拋棄傳真機：在線傳真的完整指南

已發表: 2017-09-18

是的，在 2017 年，人們仍然使用傳真。更令人震驚的是，它仍然在許多企業的日常運營中發揮著重要作用。法律文件、醫療文件和任何需要簽名的文件都應傳真。然而，技術已經取得了長足的進步，為企業提供了一種新的傳真方式，可以節省時間和金錢。

您的企業不再需要普通的傳真機來發送和接收需要簽名的重要文件，並且傳真不再需要撥打號碼（無論有無區號）來工作。那就對了！現在您可以像發送電子郵件一樣發送傳真：通過互聯網。

什麼是在線傳真？

在線傳真是常規傳真的現代化版本。在線傳真通過您的計算機或移動設備的互聯網連接以數字格式發送傳真，而常規傳真需要一條電話線，並且有人站在他們自己的傳真機旁等待您的消息 - 也許 - 被打印出來。

簡而言之：它使用起來更加方便，使其成為所有類型企業的必備工具。此外，還有許多供應商可供選擇。

在線傳真的好處

與常規傳真相比，使用在線傳真有很多好處，因此我們將分解那些看似顯而易見但需要提及的好處。

沒有獨立的硬件或軟件：
在線傳真消除了擁有自己專用電話線的傳真機的需要。更少的硬件意味著更少的問題；更少的問題意味著更少的時間和金錢花在解決問題上。

降低電話成本：
由於不再依賴帶有專用電話線的傳真機，電話成本將不可避免地下降。除了每月訂閱外，唯一的費用是您應該已經擁有的互聯網服務。事實上，許多商業 VoIP 提供商提供虛擬傳真作為其服務的附加組件或一部分。在此處查看排名前十的託管 PBX 提供商。

增加保密性：
在線傳真可以直接發送到您的電子郵件，而不是每個人都可以訪問的辦公室傳真機。許多傳真包含需要保密的敏感細節的法律文件。將傳真直接發送到您的電子郵件可以消除這種潛在風險。有關保護您的 VoIP 網絡的更多信息，請單擊此處。

電子郵件重點：
在線傳真使事情變得私密、井井有條，並降低了紙張成本。傳真可以通過電子郵件完成。您所要做的只是發送一封電子郵件，其中包含收件人的電話號碼和地址行中提供的域名。這是我們關於如何直接通過 Gmail 發送傳真的快速指南。

國際傳真：
由於在線傳真不需要專用電話線，您的數據不會通過 PSTN 傳輸，因此不會產生額外費用或麻煩。與電子郵件一樣，在線傳真可以隨時隨地發送。請務必查看 2017 年最佳在線傳真服務以獲取更多信息。

功能細分

根據提供商的不同，在線傳真具有企業可以利用的大量有用功能。以下是您不想錯過的一些重要功能：

團體配送：
通過允許企業同時向 20 個不同的地址發送傳真，集團交付將顯著提高辦公效率。收件人將在收件箱中收到一條消息。

流動性：
在辦公室外安排、發送和接收傳真的能力允許強烈的移動性。只要您有互聯網連接，您就可以發送和接收傳真。如果員工正在旅行或在旅途中，將不再需要花費時間尋找傳真機來發送或接收一份文件。您甚至可以通過手機發送傳真。

電子簽名：
由於傳真仍被用作交換法律和具有約束力的文件或合同的主要方法，因此必須具有對您可能必鬚髮送或接收的任何表格進行數字簽名的功能。通過在線傳真，用戶可以進行數字簽名，或輕鬆導入他們的手寫簽名。

垃圾傳真篩選：
無論您的企業主要使用什麼，無論是電話、電子郵件還是傳真，垃圾郵件總是會讓人知道它的存在。在線傳真通過允許您的企業利用白名單或黑名單功能從壞地址中篩選出好地址，有助於消除問題。

大文件共享：
當您的企業嚴格使用電子郵件發送文件時，您可能會發現無法發送超過一定大小限制的文件。通過在線傳真，現在可以發送超過 100 頁的文件，以及視頻、高分辨率圖片、音頻文件和電子表格。結合群發，可以輕鬆發給多人。

有關在線傳真功能的更深入分析，請查看本文列出的十個強大的在線傳真功能。

提供者名單

為了了解您的業務選項是什麼，我們將分解每個提供商提供的內容，以便您確定最適合您公司需求的選項。

如您所見，這些提供商中的大多數都提供許多相同的功能。但是，這些提供商中沒有一個提供您可能正在尋找的一切。總會有取捨。同樣，由您（企業主）決定什麼對您的公司最有利。

我們的看法

此時，沒有理由繼續使用普通傳真機。前面提到的提供商不存在設置在線傳真的成本，他們最便宜的計劃每月不超過 15 美元——一些提供商甚至允許客戶將在線傳真添加到他們現有的 UC 服務中。

如果您的企業有安全的互聯網連接，那麼您不妨切換到在線傳真。新技術為新類型的威脅打開了大門，但 VoIP 供應商一直處於領先地位。如果您擔心您的重要文件，請閱讀本文以了解有關思科 2017 年中網絡安全報告的更多信息。

所有的好處，沒有缺點

您節省了自己的時間，您的隱私保持不變，您支付的費用更少，並且您可以同時與多個人共享電子郵件可能無法處理的大文件。

傳真機佔用空間，維修費用高，不過濾垃圾郵件，必須有人站在旁邊以確保收件人收到傳真，而且您一次只能傳真一份文件——所有這些都被淘汰了如果您的企業願意上網。

人們仍然使用常規傳真的唯一原因似乎是他們不知道在線傳真是一回事。我認為在辦公室配備專用傳真機並沒有實際好處。尋找最適合您公司需求的供應商，並利用在線傳真所提供的優勢，您將永遠不必回頭。

閱讀完本文後，請閱讀我們的從 Gmail 發送傳真的五步指南。你會看到在線傳真是多麼容易，你會因為不早點切換而責備自己。

補充閱讀：

Nextiva 傳真