2019 年優化商務語音郵件問候語的 15 個技巧

我們都知道，當我們最忙時，無論我們以什麼為生，一天中都沒有足夠的時間來滿足每個人的需求。 大多數人都理解這一點並樂於接受，只要他們收到的語音郵件信息豐富且可操作。 在 2019 年，個性化體驗至關重要，企業必須優先考慮客戶體驗並圍繞客戶制定戰略。

確保您創建的商務語音郵件問候語也很重要，以鼓勵您的客戶在嗶聲後留言。 有很多方法可以確保發生這種情況； 我們在這裡與您分享優化您的商務語音郵件問候的十五個技巧。

1. 找出你的痛點

在您開始起草和實施業務語音郵件問候語之前，您需要確定您的痛點。 例如，如果您對客戶沒有在語音郵件中留下足夠的上下文感到不安，請確保您清楚地說明了語音郵件中需要包含的內容。 如果您的客戶不熟悉您的業務運作方式並在下班時間繼續打電話，請確定什麼時間最好打電話，並說您會在早上第一時間回复消息。

識別您的痛點的一種方法可以很簡單，例如與您的團隊會面，討論是什麼讓他們的一天 - 以及客戶的一天 - 變得更加困難。 通過預測您的客戶自己努力尋找的東西，您可以在他們留下語音郵件之前解決他們的問題，或者至少為他們指出正確的方向。 這將有助於減輕您自己的痛苦，讓客戶更容易瀏覽體驗，從而使流程更有條理。

2.識別客戶痛點

要記住的一件事是，這不僅僅與您有關。 是的，您需要認識到是什麼讓您的生活更輕鬆，但您需要確保您知道是什麼讓您的客戶的生活更加困難，以便您確定您需要他們聽到什麼樣的可操作語音郵件問候語。 當然，這也會讓您的生活更輕鬆。

他們是否想通過可能會或可能不會將他們定向到正確的人的 IVR 菜單坐下來？ 他們知道你是一個男人/女人的團隊，沒有理由坐在菜單上嗎？ 完全跳過菜單，讓他們盡快留言。 沒有理由添加任何額外的步驟或讓您的客戶經歷跳躍和障礙來留下簡單的語音郵件。 當您確定客戶的痛點是什麼時，您就可以更輕鬆地確定您希望他們做什麼來使每個人都免於不必要的壓力。

3. 確定您的號召性用語

一旦您確定了您的痛點，您會發現更容易確定您的語音郵件問候語中需要包含哪些說明。 我們之前暗示過這些，所以讓我們分解另一個例子。 如果您希望您的客戶留下語音郵件，但您也希望他們訪問您的網站以獲取有關他們問題的更多幫助，請給他們明確的號召性用語，例如他們可以在收聽您的消息時輕鬆寫下的網站地址。

您的號召性用語必須易於理解，並且在呼叫者聆聽時易於執行。 使用有效的號召性用語的一個技巧是自己測試一下。 您可以在通過電話收聽時寫下整個網站的 URL 嗎？ 根據進展情況，您將確定您是否說得太快或您的指示是否太複雜而無法遵循。 調整您的號召性用語可以在消除痛點和改善客戶體驗方面產生重大影響。

4. 指導調用者進程

既然您知道需要執行什麼樣的操作來優化客戶體驗，同時確保您的一天盡可能順利，您必須確保您的客戶知道如何執行您希望他們執行的任何操作。 當企業優化其業務語音郵件問候語以確保流暢的體驗時，號召性用語需要放在前面和中心，並有一個簡單的流程可以遵循。 當最後期限臨近時，人們想要快速得到答案，而一個團隊只能處理這麼多雜亂無章的信息。

如果您希望他們留下語音郵件，請從一開始就告訴他們：“請留下您的姓名、打電話的原因以及與您聯繫的最佳方式。” 如果您希望他們在正常工作時間給您回電，請告訴他們：“請在正常工作時間給您回電。” 如果您希望他們回電，為長時間的談話做好準備，您可以說“請參閱我們網站的常見問題解答頁面”，然後提供 URL。 永遠不應低估自助服務。

5.簡化你的問候

既然您知道客戶在留言時希望他們做什麼，那麼您必須確保該消息清晰地傳達出來。 由您的幾個同事運行它，並詢問他們您的問候是否有意義，並在必要時進行調整。 如果你說得太快，請放慢速度。 會計不是最吸引人的職業。

