電話會議轉錄的 8 大好處 + 最佳解決方案

儘管即時聊天消息和視頻通話軟件等商務溝通工具已成為工作場所的新常態，但每週電話會議仍然是商務溝通的基石。

最近的研究表明，普通員工每周至少參加五次電話會議。

如此多的會議匯集了來自不同地域的團隊成員、多個內部部門，有時還有客戶，因此跟踪每次電話會議上發生的事情是一項挑戰。

電話會議轉錄軟件使用人工智能和 NLP 自動實時轉錄您的會議——這意味著您將擁有電話會議的書面記錄，以供參考並與他人分享。 此外，不再需要外包人工轉錄員。

但是為什麼要使用高質量的通話轉錄工具，最好的平台是什麼？

請仔細閱讀，找出答案。

目錄

• 電話會議轉錄有什麼好處？
• 什麼是頂級電話會議轉錄服務？
• 特林特
• 獺
• 索尼克斯
• 快樂文士
• 具有轉錄功能的通話錄音軟件

電話會議轉錄有什麼好處？

（圖片來源）

業務轉錄工具有幾個明顯的好處。

知道將來會有記錄可供參考，這意味著在會議期間不再瘋狂地做筆記，更加關注電話以及對員工和客戶的責任感。

當您能夠從面對面和在線會議中獲得更多收益時——並且當你可以輕鬆地回顧你在其中所涵蓋的內容時——你也可以減少你需要舉行的會議次數。

鑑於 45% 的團隊成員表示他們在工作中被每週的會議量壓得喘不過氣來，會議越少——而且你的會議效率越高——越好。

但是，擁有電話會議記錄是一個巨大的好處還有很多其他原因。 下面，我們將討論成績單可以提供多少幫助。

快速查找基本信息

電話會議是集思廣益、更新或培訓整個部門以及與客戶和高層管理人員進行重要會議的有效方式。

但鑑於平均電話會議持續 45-60 分鐘，必須聽錄音才能找到具體信息會佔用大量寶貴的時間（更不用說會導致無盡的挫敗感。）

對您的通話進行轉錄可以輕鬆找到您需要參考的對話的確切點。 您可以使用搜索欄按關鍵字搜索，也可以使用說話人檢測功能根據說話人進行排序。

這不僅節省了時間，而且還意味著重要的細節——尤其是需要跟進的行動項目和任務——不會被忽視。

改進的網站搜索引擎優化

搜索引擎優化是搜索引擎優化的縮寫，它有助於讓您公司的網站在搜索結果中排名更高，並從最有可能購買您的產品或服務的人那裡獲得更多的網站訪問。

鑑於近 70% 的在線體驗都是從進入 Google 或 Bing 等搜索引擎開始的，因此 SEO 在您公司的成功中發揮著巨大的作用。

改進 SEO 策略的一種方法是將轉錄內容上傳到公司的網站。 像這樣閱讀更長的內容不僅可以讓訪問者在您的網站上停留更長時間（提高您的 SEO 分數），而且它還提供了在您的網站上包含更多關鍵字的機會。

此外，潛在客戶將深入了解貴公司的運作方式。

一種獨特的員工評估方法

呼叫分析和 KPI 提供了對員工行為和生產力的重要洞察。

經理可以查看座席每天接聽的電話數量、錯過的電話數量、在電話上花費的時間以及其他重要信息。

但僅憑數據很少能說明全部情況。

查看會議記錄可以更主觀地看待您的員工，並獲得僅靠數字無法獲得的細節。

例如，客戶服務代表的首次呼叫解決率可能低於您的預期，但他們可以始終如一地分享出色的想法並在會議期間提供重要的反饋。 通話記錄是一種有效且獨特的方式，可以識別公司中可能被忽視的領導者。

同樣，您可以使用成績單來查看誰沒有說出來，這樣您就可以鼓勵他們在未來分享他們的想法或評估他們是否像他們需要的那樣投入。

增加透明度

大約 66% 的當今消費者表示，品牌透明度是他們在決定與誰做生意時最看重的因素之一。

當您手頭有可共享的通話記錄時，您可以輕鬆地將它們通過電子郵件發送給利益相關者、董事會成員、客戶和其他員工。 這不僅可以提高您公司的聲譽，還可以讓您的消費者感到更受重視並參與到您的日常運營中。

