符合 HIPAA 的 VoIP：要求和頂級供應商

醫療保險流通與責任法案 (HIPAA) 為消費者提供有價值的保護，以確保他們的個人健康信息安全。

醫療保健提供者必須滿足旨在保護這些數據的某些要求。 如果不這樣做，可能會導致巨額罰款甚至監禁。 HIPAA 合規性的一個主要組成部分在於衛生組織使用的技術，從電子健康記錄和數據收集診斷設備到他們使用的商務電話服務。

跳轉↓

• 什麼是符合 HIPAA 標準的 VoIP 電話系統？
• HIPAA 合規要求
• 使用不符合 HIPAA 標準的 VoIP 的後果
• 什麼是最好的符合 HIPAA 標準的電話系統？

什麼是符合 HIPAA 標準的 VoIP 電話系統？

符合 HIPAA 標準的互聯網協議語音 (VoIP) 服務必須遵循 HIPAA 準則，因為語音消息和錄製的呼叫會存儲為計算機數據。 這種類型的數據被稱為 ePHI（電子個人健康信息），確保其安全非常重要。

HIPAA 影響所有與患者個人健康信息接觸的企業和組織。 因此，這些公司可能不會直接與患者合作，而只是成為醫療保健生態系統的一部分。 無論如何，任何處理患者數據的組織都必須符合這些標準。

傳統上必須符合 HIPAA 指南的某些類型的公司包括：

• 計費公司
• 實踐管理公司
• 第三方顧問
• 電子病歷平台
• 託管服務提供商
• IT 供應商
• 傳真公司
• 碎紙公司
• 物理存儲提供商
• 雲存儲提供商
• 電子郵件託管服務
• 律師
• 會計師

符合 HIPAA 的 VoIP 要求

要符合要求，VoIP 系統必須同時滿足物理和網絡安全措施。 儘管需要遵循許多規則和規定，但任何用於存儲或傳輸患者數據的技術都必須：

• 維護並確保 PHI 和 ePHI 的機密性、完整性和可用性
• 識別並防範對患者信息的安全性和完整性的威脅
• 防止合理不允許的使用或披露
• 確保直接僱員和承包商下的工人遵守 HIPAA 指南

為了符合 HIPAA 法律，VoIP 系統必須滿足以下四個主要要求：

驗證

只有授權用戶才能訪問 ePHI。 每條電話線都應該有一個唯一的用戶 ID，以幫助確保只有適當的員工才能訪問患者數據。

加密

患者數據在傳輸或共享期間必須加密。 大多數高質量的 VoIP 系統將使用高級加密技術，例如虛擬專用網絡 (VPN) 或傳輸層安全 (TLS) 來滿足這一要求。

通話記錄

為了滿足 HIPAA 要求，VoIP 電話系統必須能夠記錄所有呼叫數據。 這包括在通話期間執行的元數據和管理功能。

商業夥伴協議

所有與收集健康信息的公司合作的 VoIP 提供商都必須簽訂 HIPAA 商業夥伴協議 (BAA)。 這充當了設定合規義務的合同。

如需進一步解釋或查找特定問題的答案，請諮詢美國衛生與公眾服務部 HIPAA 合規門戶網站。

使用不符合 HIPAA 標準的 VoIP 的後果

HIPAA 對不遵守所列標準的組織實施直接處罰。 這些處罰從小額罰款到可能的監禁不等，儘管商界領袖不應該擔心，如果他們善意努力，他們會因違規而入獄。 最嚴厲的懲罰只留給那些自願且故意違反規則的組織。

HIPAA 違規等級

法律根據違法行為的嚴重程度將處罰分為四級。

• 第一層：公司不知道或不可能合理地知道數據洩露。 每次事件的罰款從 1,000 美元到 50,000 美元不等，每年最高罰款為 150 萬美元。
• 第二層：公司通過合理的盡職調查會知道違規行為。 然而，人們不相信他們的行為是疏忽大意的。 每次事件的罰款從 1,000 美元到 50,000 美元不等，每年最高罰款為 150 萬美元。
• 第三層：公司故意疏忽，但能夠在違規後 30 天內糾正問題。 每次事件的罰款從 10,000 美元到 50,000 美元不等，每年最高罰款 150 萬美元。
• 第四層級：公司故意疏忽，未能及時解決問題。 每次事故罰款 50,000 美元起，每年最高罰款 150 萬美元。

如果 HHS 確定存在蓄意惡意，則可能會提出潛在的刑事指控。 HHS 將與司法部合作，對嚴重違反者進行刑事處罰。

名譽受損

聯邦政府的處罰可能會在經濟上損害組織，但違反 HIPAA 會產生其他後果。 發現自己不遵守 HIPAA 標準的公司會損害其整體商業聲譽，從而導致現有客戶的潛在流失或無法吸引新客戶。