更重要的是，您的來電者覺得他們可以就他們不太了解的主題向您尋求幫助。 簡化問候語的一種非常簡單的方法是使用較小的單詞。 想像一下你自己向一個三歲的孩子解釋你想要什麼。 您的客戶並不愚蠢，但他們不會總是熟悉典型的商業術語。 確保您正在調整您的問候語，以適應缺乏熟悉、不必要的細節和技術信息的情況。

6.注意單詞選擇（特別是動詞）

我們已經提到在您的商務語音郵件問候語中傳遞簡單、易於理解的消息的重要性，但我們現在需要談談單詞選擇。 在您的商務語音郵件問候語中密切注意您的單詞選擇。 在一個人意識到你的真正意思之前，某些詞會觸發某些動作。 下面是一個具體的例子，說明單詞選擇如何導致客戶和會計師之間的混淆：

醫生辦公室的秘書創建了一個語音郵件問候語，上面寫著：“如果您與我們有預定的會議，我們可以使用您去年的所有醫療文件的副本，所以請做好準備。” 使用“可能”這個詞會給患者一種印象，即他們不一定“需要”去年的文件。 看到“可以”和“需要”之間的區別了嗎？ 您的措辭會顯著影響未來的會議。 如果您希望客戶執行特定操作，則需要密切注意如何表達您的號召性用語。

7. 說清楚

如果您在一天中的繁忙時間錄製語音郵件問候語並且有大量背景噪音，則它可能會干擾您希望客戶執行的號召性用語。 如果你沒有直接對著電話說話並且你的聲音正在破裂，請將電話靠近你的嘴，慢慢說話，並在必要時從腳本中讀取。

當您在留下可操作的商務語音郵件問候語時，您不能冒任何潛在的溝通不暢的風險。 你想清楚地發音每個單詞。 在創建商務語音郵件問候語時，請注意您所在的位置和正在執行的操作。 如果您在零售業工作，並且正試圖提出節日問候語，您可能希望遠離無休止的行列，這樣您就可以清晰地思考和說話。

8. 創建腳本

熟能生巧。 再一次，另一個明顯的，但它必須強調。 如果您希望您的語音郵件問候語是真實的，您必須練習。 如果你只是簡單地把一個聽起來和感覺很匆忙的問候放在一起，你的客戶不會讓你僥倖逃脫。 你會表現得好像你真的不在乎，這不會讓任何人相信你優先考慮客戶體驗。

如果您的客戶覺得您不在乎，他們會將業務轉移到別處。 經驗是企業之間的差異化因素。 當客戶被他們的朋友和家人詢問與您合作有多容易時，通過製作語音郵件問候腳本以微小的方式改善整體體驗的巨大努力可能會產生巨大的影響。 在社交媒體時代，消息迅速傳播。 您提供的積極體驗越多，即使您不在，這些人就越有可能回電。

9.避免技術術語

有時很難記住客戶不具備您和您的同事所擁有的有關您的業務的知識和專業知識。 同樣，商務語音郵件問候背後的主要思想是提供清晰、可操作的消息。 如果您使用僅對您和您的同事有意義的技術術語，您將疏遠客戶，而不是鼓勵他/她留言。

避免這種情況的一種方法是編寫腳本。 當您為商務語音郵件問候語編寫腳本時，請務必查看它，看看是否有任何俚語或商業術語可能意味著兩種不同的事情，具體取決於您的觀點。 如果有任何混淆的可能性，請修改腳本並簡化語言。 你總是可以問一個你不合作的朋友，看看你的信息是否也很清楚。

10.獲得季節性

對於任何企業來說，假期通常是一年中最繁忙的時間——尤其是零售業。 很明顯，對吧？ 很明顯，您，作為疲憊的員工或業務經理，對您的來電者能夠識別出這對您意味著什麼的能力有多大信心？ 您認為他們了解日復一日長時間工作的折磨以及這對您的身心狀態有何影響嗎？ 他們可能會，但他們可能更關心獲得個性化的體驗。

無論如何，您必須提醒您的來電者這是假期，事情很忙，並且為了讓您的業務更順利地開展並吸引盡可能多的客戶，您需要您的客戶留下詳細的信息，並且您需要您的語音郵件問候語來表達現在是假期，事情會變得更慢。 通過承認這是一年中最繁忙的時間來保持透明，讓客戶可以期待等待。 這有助於改善客戶體驗並使他們感到更受歡迎。

