什麼是電子數據交換 (EDI)？ - 指引

已發表: 2021-07-15

近 20 年來，電子數據交換 (EDI) 被認為是一種對企業供應鏈管理至關重要的技術，可在多個層面為企業帶來效益。 電子數據交換允許組織交換有關採購訂單、發票、預訂請求等的關鍵任務信息。 電子數據交換不過是一系列允許企業相互通信的規則。 在 EDI 保護傘下，我們正在研究電子郵件、便箋和文檔的交換，這些由軟件有效地支持以讀取和解釋這些信息。

電子數據交換包含在紙上交換的相同信息。 但是，在這種情況下，兩個業務系統之間存在無縫集成，因此可以以電子方式交換相同的紙質信息。

在這篇文章中
  • EDI 是如何工作的？
  • EDI 的好處
  • 它的缺點
  • EDI 實施
  • 未來知道
  • 實例探究
  • EDI 資源
  • 電子數據交換示例

EDI 是如何工作的？

EDI 運作的一個關鍵方式是通過實施可以輕鬆以電子格式交換此類信息的業務系統來替換傳統的手動流程，例如郵件、傳真甚至標準電子郵件。

在這種方法中，有一個翻譯器最初在兩個交易貿易夥伴或實體之間轉換應用程序數據。 這些是參與業務交易的組織，獨立的組織。 這種交易的一個典型例子是 OEM 公司與製造商和買家之間。 實施 EDI 可顯著縮短處理此類訂單或交易的周期時間。

EDI 的好處

電子數據交換不是一項新技術。 早在 1960 年代，甚至在遺留系統中也有實施 EDI 的實例。 以下是一些好處，它們證實了電子數據交換是一種非常有效的協作和溝通方式。

  • 降低運營成本

    預計企業實施EDI後，運營成本可降低35%左右。 這主要是由於減少或消除了紙張、打印、存儲、歸檔和其他此類領域的開銷。 此外，它還大大減少了維護費用和管理資源的使用。

  • 提高業務週期時間

    訂單處理的一個非常關鍵的因素是時間。 進行信息交換的手動過程可能會花費大量時間來執行交易。 通過電子數據交換，預計週期時間縮短了 61%，這主要歸功於在實施時設置的自動化協議。

  • 提高數據準確性

    實施電子數據交換可以減少任何類型的錯誤，因為在此類交易中幾乎沒有人工干預。 這提高了捕獲數據的整體質量，將錯誤減少了驚人的 30% 到 40%。

  • 環境友好型

    由於電子數據交換在無紙化環境中運行，因此完全環保，可大幅減少二氧化碳排放。

  • 提高業務效率

    減少人為乾預的直接影響是提高整體業務績效，從而顯著提高整個組織的效率。 由於貨物和服務的交付速度更快，EDI 還加強了與供應商、客戶、分銷商等貿易夥伴的關係。

EDI的缺點

雖然我們正在研究實施 EDI 的一些好處，但我們不能放棄 EDI 的限製或缺點。 讓我們看看組織必須考慮的一些重要缺點。

  • 初始設置

    雖然擁有 EDI 聽起來很笨拙，但 EDI 的初始設置（不包括最新的 WebEDI）是一個耗時的過程。

  • 應遵循的標準

    EDI 附帶了組織需要遵守的大量行業標準。 這可能會帶來挑戰，因為需要部署資源以確保公司達到這些標準。 其中一些標準包括 UN/EDIFACT、ANSI ASC X12、GS1 EDI、TRADACOMS 和 HL7。

  • 強大的備份系統

    這不僅僅是實施 EDI，還包括維護它。 擁有如此龐大的技術需要強大的備份系統，而組織需要能夠執行此任務的資源。

EDI 實施

EDI 的實施只不過是在組織中部署 EDI 軟件的過程，該過程符合所定義的目標或目的。 在實施 EDI 時，您需要遵循某些準則。 這裡有 3 個重要的指導方針供您參考。

  • 關於誰執行 EDI 實施的決定

    雖然您不熟悉此 EDI 框架，但組織內沒有任何專家可以實施 EDI，尤其是對於中小型企業。 因此，就決定誰將成為您的實施夥伴達成共識非常重要。 選擇很多，但在選擇合適的合作夥伴之前，您需要進行適當的盡職調查。

