10 個基本的團隊協作功能以及哪些工具具備這些功能

團隊協作軟件幫助員工了解他們的職責，並允許項目經理監控項目進度報告。

但是，大多數團隊沒有利用該軟件提供的其他協作功能，例如看板、檢查表、時間跟踪和任務依賴關係。

這些協作功能以及下面概述的功能使項目負責人能夠將任務管理提升到一個新的水平，並為員工提供更加精簡和平衡的工作流程。

項目經理應該尋找哪些團隊協作功能？

對於項目經理來說，最重要的團隊協作功能是那些提供對項目進度和整體團隊工作流程的實時洞察的功能。

以下功能提高了團隊領導者作為主管的角色，並使個人、團隊和公司範圍內的員工更容易溝通。

合適的團隊在線協作工具提供的功能使項目經理能夠快速解決障礙並平衡員工工作量。 他們還讓團隊成員了解他們的長期和短期責任。

任務分配

要尋找的最重要的團隊協作功能是任務創建和分配。

團隊領導者可以在個人和團隊範圍內將較大的項目分解為多個更小、更易於管理的任務——這是最重要的生產力技巧之一。

可以以“待辦事項”清單格式創建任務，員工可以在完成後將其核對。 在這些任務中創建子任務可以防止重要的細節從裂縫中溜走。

例如，假設整個項目是“公司假期聚會”，並分配給人力資源部門（團隊）。

有些任務可能是確保場地、選擇娛樂、選擇日期和僱用餐飲公司。 可以為一名特定員工分配尋找場地的任務，以及檢查場地的人數限制和支付場地首付的相關子任務。

一些協作平台只允許將一名團隊成員分配給特定任務，這讓項目經理感到沮喪。 經常分配任務的團隊領導者——不僅僅是整個項目——需要多個員工和團隊之間的協作，應該選擇一種不會限制分配給一個任務的人數的軟件。

除了標準的任務分配團隊協作功能外，還可以考慮允許任務相關性的軟件工具。 這可以防止員工在完成相關任務之前完成一項任務或推進項目計劃。 繼續我們上面的活動策劃示例，設置任務依賴關係意味著團隊成員在確保場地安全之前無法決定娛樂。

項目狀態報告

為員工分配任務或子任務後，團隊領導需要監督整體進度，以確保按時完成任務。

尋找允許團隊成員使用“進行中”、“未開始”、“卡住”或“等待批准”等標籤更新任務進度的協作功能。

這些更新使項目經理和其他團隊成員能夠快速解決問題、完成相關任務或更好地了解事情何時完成。 這提高了生產力，並防止團隊領導者不得不不斷檢查項目進度，從而讓他們騰出時間來完成更重要的任務。

這些簡單的狀態更新取代了在會議室或電話討論問題或截止日期的時間。

與其他團隊協作軟件集成

無論遠程團隊協作工具多麼全面，員工和項目經理都將使用額外的軟件和團隊溝通工具。

雖然合適的團隊協作平台可以取代其中的許多工具，但員工使用他們已經熟悉或只是喜歡的軟件感覺更自在。

為避免大的學習曲線和員工的挫敗感，請確保選擇的任何團隊協作軟件都與基本應用程序和工具集成。

流行的集成包括：

• Slack 和 Slack 替代品
• Zoom 和其他網絡會議軟件
• G Suite 和 Microsoft 365
• 谷歌文檔
• 銷售隊伍
• Skype
• Gmail 和 Outlook
• 郵件黑猩猩
• 扎皮爾
• 社交媒體平台
• 其他團隊協作工具

工作流管理功能

超過 25% 的美國員工表示，他們經常感到工作過度——但研究還表明，普通上班族每天只有大約 3 小時真正富有成效。

工作流和內容管理協作功能通過顯示當前員工工作量、即將到來的截止日期等來糾正這種不平衡。 這可以防止員工筋疲力盡和任務超負荷，因此項目經理可以更好地在團隊成員之間分配工作量。

