業務流程自動化及其如何推動企業效率
已發表: 2022-01-13每家公司都有數百個手動執行的內部任務。 這些領域的結構是為了完成它們的任務和目標，而不管它花費的時間或執行的功能。 那麼為什麼不啟動流程自動化和數字化轉型呢？
面對市場的不斷演變和不斷變化的趨勢，公司必須擱置浪費時間和資源的任務來實現流程自動化。
如今，我們談論手動執行大量流程的公司似乎很奇怪，但事實並非如此。 全球 69% 的組織沒有跨越數字化轉型，這可能是由於無知或害怕創新。
事實是，不自動化流程的公司花費過多的時間在他們可以在技術幫助下完成的任務上。
什麼是業務流程自動化？
當我們談論業務流程自動化時，我們指的是在業務中執行重複任務或流程的技術。 這種用途使您能夠最大限度地降低成本、提高效率並簡化日益複雜的操作。
數字化轉型與自動化有很大關係。 它描述了借助新技術優化業務流程。
自動化流程可提高效率，創建合理的標準，並最終幫助組織節省時間、金錢和資源。 它還組織重複的、大容量的任務，因為它們更容易被機器訪問並為組織帶來最高的利潤。
您是否知道團隊將將近 20% 的時間花在我們可以自動化的任務上，例如分析運營數據和查看狀態報告？ 出於這個原因，CEO 已經了解流程自動化已成為一種趨勢，並正在努力將其融入其中。
例如，呼叫並跟進大型客戶群的銷售代理將受益於使用設置呼叫、創建提醒和自動更新日曆或客戶數據庫的控制和自動化系統。 考慮到它們的特殊性，同樣的例子也適用於銷售或技術支持領域。
但不要認為自動化只會使某些領域受益。 自動化流程對於跨職能方面最有效，跨越整個業務和集成應用程序。 在本指南的後面部分，您將發現流程自動化的所有好處。
業務流程自動化工具如何擾亂工作場所
每家公司都必須進行徹底的分析以了解自己的需求，從而在報告最大收益的領域實施自動化。
在本指南中，我們選擇了市場上最常見的過程自動化類型。
1. 知識庫
這種類型的過程自動化已經在市場上獲得了相關性。 千禧一代越來越多地使用搜索引擎在向客戶撥打服務電話之前尋找答案。 此外，Econsultancy 發現 51% 的客戶更喜歡通過知識庫獲得技術支持，因為它更具交互性且更易於使用。
同樣，67% 的千禧一代客戶在去年提高了他們對客戶服務的期望（包括實施知識庫等新工具），78% 的客戶在一次糟糕的客戶服務體驗後將業務轉移到其他地方。
現實情況是，客戶已經改變了他們的消費習慣，更喜歡能夠讓他們更加獨立的工具。
2. 自我保健
福布斯雜誌透露，40% 的客戶更喜歡自助服務而不是人際接觸，因為他們更願意私下解決問題，並且不想讓他們的問題聽起來“愚蠢”。
自我是一種策略，它使用數字渠道讓客戶在沒有代表幫助的情況下下訂單、回答他們的問題並尋求護理或服務。
它是一個使用人工智能並為消費者提供自主權、敏捷性和效率的客戶服務系統。
此時，您可能會認為我們指的是知識庫，它們之間沒有區別。 然而，自助服務更進一步，因為它專注於客戶體驗。
3. 客戶關係管理
當我們談論公司流程的自動化時，我們不能忘記這一類別的偉大明星之一：銷售中的 CRM。
在銷售中的 CRM 指南中，我們將此類軟件定義為“一種技術工具，負責將所有客戶數據組織在一個地方，並允許您的銷售團隊自動執行管理任務、組織流程以及優化和管理管道”。
定義清晰而準確。 它解決了幾個細微差別，並表明 CRM 是一種方便的工具，可以幫助銷售代表日常工作。
4. 全渠道關注
全渠道是您可以用來為客戶提供優質護理和服務的策略。
談論全渠道自動化就是談論其他類型的流程自動化。 它屬於每個人都可以優化員工時間並改善客戶體驗的保護傘。
全渠道策略促進業務流程自動化，當所有渠道都很好地集成時，用戶可以從使用最適合他們當時需求的渠道中受益。
考慮到上面提到的流程自動化的類型，我們可以看到全渠道的一些特徵以及它對向數字化轉型飛躍的重要性。 每一項都在全渠道戰略中發揮著重要作用，以優化企業的時間和資源。
企業應自動化運營的 5 個原因
流程自動化為實施它的公司帶來了一系列優勢。 我們可以先驗地認為，最大的受益者將是合作者和工作團隊，他們將避免一些需要大量時間的任務。
但事實是，組織和客戶也將從中受益。 以下是流程自動化的七個優勢。
1. 提高生產力
所有管理者的夢想是在不延長工作時間或投入更多資源的情況下提高團隊的生產力。 有些任務需要不必要的努力，並且可以通過自動化來提高生產力。
例如，專業人員平均需要 18 分鐘手動查找文檔，佔他們時間的 20% 到 40%，他們每天花費 50% 的時間搜索信息。
想像一下他們可以通過自動化這些流程來實現什麼！
事實上，工作團隊最好把時間花在其他活動上，例如改善客戶服務和注意力，以及在他們的一天中有空間進行培訓或增加他們的知識。
