最佳酒店 VoIP 電話系統和重要功能

VoIP 行業本身正在崛起。 全球企業移動性是企業轉向 VoIP 並擺脫傳統電話線路的主要驅動因素，預計到 2020 年其價值將達到令人難以置信的 5000 億美元。

在所有受益於大力推動 VoIP 的行業中，酒店業名列前茅。 在這裡，我們將更仔細地研究適用於酒店的最佳 VoIP 商務電話系統以及要尋找的功能。

與標準固定電話相比，VoIP 和虛擬 PBX 解決方案帶來了許多好處，其中最顯著的是節省了大量成本。 但除了這些成本節省之外，商務 VoIP 還引入了一系列特性和功能，這些特性和功能不僅適用於更典型的組織，而且還特別適用於酒店業。

• 例如，使用虛擬接待員，如果實際的酒店員工正在從事其他活動，那麼打電話預訂房間的人永遠不需要等待。 他們可以立即連接到第三方地點的代表，該代表可以處理所有預訂和客戶互動事宜，很可能沒有意識到他們不是在與他們將要入住的酒店的人交談。
• 國際和長途電話的便捷性，以及上述成本節省，可以顯著提高酒店的底線——尤其是如果它們迎合出差旅行的商務人士。
• 在線傳真提高了工作效率並增強了隨時隨地的協作，而 IVR 菜單允許酒店組織創建相關、有用和特定的自動問候語，以改善當前和現有客戶的體驗。
• 自動呼叫路由、短信功能和其他功能也是酒店員工和他們致力於服務的客人的主要吸引力。

這些只是 VoIP 電話系統可以為酒店業帶來重大好處的幾種方式。 事實上，這只是表面上的問題——VoIP 成為該行業採用的一種技術的原因有很多。 讓我們潛入水中。

尤其是經營酒店業務通常涉及大量文書工作：例如信用卡付款和報表、護照（針對海外旅客）。 重要文件的郵寄也是必不可少的。 一次接待數千名客人的酒店可能會在紙張、墨水和打印機需求上花費無窮無盡的金錢； 如果應用得當，在線傳真可以消除大部分（如果不是全部）這些成本。 在此過程中，它將騰出一條專用電話線，這取決於您酒店的規模，可以顯著降低成本。

在線傳真與傳統傳真非常相似——只是在這種情況下，文檔會在需要打印之前被掃描並通過電子郵件發送。 您仍然可以向特定號碼發送傳真，但現在您可以在沒有傳真機的情況下這樣做。 這通常是一個非常靈活的選項，因為它支持各種不同的文檔類型，例如 .DOC 和 .PDF。 除了多功能之外，這使其成為一種廉價的選擇。 下面，您可以看到 Nextiva 的在線傳真正在運行。 密切注意前面的電話，以及傳真如何直接發送到您的電子郵件。

此外，這不僅有助於酒店組織降低上述成本，而且還可以定位為另一種“增值”服務，旨在吸引商務旅客的注意力。 如果商務旅行者住在您的酒店並在城裡參加會議等活動，那麼他們很可能需要在旅途中盡可能保持高效。 這可能意味著他們需要立即將重要文件發送給客戶或同事。

您提供與在線傳真一樣方便的功能這一簡單事實通常足以讓人們預訂房間，這可能意味著如果他們再次來到城裡，他們將更有可能回到您的組織。 他們可以在不離開酒店的情況下，從生產力角度執行他們需要的任何功能。 在線傳真通常為用戶提供電子簽名功能，以使文件正式化，並為以電子方式發送的任何內容提供額外的法律安全性。 現在客人和員工可以完全控制他們發送的文件。

當客人在另一個國家/地區時，便利尤其重要。 例如，如果需要護照複印件作為身份證明，您的酒店可以立即收到該複印件。 不言而喻，必須優先考慮客戶體驗，而在線傳真使酒店能夠這樣做。

將護照或出生證明副本等文件直接發送到您的電子郵件而不是打印出來，可以為那些極其敏感的文件提供額外的安全保障。 建立信任對酒店很重要，因為客人希望在離開時有賓至如歸的感覺。 具有顯著優勢的小功能在改善整個客戶體驗方面發揮了重要作用，並將鼓勵他們回來。

當客人出國旅行時，他們自然希望與回家的朋友和家人保持聯繫。 他們需要讓人們了解他們的旅行進展和行程，並經常利用那些寶貴的安靜時光回到酒店。

問題是通過傳統電話系統撥打國際電話通常非常昂貴——無論是對於酒店還是對於最終將為其帳戶支付部分商務電話費的用戶而言。 根據 Business.com 的一項研究，通過傳統固定電話從美國打到墨西哥 30 分鐘的平均費用可能在 8.10 美元到 10.26 美元之間，具體取決於提供商。

