會議室安排工具採購指南

我們工作中的很大一部分時間都花在了會議室和會議室中，以協作和完成工作。 會議室的性質為任何規模的團體之間的豐富協作提供了一個開放空間。 但是，您的團隊是否曾經意外地在同一個房間預訂了兩次會議，而沒有明確溝通誰將在何時何地？ 或者你的會議被敲門聲打斷了，想知道你的團隊還要多久——或者甚至偶然發現一個“被佔用”的會議室，裡面沒有人？

如果沒有明確的日程安排和組織，很容易陷入尷尬的日程安排衝突。 當然，這一切都可以在紙上完成，或者通過電子郵件鍊或專門用於會議室安排的 Slack 房間完成——但如果有一個解決方案，一個與您的其他團隊協作應用程序一樣工作的解決方案呢？ 值得慶幸的是，隨著基於雲的解決方案的興起，似乎每一個利用靈活、始終連接的平台的機會都取得了成果——即使是會議室調度也是如此。

那麼它是什麼？

會議安排工具幾乎就是這樣，靈活的基於雲的平台，供您的所有團隊預訂、安排、取消、更新或跟踪會議室的可用性和安排。 這些解決方案通常包括輸入信息的“homebase”應用程序，例如建築物中有哪些會議室，哪些會議佔用了哪些會議以及持續了多長時間。

輕鬆安排日程
由於它們是基於雲的，只要設備連接到互聯網，就可以隨時從您的手機、計算機或平板電腦訪問這些應用程序。 無論您在哪個平台或一天中的什麼時間打開應用程序，您都將能夠看到相同的確切信息。 這些“homebase”應用程序還將允許與許多流行的日曆應用程序集成，這樣您的團隊就可以真正保持進度，不會錯過重要的會議或日程安排變更。 這樣，您可以在創建活動時直接在日曆上安排房間，它會更新您的會議室安排解決方案以顯示正確的時間和位置信息。

通過智能會議室轉換為智能辦公室
但除了在您的工作計算機或手機上安裝應用程序之外，會議室調度工具的第二個方面是能夠與每個會議室外部的硬件顯示器集成。

通過一些初始投資，您的團隊可以為辦公室中的每個會議室配備 iPad 或 Android 平板電腦，以顯示您在應用程序上配置的所有日程安排信息，例如該房間將舉行哪些會議的全天日程安排、當前的日程安排會議正在進行，或您的團隊認為相關的幾乎任何其他信息。 這就是雲的力量再次出現，您的所有顯示設備都連接到網絡和您的會議室調度解決方案，即使您被困在家里或地鐵運行中，信息也會即時和遠程更新晚了。 這樣，任何走到您會議室門口的人都可以簡單地查看安裝的顯示器并快速了解會議室是否正在使用以及何時空閒。

有什麼好處？

1. 輕鬆安排會議室

借助一個集中式平台，該平台可以與您已經熟悉的任何日曆直接、整齊地集成，這些工具旨在使調度過程和保持在日程表上的過程相對簡單。 不再是尋找空房間的日子，也不再是令人討厭的干擾，每個會議室外的壁掛式顯示器會分散您的團隊的注意力。 使用某些解決方案，用戶甚至可以簽到以宣布他們的出席，或者如果您的團隊提前完成，應用程序可以立即更新以將房間顯示為空置。 當然，因為它完全基於雲，您可以隨時隨地保持最新狀態，甚至是遠程。

2. 提高生產力

效率是生產力的絕對關鍵。 減少停機時間並消除試圖爭奪丟失信息的限製或頭痛絕對是浪費時間。 使用一種解決方案來處理所有在雲端的會議室日程安排信息，您的團隊可以確保一切都是最新且正確的。 安裝的顯示器使快速查找當天的日程安排或定位空房間變得超級容易，更少的干擾意味著分心和停機時間。 某些軟件解決方案甚至允許用戶直接從壁掛式顯示器更新、更改或預訂會議室，團隊成員可以在他們到達時登記，以便在開始會議之前知道誰失踪了。