這種透明度使您可以防止或快速清除錯誤溝通。

當然，透明度和合規性是相輔相成的。

遵守行業法規和法律保護

根據您從事的特定行業，您的公司可能需要依法記錄並提供所有電話會議的轉錄。 這在金融和法律行業以及一些報導和新聞平台中尤其常見。

但即使您不需要轉錄您的電話，這樣做也提供了極好的法律保護層。

例如 - 客戶聲稱您提供了口頭合同，向他們承諾項目將花費一定金額或在一定時間內完成。 現在，客戶聲稱您沒有兌現討價還價的結果——即使您知道自己從未做出過他們所說的承諾。

為避免潛在的訴訟、罰款或與客戶的無休止的爭吵，您所要做的就是向客戶展示成績單（如果被要求，還應提供記錄本身。）

在您決定錄製和轉錄與第三方的通話之前，請確保您熟悉您所在州的通話錄音法。

可訪問性

在當今世界，您的宣傳材料、網站、視頻會議等必須盡可能易於訪問，這一點很重要。

通過轉錄您的商務電話和會議，您可以確保那些失聰或因殘疾而無法參加會議的人仍然可以參加。

但這不僅僅是關於殘疾人的可訪問性。

由於位置或提供商而導致的互聯網接入不佳可能意味著視頻或音頻會議不連貫，導致參與者錯過關鍵信息。 成績單有助於填補空白並確保每個人都在同一頁面上。

請記住，有些人只是通過閱讀比通過聽力更好地學習和記憶。 那些可能在電話會議上“走神”的人在查看成績單時可能會有激光聚焦。 儘管這似乎是一個小細節，但迎合各種學習方式會對員工滿意度和整體生產力產生重大影響。

成績單還為無法參加初次會議的員工和客戶提供了一種查看討論內容的方式，從而提供了可訪問性。

另外，因為他們可以按關鍵字搜索，所以那些沒有時間閱讀整個成績單的人可以輕鬆找到與他們興趣最相關的部分。

更詳細的客戶洞察

除了向管理層提供有關員工的信息外，成績單也是了解更多客戶信息的絕佳方式。

查看客戶會議記錄，甚至與市場研究團隊的內部會議，有助於您了解反復出現的客戶痛點、所需的產品或服務，以及他們對您的品牌的期望。

這些成績單還可以在趨勢預測、客戶人口統計以及改進您的銷售宣傳和員工培訓方面提供有價值的見解。

用於存檔目的

最後，電話會議記錄可幫助您開發強大的公司文檔和檔案。

這些成績單可以由合規官員、顧問、高層管理人員以及年終審查或董事會會議期間進行審查。 您的員工可以通過閱讀成績單，確定自己的優勢和劣勢，自行評估自己的表現。

通過直接從成績單中提取會議記錄和亮點，也可以輕鬆地在需要時立即共享它們。

此外，腳本文件的大小通常比視頻文件小得多，因此將它們上傳到雲或您的網站將佔用更少的空間。

頂級電話會議轉錄服務？

下面，我們概述了一些最強大的呼叫轉錄軟件，包括：

• 特林特
• 獺
• 索尼克斯
• 快樂文士

特林特

Trint 是華盛頓郵報、Airbnb、耐克和美聯社信任的人工智能音頻轉錄軟件。

它使用自動語音識別 (ASR) 和自然語言處理 (NLP) 來確保轉錄具有快速周轉時間並提供 99% 的準確轉錄。 實時轉錄功能可在短短 3 秒內以 15 種不同語言提供實時語音到文本的轉錄。 這些實時腳本適用於多種流格式，包括 RTSP、RTMP 和 HLS。 當文字顯示在屏幕上時，通過聽音頻朗讀很容易驗證您的成績單是否正確。

Trint 還附帶了一個詞彙生成器工具，它可以讓用戶製作 AI 轉錄可能無法識別的自定義短語和單詞列表。 這些通常包括員工姓名、品牌名稱、行話和公司術語、單詞的不同拼寫等。 這意味著成績單中的錯誤更少。

