如何避免 IT 支持問題
已發表: 2021-05-06作為企業主，不可避免地會有我們沒有全面了解的部門。 這就是為什麼我們僱用技能和能力使其適合某些任務的員工的原因。 當鞋子不合腳時，我們可以完全外包這個角色。 擁有這些機制是提高業務效率的關鍵。
但是，某些問題比其他問題更嚴重。 最令人頭疼的問題之一是 IT。 當系統出現故障時，它會極大地阻礙生產力，或者在極端情況下使業務陷入停頓。 在一個完美的世界裡，我們不會遇到 IT 問題，但實際上，它們至少會偶爾出現。 在本文中，我們將學習如何降低風險，以及在不可避免地出現問題時如何最好地處理這些問題。
什麼是 IT 支持，它來自哪裡？
IT 支持的現代概念始於 1990 年代。 互聯網熱潮加速了 IT 幫助台的普及，但它在專業性方面經常有一些不足之處。 慵懶的年輕人坐在豆袋上，在一堆復古的小擺設下工作，是那個時代的常見刻板印象。 由於同事無法理解 IT 的複雜性，他們對工作的輕鬆態度更加大膽。 (1)
隨著每位員工的個人電腦成為常態，隨著技術的不斷進步，對技術支持的需求也在增加。 網絡熱潮在 2001 年 9 月 11 日襲擊發生時突然發生了動蕩的崩潰。這部分是由於對互聯網在 9 月 11 日災難期間的預期對於仍處於起步階段的基礎設施來說太大了。 (2)
然而，再加上對電子郵件和網絡瀏覽器等互聯網服務的依賴程度不斷提高，這些缺點再次強調了對 IT 支持的需求，具有諷刺意味的是，這有助於該行業的發展。 隨之而來的是提供基於電話的 IT 支持的大型呼叫中心樓層。
隨著公司從對 IT 服務日益增長的需求中獲利，通過標準化流程解決獨特和技術問題，IT 逐漸成為一個恐怖故事的領域。 聯繫呼叫中心是一項可怕的任務，通常委派給公司中地位低下的員工，或用作對錶現不佳的員工的懲罰。
結果，IT支持通過模仿和嘲笑進入了流行文化領域。 三部著名的電視節目包括展示書呆子陰暗領域的The IT Crowd 、通過喜劇鏡頭描繪平凡日常工作的 The Office以及帶有標誌性短語“計算機說不”的Little British 。 ’”
在最後一個例子中，這個標語被滑稽地用作對最合理請求的回應。 隨後，該短語成為了針對 IT 支持特有的無助和低效率的普遍感覺的冗長和充滿咒罵的爆發的簡寫。 (3)
如今，IT 支持功能與前幾十年非常相似，儘管存在一些差異。 它仍然是技術、硬件和軟件問題的首要呼叫點，但用戶也可以通過各種媒介進行交流，包括聊天門戶、電話和電子郵件。
對過去 IT 支持的創傷的記憶永遠不會落後，自動化程度的提高和對算法的依賴引發了有關道德和網絡安全的進一步問題。 儘管如此，我們永遠無法完全避免 IT 問題，但可以緩解這些問題。 (4)
如何避免 IT 支持的麻煩
正如許多人可以證明的那樣，預防往往比治療更有幫助。 IT 對您的業務至關重要，以下是一些關於如何保持系統運行的想法，最大限度地減少您對持續 IT 支持的需求：
- 聘請精通技術的員工：這聽起來很容易，但在招聘新員工的旋風過程中，調查某人的技術知識有多深很容易被忽視。 我們都知道遇到技術困難的感覺，只是一堆空白的面孔無奈地互相尋求支持，暴露了員工簡歷上的不實情。
- 保持軟件更新：人們與那些討厭的“系統更新”警告相關的常見情緒包括煩惱、困惑、重要性和沮喪，這說明了一切。 對於許多人來說，此類信息旨在被忽略，但這不應該是我們的回應。 (5)
更新可修復錯誤、提高安全性並解決開發人員注意到但您可能沒有註意到的其他內部問題。 使用簡單“好”的系統是一種自滿的表現，會讓你暴露在外——距離與 IT 部門的冗長電話更近了一步。 - 持續培訓員工和培養頂尖人才：IT 和更普遍的技術處於不斷發展的狀態，每 18 個月速度翻一番。 雖然可能並不總是能夠領先於曲線，但至少要知道曲線在哪裡是很重要的。 (6)
