決方案中獲得什麼

鑑於您的公司可能已經為寬帶 Internet 連接付費，甚至可能已經建立了一個完整的 Intranet，因此在切換到 IP 服務時應該有最小的摩擦和可觀的節省。 除了可能的 IP 電話外，不需要任何額外的硬件。

大多數公司每月收取大約 20 美元的商務 VoIP 線路費用，其中包括您對標準電話線路的所有期望（商務語音郵件問候、呼叫等待等）以及通常不包含的一長串功能。傳統電話產品，或根本不可用。

您可以期待您選擇的任何 VoIP 提供商提供的增強功能。 以下是一些需要注意的事項：

IVR — 託管 IVR（交互式語音響應）是一種電話菜單和路由系統，它為呼叫者提供交互式菜單，以便將他們引導至所需的部門。 由於它是一個智能係統，IVR 可以執行涉及來自呼叫者的是/否或與數字相關的答案的任務。 此功能為您的員工節省了時間和生產力，同時確保您的客戶有更短的等待時間。

自動話務員- 此功能可以幫助取代您組織中接待員的角色。 因此，與其要求您的呼叫者首先與接待員通話以便轉移到正確的一方，他們只需按下與正確部門分機相關的號碼即可。 與 IVR 一樣，此功能還可以為您的組織節省時間和金錢。

視頻會議— 大多數 VoIP 提供商在其電話計劃中包含其他通信方式。 視頻會議是最受歡迎的選擇之一。 這只是一個 PSTN 電話系統無法為您提供的功能。

某些 IP 電話計劃的視頻會議功能甚至允許數百名參與者同時加入，讓您在大流行期間盡可能接近面對面的公司會議。

移動應用程序— 大多數 VoIP 電話提供商都有自己的軟件電話應用程序，讓您可以隨時隨地接聽商務電話。 除了傳統的語音通話外，這些應用程序通常還允許視頻聊天和短信業務消息。 您通常可以在通信方式之間切換，將先前對話中的信息保存在您的每台設備上。

隨著統一通信的發展趨勢，VoIP 還可以使您的業務運營更加集中。 大多數 VoIP 平台支持與 Salesforce 等外部平台的集成，允許您將通信和其他應用程序整合到一個位置。 這附帶了一長串好處，我們最近概述了我們的統一通信初學者指南。

查看您的選擇

如果您的電話服務提供的不僅僅是撥號音，而且您每月為此支付的費用超過 20 美元或 30 美元，那麼使用任意數量的供應商提供的 VoIP 套餐，您的業務可能會好得多。 以下是根據數百名 GetVoIP 用戶的評級對五家頂級商業 VoIP 提供商的細分：

結論：VoIP 是減少商務電話賬單的最佳方式

對於電話公司膨脹賬單的所有創造性方式以及您可能能夠協商較低費率的所有方式，VoIP 可能是為您的小型企業電話服務需求節省資金的最簡單方法。

除了比傳統電話服務更便宜之外，基於雲的通信平台還支持廣泛的功能，這些功能可以對運營效率和公司內部以及與客戶溝通能力的整體有效性產生相當大的影響。