編輯器工具可以輕鬆編輯成績單、更正錯誤和拼寫錯誤、說出演講者的姓名等。 用戶可以使用編輯工具查找和替換單詞、刪除它們、暫停和突出顯示。 此外，客戶經常在評論和推薦中提到它的易用性。

其他功能包括：

• 31 種語言的轉錄
• 演講者姓名
• 向成績單添加評論、重點和標記
• 可搜索的成績單
• 工作區，因此只有具有權限的用戶才能訪問/編輯腳本
• 可調整的時間碼以匹配源文件
• API 和與 Zoom、Zapier 和 Adob​​e Premiere Pro 的集成
• ISO 27001 合規性認證和 PCI DSS 合規性
• 將成績單上傳為 .mp3、.aac、.mp4、.avi、.mov、.wma 和 .wav 文件
• 將成績單導出為 .docx、.txt、.stl、.html、.cvs 和更多文件格式
• iPhone 移動應用程序

Trint 有免費試用和三個付費計劃：個人、團隊和企業。 定價未在 Trint 網站上公開。

最適合： Trint 是新聞機構和個人記者的首選工具，他們幾乎每天都有數小時的採訪和會議記錄。 這意味著它也是每週會議量高、經常（每週一次或更多）發布或共享會議記錄的遠程團隊的理想選擇。

獺

Otter.ai 是由人工智能驅動和環境語音智能驅動的助手和轉錄工具，受到 The Verge、哥倫比亞大學、IBM、Dropbox 和 ProPublica 的信賴。

它的主要功能之一是突出摘要，它可以幫助用戶跟踪會議中的行動項目和關鍵要點。 每個用戶都可以直接在實時記錄中突出顯示會議中最重要的部分——無需做筆記。 每個用戶選擇的亮點都會與所有與會者實時共享並自動同步。 在每次會議結束時，參與者都會收到一份由突出顯示的筆記組成的摘要，以供閱讀或分享。

用戶可以通過電子郵件或可共享的鏈接私下共享實時和/或會議後電話會議錄音。

它還與 Google G Suite 和 Microsoft Office 365 集成以與您的商務日曆同步並提供參與者列表、會議議程和會議標題。

Otter 提供三種可用計劃：基本、專業和商業。 基本計劃是免費的，專業計劃是 8.33 美元/用戶每月，商業計劃是 20.00 美元/用戶每月。 它還提供付費計劃的免費試用。

所有 Otter 計劃，包括免費版本，都具有以下功能：

• 實時轉錄
• iOS 和 Android 智能手機應用程序
• 以 0.05x、1x 和 2x 的速度錄製和播放
• 實時轉錄
• 說話人識別
• 按關鍵字搜索
• 摘要關鍵字和詞云生成
• 編輯、突出顯示、評論並將圖像添加到成績單
• 導出音頻和文本文件（TXT 格式）
• 同步 Zoom 雲錄製
• 按文件夾整理成績單

下表概述了三個計劃和附加功能之間的差異。

最適合：水獺在教育領域特別受歡迎，尤其是在遠程學習變得越來越普遍的情況下。 學生用它來複習講座和筆記，而教育業務專業人士可以復習教授的表現。 它也是各行各業的公司的理想選擇，這些公司需要一個免費帳戶來記錄較短的會議。 此外，對於那些使用 Zoom 視頻會議但需要額外轉錄功能的人來說，它是一個不錯的選擇。

索尼克斯

Sonix 是自動轉錄軟件，根據他們的網站，它已被獨立審查為最準確的實時轉錄服務。

該工具因其與流行的網絡會議平台的高級集成而備受讚譽。 它集成了：

• 飛漲
• 去會議
• 谷歌見面會
• 思科網迅
• 環中央
• 微軟團隊
• 藍色牛仔褲
• 優步會議

Sonix 還具有高級轉錄、音頻和視頻共享功能，這意味著您可以共享的不僅僅是轉錄。

用戶可以輕鬆突出視頻或音頻部分以創建較小的剪輯，將完整腳本的 URL 上傳到他們的網站，或使用可定制的嵌入式媒體播放器以匹配您的網站。 媒體分析可讓您跟踪觀看次數、下載次數等。 此外，您可以輕鬆地將成績單分享到 Twitter、Instagram、LinkedIn 和 Facebook。