  • 部署第三方顧問

    要成功完成 EDI 實施，最好聘請第三方顧問。 此人將幫助您定義 EDI 實施旅程的路線圖，並幫助您選擇合適的軟件供應商。

  • 與您的軟件供應商合作

    在您為您的 EDI 實施選擇了軟件供應商之後，與供應商合作很重要，而不僅僅是把所有事情都交給他們。 通過這種方式，您可以創建一個內部 EDI 負責人，然後他可以領導該項目。

遵循這些指南可以確保您的 EDI 項目的順利實施。

EDI的未來

EDI 的未來不變的一件事是普遍存在的不確定性，儘管這是一項古老的技術。 EDI 已經存在了幾十年，並且仍然是企業中最受青睞的技術，然而，許多機構實際上已經預測到該技術的潛在終結。 這可能是真的，因為在 2021 年，我們看到了替代技術選項的萌芽，組織正在探索各種選項，尤其是在供應鏈領域。 根據專家的意見，當談到 EDI 的未來時，我們可以看到的要點很少

  • 大型企業正計劃建立處理 EDI 的內部能力
  • 由於新技術的出現，中小型企業不斷面臨著應對這種動態情況的挑戰
  • 據估計，95% 的 EDI 實施都是量身定制的，這意味著這些實施需要大量的成本和資源形式的維護投資
  • 大約 41% 的公司尚未實施 EDI

EDI 案例研究

這些案例研究是實施電子數據交換的公司的示例，它將讓您深入了解這些公司為成功部署 EDI 所採取的各種途徑。

  • 日輪英國有限公司

    該公司是日本企業集團 Nichirin Group 的子公司，為英國的汽車製造商生產和分銷各種汽車軟管

    挑戰

    • 客戶期望推動實施 EDI 以維護業務關係並保護收入。
    • 需要設置一個與發貨建議相匹配的包裝標籤
    • EDI 和標籤是獲得質量標準獎的先決條件

    Nichirin 實施了產品OpenText Freeway Professional來解決上述挑戰。

    價值/利益

    • 供應商了解特定場景（在本例中為貿易夥伴消息格式），從而實現更快的部署
    • 實現了 ODETTE 合規標籤的合規性
    • 該供應商還幫助 Nichirin 達到了 JLRQ 質量標準
    • OpenText 部署的系統的關鍵屬性是靈活性和易用性

  • 狄克遜車載電話

    它是一家銷售電子和電信產品的跨國公司，總部位於倫敦。

    挑戰

    • 新供應商的加入需要很長時間
    • 隨著組織的發展，對電子交易有相關要求並使流程自動化

    Dixons Carphone 實現的產品是OpenText Trading Grid Messaging Service。

    價值/利益

    • 入職流程時間從幾週縮短到幾天
    • 完全可擴展且安全的解決方案
    • 提供更好的庫存水平可見性和響應時間也得到改善

EDI 資源

在本部分中，我們將展示一些關鍵資源和支持材料，這將幫助組織決定正確的 EDI 解決方案。 這些資源包括常見問題解答、重要術語詞彙表的詳盡列表等等。

  • 參考下載

    這包括幫助組織深入了解 EDI 的白皮書。 更多詳情，您可以點擊這裡

  • 教程

    在這裡，您可以下載有關 XML、EDIFACT 和 ANSI 的教程。 有關這些教程的更多見解，請單擊此處。

  • 樣本 RFP

    這些示例將幫助您了解如何定義需求。 這些 RFP 將作為指導，因為它由要求和評估標準組成。 您可以單擊此處訪問示例。

這些是一些資源材料，可幫助任何想要了解有關啟動 EDI 項目的詳細信息的組織。

EDI 示例

實施 EDI 的主要原因是加快業務交易。 EDI 的一些示例包括 EDI 850（採購訂單）、EDI 214（發貨狀態）和 EDI 820（更多關於發票、客戶信息和付款確認）。

最後的想法

儘管 EDI 是一項古老的技術，但組織仍然更喜歡實施它，它仍然被認為是 B2B 領域的首選解決方案。 雖然 EDI 方法沒有太大變化，但用於執行此操作的系統和工具已經發生了範式轉變，現在許多系統都可以在雲上使用，使其靈活、更便宜、更易於部署和更易於使用； 不用說，它具有許多功能。

對於組織而言，在實施 EDI 之前考慮好處和限制是很重要的。 但是，他們還需要確保實施 EDI 的服務提供商具有強大的資質，可以幫助您發展業務。