VoIP 通過 Internet 連接工作，因此從數據的角度來看，撥打國際電話與發送電子郵件或參與在線聊天會話並沒有太大的不同。 數據就是數據，作為提供服務的企業，您可以享受隨之而來的效率和成本效益收益。 客人不必擔心撥打國際電話的費用，員工也不必與希望預訂房間的海外客人取得聯繫。

另一項研究表明，切換到 VoIP 可以幫助企業將國際電話的成本降低多達 90%。 平均而言，大多數各種規模的企業都可以節省 50-75%。 這些不僅可以幫助顯著降低任何酒店業務的成本 - 它也是您可以用來鞏固自己在您所在地區的競爭優勢的好處。

與其花大量的錢接觸國際客人並失去預訂額外房間所帶來的一大筆利潤，您可以通過互聯網免費聯繫這些客人，而不必擔心費用。 同樣，當您不必擔心成本時，您不必擔心談話速度會加快，這可能會影響人們預訂房間。 相反，您的員工可以只關注客戶體驗。

無論旅行者是想在度假期間與家人保持聯繫，還是需要在緊急情況下更新親人的信息，都應該有這樣的選擇，即如果不是免費的話，可以輕鬆、廉價地做到這一點。 如果這是他們的優先事項，並且您將低成本或免費國際電話作為預訂房間的標準功能推銷，那麼預訂房間可能會有所不同。

“交互式語音響應”的縮寫，IVR 菜單是您在致電企業時聽到的自動問候語。 通常，您會收到一條簡短的歡迎信息，並被要求“按 1 與銷售部門通話； 按 2 與支持代表通話”等。

到目前為止，IVR 菜單是面向客戶的組織（如酒店業）更有效地處理來電的絕佳機會。 鍵盤上的每個號碼都可用於將呼叫者路由到特定地點，具體取決於他們首先呼叫的原因。

您不僅不需要雇用接線員來手動路由這些呼叫，而且您甚至可以根據業務變化的方式在一天中的不同時間使用不同的菜單。 此外，人工智能將在 IVR 系統中發揮更大的作用。 請參閱下圖以更好地了解其工作原理：

請記住，與與任何其他類型業務互動的客戶一樣，客人希望快速有效地被引導到相應的部門。 如果他們預訂房間，他們想立即與允許他們這樣做的人交談。 如果他們對計費有疑問，他們希望盡快解決。 IVR 菜單是您做到這一點的絕佳機會，無需手動將呼叫者從一個部門路由到另一個部門，以找到合適的人與之交談。

這以幾種不同的方式使您的普通酒店業務受益。 首先，客人可以盡可能快地與正確的部門建立聯繫，從而加快問題和疑慮的解決時間，並普遍改善用戶體驗。 同樣，這也意味著您可以更輕鬆地處理更多呼叫，再次全面改善您業務的客戶服務部門。

通常，酒店客人需要很多幫助——但與此同時，如果他們趕時間和/或不想在工作時被支持代理卡住，他們可能會猶豫是否真的要求幫助假期。 這是一種常見的情況，也強調了通過 VoIP 進行高級呼叫路由的重要性。

借助高級呼叫路由和自動呼叫分配，您擁有比基本呼叫路由中簡單的 24/7 設置時間表更多的選擇。 您可以根據需要轉發號碼，可以是同時撥打的號碼，也可以是按順序撥打的號碼，具體取決於具體情況。 您甚至可以根據呼叫是否已接聽或未接聽來執行不同的功能。

如果您不接聽，您可以讓某人自動轉接到語音信箱。 如果這樣做，您可以錄製通話、將其置於保留狀態、將其轉接到其他號碼等等。 高級呼叫路由甚至可以將呼叫者路由到支持代理移動設備等替代號碼，或使組織能夠建立獨特且可定制的時間表。

酒店總是需要確保他們以一種優先考慮客人需求的方式與客人互動。 高級呼叫路由是您必須做到這一點的最佳機會之一，同時提高您能夠同時提供的客戶體驗的整體質量。

同樣，您從 VoIP（以及上述 IVR 菜單和高級呼叫路由功能）中獲得的酒店業務的另一個主要好處與虛擬助理的概念有關。

如果您不熟悉虛擬助手，顧名思義，它們是一個數字助手——不是真人——可以撥打電話、執行某些電話管理任務，並使用機器學習技術來處理更具體的任務，而無需讓用戶感覺自己在和機器人說話。 虛擬助手和聊天機器人經常作為同義詞使用，因為它們執行相同的任務。 如果您了解聊天機器人的功能，那麼您也了解虛擬助手的功能。

