2022 年 7 款最佳實時文檔協作工具
已發表: 2020-06-25Basecamp 和 Asana 等項目管理軟件讓團隊成員可以創建待辦事項列表、接收項目分配以及對上傳的文件進行評論。
儘管使用了上述工具，但 Nintex 最近的一項研究發現，39% 的員工仍然在為實時文件協作和編輯而苦惱。
2020 年的頂級文檔協作工具可讓多個團隊成員實時編寫和編輯草稿。 這些工具有助於防止溝通不暢，同時允許更快、更簡化的文檔創建過程。
要尋找的基本功能
除了實時在線編輯之外，還可以尋找文件協作工具功能，例如：
- 自動保存
- 版本歷史
- 版本控制
- 跟踪變化
- 新變化通知
- 多種文件格式
- 評論
- 用戶標記
- 聊天即時通訊
- 預製文件模板
- 應用程序集成
- 移動設備可訪問性
- 文件訪問控制
- 在線和離線訪問
- 可擴展的文件存儲空間
頂級文檔協作工具
以下文檔管理工具包含上述功能，並在 2020 年獲得最佳用戶評價。
谷歌文檔
Google Docs 在全球擁有超過 8 億活躍用戶，是該列表中所有文檔協作軟件中最著名的。
但是，許多人沒有意識到，除了添加評論和對完成的草稿進行編輯之外，還可以使用 Docs 進行實時在線協作。
最多 200 人可以同時查看一個 Doc，10 位用戶可以同時進行實時編輯。
所有編輯都會在同一個主文檔中自動更新並保存在雲端，因此無需為每個草稿創建新文檔。 此版本控制功能可防止團隊對過時的草稿進行編輯。
文檔通過電子郵件或 URL 共享，團隊負責人可以選擇哪些特定員工可以直接編輯、建議編輯或擁有僅查看權限。
“實時編輯”功能顯示多人對文件進行的實時、顏色編碼的更新。 用戶可以跟踪更改以查看沒有新更改的先前文件版本、批准或拒絕編輯。 他們還可以在側邊欄中發表評論，在這些評論中相互標記，或通過聊天消息進行交流。
Docs 還允許用戶以多種格式保存文件，包括 PDF、純文本、網頁和富文本。 對於專注於用戶友好軟件的團隊或需要免費編輯工具的小型公司來說，這是一個明智的選擇。
定價和計劃
Google Docs 可以作為 G Suite 產品包的一部分購買，也可以單獨購買。 下表比較了免費 Google Docs Personal 計劃和付費 Google Docs Business Plan 的價格和計劃。
| 特徵 | 個人計劃 | 企業計劃 |
| 成本 | 自由 | 每月 10 美元/用戶 |
| iOS 和 Android 移動應用程序 | ✓ | ✓ |
| 自動保存 | ✓ | ✓ |
| 實時協作 | ✓ | ✓ |
| 離線辦公 | ✓ | ✓ |
| 語音輸入 | ✓ | ✓ |
| 修訂記錄 | ✓ | ✓ |
| 評論和內嵌編輯 | ✓ | ✓ |
| 包括 Google Meet | X | ✓ |
| 雲儲存 | 每個用戶 15 GB | 每個用戶 100 GB |
微軟 365
Microsoft 365（以前稱為 Microsoft Office 365）允許同時用戶通過 SharePoint Online 和 OneDrive for Business 創建和編輯文檔。
創建文檔並將其保存到雲後，用戶可以通過向其他團隊成員發送文件鏈接或電子郵件來邀請其他團隊成員與他們協作。
與在 Google Docs 中一樣，每個用戶都具有訪問知識庫的特定文件權限，由文件的創建者設置。 訪問也可以通過 365 Groups 來控制，它將所有用戶分成小組。 每個團隊都可以被授予或拒絕訪問特定文檔，從而加快協作過程。
新的文檔更改會自動同步，並且可以在線顯示或在邊欄中顯示。 審閱者只能跟踪特定員工所做的更改，或查看團隊所做的所有新更改的摘要。 可以在接受建議的更改之前預覽標記，審閱者可以集體或單獨接受更改。
除了直接進行實時編輯外，作者還可以通過 Microsoft Teams 應用程序中的評論、用戶標記和聊天消息相互交流。 最重要的是，因為它與 Microsoft Teams 一起提供，所以它是這里為數不多的允許在編輯文件時進行視頻會議的工具之一。
Microsoft 365 允許每個文檔最多同時有 99 個編輯者。
它非常適合希望從 Skype 和其他業務通信工具切換到 Microsoft Teams 更新的團隊，以及需要將較大的團隊劃分為較小的編輯組的團隊。
定價和計劃
Microsoft 365 有三個付費商業計劃，可以按年或按月計費。 如下所示，這三個計劃之間唯一真正的區別在於安全性和存儲，因此大多數公司可以使用 Business Basic 版本。
| 特徵 | 商務基礎 | 商業標準 | 商務高級版 |
| 成本 | 每月 5.00 美元/用戶 | 每月 12.50 美元/用戶 | 20.00 美元/用戶每月 |
| 一個驅動器 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 共享點 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 微軟團隊 | ✓ | ✓ | ✓ |
