低效會議的成本以及如何識別問題

有沒有在會議結束後感覺什麼都沒有完成？ 你可能還記得開會時坐著，不斷地查看手機，一遍又一遍地討論同樣的事情，或者想知道你最初為什麼會在那裡。 好吧，你並不孤單。

在當前的商業環境中，很難找到任何人喜歡經常舉行的休閒、例行會議。 許多勤奮的人聲稱在這些會議上幾乎沒有取得任何成果，更多的會議時間被浪費而不是生產力。 你讓這些低效的會議感到比以前更加困惑。

會議本應提高生產力並幫助每個人達成共識，但大多數參與者聲稱在這些糟糕的會議中浪費了大量的會議時間。 儘管如此，具有明確議程的高效會議仍然是每個成功企業的基礎。

會議對於通過適當的團隊協調和工作流程組織來保持業務發展是必要的。 如果處理得當，它們總是會為所有相關人員帶來積極的淨收益，這也是每個企業都希望實現的目標。 那麼，究竟為什麼這裡會出現如此多的效率問題，以及究竟可以做些什麼呢？

世界各地的企業普遍存在低效會議，這給相關企業和個人造成了巨大損失。 現在是我們解決這個問題的時候了，並且有足夠的資源可以幫助我們一勞永逸地解決這個問題。

• 低效會議的實際成本是多少？
• 效率低下的後果
• 什麼導致糟糕的會議？
• 如何提高會議效率
• 網絡會議應用程序的四個好處
  1. 節約成本
  2. 節省時間
  3. 提高參與度和生產力
  4. 安全
• 三大視頻會議解決方案
  • 商務版 Skype
  • Google 環聊聚會
  • 飛漲
  • 價格對比
• 低效的會議代價高昂但可以避免

低效會議的實際成本是多少？

根據發表在《歐洲工作與組織心理學雜誌》上的一項研究，美國的無效會議每年給企業造成的損失高達 370 億美元。 由於會議效率低下導致工作效率下降，每年損失 370 億美元——我們都知道時間 = 金錢。 這裡的企業蒙受了本可以避免的金錢損失。

這個數字可能看起來很荒謬，但考慮到所有因素，它變得非常真實。

效率低下的會議會降低工作日的​​生產力，參與者最終會浪費寶貴的時間，而這些時間本來可以花在更有成效的任務上。 50% 的時間花在會議上並沒有帶來任何積極的結果，這就是生產力和金錢損失的原因。

根據《人力資源文摘》，專業人士每月會在會議上損失 31 小時的生產力，您可以想像擁有數百名員工的大型企業會發生什麼。 Wolf Management Consultants 進行的研究表明，95% 的與會者錯過了部分會議，39% 的人聲稱他們在會議室打瞌睡。 在安排下一次會議時，您應該想到這些潛在的成本。

效率低下的後果

由於會議效率低下導致生產力下降，一些主要後果是：

• 工作流程中斷
• 延長決策週期
• 降低員工士氣
• 更糟糕的團隊合作
• 工作效率低下
• 最後，需要更多的會議

所有這些後果都會導致企業遭受重大損失，無論是時間還是金錢。 低效會議的成本無法準確計算，但很明顯，此類事件存在一些重大負面影響。 成本可以概括為時間和金錢的損失、員工敬業度的降低、團隊士氣和整體團隊化學反應。

好消息是這個問題很可能有解決方案。 現在是確定此問題的核心原因的時候了，以便我們可以採取一些措施。 許多因素導致會議效率低下，所以讓我們繼續探索其中的一些因素。

什麼導致糟糕的會議？

許多因素導致會議對團隊成員來說效率低下。

組織會議本身就已經夠難了，我們必須傳播信息，制定行動計劃，讓每個人都在同一個房間裡——所有這些都需要時間和精力。 而這僅僅是開始，因為在商務會議方面還有更複雜的問題。

您可能在會議中遇到過以下一些問題：

• 遲到的人
• 非結構化會議大綱
• 缺乏明確的目標
• 吃東西和看電話等浪費時間的活動
• 話題重複
• 缺乏溝通或過度溝通
• 團隊內爭吵和打架

所有這些問題每天都在發生，它們都會導致會議效率低下。

一些參與者甚至覺得他們根本不應該在那裡，因為他們對這個話題沒有任何貢獻或貢獻很少。 另一個流行的抱怨是跟上某些主題是多麼困難，尤其是當有很多文檔需要跟踪時。 而且，為了充分利用每次會議，有必要做到這一點。