Vonage 的 Vee 是虛擬助手的一個真實示例，它可以設置和管理帳戶和桌面電話，為您的服務添加群組通話和虛擬接待員功能等等。

通常，虛擬助手使用機器學習和自然語言處理等複雜技術，並且可以更擅長處理常見的客戶查詢，例如跟踪包裹，或將人們引導到正確的代理和/或部門以獲得更具體的幫助。 但即使除此之外，僅此一項的好處是很多的：

1. 虛擬助手可幫助您的員工從手機中解放出來，以便他們可以為有重要問題和問題的客人提供更多的個人關懷和關注。
2. 虛擬助理通常比僱用實際員工（並支付福利）來做同樣的工作要便宜得多。

即使您的所有員工當天都回家了，虛擬助理也可以為客戶和客人提供信息和支持，同時提供積極的客戶體驗。 在酒店業，這是勢在必行的，因為員工在與客人面對面交流時必須快速工作。 如果前台文員需要為客人叫出租車，他們可以簡單地要求虛擬助手這樣做。 有些人可以走得更遠，以最便宜的價格找到最近的出租車服務，而無需員工費力。

SMS 消息是另一個術語，用於描述大多數人每天無數次在智能手機上收到的快速、高效的文本消息。 使用傳統電話線，您無法發送 SMS 文本消息，而使用 VoIP，您可以。

從任何 VoIP 終端或連接的移動設備，您可以在幾秒鐘內立即向特定號碼甚至大組號碼發送快速更新。 例如，如果您需要向客人發送快速安全更新以使他們了解火災等流動情況的最新信息，您可以將該信息作為基於 SMS 的數據消息發送給當前入住酒店的所有客人馬上。 想想琥珀警報是如何工作的。

這不僅對火災等情況非常有用，而且在告知人們不幸的常見情況（如主動射擊者）時也非常重要。 它甚至可以在許多基本情況下派上用場，例如提醒人們注意城鎮周圍發生的有趣事件，提醒他們有關交易和您可能正在進行的某些促銷活動等等。

在這裡，您可以看到最好的 VoIP 電話系統在提供的功能方面是如何相互競爭的。 這些功能是我們已經在整篇文章中廣泛提及的功能。 但是，僅僅因為您知道要尋找哪些功能並不意味著您知道哪個提供商適合您。 價格和客戶服務也起著重要作用，因此請確保您也訪問 Nextiva、Vonage、RingCentral、Jive、8×8 和 Mitel 網站。

呼叫路由	是的	是的	是的	是的	是的	是的
在線傳真	是的	是的	是的	是的	是的	是的
虛擬助理	是的	是的	是的	是的	是的	是的
IVR 菜單	是的	是的	是的	是的	是的	是的
國際電話	是的	是的	是的	是的	是的	是的
自動群發短信	是的	是的	是的	是的	是的	是的
客戶關係管理整合	是的	是的	是的	是的	是的	是的

有大量設備可供有興趣轉向 VoIP 的酒店使用。 在這裡，我們將快速概述一些對我們來說最突出的設備。 我們還將向您展示不同的價格範圍，以便您更好地了解酒店的預算。

酒店 VoIP 電話系統

讓我們從酒店的 VoIP 電話和電話系統開始，這是酒店與客人溝通以及客人預訂房間、訂購客房服務、與家人保持聯繫以及提出他們遇到的任何潛在問題所需的最重要工具. 這些電話的設計考慮了酒店業。

思科 SPA525G2 5 線 IP 電話

這款不起眼的 VoIP 電話非常適合小型酒店的前台，而且提供的功能數量驚人地低。 你可以在亞馬遜上找到它，它包括免費送貨。 您還可以選擇購買耳機、耳機升降器或兩者都與手機一起購買，但需額外付費。 您甚至可以選擇購買多達十部手機。

例如，Cisco SPA525G2 帶有 5 條線路。 節假日業務開始回暖，最好多開幾條線路，以防客人有疑問而其他人想預訂房間。 更多技術功能，例如與藍牙的額外連接、以太網供電或 Wireless-G 客戶端。

這可以幫助從手機順利轉移呼叫。 它有一個 USB 端口、一個 MP3 媒體播放器並支持 Cisco MonitorView，它允許您從遠程 IP 攝像機將視頻流式傳輸到其彩色顯示器。

