六大通話記錄系統功能以及誰擁有它們

隨著基於雲的 VoIP 辦公電話系統的引入，商務電話經歷了巨大的轉變。 雖然呼叫中心分析的實用性已不是秘密，但 VoIP 解決方案中呼叫記錄系統的可用性總體上一直在穩步增加。 這些系統支持高級報告、分析、跟踪等。

如今，所有最好的商務 VoIP 提供商都將強大的呼叫記錄系統作為其商務電話計劃的一部分。 呼叫記錄系統包含有價值的數據，例如電話號碼、呼叫者帳號、呼叫時間、呼叫持續時間、呼叫原因、呼叫解決方案，甚至呼叫者的設備。

呼叫記錄軟件功能可讓您提高業務績效和整體客戶體驗。

什麼是通話記錄軟件？

呼叫記錄軟件收集呼叫量信息、呼叫者信息並分析呼叫結果。 呼叫記錄系統衡量客戶體驗、代表效率和許多其他特定於呼叫的指標。

呼叫記錄系統被認為是所有類型企業的關鍵功能的原因有很多。 它們取代了手動記錄保存的需要； 所有呼叫數據都被系統地捕獲和存儲，這意味著工人可以自由地專注於他們的實際工作。

通過這些系統收集的數據用於最大限度地提高效率、提高座席績效並改善整體客戶體驗。

通話記錄對於撥打和接聽電話的任何企業都很有用，因為它們為未來的決策提供了有價值的數據。 這些日誌可幫助公司組織電話信息以進行記錄、報告和分析。 大多數 VoIP 提供商都包含強大的報告和分析系統，以最大限度地利用收集的電話數據。

您無法管理無法衡量的內容，也無法在沒有相關數據的情況下做出良好的業務決策。 在呼叫分析的幫助下，呼叫記錄軟件可以準確地向您展示您的通信網絡的運行狀況。

無論是由支持中心還是銷售團隊使用，呼叫記錄軟件都可以捕獲呼入和呼出電話的基本數據，這些數據可用於提高性能。 通話記錄有很多好處，例如節省金錢和時間、解決客戶糾紛以及幫助專業人員遵守法規。

最關鍵的通話記錄系統功能：

每個企業都需要一些關鍵的呼叫記錄軟件功能。 這些特點是：

• 通話記錄記錄
• 通話錄音
• 管理通話記錄
• 通話質量監控
• 呼叫日誌分析
• 代理指標

通話記錄記錄

任何呼叫記錄系統最基本但也是最關鍵的功能是呼叫歷史記錄。 通話記錄日誌通常包括來電者信息、電話號碼、日期、時間和撥打的分機號等內容。 能夠查看過去的呼入、呼出和未接來電以及標準數據，是企業遊戲規則的改變者。

在現代基於雲的電話系統之前，通話記錄數據必須在一張紙上手動輸入，這需要大量的時間和精力，而且很難跟踪。

如今，所有這些都被自動捕獲，安全地存儲在雲中，並且可以通過報告儀表板和分析系統輕鬆訪問。 由於各種原因，跟踪通話記錄一直很重要，但現代勞動力優化軟件讓它變得更好。

它為什麼如此重要？

系統地捕獲和存儲通話記錄的能力徹底改變了企業在線運營的方式。 除了節省大量時間外，通話歷史記錄還為使用它的公司提供了很大的靈活性。 將整個業務通信保持在雲端是很棒的，但如果沒有通話記錄也是難以想像的。

企業如何利用基於雲的通話歷史記錄？

首先，將所有通話記錄安全存儲並在線訪問總是一個好主意。 出於出站目的，您的銷售團隊可以使用這些日誌來分析績效並跟進潛在客戶。 在銷售方面，數據非常重要，並且能夠系統地跟踪電話號碼、日期、持續時間和未接電話等內容總是很有幫助的。