| iOS 和 Android 移動應用程序 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 外部文件共享 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 實時共同創作 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 自動保存 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 跟踪變化 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 無限雲存檔 | X | X | X |
| 高級威脅防護 | X | X | ✓ |
Zoho WorkDrive 
Zoho WorkDrive 的 Writer 是一個實時在線文檔創建和編輯平台，非常適合擁有大量文件需要跨設備頻繁協作的企業。
它的“空白頁”界面旨在消除寫作或編輯時的干擾。 對於必須執行特別詳細編輯的審閱者，該工具的“焦點模式”一次僅突出顯示一行文本。
Zoho 還配備了一個虛擬寫作助手 Zia，它可以掃描文檔的語法錯誤和可讀性。
它與 Microsoft Word 和 WordPress 集成，並帶有一個模板庫，用於起草人力資源政策和活動邀請等文檔。 Zoho WorkDrive 包含“內容掩碼”功能，允許管理員對選定的審閱者隱藏敏感信息或文檔的特定部分。 它的“內容鎖定”允許文檔的創建者選擇他們不想更改的文本部分。
其他 Zoho WorkDrive 功能包括：
- 快速聊天消息工具
- 實時光標
- 離線編輯
- 訪問合作者的收據
- 評論和用戶標籤
- 跟踪變化
- 文檔合併
- 數字簽名
定價和計劃
Zoho WorkDrive 提供三種付費計劃，可以按月或按年付費。 額外的存儲空間可供購買。
| 特徵 | 起動機 | 團隊 | 商業 |
| 成本 | 2.00 美元/用戶每月 | 每月 4.00 美元/用戶 | 8.00 美元/用戶每月 |
| 文件上傳限制 | 1 GB | 5GB | 50 GB |
| 貯存 | 1 TB/團隊 | 3 TB/團隊 | 5 TB/團隊 |
| 團隊文件夾/子文件夾 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 外部文件共享 | ✓ | ✓ | ✓ |
| iOS 和 Android 移動應用程序 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 內容搜索欄 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 實時協作和評論 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 文件活動時間表 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 文件訪問統計 | X | X | ✓ |
| 團隊活動時間表 | X | X | ✓ |
| 文件鎖定 | X | X | ✓ |
盒子
Box 是可口可樂、通用電氣和奧林巴斯等頂級公司使用的安全文檔共享和實時協作創作工具。
過去，Box 只是一個文件共享和存儲系統，但現在它允許同時用戶在 Microsoft 365 和 Google Docs 中創建和編輯文檔。
它提供內部和外部文檔編輯，沒有用戶上限，並在 Box Drive 中提供無限的文檔存儲。 編輯會自動保存，每個編輯器都有顏色編碼的符號和註釋。
與此列表中的其他工具相比，Box 擁有最多的第三方應用程序集成。
它適用於 Salesforce、Zoom、流行的 Zoom 替代品、Slack、Microsoft 365 和 1,400 多個其他團隊協作平台。 對於需要通過視頻進行交流或在一起進行實時編輯時共享屏幕的團隊來說，這使其成為一個絕佳的選擇。
它也是此列表中為數不多的與 Zoom 集成後能夠進行視頻通話的工具之一。
其他功能包括：
- 文件和驅動器搜索欄
- 文件鎖定和解鎖
- 文檔版本控制
- 離線文檔編輯和訪問
- 兩因素身份驗證
- 符合 HITECH 和 HIPAA 標準
定價和計劃
Box 有四個付費商業計劃，每個都按年或按月支付。 Business Plus 計劃將為大多數公司提供最佳服務。
| 特徵 | 入門計劃 | 商業計劃 | 商務加計劃 | 企業計劃 |
| 成本 | 每月 5.00 美元/用戶 | 每月 15.00 美元/用戶 | 每月 25.00 美元/用戶 | 35.00 美元/用戶每月 |
| 貯存 | 100 GB | 無限 | 無限 | 無限 |
| 文件上傳限制 | 2GB | 5GB | 5GB | 5GB |
| 外部合作者 | X | X | 無限 | 無限 |
| 實時編輯 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| 版本歷史 | 最多 25 個 | 50 | 50 | 100 |
| iOS 和 Android 移動應用程序 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| 企業應用集成 | X | 1 | 3 | 無限 |
| 模板庫 | X | X | ✓ | ✓ |