在這裡，我們將快速列出亞馬遜上的一些功能：

• 通過以太網供電、具有 Wi-Fi 保護設置 (WPS) 的 802.11g Wi-Fi 客戶端和藍牙耳機支持增強了網絡連接性。
• 圖形範圍、高分辨率 3.2 英寸 QVGA 320×240 彩色屏幕。
• 為語音設置簡單易用的虛擬專用網絡 (VPN) 客戶端。
• 使用 Cisco MonitorView 從您的電話監控多達 4 個攝像機。
• 直接在手機上支持生產力應用程序。
• 支持多媒體功能，例如播放 MP3、顯示數碼照片和查看 RSS 源。
• 寬帶音頻可提供無與倫比的語音清晰度和增強的揚聲器質量。
• 支持面向小型企業的 Cisco Unified Communications 500 系列的會話發起協議 (SIP) 和智能電話控制協議 (SPCP)。

Polycom VVX 601 有線商務媒體電話系統

這款時尚的 Polycom 電話不僅美觀，而且是大型酒店的主力，這些酒店通常會定期接聽大量電話。 這款手機在亞馬遜上列出，免運費。 它配備 16 行、一個大觸摸屏和一個簡單的佈局，在炎熱的時候操作不會令人困惑。

有兩個 USB 端口，通過外部 USB 攝像頭進行視頻播放和視頻會議，集成藍牙，以及用於定制開發的完整 API 工具包，這對於已經擁有特定係統的酒店特別有用。

這使您可以輕鬆地根據自己的喜好定製手機，從而增強用戶體驗，並不可避免地提升客戶體驗，讓您的員工有信心專注於手頭的問題，而不是弄清楚如何使用手機。

以下是一些讓這款手機值得您考慮的額外功能：

• 所有音頻路徑（揚聲器、聽筒、耳機）上高達 14KHz 的高清語音技術。
• 2 個以太網 10/100/1000。
• 2 個 USB 2.0 主機。
• 綠色 - 低功耗。
• 零接觸配置即插即用配置。
• 強大的 SIP 功能堆棧。
• 廣泛的配件支持（擴展模塊、攝像機配件）。
• Skype for Business 和 Office 365 Cloud PBX 互操作性（訂購以“-019”結尾的“Skype for Business Edition”代碼）。

Yealink SIP-T48S 超優雅觸屏IP電話

Yealink SIP-T48S 聽起來像是最新款的高中生和大學生計算器，但我們保證這實際上是一款 VoIP 電話——而且是一款不錯的電話。 它目前在亞馬遜上列出，包括免費送貨。 從圖片中可以看出，觸摸屏很大，有 7 英寸。

對我們來說最引人注目的是關於這款手機的評論。 它提供了大量功能，我們將在稍後列出，這些功能質量非常高。 有人評論觸摸屏有多亮，這有助於提高手機的清晰度和可用性。

音質很高，另一位評論家提到手機的重量也令人滿意。 很難以如此低的價格找到一款結構合理且功能齊全的手機。 億聯真的超越了這裡。

現在讓我們看一些更具體的功能：

• 7 英寸彩色觸摸屏，分辨率為 800 x 480。
• 雙端口千兆以太網。
• AC 100~240V 輸入和 DC 5V/2A 輸出。
• 29個觸摸鍵。
• 高清揚聲器和高清手機。
• Linux 操作系統。
• 3路會議。

酒店耳機

您可能已經註意到我們上面列出的電話有電線。 如果您整天坐在辦公桌前，那麼是否有繩索並不重要。 然而，在很多情況下你可能不得不起床，但為了簡單的事情讓客人暫停是很尷尬的。 為了消除這種潛在的情況，我們將展示一些 VoIP 耳機，以便您可以在需要時起床。

VXi Blueparrott B350-XT

這些耳機都是為了方便，它在酒店的呼叫中心代理或前台經理中起著重要作用。 有時，您需要來回奔波以親自接待等候的客人，需要去打印機處整理文件，以及在打電話時幫助其他員工。

您可以隨時讓來電者處於等待狀態，但有時會讓人感到不舒服，並且可能會破壞整個體驗。 這對藍牙耳機可以在亞馬遜上找到。

VXI Blueparrott 耳機看起來有很多功能，但它們可以舒適地戴在您的頭上，同時可以阻擋 96% 的背景噪音。 這允許座席在必要時關注呼叫，以確保客戶得到座席的全神貫注。