為了更好地組織，用戶可以創建具有特定權限的自定義文件夾，按單詞搜索單個成績單，創建自定義標籤，甚至按單詞或短語搜索所有存儲的成績單。

它也是一個獨特的工具，它為視頻錄製提供自動隱藏字幕，使其成為一個可訪問的選項。

Sonix 提供免費試用，其中包括 30 分鐘的免費轉錄。 它有三個付費計劃，包括一個現收現付選項。 所有 Sonix 計劃都包括以下功能：

• 超過 40 種轉錄語言，包括方言和口音
• 瀏覽器內編輯器
• 多達 6 個揚聲器的揚聲器標籤
• 可搜索的成績單
• 自定義文件夾和文件
• 逐字時間戳
• 成績單註釋和評論
• 將音頻文件縫合到現有的成績單
• 自定義詞典
• 以 MS Word、DOCX、TXT 和 PDF 等文件格式導出成績單
• 字幕導出（SRT、VTT 格式）
• 即時可分享的剪輯和可分享的成績單鏈接
• 嵌入式媒體播放器
• 現成的成績單共享
• SSL 和雙重身份驗證

下表概述了標準、高級和企業計劃之間的差異。

最適合：對於僅偶爾需要轉錄會議的中小型企業來說，Sonix 是一個絕佳的選擇，因此可以從即用即付計劃中獲益最多。 對於那些尋求功能豐富的轉錄解決方案的人來說，它也是理想的選擇，允許您將錄音和轉錄直接嵌入到您的網站中。 這使其成為在線零售商、播客主持人、學生和律師以及擁有強大社交媒體影響力的公司的不錯選擇。

快樂文士

Happy Scribe 是一款自動轉錄軟件和字幕工具，受到包括 BBC、今日美國、聯合國和福布斯在內的 300,000 多家客戶的信賴。

最有用的功能之一是校對助手功能。 此功能無需通讀整個成績單以查找潛在錯誤，而是自動記錄軟件難以正確識別單詞的位置。 它還具有高級標點符號工具，可自動確定應在何處包含逗號、句號、問號和句號。 當檢測到新演講者時，Happy Scribe 還會自動插入分段符。

除了自動實時轉錄外，獲得長達一小時的錄音的初稿只需不到 20 分鐘。

Happy Scribe API 與眾多第三方應用程序集成，包括：

• 鬆弛
• 投遞箱
• 谷歌表格和谷歌文檔
• 扎皮爾
• 特雷羅
• YouTube 和 Vimeo
• 空氣桌
• 盒子
• 郵箱

Happy Scribe 提供免費試用，是一個完全即用即付的計劃（這意味著沒有分層計劃，只是增加錄製/轉錄時間的小時數。）您可以購買單個小時或設置 1 小時、25 小時的增量、50 小時或 75 小時。 您的工作時間沒有到期日期，您可以在餘額不足時設置自動充值。

Happy Scribe 計劃中包含的其他功能包括：

• 文本突出顯示
• 評論成績單
• 顏色編碼
• 可調節播放錄音速度
• 查找和替換單詞
• 時間碼管理
• 個性化詞彙
• 可嵌入的成績單播放器
• 鏈接分享
• 提供超過 119 種語言的轉錄
• 團隊訪問和成績單上的協作
• 以 PDF、純文本、交互式 HTML 和 Microsoft Word 格式導出成績單

下表概述了每小時的價格。

最適合： Happy Scribe 最適合尋求具有靈活定價結構的轉錄工具的中小型企業，該工具可在轉錄方面進行大量團隊協作。 需要帶有多種語言字幕和轉錄的嵌入式錄音的公司也將從 Happy Scribe 中受益。

具有轉錄功能的通話錄音軟件

電話會議轉錄是提高會議效率、跟踪行動項目和新想法以及在發生法律問題時保護您的公司的一種簡單方法。

通話錄音軟件可以記錄一對一的電話和更大的小組會議，並且通常包括錄音轉錄服務。 與轉錄應用程序一樣，用戶可以立即查看、共享和編輯這些錄音轉錄。

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