我們已經到了這些問題甚至被認為是正常的地步，畢竟，它們會一遍又一遍地發生。 在這一點上，這似乎是一個文化問題，然而，研究清楚地表明，大多數低效的會議都歸結為管理問題。

如果我們能改變我們處理這些會議的方式，我們就能獲得更好的會議結果。

如何提高會議效率

多年的研究致力於最大限度地提高業務溝通，並且有一些行之有效的方法可以提高生產力。 然而，今天我們手中有一些完全不同的東西，這就是我們所說的技術。

如果我們可以使用技術來擺脫煩人、低效的會議呢？

好吧，如果我們考慮標準會議的組織方式，技術似乎確實可以幫助解決我們今天面臨的許多問題。 一方面，它可以大大減少組織會議和讓每個人都參與所需的時間。 似乎最合乎邏輯的解決方案是使用所有令人驚嘆的技術來主持會議。 它可能要求每個人都使用某些硬件和軟件，但我們已經在這裡一直在使用我們的手機。

數十人通過電話參加會議，這怎麼可能？

但它確實有效，許多公司已經在利用它來發揮自己的優勢。 您可以簡單地組織會議，通過一條簡單的消息通知每個人，將大綱、目標告知每個人，並共享每個人都可以使用手機訪問的重要文檔。 時機成熟時，參與者會提前收到通知，以便使用他們最喜歡的設備接聽電話。

我們可以將這項技術稱為 VoIP 電話、視頻或網絡會議軟件，沒關係。

這是一個解決許多問題的過程，所需要的只是穩定的互聯網連接。

有大量 VoIP 視頻會議應用程序開髮用於改善業務溝通並允許團隊成員僅使用互聯網進行協作。 您可以連接您的手機、筆記本電腦、平板電腦以及任何帶有麥克風、攝像頭並可以訪問互聯網的設備。

讓我們探索這些應用程序可以幫助您舉辦高效會議的一些方式。

網絡會議應用程序的四個好處

那麼，網絡會議應用程序如何幫助我們最終擺脫低效的會議呢？

這些應用程序帶來了許多好處，其中一些甚至與效率沒有直接關係。 儘管如此，隨著世界越來越習慣於在線操作，這些應用程序已被設置為商業通信的標準方法。

使用網絡會議應用程序有四個簡單的好處：

1. 節省成本

成本效率可能是網絡會議應用程序必須提供的第一件事。 無需在場地、管理和其他會議費用上花錢，您所要做的就是投資一個簡單的應用程序，培訓您的員工如何使用它……就是這樣！