其他一些功能包括：

• Parrott Button 可以使用 Blue Parrott 智能手機應用程序進行編程。 （iOS 和安卓）。
• 無與倫比的高清語音通話質量和 96% 的降噪性能。
• 近場通信 (NFC) 可實現輕鬆、即時的配對。 通話 24 小時，通過 micro USB 充電。
• 可同時與兩部手機或一部手機和 PC 一起使用。 經久耐用，全天舒適。
• 麥克風頻率響應：100 Hz 至 10 kHz。 在 1 毫瓦時，聲壓級為 123 dB 正負 3 dB。

微軟生活聊天 LX-6000

在這裡，我們有另一副無線耳機，在亞馬遜上的售價為 39.27 美元，非常實惠。 這些耳機比第一對稍笨重，但微軟保持輕巧，僅重 5 盎司。 對於一副降噪耳機來說，這還不錯。 發燒友也知道這一點。

這些耳機的另一個優點是用戶可以輕鬆訪問的設置。 如果前端代理必須與前台的某人通話，或者如果聲音太大或太小，可以調節音量。 在舒適度方面，耳朵周圍的填充物也很重要。 代理商可以整天佩戴這些，幾乎沒有耳朵不適。

現在讓我們深入了解更具體的功能：

• 清晰的立體聲——寬帶數字音頻準確再現聲音。
• 降噪麥克風——會議和電話會議將更有效率，因為聲音清晰地穿透了嘈雜的環境。
• 內聯音量和麥克風控制——使用方便的內聯控制即時調整音量或靜音。 通話指示燈讓人們知道您“忙”。
• 即插即用簡單 – 無需軟件。 只需將其插入，您就可以開展業務。
• 全天舒適 – 符合人體工程學的聽筒和 270 度可調節麥克風提供全天舒適。

發現 D904

在我們繼續之前，我們想提一下這些是頂級（閱讀：昂貴）耳機，也可以在亞馬遜上找到。 但是，您一分錢一分貨，並且提供兩年保修。 這些耳機重量輕，配有充電座，可充電 9 小時。

這使座席可以繼續他們的一天，而不必擔心停下來給耳機充電。 它們還與 Mac 和 PC 100% 兼容，因此用戶可以直接在他們的計算機上工作，而無需來回切換。

我們還想指出，僅僅因為耳機是無線的，並不意味著代理可以起身去任何他們喜歡的地方。 在一段距離（通常很短）之後，連接變得參差不齊，使它們毫無意義。 然而，Discover D901s 的射程為 1,200 英尺，這再次確保代理可以四處走動而不必擔心失去連接。

以下是這些耳機包含的更多令人印象深刻的功能：

• 體驗高達 1200 英尺（典型辦公室為 400-600 英尺）的無線自由度，讓您在辦公室中行走和交談，對話清晰。
• 重量輕，帶有可調節頭帶和柔軟的人造革耳墊，全天舒適。
• 兼容 98% 的有線桌面電話。
• Discover D901 無線耳機內置降噪麥克風，因此您的來電者可以聽到您的聲音，而不會受到背景干擾。
• 您享有 2 年的高級更換保修，這意味著在耳機有缺陷的情況下，保修過程可以快速簡單地獲得更換。

與任何其他行業相比，酒店業幾乎比任何其他行業都更依賴溝通作為他們為客戶提供體驗的基石。 這是一條雙向的道路——這不僅是客人如何獲得問題的答案和問題的解決方案，也是酒店和其他組織如何讓人們了解他們需要了解的所有信息以充分利用他們目前正在進行的旅行。

有一天，通過電話線進行簡單的語音通話就足以完成工作。 那些日子正式結束了。 在絕大多數美國人擁有某種智能手機的時代，人們希望在如何、在何處以及為什麼與與其有關係的企業進行溝通方面擁有更大的靈活性。 他們希望每天 24 小時都能獲得優質高效的客戶服務。 他們不想等待解決他們的問題。

借助高級呼叫路由、在線傳真、虛擬助理等功能，很明顯，企業虛擬電話服務是您改善客戶體驗的最佳機會，並且始終保持良好狀態，同時降低成本並提高運營效率一舉一動。

披露 – GetVoIP 團隊撰寫我們希望您喜歡的內容，並努力提供我們所能提供的最佳建議。 我們的團隊有附屬合作夥伴關係，並且可能會根據我們的建議從您的購買中收取推薦佣金。 這不會影響我們發布的內容，而只會支持我們誠實地努力為您提供最好和最透明的信息。 所有建議均基於我們自己的獨立研究和實踐經驗。