定期的員工培訓可以填補人們對所使用系統的知識的許多空白。 許多人可能對密碼強度的重要性知之甚少，甚至不知道如何解決基本平台問題。 將培訓工作交給精通技術的員工可以提高他們對工作的自豪感，結果可能是您的員工在解決出現的問題方面變得更加自給自足。 - 購買綜合套餐：在平台上購物時，您可能會想單獨購買東西。 這裡的服務器，那裡的網站佈局，以及來自 Discount Dave's 的桌面。 不惜一切代價避免這種情況，並嘗試從單一經銷商處購買完整的系統。 一個完整且同步的平台將減少麻煩。 如果確實出現問題，經銷商對系統各個角落的熟悉使他們能夠很好地幫助您，這比在科學怪人的零碎網絡中導航更可取且更有效。
- 明智地選擇升級時機：切勿在重大項目中升級您的系統，因為這會給您的工作流程帶來災難。 要有策略，在項目之間找到一個時間，讓你可以給予任務應有的關注。
- 牢記“計算機衛生” ：這一點是雙重的，既是字面的，也是比喻的。 計算機衛生聽起來像是對計算機進行物理清潔，但計算機衛生的原則與使用清潔且有利於網絡安全的產品和工具有關。 (7)
物理清潔您的技術也很重要。 灰塵會在您的計算機中堆積，阻塞空氣通道，從而導致過熱和性能下降。 溢出的食物或液體也可能導致嚴重問題，即使一切似乎都運行順利。
此外，選擇信譽良好的軟件來經營您的業務。 更便宜或免費的替代品可能看起來很有吸引力，但它們通常會帶來不必要的間諜軟件或數據跟踪負擔。 這些惡意行為者是一種持續存在的威脅，並且會更快地將您發送到 IT 支持。
如何最好地處理您的 IT 支持體驗
您無法永遠躲避 IT 支持。 總有一天你會需要這些服務。 知道確實存在出色的 IT 支持選項，您會感到寬慰。 時機成熟時，請遵循此建議，以使您的體驗盡可能無縫。
- 盡量減少你的憤怒：不文明行為和電話使用齊頭並進。 現代手機不僅降低了社交技能和粗魯，而且對電話中的陌生人，尤其是支持人員的粗魯也很常見。 在混合中投入大量的挫敗感，你會驚訝於你的行為有多麼具有爆炸性。 (9)
僅僅因為你心煩意亂或困惑，這並沒有賦予你變得咄咄逼人的權利，也無助於解決你的 IT 問題。 在這種情況下，耐心將是一種美德。 冷靜地解釋你的情況，並仔細聆聽他們的反應。 當您感到困惑時，執行他們所說的並提出問題。
當然，在某些情況下，您可能得到了低於標準的服務，或者您自己可能會感到無禮。 盡可能在何時何地解決這個問題，無論是在通話結束時，還是在事情特別糟糕時與他們的經理上報。 - 提出合理的要求：IT 支持是一個持續的過程。 那邊沒有無憂無慮的熱帶海島目的地等著你，云總會來的。 因此，您需要提出理性和建設性的要求。
期望“您修復 X 並立即執行”不會讓您的系統更快地啟動和運行，並且可能會使那些試圖幫助您的人感到沮喪。 另一方面，建議您需要在特定時間達到特定點才能完成特定工作，這將給 IT 支持人員更多的工作機會。 - 在解決問題時避免談論金錢或折扣：金錢是一個非常敏感的話題，在嘗試解決 IT 問題時可能沒有幫助。 不必要地提出這個問題會使過程混亂和復雜化。 財務可能不是您正在與之交談的人的“部門”這一事實會使情況更加複雜。
如果您真的擔心服務成本與您獲得的支持相比，那麼有適當的方式來傳達這一點。 通常寫一封電子郵件，您可以在其中清楚地陳述您的觀點並清楚地記錄您的交流，這是一個好主意。
綜上所述
IT 支持是一個對大多數企業的工作流程至關重要的行業。 自從它起源於 1990 年代，一直到它令人憤怒的名聲和隨後的模仿，許多人都試圖避免它。 遵循上述關於更新和技術知識的一些提示，將有助於降低您需要 IT 支持的頻率。 當這種需要確實出現時，一點禮貌和尊重可以使體驗更具建設性。
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