最後，可以使用現代技術收集、分析和導出所有呼叫歷史記錄，以跟踪整體性能。 這就是呼叫歷史記錄必不可少的原因，也是越來越多的公司轉向此類系統的原因。

通話錄音

通話錄音曾經是一種需要復雜硬件的昂貴解決方案，此後已成為大多數商業 VoIP 解決方案中提供的一項功能。 如今，通話錄音已成為現代呼叫中心的行業標準。 借助託管 PBX 平台的功能，您的企業可以訪問強大的功能，例如通話錄音，而無需支付以前附帶的費用。

企業還可以通過點擊幾下設置自動通話錄音。

通話錄音有多種好處，對小型和企業級企業都很有用。

它為什麼如此重要？

在最基本的層面上，通話記錄為您的企業提供了一種確保法律、法規遵從性、公司範圍內的準則遵從性的方法，它是深入了解客戶旅程以及您的座席表現如何的最佳方法之一。 但是，除了滿足最基本的需求外，您的企業還可以利用通話錄音來改善整體服務。

經理可以利用記錄的通話記錄來收聽對話，並確保座席盡可能提供最佳的客戶體驗。 您的經理應確保座席互動符合您的企業所追求的質量標準。 通話錄音還可以幫助您了解哪些座席可能需要額外培訓。 通過通話錄音，您的企業可以回顧以前的客戶互動，以改進您提供的產品或服務。

您的營銷團隊可以利用日誌來深入了解常見的客戶問題以及他們的痛點所在。

最後，通話錄音還可用於捕捉錯過的細節和信息，以及建立客戶角色以幫助營銷。

管理通話記錄

IP 電話經常因其靈活性而受到稱讚，這是理所當然的。 小型企業和大型公司都可以享受基於雲的商務電話軟件的好處，而通話記錄只是它的眾多優點之一。 但是，如果沒有根據需要管理和分類通話記錄的能力，這個功能就不會那麼靈活。

在談論管理通話記錄時，我們談論的是高效搜索、排序、下載和共享日誌的能力。 企業應該能夠按日期、呼叫類型以及呼叫是呼入還是呼出來搜索呼叫日誌。

此外，按持續時間或類型對呼叫進行分類可以幫助企業主深入了解呼叫趨勢。 最後，應該有一個選項可以提取和共享帶有通話記錄的電子表格。

它為什麼如此重要？

當您經營的業務量很大時，呼叫管理和可訪問性是必須的。 隨著系統變得越來越複雜，簡單性開始成為重中之重。 高效搜索、排序和提取相關數據的能力為企業提供了優化勞動力所需的優勢。 易於管理的通話記錄可為所有相關人員帶來整體上更好的結果。

通話質量監控

我們已經討論了很多關於通過呼叫日誌收集的標準數據，這些數據可用於優化業務績效。 還值得解決更多技術方面的問題，例如通話質量。

您是否錯過了客戶電話，失去了您甚至不知道的業務？ 您是否獲得了您期望的通信質量和可靠性？

回答這些問題的一個很好的方法是跟踪實際的通話質量指標。 這些指標提供了有關通話量和質量的寶貴信息。

它為什麼如此重要？

對於需要確保其組織的呼叫達到預期質量的 IT 人員，必須隨時間跟踪呼叫質量趨勢。 這些日誌包含有關一段時間內呼叫質量的所有有價值數據，並且在進行網絡更改後特別有用。

通話質量日誌安全地存儲在雲中，可以在幾個月甚至幾年前的任何時間進行訪問。 單獨的通話質量日誌顯示通話質量是優秀、良好還是糟糕。 此外，可以單獨進一步分析每個呼叫日誌，以確定究竟是什麼導致了問題。

對於希望最大限度地提高客戶滿意度的企業來說，呼叫監控是一個不容忽視的重要功能。

呼叫日誌分析

如果沒有徹底分析的能力，存儲在通話記錄中的所有數據都不會那麼好。 從歷史上看，分析軟件曾經作為電話系統的附件提供，但如今大多數提供商都將其包含在他們的解決方案中。 現代呼叫記錄系統現在通常包括一套強大的工具，可提供企業級呼叫分析。

