HR 如何使用電子郵件簽名來代表公司文化？

已發表: 2022-07-12

超過 62% 的營銷人員使用電子郵件簽名，作為一種有價值的工具，可以進一步擴大公司周圍的品牌知名度。作為電子郵件的簡單補充，您可以使用此營銷工具為您發送的每封電子郵件帶來專業元素，並附加有用的信息，幫助人們與您的工作帳戶保持聯繫。

然而，除了宣傳公司和確保更高程度的品牌知名度外，電子郵件簽名還可以用來進一步代表公司文化和促進溝通。事實上，提高溝通便利性的最後一點已經在各個主要營銷機構中得到了回應，89% 的營銷人員使用簽名來包含更多的聯繫信息。

在本文中，我們將探討在整個公司中使用電子郵件簽名的好處，介紹主要優勢，並展示如何幫助告知和發展內部公司文化。

讓我們開始吧。

如何在 Outlook 中添加電子郵件簽名？

在 Outlook 中添加電子郵件簽名非常簡單，只需幾分鐘即可創建和上傳簽名。借助高度可定制的選項和您可以求助的一系列在線創建者，實現公司範圍的簽名並不像您想像的那麼難。

在 Outlook 中，您可以遵循一個特定的過程：

首選項 –打開 Outlook 電子郵件帳戶後，導航至首選項，該首選項應位於屏幕左上角的窗口欄中。
簽名 -通過向下移動字母列表導航到簽名或選擇“幫助”，然後直接搜索它。單擊此按鈕可在 Outlook 中打開簽名頁面。
編輯 -單擊加號 (+) 以添加新簽名。然後，您將能夠編輯簽名的類型和名稱，然後再使用個性化字段和響應對其進行自定義。同樣，如果您使用第三方應用程序或服務創建了一個預先製作的簽名，您可以在此處直接上傳。
發布 -自定義您的電子郵件簽名後，您可以點擊應用，然後將更改發佈到您的帳戶。確保您選擇了電子郵件簽名。如果是，那麼您從您的帳戶發送的下一封電子郵件會自動在頁面底部包含電子郵件簽名。

有了這個，您已經快速創建並包含了一個電子郵件簽名，您可以在整個公司中平等地分發該簽名。

創建電子郵件簽名後，您將開始體驗這個有用的電子郵件添加的好處。通常，電子郵件簽名既有立竿見影的好處，也有隨著時間的推移而增加的好處。例如，雖然我們將很快討論這些簽名的即時好處，但現在使用一個意味著您發送到未來的每封電子郵件都將永久包含這些附加信息。

如果有人查閱他們的電子郵件並回顧過去的電子郵件以查看您可能說過的話，您的電子郵件簽名將永久提醒您公司的品牌、信息以及您可能包含的未來詳細信息。

使用電子郵件簽名的即時好處是巨大的，這個簡單的添加會產生很大的不同。在線電子郵件簽名可以：

提高專業性——超過 82% 的企業現在正在積極使用電子郵件簽名。出現這種情況的主要原因之一是它提升了專業形象。公司可以使用它們來展示他們的品牌，包括更多細節，並使用公司顏色。這不僅方便，而且增加了在線的專業感。
簡化聯繫——使用電子郵件簽名的另一個好處是員工可以包括更多的聯繫點。電子郵件雖然被廣泛使用，但遠非最有效的溝通方式。因此，包括電話號碼、備用電子郵件地址或其他聯繫方式將有助於人們與公司保持聯繫。
提升品牌認知度——品牌認知度是在線營銷的重要組成部分。事實上，即使只是在您的電子郵件中包含顏色，以反映您公司的顏色，也可以將品牌認知度提高多達 80%。貴公司的電子郵件簽名提供了一個絕佳的機會，包括營銷材料、品牌徽標和公司名稱。隨著時間的推移，這將有助於增加人們認可積極的客戶服務並將其與您的品牌聯繫起來的可能性。

雖然這些是包含電子郵件簽名的主要好處，但它們只是皮毛，這是您可以對您的業務進行的低成本更改之一。

儘管我們已經討論了將電子郵件簽名引入您的業務的外部好處，但您也能夠獲得內部優勢，人力資源部門使用電子郵件簽名來促進公司文化的進步。

電子郵件是企業內部溝通的核心方法，員工全天使用此流相互交談。有了這個先例，人力資源部門可以在他們的溝通中包含一系列額外的信息。

例如，HR 可以使用電子郵件簽名

進行公司調查——在從人力資源部門發送的電子郵件簽名中，員工可以包含指向人力資源部門最近正在進行的調查的鏈接。這可能包括指向關於工人條件的匿名調查、提供反饋的地方或當前正在進行的任何其他調查的鏈接。這為員工提供了一種簡單的方法來訪問一個地方來分享他們的感受，這是在人力資源電子郵件中節省每個人的時間，同時提供一個中心位置來搜索調查。

安排會議– HR 中的許多員工現在使用他們的電子郵件簽名作為存儲“預約會議”鏈接的位置。這些將把其他員工帶到一個在線平台，在那裡他們可以從可用的會議時段中進行選擇。當人力資源員工必須安排大量會議時，這可以為他們節省很多來回時間，同時還可以確保員工可以找到適合他們一天的時間。這是簡化公司內新會議的創建和分發的最佳方法之一。

發布新聞——最後，HR 可以通過他們的電子郵件簽名發布消息和公司新聞。從大型公告到他們可以分發的每日公告，電子郵件簽名是一個讓人們參與和更新的好地方，而無需集中精力閱讀公司新聞門戶。通過這種不拘一格的信息分發方式，您的人力資源團隊可以輕鬆地傳達信息，而無需付出額外的努力。

作為人力資源部門向其發送電子郵件的任何人都可以看到和訪問的單一位置，電子郵件簽名是一個包含有助於促進公司文化的元素的好地方。通常沒有得到充分利用，這是一個獨特的變化，您可以將其納入您的人力資源部門，從而產生巨大的影響。

雖然電子郵件簽名被廣泛討論為可用於改進專業溝通和提高品牌認知度的有用工具，但它很少被視為內部溝通的有用工具。除了簡單地為員工提供更多可能的方法來聯繫他們的人力資源代表之外，電子郵件簽名通常是進一步溝通的一個很好的佈告欄。

從包括日程安排會議按鈕到設計可以插入公司新聞的地方，電子郵件簽名是在公司環境中促進公司聯繫和文化的絕佳場所。