2022 年 10 種最佳免費在線協作工具

雖然冠狀病毒可能導致 2020 年遠程員工人數突然激增，但從 2015 年到 2020 年，在家工作的人數已經增長了大約 44%。

然而，這種流行病確實迫使小企業主和項目經理重新考慮他們當前的團隊協作軟件是否真正滿足了員工的需求——無論是遠程還是內部員工。

隨著美國勞動力變得越來越協作，有無數新的免費在線協作工具旨在更好地從任何地方復制辦公室體驗。

然而，並非所有人都是平等的。

下面，我們將分解針對小型企業的頂級免費團隊協作平台。

目錄

• 什麼是標準團隊協作工具功能？
• 十大免費團隊協作工具
• 遠程團隊的其他業務工具
• 團隊協作工具常見問題解答

什麼是標準團隊協作工具功能？

在我們探索頂級小型企業協作工具提供商之前，讓我們先介紹一下在為您的團隊選擇解決方案時應該尋找的標準功能。

第三方集成

您選擇的任何工具都必須與現有的第三方軟件集成，例如商業通信工具、項目管理軟件或聊天消息平台。

即使團隊協作工具本身提供了上述某些功能，集成也可以防止您的員工不得不學習全新的軟件。

通過集成，團隊成員可以在他們使用團隊協作工具的同一界面中使用他們喜歡的應用程序。

與 Salesforce、Slack、Skype、Microsoft Office 365、Google Sheets、Dropbox 和 Outlook 或 Gmail 等流行的付費和免費工具的高度集成簡化了辦公工作流程。

還要記住，免費版本的協作工具可能沒有付費選項那麼多的功能。 這些集成填補了功能空白。

視頻會議

鑑於 Zoom 的用戶群在 2020 年前 3 個月從 1000 萬增加到 2 億，許多項目經理現在在選擇合適的團隊協作工具時將視頻會議視為最重要的功能或集成。

對於地域不同的團隊、完全遠程的團隊或同時擁有辦公室和遠程員工的團隊來說尤其如此。

在評估協作解決方案的視頻通話功能時，請考慮最長會議時長、與會者人數以及可以同時顯示多少個與會者屏幕。

尋找具有高清音頻和視頻、電話會議功能和隨附即時消息的解決方案（稍後會詳細介紹。）

其他主要網絡會議功能包括：

• 主機控制（屏幕共享、靜音/取消靜音用戶）
• 背景畫面
• 虛擬舉手
• 直播/網絡研討會功能
• 安全性（加密、密碼保護、等候室、刪除/阻止用戶）

文件共享和編輯

具有自動同步和版本控制的實時協作文件編輯是成功協作解決方案的另一個重要方面。

團隊成員需要能夠查看、編輯、評論、標記其他用戶並突出顯示文本，而不必擔心他們是否正在處理文檔的最新版本。

此外，協作應用程序應提供自己的本地文件存儲庫或與 Google Docs 或 Microsoft Word 等工具集成。

這些工具還需要提供文件存儲、可搜索文件夾和文件訪問控制。 確保您正在考慮使用的工具適用於各種文件格式。

屏幕共享

屏幕共享功能允許視頻會議參與者與其他會議參與者共享他們的整個屏幕或選擇應用程序。

除了單獨共享屏幕外，團隊成員還可以實時編輯/標記文件、進行幻燈片演示，甚至使用遠程屏幕控制來幫助解決問題或演示工具的工作原理。

白板功能允許用戶在空白頁、演示文稿和網頁上共享、繪圖和做筆記，就像在傳統的辦公室會議中一樣。 這對於需要大量團隊合作的頭腦風暴會議和項目特別有用。 可以保存白板以供將來參考。

為了防止像 Zoombombing 或員工可能沒有意識到他們的屏幕對每個人都可見的尷尬時刻，尋找強大的屏幕共享主機控件，允許主機關閉與會者屏幕共享功能或限制哪些團隊成員可以共享他們的屏幕。