60% 的公司區域可以通過業務流程自動化節省 30% 的時間。 這種改進將反映在生產力的提高上，因為他們將有更多的時間專注於遵守擬議的目標。
2. 邁向數字化轉型
對於不在這條道路上的組織來說，數字化轉型似乎是一個複雜而壓倒性的目標。 但是，流程自動化可能是採用持續轉型文化的基本步驟，它使您的公司可以減少管理任務的時間，專注於其他方面的改進。
原則上，可以將需要更廣泛資源可用性的手動流程自動化，並根據他們的需求改變路線。 一旦出現一些差異，將更容易自動化流程以更好地利用團隊的時間。
3. 更清晰的流程
自動化需要對公司的每個流程有一定的清晰和理解。 如果您不認識負責運行流程和所涉及任務的人員，您就無法有效地設計和自動化您的工作流程。
流程圖可以作為培訓資源並闡明所有員工。 通過分析自動化流程獲得的信息可以顯示其當前發生方式與其最終版本之間的差距。
4. 更敏捷的流程
這似乎是一種冗餘，但流程自動化的一大好處是簡化。 明確的問責制、結果分析、可定制的通知、有價值的見解和更快的周轉速度使消除低端活動並專注於改進增值任務變得容易。
五、完成任務記錄
通過流程自動化，還可以記錄特定活動的所有細節。 我們可以提供此信息以在內部審計或評估期間證明合規性
適用於多個行業的 5 個最佳業務流程自動化解決方案
運營自動化的最大好處是降低成本、提高生產力、可用性、可靠性和性能。
1. 降低成本
自動化有很多好處，這是主要的好處之一。 每個企業都面臨著提高盈利能力的國際壓力。 實現這一目標的一種方法是降低成本。 但降低數據中心的能力會對整個公司產生負面影響。
自動化軟件是一種更具創新性和更好的控制和降低成本的方法。 它提供的最重要的機會是增加客戶（最終用戶）服務，同時系統地降低成本。
管理層經常忽略這種節約潛力。 大多數現代服務器的運營成本都很低，這意味著總擁有成本更低。 操作人員的價格可高達總成本的71%。
2. 提高生產力
流程和任務自動化的第二個主要好處是生產力的顯著提高。 隨著組織的技術需求增長，生產力成為一個重要的問題。 通常，由於某些業務領域擁有提高效率和生產力的工具，因此 IT 運營處於次要地位。
桌面生產力軟件的普及在辦公室和人力資源環境中產生了巨大的成就。 但是，PC 的普及並沒有減輕 IT 專業人員的工作量，而是意味著他們必須做更多的事情。
隨著人們越來越多地使用計算機，他們對系統的要求也越來越高。 更多的用戶產生更多的工作，儘管減少了打印報告，但打印輸出有所增加。
儘管有在線交易和客戶端/服務器系統的趨勢，但批處理工作負載仍在繼續增長。 批處理作業仍然消耗大部分 CPU 時間，並且在大企業中，作業不斷開放。
3. 可用性
可用性是流程自動化的第三大好處。 企業越來越依賴計算機。 人們通過在線系統進行日常業務：採購訂單裝載、預訂、組裝說明、運輸訂單，等等。 如果計算機不可用，公司就會受到影響。
幾年前，計算機幾個小時不可用是可以接受的。 在這個時代，隨著雲計算的大量使用，關鍵系統的中斷可能會造成數百萬美元的銷售損失並損害公司的聲譽。
4. 可靠性
生產力是自動化的一個明顯好處。 然而，可靠性是皇冠上真正的寶石。 它是任何優秀 IT 運營部門的基石，沒有它，您就會造成混亂、混亂和不滿的用戶。
IT 運營需要兩種相反的技能：一方面，運營人員需要高技術技能，例如了解操作系統的複雜性以及分析和解決出現的問題。 另一方面，必須滿足同一個人按下按鈕和裝入紙張。
自動化流程確保作業不會被遺忘或亂序運行，您輸入的數據是正確的，並且會發生任何必要的特殊處理。
5. 性能
流程自動化的第五個好處與性能的顯著提高有關。 每家公司都希望其環境表現得像純種馬一樣。
儘管計算的進步使它們每年都變得更快、更便宜，但需求總是讓它們以總容量工作，並最終超過計算基礎設施的能力水平。 這使得許多公司希望提高他們的系統性能。
提高性能的兩種選擇是：升級硬件或購買更新的系統。 而且這兩種選擇都很昂貴。 也可以調整和配置系統以使其性能更好，但這需要高技能人員的工作，他們通常不能 24 小時都在工作。
而且，一旦我們為給定的工作負載配置了系統，如果工作負載發生變化，配置就不再是最佳的。 自動化軟件可以解決這些挑戰並幫助提高系統性能。
結論
流程自動化已成為一種趨勢，企業必須適應以避免被市場淘汰。 當然，每個組織都有其優先事項，但不可否認的是，技術是優化許多任務和提高團隊生產力的手段。
想想數字化轉型如何徹底改變手動任務並最大限度地減少人為錯誤。 確定要自動化的流程對於重新定義公司的數字化轉型路徑至關重要。 員工將有更多時間可用於更複雜和更重要的任務，而組織將享受這些好處。
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