這可以防止員工倦怠，還可以幫助項目經理評估特定員工的生產力。

時間跟踪工具還允許團隊成員準確跟踪完成任務或項目所花費的時間。 這使得為未來項目設定時間表更加現實。

項目模板

項目模板充當工作流程路線圖，連接不同的團隊、項目經理、個人員工，甚至是組織外的客戶或自由職業者。

一旦團隊領導決定了特定的模板格式，他們就不必在每次有了新的項目大綱時都重新創建相同的模板。 要尋找的最重要的協作功能之一是能夠保存項目模板以供將來使用。

此外，敏捷團隊協作平台應為營銷活動、創建培訓網絡研討會的路徑、網站更新和銷售宣傳等內容提供許多預製項目模板。

哪些團隊協作功能將提高員工的工作效率？

雖然項目經理應該專注於更容易監控項目進度的團隊協作功能，但他們還應該考慮該工具將如何使員工受益。

以下功能對於提高員工生產力和整體協作至關重要。

公共和私人消息傳遞功能

成功的團隊溝通和協作始於一種即時消息工具，該工具允許員工和經理實時相互聯繫。

消息傳遞功能應包括：

• 團隊/項目渠道
• 直接提及和標籤
• 私聊
• 群聊
• 公開留言
• 固定消息
• 消息線程
• 可搜索的聊天記錄
• 文件共享功能
• 公司範圍內的討論板

請記住，聊天消息功能可能是團隊協作工具的原生功能，也可以與其集成。

儘管視頻通話通常不是團隊協作應用程序的原生功能，但大多數都將與 Zoom 和其他流行的 Zoom 替代品等工具集成。

應用內文件共享和編輯

共享文件和編輯文件的能力是團隊協作中最重要的部分。 然而，文件共享通常也會導致很多溝通問題、浪費時間和員工沮喪。

例如，假設您的人力資源團隊正在創建入職文檔，向新員工傳授公司呼叫中心代理技能。

應用內文件共享應該為與該項目相關的每個文件提供一個 wiki 中心位置，例如銷售宣傳腳本和客戶服務標準。 如果沒有一個中心位置，員工將浪費時間在電子郵件或聊天消息歷史記錄中尋找他們需要的文件。

他們還冒著更改這些文件的過時版本的風險。

文件共享和編輯中的版本控制和文檔管理可以防止這種情況發生。 這可確保每個團隊成員實時看到文件的最新版本以及任何編輯。

最後，評估團隊協作工具提供的存儲空間量，以及一段時間後發生的任何自動文件刪除。

多個儀表板視圖

雖然團隊協作工具都提供特定的默認視圖，但允許員工根據他們的視覺偏好自定義和更改這些視圖是一個重要的功能。

流行的儀表板視圖包括：

• 看板
• 清單/待辦事項列表視圖
• 甘特圖/時間線圖
• 日曆視圖
• 基於位置的視圖

任務組織

除了選擇他們喜歡的儀表板視圖之外，團隊成員還將受益於能夠自定義他們組織任務的方式。

顏色編碼和關鍵字標記任務允許員工快速篩選與其特定項目相關的任務，同時能夠確定任務的優先級讓其他團隊成員知道首先要解決哪些事情。

還可以按截止日期、總成本、位置、估計所需時間和當前進度狀態來組織任務。

實時通知

雖然遠程工作有很多好處，但缺點之一是這種級別的靈活性可能會阻塞電子郵件收件箱，使重要通知很容易被埋沒。 此外，在不同時區和相反時間表工作的團隊成員使實時通信成為一項挑戰。

移動設備的桌面和推送通知讓您隨時隨地輕鬆工作，並讓其他團隊成員和項目經理等快速批准或評論任務，以保持工作流程繼續進行。

什麼是頂級團隊協作工具？

以下工具具有上述所有基本協作功能，以及獨特的界面和可定制的選項，它們將成為您選擇過程中的決定因素。

體式

Asana 是一個基於瀏覽器的團隊協作工具，其界面主要由清單、任務和子任務組成。 它允許用戶在任務評論中相互標記，設置任務狀態更新，並切換到看板或甘特視圖。

Asana 定價和計劃非常適合小型公司或預算有限的公司，因為它提供了我們介紹的所有工具中最好和最全面的免費計劃。

儘管可以將多個用戶分配給一個項目，但 Asana 一次只允許一個團隊成員分配給一個任務。 因此，它不適合需要多個員工之間高度協作的任務。 它更適合用作幫助個別員工在大型項目中跟踪其獨特角色和職責的工具。