任務管理能力

項目和任務管理功能真正將團隊協作應用程序與標準視頻會議軟件區分開來。

它們允許項目經理創建和分配員工任務和子任務，以確保即使在遠程工作時，每個人都清楚自己的職責和截止日期。

經理可以同時檢查多個任務的進度，解決錯過的最後期限，查看長期項目的時間表，甚至監控月度預算。

團隊成員可以在項目中相互標記、更新任務狀態、共享鏈接/文件、設置任務依賴關係以及對有任何問題的任務發表評論。

用戶還應該能夠集成 Google 日曆和 Outlook 日曆來更新他們的日程安排、接受/拒絕邀請，並讓其他團隊成員知道他們何時可以開會。

最後，許多任務管理工具還將提供多種視圖，包括甘特圖、列表視圖、看板視圖等。

任務管理簡化了部門間的溝通，允許團隊領導跟踪員工的工作時間和生產力水平，並簡化了為上級生成報告的過程。

十大免費團隊協作工具

此處展示的 10 款最佳在線協作工具除了獨特的界面選項、任務自動化、應用內文件編輯等之外，還包括上述核心功能。

請注意，雖然本文中概述的信息僅涵蓋每個工具提供的免費計劃，但許多工具還提供包含更強大協作功能的付費計劃。

下面的比較表提供了每個工具的簡要概述。

寫

Wrike 是一個可擴展的桌面和 iOS/Android 移動團隊協作平台，旨在簡化部門間的溝通，提高員工的工作效率，並明確團隊成員的任務和職責。

其最多可容納 5 位用戶的免費計劃包括基本任務創建、實時進度更新和活動流、板和電子表格視圖以及可定制的開源模板/儀表板。

用戶可以拖動板以根據時間線或優先級重新排序特定任務，並且活動流旨在模仿社交媒體供稿以方便使用。 用戶可以創建特定的活動流過濾器，以避免必須梳理不相關的信息來查找他們已分配的項目的註釋/更新。

雖然 Wrike 與 Google Hangouts、Slack、Microsoft Teams 和 Zoom 集成，但在撰寫本文時，它沒有本地視頻通話功能或聊天信使工具（儘管用戶可以在 Wrike 板上發表評論和標記同事。）為了進行視頻通話、與他人共享屏幕或使用聊天信使功能，用戶需要將他們喜歡的工具連接到 Wrike。

Wrike 還提供了幾個付費附加功能，例如 Wrike Integrate 和 Wrike Resource。

Wrike 的免費版本還包括：

• 將活動組織到任務、文件夾或項目中
• 任務、文件夾和項目評論/用戶標記
• 文件共享和高達 2GB 的文件存儲空間
• 實時實時編輯器
• 任務的批量操作（批量任務狀態更新）
• 根據狀態、受讓人、截止日期篩選任務
• 表格（電子表格）視圖
• 雲存儲集成
• 用於通知的用戶收件箱
• Google Drive、Outlook、Office 365、Dropbox 集成

最適合： Wrike 最適合有大量較小的日常任務的初創公司/微型企業，這些任務通常不需要大量協作，但取決於其他團隊成員項目的任務狀態。 流行的用例包括產品開發、活動策劃、營銷部門和 IT 團隊。

體式

Asana 是最著名的團隊溝通工具之一，尤其是它是由 Facebook 的一位創始人創建的。 其直觀的界面提供即將到來的任務和項目、實時進度和狀態更新、重要文件和特定團隊的鳥瞰圖。

它提供多種任務視圖，包括待辦事項列表視圖、日曆視圖和文件視圖。 用戶可以根據優先級、分配日期、截止日期等對任務進行排序。 Asana 還允許用戶更新任務描述、創建子任務、設置任務依賴關係、分配任務垂直和更新任務進度。

請注意，一項任務只能分配一個人，但可以將多個用戶添加為協作者。 用戶可以創建任務筆記、上傳文件和標記其他團隊成員。

與 Wrike 一樣，為了進行視頻通話、使用信使功能或與他人實時共享屏幕，用戶需要將具有這些功能的工具集成到 Asana 中。 Asana 與 GoToMeeting、Zoom 和 Microsoft Teams 等眾多視頻會議程序完美集成。 它還與其他流行的通信工具集成，如 Slack、Office 365、G Suite、Adobe Creative Cloud 和 PDF 文件以及 Dropbox。

Asana 免費版的特點包括：

• 最多 15 個用戶
• 任務列表和板視圖
• 任務創建和分配
• 日曆功能
• 調度功能
• 項目模板
• 用戶收件箱
• 團隊創建
• 星標/固定某些任務
• 基本任務/用戶報告
• 應用內評論和用戶標籤
• Android 和 Mac 移動和桌面版本