11. 監控音質

貴公司使用哪種商務電話服務？ 如果它們最近沒有更新，或者您沒有切換到通常提供更好音質的高端 VoIP 電話，那麼是時候升級了。 您使用的設備可以使一切變得不同。 歸根結底，人們會根據諸如此類的小事來判斷您的業務。

你可以想出完美的商務語音郵件問候語，但如果質量低，意味著有靜電，音量太低或太高，或者單詞被打斷，你就會疏遠你的客戶，讓他們認為他們不在乎基於非常重要的第一印象。 解決方案很簡單：用手機撥打您的號碼。 您的商務語音信箱問候語聽起來如何？

12. 監控特定於呼叫的 KPI

諸如剩餘語音郵件數量之類的 KPI 可以很好地表明即使是最小的更改也會對收到的語音郵件數量產生影響。 如果您決定大聲說話，請跟踪潛在的增加或減少，以確定您的更改是否有任何影響。

您可以對其進行微調，類似於公司 A/B 測試其網站、廣告、調用腳本以及任何其他需要更改的內容。 您查看的通話元素越多，您就越有可能優化您的語音郵件問候語。 如果你沒有說“你好”就直接打招呼，那麼在第二次嘗試時讓你的問候更加個性化。

13. 更新你的 IVR（如果你有的話）

如今，大多數企業都將配備某種 IVR 系統，將呼叫者引導至他們需要聯繫的部門。 不幸的是，我們面臨的一個常見問題是菜單與您正在尋找的內容不符，或者它們與當前的業務戰略不符。 您有多少次通過菜單等待正確的數字按下才意識到您絕對需要與代理交談？

呼叫者不會花時間坐在不允許他們至少留下語音郵件的菜單上。 如果呼叫者知道對方的分機號碼，一個選項可以而且應該是“按 1 留下語音郵件”或類似的內容。 這樣一來，客戶就可以感覺好像他們在表達他們的擔憂而無需與代理人交談，並且代理人不會為他們在處理其他事情時無法接聽而感到抱歉。

14. 幫助客戶做好準備

任何企業的一個主要痛點是當客戶沒有準備好打電話或開會時。 例如，如果您是一名律師，您需要您的客戶準備好他們的文件。 你也知道有大量的文件需要整理和歸檔——通常也有很緊的截止日期——客戶必須讓所有文件都易於訪問。

您也必須傳達該信息。 如果客戶沒有準備好，您知道您的時間將被浪費在試圖解決丟失的文件上。 為避免這種情況，請確保您的語音郵件問候語強調參加會議的重要性，並準備好任何可以加快流程並讓您的生活更輕鬆的信息。 突出顯示客戶需要攜帶的一些最常見的文件和信息，以便他們從正確的起點開始。

15. 表達您的可訪問性

這是一個有趣的事實：千禧一代並不懶惰——尤其是在擁抱美國的企業家精神方面。 他們是勞動力中人數最多的群體，他們發現企業為他們提供個性化體驗至關重要。 如果您嘗試針對年輕客戶，您的語音郵件問候語需要反映您與他們合作的願望。

為此，您可以簡單地說：“我期待與您交談並儘快解決您可能遇到的任何問題或疑慮。” 這意味著您將閱讀您的消息，您將響應這些消息，並且您將解決任何問題，無論客戶有多大或多小。 通過讓自己更容易接近來充當導師是改善整體客戶體驗的好方法。 讓您的企業語音郵件問候反映這是向客戶展示您的優先事項所在的好方法，即使您現在無法接聽電話。

最後的話

商務語音郵件問候語一點也不難優化。 這一切都歸結為做好準備，了解您和您的客戶需要什麼才能使每次互動順利進行，確保您的信息易於理解並清楚地表達您的意圖，並保持開放和樂觀。

企業主和日常客戶都知道，有時候——比如假期——事情會變得很忙。 當您對無法接聽電話的原因保持透明時，人們通常會理解並且更願意對您的業務保持耐心。 如果目標是鼓勵更多人留下語音郵件，那麼您的問候語必須是可操作的，並清楚地表明您希望呼叫者做什麼。 讓來電者轉到語音信箱並不是世界末日。 它會發生，所以你必須充分利用它。

這十五個技巧只是起點。 有些可能適用於您的業務； 有些可能不會。 然而，讓它們都值得關注的是它們實施起來的容易程度。 他們還確保客戶體驗始終是第一要務，如果不是，則應該已經如此。 一天中的忙碌時刻不足以成為忽視客戶需求的有力藉口。 當這些技巧立即投入使用時，它們將極大地有益於您的業務。