星期一網

Monday.com 是一個基於 Web 的 SaaS 項目管理工具，在此列表中的所有選項中提供最高級別的項目和界面定制。

用戶可以查看看板、清單、時間線和日曆格式的任務，同時利用時間跟踪、任務優先級和工作流自動化等功能。

然而，Monday.com 的定價是一個爭論點，因為它是少數不提供免費計劃的團隊協作應用程序之一。 對於擁有大量員工並同時處理大量詳細項目的企業來說，它是理想的選擇。

較小的團隊可能會被過度的自定義功能所淹沒。

寫

Wrike 是一款基於板的在線項目管理軟件，非常適合需要項目經理和員工之間經常溝通的項目。

Wrike 最適合需要向上級提供進度報告的團隊和項目經理，因為它具有出色的數據分析和生產力圖表功能。

但是，一些基本的協作功能只能通過 Wrike Proof 插件訪問，這意味著用戶需要支付更多費用才能通過實時文檔協作來評論任務和工作。

大本營

Basecamp 是一個基於看板的工作管理平台，以其內置的實時聊天信使功能和自動簽到工具而聞名。 需要頻繁但不是過於詳細的相互溝通的團隊將從這個工具中受益最大。

但是，Basecamp 確實缺少重要的協作功能，例如甘特圖、任務狀態更新、任務評論和子任務創建。

因此，它最適合需要清晰、整潔地查看即將到來的任務和分配的中小型團隊。 對於需要跨部門協作的項目來說，它也是一個不錯的選擇，因為它提供了基於團隊和公司範圍的董事會創建。

特雷羅

與 Basecamp 一樣，Trello 也是基於看板的團隊協作解決方案。 每個項目都由一個團隊範圍的板組成，然後用卡片和清單填寫以創建和監控任務。

Trello 的“加速”或集成允許用戶使用時間跟踪、甘特圖和文件共享等其他協作功能進一步自定義他們的工作流程。

對於希望盡可能多地自動化其工作流程的團隊來說，這尤其有益，因為它的“管家”功能提供了此列表中任何其他選項中最高級別的任務自動化。

但是，準系統界面可能無法提供足夠的原生功能來滿足具有高度詳細項目的大型企業的需求。

RingCentral Glip

RingCentral Glip 是一款任務管理軟件，提供無限的用戶、集成和文件存儲——使其成為大型團隊的明智選擇。

但是，在此處列出的所有其他工具中，RingCentral 的 Glip 缺少最多的基本協作功能。 它不提供看板或甘特視圖，而是僅提供清單和日曆視圖格式。

儘管如此，它還是少數擁有自己的原生聊天消息工具的平台之一，因此非常適合需要頻繁實時通信的公司。

點擊向上

ClickUp 提供了我們在這篇文章中提到的每個平台中最全面的原生協作功能列表。

它提供看板、甘特圖、日曆和清單視圖，提供高級別的界面定制。 它還包括時間跟踪工具、任務依賴性和任務優先級功能。

使用 ClickUp 唯一真正的缺點是它需要與 Google Drive 集成才能共享和編輯文件。 除此之外，很難找到不好的說法。

任何規模的團隊需要一個永遠免費的協作工具，並且不會影響其提供的功能，都應該選擇 ClickUp。

工作流管理工具提供哪些協作功能？

下面的交互式表格清晰地概述了上述團隊協作工具提供的功能和限制。

哪些團隊協作工具值得使用？

我們的研究表明，就功能和定價而言，Asana 和 ClickUp 是最好的團隊協作工具。

它們具有很高的客戶滿意度，用戶友好，非常適合各種用例，並具有簡化工作流程管理的所有基本協作功能。

除了允許進一步定制的付費計劃外，兩者還提供全面的免費計劃。

除了使用團隊協作工具來連接遠程和本地員工之外，還要考慮網絡會議軟件如何實現項目經理、團隊成員和客戶之間的面對面交流。

我們對流行視頻會議工具的細分可以幫助您了解在視頻通話平台中尋找什麼以及屏幕共享、VoIP 音頻和白板工具等功能將如何使您的團隊受益。

我們將讓您直接了解哪些平台值得使用——哪些平台應該被拋在後面。