儘管這適用於所有類型的企業，但對於那些主要遠程操作的企業來說甚至更好，因為您避免了在辦公空間外舉辦會議的巨額成本。

節省成本固然重要，但節省時間才是這些應用程序真正大放異彩的地方。

2. 節省時間

如果您還沒有意識到，網絡會議將為您節省寶貴的時間。 除了尋找具有良好互聯網連接的地點外，與您的團隊成員一起參加會議沒有其他要求。

連接到會議很簡單，您還可以及時收到通知，以免忘記。 最重要的是，大多數應用程序都允許消息傳遞和文件共享，因此您可以及時了解與會議相關的重要信息和文檔。

如果您想節省時間，沒有比這更好的方法了。

3.增強參與度和生產力

研究表明，網絡會議功能（例如屏幕共享）可以轉化為更好的參與度和更高的生產力。 還有其他功能，例如我們上面提到的屏幕共享，也有助於提高生產力。

這並不奇怪——網絡會議應用程序在構建時就考慮到了生產力，毫無疑問，隨著時間的推移它只會變得更好。

隨著雲計算等技術的興起，我們預計在線管理和生產力將大幅提高，所有企業都應該關注這一點。

4. 安全

安全性是許多企業的重中之重，與電子郵件或電話等傳統形式相比，VoIP 是一種更安全的技術形式。

通過這些平台共享的大多數通信都是安全的，並且在處理絕密信息時還有其他選項可以確保更好的安全性。

這些只是網絡會議的四個基本好處，可以幫助您提高會議效率並推動您的業務向前發展，還有許多其他較小的好處也可以派上用場。

最重要的是，在決定您的 VoIP 提供商時，您可以選擇許多選項。

以下是當今用於網絡會議的一些最受歡迎的軟件的快速列表：

三大視頻會議解決方案

高效的網絡會議有很多選擇，企業可以自由選擇最合適的。 大多數網絡會議軟件都是單獨提供的，但是，一些選項是提供全方位服務的商業通信平台的獎勵。

商務版 Skype

Skype for business，也稱為 Office 365，是 Microsoft 用於在線商務交流的旗艦產品。

它是一款功能強大的在線協作工具，具有現代解決方案，可實現高效的業務溝通。 借助 Office 365，用戶可以訪問 Office 應用程序、消息傳遞、呼叫、在線存儲，並能夠通過屏幕和文件共享等功能召開大型團隊會議。

對於希望進入網絡會議的企業來說，Skype for business 是一種流行的解決方案，尤其是因為大多數用戶已經對該平台有些熟悉。

標準計劃的起價為每位用戶每月 8.25 美元，高級計劃還有更多選擇，價格範圍為每月 12.50 美元。 總體而言，使用 Skype 進行在線會議似乎是一個安全的選擇，對於希望徹底擺脫低效會議的企業來說，它是一個很好的解決方案。

Google 環聊聚會

Google Hangouts Meet 是 Google 的官方網絡會議解決方案，作為流行的基於雲的工具系統 G Suite 的一部分提供。

與往常一樣，谷歌更喜歡保持簡單，而這正是 Meet 的意義所在。

每個用戶都可以選擇安排與 Google 日曆自動同步的會議，任何人都可以使用簡單的會議鏈接 URL 加入。 整個系統與其他 Google 工具同步，因此每個人都能及時收到有關會議的通知。

對於喜歡在單一平台上運營的企業，如果企業已經在使用流行的 G Suite 平台，Google Hangouts Meet 是一個不錯的選擇。 有趣的是，Meet 還允許使用類似應用程序（例如 Skype for Business）的用戶加入會議，而無需犧牲他們最喜歡的用戶界面（在本例中為 Skype）。

起始費率取決於您的 G Suite 計劃，每位用戶每月 6 美元起。

飛漲

Zoom 是一種功能強大的視頻會議解決方案，與 Skype 或 Google 的 Meet 等與其各自平台一起提供的解決方案相比，它是單獨提供的。

這讓 Zoom 在提供終極視頻會議服務方面具有一定的優勢。 Zoom 提供高清視頻、屏幕共享、團隊聊天、錄製和腳本等協作工具、強大的安全性和基於雲的集成。

Zoom 是一款現代化的會議應用程序，可以從任何設備訪問，為企業提供所有額外的靈活性，以實現高效的會議。 用戶可以通過手機、汽車或個人電腦加入會議。 總體而言，Zoom 提供了許多額外的工具，對於嚴重依賴視頻會議運作的團隊來說，它似乎是一個不錯的選擇。

基本計劃是免費的（0 美元），但舉行高效會議有一定的限制。 Pro Plan 具有大部分功能，每位用戶每月收費 14.99 美元。 企業還可以升級到商業計劃以獲得全部功能，每位用戶每月只需 19.99 美元。

其他流行的選項包括 GoToMeeting、Zoho 等解決方案或 RingCentral 等全方位服務的商業通信平台。

價格對比

如果我們排除可用於某些目的的 Zoom 的免費版本，Google Hangouts Meet 是最便宜的選擇。 在附加工具和功能方面，Zoom 是更出色的產品，但它的價格範圍確實更高。

總體而言，尋求簡單解決方案的企業可以安全地依賴 Skype 或 Google，而更依賴視頻會議技術的企業可以投資更先進的解決方案，例如 Zoom、RingCentral、Zoho 或其他。

低效的會議代價高昂但可以避免

當出現問題時，在非生產性會議和任務中的團隊成員會發現試圖跟上對他們的工作沒有用的事情是浪費時間。 每個企業都應該努力消除這些問題，而 VoIP 通信似乎是一個很好的解決方案。

網絡會議解決方案可以幫助企業在線舉行更高效的會議，其功能包括簡單的日程安排、通知、協作工具、多設備訪問、聊天、基於雲的文件共享和一流的安全協議。 這些工具甚至可以無縫安排後續行動。

在考慮時間管理和會議數量的同時，還要考慮用於召開會議的工具。 我們的網絡會議工具交互式比較表可以確保您充分利用下一次會議。