呼叫分析應該是高度可定制的、易於使用的，並且能夠快速洞察呼叫記錄系統提供的數據。

它為什麼如此重要？

在分析通話記錄中的數據時，訪問強大的分析儀表板是一大優勢。 這些儀表板以易於管理、分析和監督的方式對數據進行分組和顯示。

呼叫日誌分析應該涵蓋幾乎所有內容，從總呼叫統計、呼入統計、呼出統計，有些計劃甚至可能提供座席指標功能。 摘要儀表板應該易於根據日期或活動進行管理和搜索。 在呼叫日誌分析中可以找到更具體的信息，例如未回電、DID 呼叫、未接來電、已放棄呼叫等。

簡而言之，呼叫日誌分析為希望處理大量呼叫的企業提供了必備工具。 該功能與高級呼叫記錄系統密切相關，適用於所有類型和規模的業務，包括呼入或呼出目的。 更高級的計劃還包括針對主管的附加功能，例如我們將在下面介紹的代理指標。

代理指標

您現在了解了呼叫日誌在做出未來業務決策時所起的重要作用。 訪問所有這些數據有助於業務決策者確定哪些有效，哪些無效。 在計算單個團隊成員的績效時，有一個稱為代理指標的分析功能可以捕獲與代理相關的幾乎所有內容。

借助此功能，呼叫日誌還包括處理呼叫的座席、排隊時間、振鈴時間、應答速度時間、保持時間、等待時間、通話時間、解決時間和呼叫後工作時間的指標。

績效報告軟件可以利用個人的這些有價值的數據來計算他與其他團隊成員的比較。 例如，通話後工作時間是一項計算座席在再次可用之前完成相關工作所花費的時間的功能。 快速響應時間可讓您了解解決問題所需的時間。

管理員可以使用代理指標輕鬆評估代理績效、客戶行為、業務流程並對其進行優化。

它為什麼如此重要？

監控通話記錄歷史對於評估整體業務績效至關重要，座席指標將其提升到一個新的水平。 主管通常很難監控每個人的表現，而此功能有助於此。 通過比較每個代理的指標，主管可以清楚地確定誰高效，誰不高效。

他們可以使用這些數據來解決問題、培訓代理或用其他人代替他或她。

值得注意的是，這種類型的性能報告以前很少提供，現在它在 VoIP 提供商中越來越普遍。 企業可以將呼叫記錄系統與報告和分析軟件結合使用來接收寶貴的數據。

勞動力優化是該行業不斷增長的趨勢，而且只會變得更好。

頂級通話記錄軟件比較

提供者
定價和計劃	20 美元/月/用戶起	起價 19.99 美元/月/用戶	起價 14.99 美元/月/用戶	25.00 美元/月/用戶起	起價 19.95 美元/月/用戶	20 美元/月/用戶起
通話記錄記錄	是的	是的	是的	是的	是的	是的
通話錄音	是的	是的	是的	是的	是的	是的
管理通話記錄	是的	是的	是的	是的	是的	是的
通話質量監控	不	不	不	是的	不	不
呼叫日誌分析	是的	是的	是的	是的	是的	是的
代理指標	是的	是的	是的	是的	是的	是的

您的通話記錄系統功能讓您掌控一切

呼叫記錄系統功能對所有類型的企業都很有用，無論其規模大小。 這些功能可以幫助您確定與您的客戶、代理或網絡相關的持續趨勢。 通話記錄軟件可讓您監控歷史記錄、座席指標、通話質量和國際費率，以最大限度地提高業務通信的整體效率。

值得注意的是，大多數 VoIP 提供商都在他們的入門計劃中確保了基本的呼叫記錄系統，但您可能需要更深入地挖掘才能找到呼叫質量監控和廣泛的代理指標報告等功能。 您的優先級應該指導您的選擇，但要確保您的企業保持對通話記錄的基本訪問。

如果您希望將呼叫記錄系統與正確的硬件配對，請查看我們的 2020 年最佳辦公電話系統指南。