Asana 的付費計劃提供額外的功能，如項目時間表、Asana 表格、報告生成、工作量分析、自動化等。

最適合： Asana 最適合主要是遠程團隊，這些團隊有多個用戶在一個項目上工作，因此需要能夠創建子任務、評論任務，並在需要時調整截止日期。 作為跟踪家庭作業、項目準備、小組演示等的一種方式，它在教育工作者和學生中也特別受歡迎。 內容營銷人員使用 Asana 分配任務、審查內容、安排發布等。

鬆弛

與此列表中的其他一些選項不同，Slack 擁有自己的內置 1:1 音頻/視頻通話功能和聊天信使，使其成為每天超過 1000 萬用戶的首選團隊協作工具之一。

雖然主要用作聊天消息應用程序，但 Slack 的免費和付費版本​​都提供了許多功能和應用程序集成，可以快速將其轉變為高度定制的通信和任務監控工具。

用戶可以根據主題、部門、項目等創建公共和私人群組和直接聊天消息通道。 在這些對話中，用戶可以相互標記、上傳多種格式的文件、使用表情符號做出反應以及直接在線程中回复消息。

用戶還可以將投票上傳到聊天、創建快捷方式、設置提醒以及更新他們在 Slack 中的狀態。 將消息靜音和加星標可以輕鬆確保您掌握所有消息，同時在必要時不受干擾。

Slack 的免費計劃允許用戶：

• 創建無限數量的頻道
• 集成多達 10 個應用程序
• 存儲/搜索過去的 10,000 條消息
• 啟用雙重身份驗證
• 共享文件並存儲高達 5 GB

在撰寫本文時，Slack 中的屏幕共享和註釋僅適用於付費計劃，但這兩個功能都是應用程序本身的原生功能。 我們的 Slack 替代品列表提供了在免費版本中提供屏幕共享和註釋的選項。 為了在免費版本中共享屏幕，用戶需要集成 Zoom 或 Microsoft Teams 等工具。

最適合： Slack 最適合遠程或內部小型團隊，這些團隊主要通過聊天消息進行交流，並為每個部門、團隊甚至項目創建渠道。 在主要協作環境中運作的團隊需要能夠立即相互溝通——但沒有電子郵件——也將享受 Slack。

群

Flock 是一個團隊消息傳遞和跨協作平台，免費版本提供一對一視頻通話、聊天溝通渠道和任務管理功能。

請注意，雖然它的界面與 Slack 的類似，但 Flock 的免費版本只允許公共聊天消息通道。

Flock 的最佳功能之一是，當用戶離開後返回 Flock 時，它會顯示用戶已標記的所有新消息。 這消除了用戶挖掘舊消息以查找重要信息的需要。

最近，Flock 還添加了語音筆記功能，移動用戶可以在其中互相發送錄製的音頻消息。

任務管理功能包括帶有用戶標記和任務分配的待辦事項列表、帶有自動通知的共享待辦事項、提醒設置、截止日期和任務優先級。

儘管 Flock 的免費計劃確實包含視頻通話功能，但用戶最多只能進行 20 分鐘的一對一對話。 此外，屏幕共享僅適用於付費 Flock 計劃，用戶很難找到免費集成的屏幕共享應用程序。

話雖如此，Flock 仍然與 Jira、GitHub、ToDoist、Asana、Trello 和 Zapier 等集成。 它還允許您構建自己的自定義應用程序並將它們與您的 Flock 儀表板集成。

Flock 的免費計劃還包括：

• 多達 10 個公共頻道
• 自定義極化
• 頻道靜音
• 將任務添加到集成日曆
• 1 個自動加入頻道
• 公告頻道
• 無限的第三方集成
• 文件共享和 5 GB 存儲空間
• 筆記應用
• 聊天固定
• 無限1-1語音和視頻通話
• 團隊管理員
• 無限群發消息
• 多達 10,000 條可搜索消息

最適合： Flock 最適合使用許多第三方通信和協作平台的中小型企業，以及需要在其聊天消息平台中集成任務管理功能的企業。 它也非常適合移動優先的用戶。

同頁

尋找最完整的免費團隊協作工具的公司——或者那些比大多數人有更多溝通需求的公司——應該強烈考慮 Samepage。

除了具有屏幕共享功能的免費音頻和視頻通話外，Samepage 的本地任務管理軟件功能還允許團隊負責人同時安排和跟踪多個項目的進度。

它還擁有與 Salesforce、Slack、Google Drive 等工具的出色集成，甚至通過 Facebook 和 Twitter 與社交媒體集成。

有瞭如此全面的免費計劃，絕大多數公司可能不需要為 SamePage 計劃付費，儘管有付費選項可用。

Samepage 的免費計劃包括：

• 無限的聊天和消息搜索歷史
• 無限數量的用戶和訪客
• 屏幕共享
• 文件共享和編輯
• 群組音頻和視頻通話
• 群發短信
• 高達 2 GB 的存儲空間
• 無限的頁面和文件夾
• 調查
• 日曆
• 創建/分配任務的能力