3. 利用雲

就像所有基於雲的應用程序一樣，這些會議室調度解決方案充分利用了它們所使用的云網絡，無論您在何處或以何種方式連接，都可以提供持久的信息。 只要您的設備作為互聯網連接，您就可以登錄並查看最新的日程安排，或進行任何必要的更改。 如果您的團隊決定充分利用並集成到會議室外的硬件顯示器中，那麼利用云網絡絕對是使此類系統正常工作的關鍵。 甚至您的遠程工作人員也會知道，管理員可以遠程對硬件顯示器進行任何更改。 多虧了雲，如果會議時間短而房間打開，只需更新顯示屏或手機上的信息，網絡上的其他人就會立即知道。

確定您的需求

當然，每個解決方案都有一個它試圖解決的特定用例或場景。 但是，對於這些會議室調度工具，幾乎任何依賴會議並且擁有大量可以從適當管理和調度中受益的房間的團隊都可以充分利用。 當然，如果您的團隊規模較小，並且您的辦公室僅限於一兩個會議室，那麼這個軟件可能看起來有點不必要。 但是，我認為即使您是一個只有一個會議室的小團隊，這種性質的解決方案也可以使您的辦公室受益——這樣多個團隊不必競爭或擔心誰在房間裡。

會議室調度解決方案的最佳用例很可能是擁有大型團隊的大型組織。 無論您的辦公室只有 5 間還是 100 間會議室，您的公司可以用來幫助保持整個辦公室井井有條並保持同步的任何工具都將有助於大幅減少停機時間。 如果您有很多人，而且房間不多，那麼這些解決方案可以在減少干擾或阻止會議室 B 的最後一分鐘開放方面創造奇蹟。如果您的團隊很大，並且您有大量的會議室，這些解決方案將幫助您的團隊保持最新狀態並知道何時何地。

購物時要尋找什麼？

1.設備兼容性

當然，對於雲解決方案，最好採用在最廣泛的設備上可用的解決方案。 無論是平板電腦（Apple 和 Android）、PC 和 Mac 台式電腦，還是 Android 和 Apple 手機，您都不會想排除很大一部分員工使用新解決方案的可能性。 具有 BYoD 特性的辦公室將盡最大努力確保他們選擇的解決方案可在最廣泛的平台上使用。

2.硬件顯示支持

雖然這些解決方案提供了一個強大的應用程序，可以在雲端和移動中簡單地安排和組織信息，但真正的力量來自為您的會議室配備這些硬件顯示器。 就像設備支持一樣，搜索支持這些硬件顯示器的解決方案以及支持最多顯示器的解決方案應該排在首位——無論是不同代的 iPad，還是不同風格的 Android 平板電腦。

3. 包含的硬件

這可能有點棘手，但某些解決方案可能會提供硬件捆綁軟件及其軟件，以使採用成為一站式流程。 購買 20 台全新 iPad 的價格本身就很昂貴，更不用說在每個會議室外正確放置顯示器所需的任何安裝硬件或外殼了。 一些供應商可能願意在硬件包中加入他們的服務訂閱。

4. 高級分析報告

收集數據是一種強大的資源，可用於改進或消除任何問題或痛點。 一些平台將充分利用您轉儲到解決方案中的信息，例如安排時間、最常用的房間、常見的會議時長，並提供對這些信息的訪問，以形成關於如何真正提高生產力和減少停機時間的更強有力的想法。

5. 可自定義的顯示和設置

如果所有這些硬件顯示器只是簡單地顯示會議室名稱、時間以及房間是否被佔用，那麼同樣的工作可以用一個不那麼緊張的解決方案來完成。 但是，如果您的顯示是完全可定制和可配置的，那麼這就開闢了一個充滿可能性的新世界——顯示一整天的日程安排、會議參與者、關於討論的簡短說明，以及您的團隊可能認為相關的任何內容。 一些解決方案甚至允許管理員鎖定這些平板顯示器上的功能，因此不會意外更改任何內容。

6.第三方日曆集成

由於能夠直接集成到眾多流行的日曆應用程序之一，會議室調度解決方案將通過平穩過渡進入您的日常工作生活，在正確的位置為您的團隊提供必要的信息，因此 Todd 不會錯過了那次會議，因為他忘記檢查他的第二次會議，安排特定的日曆。