您應該了解的 Google 表格技術和技巧

已發表: 2021-06-14

Google 表格是為個人和企業使用而創建的最佳工具之一。 這個簡單的軟件提供了多種服務，如郵件合併、複雜的公式等等。 只要您了解程序的所有細節，您就可以充分利用該工具。

谷歌表格也是最通用的程序之一。 除了創建工作表本身之外，您幾乎可以做任何您想做的事情。 許多文件所有者可以創建、共享和編輯計算和報告。

如果您與遍布全球不同地區的團隊合作，您可以隨時輕鬆訪問和查看 Google 電子表格。 當您遇到一個有趣的新應用程序（例如 Google 電子表格）時，您會想知道盡可能多的提示和技巧，以充分利用這種體驗。 因此，您學習這些技巧和技巧的速度越快，您的體驗就越有效。

無論您想如何使用它們，Google 表格都具有廣泛的功能並具有大量的適用性。 它們很容易上手，但是隨著您繼續了解這個驚人應用程序的更多特性和功能，您可以對數據進行廣泛的工作。

在 Google 電子表格可以帶來的眾多好處中，您會很想知道如何利用它來發揮自己的優勢。 否則，您將錯過它可以為您和您的整個業務帶來的所有巨大優勢。

以下是您應該了解的一些最佳 Google 電子表格技巧和竅門

  1. 通過評論發送電子郵件

在 Google 電子表格上，您可以突出顯示特定單元格並在其中插入您的評論。 此外，您還可以通過此評論自動發送電子郵件。

因此，Google 電子表格提供了與您的整個團隊協作的最佳功能之一。 使用此自動電子郵件功能，您可以實時更新收件人。

要通過評論發送電子郵件，您只需執行以下操作：

  • 單擊要添加評論的單元格，然後選擇添加評論選項。
  • 當評論框彈出時，添加一個加號 (+)，然後是收件人的電子郵件地址。
  • 當您添加評論時，收件人也會立即收到電子郵件。
  1. 按特定順序對單元進行分組

您可以通過多種方式對 Google 電子表格上的單元格進行分組。 通常，這可能取決於創建的電子表格的具體功能或您的個人喜好。 在這裡，您可以應用的最佳技術之一是使用 ARRAYFORMULA()。

為了進一步簡化事情，數組指的是一個值表。 當 ARRAYFORMULA 應用於您的數據時，您的數據也會在一個批次中進行處理。 通過使用此公式，您可以立即在一個地方進行更改，然後這些更改會自動應用於整個數據范圍。

  1. 創建熱圖

熱圖是一種功能，可讓您將注意力吸引到表格的某些重要部分。 尤其是當您處理大數據、大工作表和多個表時，如果讀者立即指出感興趣的主要領域，將會非常混亂。 除了簡單地突出顯示之外，熱圖是在工作表上創建重要層次的最佳方式。

例如，較淺的紅色高光是不太重要的信息，中間的紅色高光是非常重要的數據，但是，深紅色是最重要的信息，可能最需要關注。

要創建熱圖，您可以通過以下步驟使用 Google 表格上的條件格式功能：

  • 選擇要應用格式規則的單元格
  • 單擊格式，然後單擊條件格式
  • 使用色階功能創建規則
  1. 使用數據透視表

Google 電子表格上的數據透視表會派上用場，尤其是當您處理要匯總的大量數據時。

借助數據透視表功能，您的二維表可以進行透視，讓您可以得出表格的第三維度。 這種功能可以幫助您回答以下問題：

  • 2019 年第四季度，每家商店或分店銷售了多少搖桿？
  • 就 5 月份的收入而言，哪個銷售代表貢獻最大？

此後，要創建數據透視表，您可以按照以下步驟操作：

  • 突出顯示您要用於數據的所有單元格
  • 在頂部菜單上，單擊數據，然後選擇數據透視表選項
  • 根據需要創建自定義數據透視表
  1. 應用不同的過濾器

是的，過濾器也可以應用於您的 Google 電子表格文檔，並且這些過濾器已經到位，這樣您就可以更好地理解和分析工作表中的某些數據組。

使用過濾器，現在您可以僅查看工作表中特別感興趣的行或列。 這個技巧可以派上用場，尤其是當您現在在報告期間使用電子表格時。

要對您的電子表格應用過濾器，請執行以下步驟：

  • 選擇過濾器圖標或按鈕
  • 選擇您希望包含在過濾器中的值
  1. 使用數據驗證功能

另一個使您的 Google 電子表格更高效的功能是數據驗證功能。 此功能允許您限制在工作表中輸入的所有值。

要使用數據驗證功能，請記住以下步驟：

  • 從頂部菜單中選擇“數據”
  • 點擊“數據驗證”
  • 之後，您可以選擇“範圍列表”或“項目列表”

通過這種方式，當您輸入的數據與您創建的列表中的任何項目都不匹配時，會彈出警告。 使用此功能，您甚至可以限制人員，從而查看或訪問您的工作表的人現在只能輸入來自您列表的項目。

  1. 保護工作表中的數據

當有許多用戶使用同一個 Google 電子表格文檔時，此技術非常有用。 當存在必須是最終的信息時，尤其是那些非常重要的數據時，您可能需要鎖定這些單元格。 這樣一來，您鎖定的單元格內的數據就不會被意外更改。

這可以通過訪問“範圍編輯權限”選項卡來完成。 然後，選擇“只有你”選項。

最後的話

這份Google 表格備忘單，使您能夠最大限度地利用 Google 電子表格的實用性和功能。 一般來說，我們的目標是盡可能以最佳方式從 Google 電子表格中受益。 是的，您可能需要一些時間和精力來掌握這些技術。 但是，一旦你掌握了竅門，你就會意識到你實際上已經錯過了這麼多，僅僅是因為你還沒有使用谷歌表格來發揮你的優勢。 現在，繼續並開始應用這些技術。

對此有什麼想法嗎？ 在下面的評論中讓我們知道，或者將討論帶到我們的 Twitter 或 Facebook。

編輯推薦：

  • 如何在 Google 表格中創建數據透視表
  • 新的 Google 文檔、表格和幻燈片快捷方式將為您節省 2 秒的時間
  • 谷歌瀏覽器的 5 大替代品
  • Google 的 Lookout 應用使用 AR 和 AI 來引導視障者