最適合： Samepage 最適合需要免費團隊協作解決方案的小型團隊，該解決方案具有如此強大的功能，他們可能能夠避免升級到免費計劃，以及幾乎持續需要協作的團隊。

特雷羅

如果您的團隊更注重視覺，那麼 Trello 可能是合適的選擇。

Trello 提供了一些獨特的功能，包括其“Trello 卡片”，用戶可以在其中附加文件、編寫待辦事項列表、分配任務/子任務、更新任務進度和添加評論。 然後，Trello 用戶可以將他們的卡片固定到可共享的整體項目板上。 然後可以將用戶添加到團隊板以查看、編輯、更新和共享每張卡上的文件。

卡片可以包含任務分配、任務更新、截止日期、附件，甚至對話。 將每張卡視為自己的項目生態系統。 此外，Trello 還為項目管理、遠程工作、市場營銷、課堂等提供了龐大的看板模板庫。

該應用程序的“命令運行”功能特別方便，允許用戶自動執行任務，例如設置截止日期、概述日程安排以及將團隊成員添加到卡片中。

儘管 Trello 沒有原生視頻會議或屏幕共享工具，但它集成了 Google Hangouts、Zoom 和 Zoom 替代品。 它還與 Slack、Yammer、Flock、Glip、Asana 和其他通信工具集成。

Trello 將集成稱為“Power-Ups”，免費計劃允許每塊板一次上電。

Trello 的免費計劃包括：

• 無限列表、卡片、個人板
• 時間線和日曆視圖
• 最多 10 個團隊板
• 基本自動化
• 每月 50 次命令運行
• 兩因素身份驗證
• Apple 和 Android 移動應用訪問

最適合： Trello 最適合需要自動化執行大量基本日常任務的小型團隊，以及希望以可視方式組織任務但不打算使用許多第三方集成的團隊。

微軟團隊

Microsoft Teams 是一個業務通信和協作平台，是 Microsoft 365 套件的一部分。

用戶可以通過視頻開會，通過即時消息聊天和共享文件，通過音頻通話進行交流，以及在 Microsoft 365 工作區（PowerPoint、Excel、Word 等）中共同創作和存儲文件。視頻會議最多可容納 100 名參與者最多 60 分鐘。 屏幕共享、會議安排和無限制的聊天消息也可用。

如果我們必須為免費的團隊協作工具選擇最佳選項，Microsoft Teams 可能會成為優先考慮視頻和音頻通話的公司的贏家。

但是，Teams 在提供基本任務管理功能方面存在不足。 雖然此列表中的其他選項至少包括一些本機任務管理工具，但只有 Teams 的付費版本提供項目管理功能。

正如團隊領導者必須將此處討論的一些協作工具與視頻會議軟件集成以共享屏幕並虛擬地面對面會議一樣，Microsoft Teams 需要應用集成或付費才能訪問項目管理工具功能。

Microsoft Teams 的免費版本包括：

• 音頻通話
• 模糊的背景
• 自定義背景
• 聊天信使
• 無限用戶
• 無限且可搜索的群聊歷史
• 文件共享（每個用戶最多 2 GB，每個團隊最多 10 GB）
• 超過 250 個應用程序集成
• 文件符號/編輯

最適合： Microsoft Teams 最適合主要通過視頻通信進行通信的公司，因此需要能夠共享屏幕、訪問視頻內聊天消息以及在視頻通話中共享/編輯文件。 此外，它非常適合已經在 Microsoft 365 領域工作的團隊。

空氣桌

Airtable 是一個在線平台，允許用戶構建、自定義和共享自己的數據庫。

它以其電子表格（網格）視圖而聞名。 儘管每個條目可能看起來像 Excel 電子表格中的簡單行，但這些行具有令人難以置信的交互性。 用戶可以創建任務、使用拖放工具對任務重新排序、上傳相關數據、設置截止日期、概述主要聯繫人、共享筆記以及將照片/文檔上傳到每一行。