什麼是最好的符合 HIPAA 標準的電話系統？

雖然許多頂級 VoIP 提供商都有符合 HIPAA 標準的系統，但希望購買電話系統的企業應在購買前確認其解決方案符合聯邦法規。 讓我們看看一些最流行的符合 HIPAA 標準的 VoIP 電話系統。

Nextiva

Nextiva 是我們網站上最受好評的 VoIP 提供商之一，Nextiva 的許多平台都符合 HIPAA 合規性準則。

主要特點

• 無限通話
• 高清語音
• 實時存在
• 在線傳真
• 會議線路
• 團隊協作

優點缺點

價錢

Essential：每位用戶每月 18.85 美元起

• 無限語音通話
• 無限網絡傳真
• 免費本地和免費電話號碼
• 24×7 客戶支持

專業版：每位用戶每月 22.95 美元起

• 所有基本功能
• 無限的音頻和視頻會議
• 商務短信
• 團隊協作工具
• 語音信箱到電子郵件和短信

企業：每位用戶每月 32.95 美元起

• 所有專業功能
• 通話錄音和語音分析
• 音視頻會議錄製
• Microsoft 和 Salesforce 集成
• 單點登錄管理

環中央

作為最受歡迎的 VoIP 提供商之一，RingCentral 具有 HIPAA 設置，旨在刪除符合 HIPAA 合規性工作的信息。

主要特點

• 語音信箱和問候語
• 視頻會議
• 無限商務短信
• 免費電話和本地電話號碼
• 在線會議

優點缺點

價錢

Essentials：每位用戶每月 19.99 美元

• 最多 20 個用戶
• 商務電話或免費電話號碼
• 美國和加拿大境內無限通話
• 無限商務短信

標準：每位用戶每月 27.99 美元

• 所有 Essentials 功能
• 對用戶沒有限制
• 100 多個國家/地區的商務電話號碼
• 無限的音頻會議

高級版：每位用戶每月 34.99 美元

• 標準中的一切
• 自動通話錄音
• 單點登錄
• 多站點管理和管理

終極版：每位用戶每月 49.99 美元

• 高級版中的所有內容
• 設備狀態報告
• 設備狀態警報
• 無限存儲

飛漲

另一個領先的平台，Zoom 提供 HIPAA 合規性以及根據客戶需求在網絡級別更改設置的能力。

主要特點

• 高清視頻和音頻
• 參與者攝像頭饋送
• 純音頻會議
• 跨平台消息傳遞

優點缺點

價錢

隨用隨付：每位用戶每月 10 美元

• 基於美國和加拿大的號碼
• 國內短信彩信
• 分機到分機和外呼

無限區域通話：每位用戶每月 15 美元

• 與美國和加拿大無限通話
• 從多個設備撥打和接聽電話
• 可選附加功能，可撥打另外 18 個國家/地區的電話

Pro Select Global：每位用戶每月 20 美元

• 直撥號碼
• 在 40 多個國家/地區無限通話
• 高級電話功能

Vonage

Vonage 通過其首選的溝通渠道為醫療保健公司提供符合 HIPAA 標準的解決方案。

主要特點

• 通話保持
• 來電顯示
• 高清語音
• 來電篩選
• 通話連續性
• 一個分機上的多個設備

優點缺點

價錢

移動設備：每位用戶每月 14.99 美元

• 無限通話和短信
• 移動和桌面應用程序

高級版：每位用戶每月 24.99 美元

• 視頻會議
• CRM 集成
• 多級自動助理

高級：每位用戶每月 34.99 美元

• 通話錄音
• 語音郵件轉錄
• 白手套設置

撥號盤

Dialpad 建立在 Google 平台之上，已成為最可靠的 VoIP 提供商之一。

主要特點

• 無限通話
• 移動和軟件電話應用程序支持
• 通話錄音
• 自定義路由
• 免費電話號碼支持
• 自動垃圾郵件檢測

優點缺點

價錢

標準：每位用戶每月 20 美元

• 第三方軟件集成
• 語音郵件轉錄

專業版：每位用戶每月 30 美元

• 與應用程序的擴展集成
• 更多響鈴組
• 24/7 客戶服務

企業：致電撥號盤獲取客戶報價

• 電話分機
• 高級分析
• 增強的用戶集成

結論

HIPAA 合規性對於任何與醫療保健數據交互的企業都很重要。 聯邦政府已將不惜一切代價保護患者數據作為優先事項，對那些不遵守法律的人實施嚴厲處罰。 雖然 VoIP 行業已在很大程度上適應 HIPAA 需求，但使用新的或更小的 VoIP 提供商的公司可能會發現自己獲得的保護比需要的要少。 企業應將 HIPAA 合規性和 VoIP 提供商提供 HIPAA 安全解決方案的歷史作為其整體購買決策的一個組成部分。

符合 HIPAA 標準的 VoIP 常見問題解答