投遞紙
Dropbox Paper 與 Box 的協作系統類似，在過去，Dropbox 只是一個存儲和共享文件的工具。
Dropbox Paper 是一款完全免費的文檔編輯工具，可讓用戶同時進行實時編輯和建議。 與 Zoho WorkDrive 一樣，Dropbox Paper 的界面整潔，沒有菜單和工具欄等乾擾，只有在突出顯示特定文本時才可用。
除了進行實時行編輯外，用戶還可以使用評論和標記功能在側邊欄中提出建議。 他們還可以將評論標記為未讀，並編輯和刪除過去的評論。 評論歷史也可用。
雖然主要是文件編輯工具，但 Dropbox Paper 還提供項目時間表。 這允許管理員管理截止日期、使用任務管理功能並設置項目里程碑以確保職責清晰。
對於需要特定文檔大綱、有大量人員協作處理文件以及在創建內容時嚴重依賴圖像和 URL 的企業來說，這是一個不錯的選擇。
其他 Dropbox 功能包括：
- 實時評論通知
- 搜索欄
- 預製模板庫
- 文檔格式的鍵盤快捷鍵
- 表情符號評論反應
- 拖放圖像插入
- 自動圖像庫創建
- 鏈接嵌入
- 能夠連接多個文檔
紙是100％免費使用的。
比特愛
Bit.ai 是一個端到端的文件協作平台，用戶遍布 100 多個國家/地區，其中包括佳能、麻省理工學院和埃森哲等知名公司。
除了實時編輯之外，Bit.ai 的集成智能文檔還允許用戶添加來自 Google Drive、雲文件、網絡鏈接、SharePoint、Box 等的內容。 Bit 文檔與多種文件類型兼容，包括 PowerPoint、Excel、Word 等。
用戶還可以鏈接文檔以更好地組織文件，並在審閱過程中訪問智能文檔跟踪。 這提供了有關外部合作者參與程度的信息。 為了提高安全性，用戶可以設置內部和外部文件的到期日期。
文件按工作區組織並排列在文件夾和子文件夾中。 Wiki 頁面使查找過去的內容和回答常見問題變得簡單。 還提供無限的文檔版本歷史記錄和跟踪更改。
但是請注意，它不提供聊天消息工具，如 Chanty 和 Twist 等 Slack 替代品。
Bit.ai 非常適合經常重複使用和重新利用過去內容的團隊，以及經常與組織外部的編輯合作的企業。
其他功能包括：
- 共同創作
- 實時線編輯
- 與 Github、Miro 和社交媒體平台集成
- 預製模板庫
- 將過去的內容上傳到新文檔
- 顏色編碼的編輯通知
- 提及
- 評論功能
定價和計劃
| 特徵 | 免費計劃 | 專業計劃 | 商業計劃 | 企業計劃 |
| 成本 | 自由 | 每月 12 美元/用戶 | 20.00 美元/用戶每月 | 未上市 |
| 最大合作者 | 5 | 無限 | 無限 | 無限 |
| 文件限制 | 5 MB | 200 MB | 無限 | 無限 |
| 貯存 | ||||
| 實時協作 | X | ✓ | ✓ | ✓ |
| 文件統計 | X | ✓ | ✓ | ✓ |
| 內聯註釋 | X | ✓ | ✓ | ✓ |
| 版本歷史 | X | ✓ | ✓ | ✓ |
| 文件過期 | X | X | ✓ | ✓ |
| 實時通知 | X | X | ✓ | ✓ |
| 應用程序集成 | X | ✓ | ✓ | ✓ |
概念
Notion 是一款實時協作應用程序，旨在取代各種流行的工作流管理工具，如 Trello、Confluence 和 Asana。
它具有此列表中任何工具中最可定制的界面，允許用戶創建自己的側邊欄文件組織系統、添加操作項以及為文件創建標籤和標籤。
除了實時共同創作和編輯等標準功能外，Notion 還提供版本歷史記錄、團隊成員對文檔的無限制訪問以及多個視圖選項。
對於需要整合他們當前使用的協作軟件程序的數量但仍然需要項目協作功能的公司來說，它是理想的選擇。
其他概念功能包括：
- 無干擾的界面
- 移動版和桌面版
- 鍵盤快捷鍵
- 用戶標記
- 評論功能
- 截止日期
- 通知
- 拖放內容組織
- 看板和待辦事項列表格式
- 模板庫
定價和計劃
Notion 提供一個免費計劃和三個付費計劃，按月或按年計費。 團隊或企業計劃附帶最重要的文件協作工具。
| 特徵 | 個人計劃 | 個人專業版 | 團隊計劃 | 企業計劃 |
| 成本 | 自由 | 每月 4.00 美元/用戶 | 8.00 美元/用戶每月 | 未上市 |
| Android 和 iOS 移動應用程序 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| 訪客訪問 | 最多 5 個 | 無限 | 無限 | 無限 |
| 版本歷史 | X | ✓ | ✓ | ✓ |
| 評論和實時編輯 | X | X | ✓ | ✓ |
| 高級權限 | X | X | ✓ | ✓ |
| 維基 | X | X | ✓ | ✓ |
| 多個視圖 | X | X | ✓ | ✓ |
| 應用集成 | X | X | ✓ | ✓ |
使用視頻軟件進行實時編輯
除了以上文檔協作工具外，還可以使用網絡會議軟件實時編輯文件。
屏幕共享、白板工具和遠程桌面控制等功能使數十名員工可以同時訪問和編輯文件，並享受面對面交流的額外好處。
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