相關的表格/表格可以收集到 Airtable Base 中。 例如，客戶滿意度庫可以由網格組成，例如現有支持票證、當前問題、支持代理對話歷史記錄或單個客戶。

如果網格視圖不受歡迎，可以隨時在多個視圖之間輕鬆切換，包括看板、甘特圖、圖庫和表單視圖。

Airtable 還提供廣泛的自動化功能，允許用戶從其他網格共享和提取數據，以及在團隊之間共享網格。

Airtable 免費計劃包括無限的基礎，每個基礎最多 1,200 條記錄，以及每個空間 2GB 的存儲空間。

其他免費計劃功能包括：

• 100 次自動運行/月
• 2 週運行歷史
• 超過 50 個預建的 Airtable 應用程序
• 1個手動表同步/基礎
• iOS 和 Android 移動應用程序
• 字段類型，包括複選框、下拉列表、附件等

最適合： Airtable 最適合需要高度可定制的應用程序進行數據組織、共享和任務管理的團隊。 至少具有一些編碼經驗或訪問開發人員/IT 部門的團隊將充分利用 Airtable。

逃跑

Fleep 是一個聊天消息、文件共享和任務管理平台，可根據對話組織頻道。

每個對話都有一個獨特的 Pinboard，用戶可以在其中突出顯示重要的更新、文件、鏈接或註釋，他們需要團隊中的每個人都可以查看並擁有編輯權限。 請注意，您可以在 Fleep 數據庫中搜索外部用戶並將其自動添加到您的工作區。

Fleep 具有高級聊天功能，不僅包括用戶狀態，還包括有關他們上次在線時間和閱讀回執的信息，以確保您始終知道誰收到和沒有收到您的消息。 Fleep 還有一個書寫指示器。

用戶可以創建基於列表的任務，分配任務並將相關文件上傳到任務文件抽屜，突出顯示重要任務，並監控任務進度。 還有一個 Fleep 每週進度報告，提供有關任務、已完成項目和即將進行的項目的更新。

其他 Fleep 免費計劃功能包括：

• 用戶狀態更新
• 聊天記錄
• 與 Zapier、Slack、Google Drive、JIRA 等集成
• 10 GB 存儲空間
• 按用戶搜索聊天記錄
• 完整的消息歷史記錄
• 無限的 1:1 對話
• 視頻集成
• 最多 3 個對話

最適合： Fleep 最適合經常與外部用戶協作的小型團隊，以及具有高級任務管理需求的團隊。

任務

nTask 是一款任務管理和在線會議軟件，旨在簡化項目管理、時間跟踪、預算和資源分配以及團隊溝通。

任務管理功能通過讓用戶根據固定和每小時成本、每項任務成本以及資源和材料成本自定義計費方法來提供估計的項目預算。

用戶還可以設置任務期限、子任務和依賴關係，創建待辦事項列表，並估計每個任務將花費的時間。 可以將多個用戶分配給單個任務，受讓人接收評論和任務更新的實時通知，並且還可以進行實時文檔共享和協作。 可以對任務進行分類和標記，給定優先級，並且用戶可以更新任務狀態。

請注意，用戶需要連接到 Zoom 帳戶才能訪問視頻會議。

nTask 免費計劃包括：

• 100 MB 存儲空間
• 甘特圖
• 設置重複任務
  任務導入和導出到 .csv 文件
• 日曆、列表、看板或網格視圖
• 任務里程碑
• 每個團隊 5 名成員
• 無限的任務和工作區
• 問題跟踪
• 時間表
• 會議

最適合： nTask 最適合對於需要更好的方法來跟踪時間表、估計項目時間表和設計/管理預算的團隊來說，它也是一個理想的解決方案。

遠程團隊的其他業務工具

特別是如果公司員工第一次適應遠程工作，僅使用團隊協作工具可能不足以在辦公室外維持與辦公室內預期相同的業務標準。

是時候開始考慮如何在任何情況下使用其他軟件來利用通信了。

查看我們為中小型企業和企業級公司提供的網絡會議軟件定價和計劃的交互式比較表，以了解更多關於正確的工具將如何讓員工保持生產力並讓團隊成員與客戶和彼此聯繫的信息。

團隊協作工具常見問題解答

下面，我們概述了一些關於團隊協作工具的最常見問題。