如何選擇 VoIP 提供商

從呼叫中心到初創公司，大多數企業都在考慮或已經開始用互聯網協議語音 (VoIP) 電話系統取代現有的電話服務。 進行轉換的原因有很多，已經採用這些系統的公司可以證明這些原因。 本文將介紹如何選擇最佳 VoIP 服務提供商的一些方面。

選擇 VoIP 提供商的標準

VoIP 電話系統為其用戶提供的不僅僅是電話服務。 這些平台可用於視頻通信、與同事的即時通訊等。 由於具有豐富的功能集，您在選擇 VoIP 工具時應該考慮一長串標準。

在本文中，我們將介紹以下部分：

• 寫下你的要求
• 涉及的成本
• 可用功能
• 客戶支持
• 第三方集成
• 網絡電話安全
• VoIP 正常運行時間
• VoIP 提供商細分
• 經常問的問題

但首先——寫下你的要求

因為在選擇 VoIP 電話時需要考慮很多事情，所以寫下您正在尋找的要求很重要。 從固定電話等傳統電話服務切換到 VoIP 平台是一大步。 考慮一下電話系統中哪些元素對您來說是絕對必要的。 以下是您可能考慮切換到 VoIP 電話系統的一些原因：

• VoIP 電話系統顯著降低了 PSTN 系統的成本。
• 該技術為您提供了一個多合一的通信平台。
• VoIP 電話服務為 PSTN 無法提供的手機和其他移動設備提供改進的服務。
• 這些平台提供先進的技術，學習曲線可以忽略不計。
• 您可以調整 VoIP 工具上的席位數量，以輕鬆滿足不斷變化的業務規模。

這可能包括降低您的商務電話費的成本並擁有一定數量的電話線。 但不要害怕超越這一點。 想想您的 PSTN 缺乏的功能以及 VoIP 平台如何幫助填補空白。 寫下所有這些要求將有助於讓您保持井井有條，並確保您不會錯過任何對您很重要的事情。

涉及的成本

價格將是選擇適合您的提供商的重要組成部分。 但是，最低價格可能並不總是最好的價格，因為服務質量、客戶支持、服務計劃選項等因素肯定會影響 VoIP 提供商的最終決定。 以下是與 VoIP 商務電話相關的各種費用的明細。

每次安裝價格

傳統的 PSTN 電話依賴於將您的系統連接到電話服務提供商的銅線。 由於 VoIP 系統通過互聯網連接，因此在安裝方面應該不收取任何費用或收取很少的費用。 最多，您可能只需要支付帳戶激活費。 但是，這將是您帳戶的一次性費用。

每位用戶的價格

您可以期望 VoIP 線路在 20-30 美元/月/用戶之間運行。 基本功能，例如無限制外撥電話（通常適用於美國和加拿大）、免費通話時間、自動話務員、呼叫轉接、來電顯示、呼叫等待、通話錄音、每位用戶通話等。 您的 PBX 可能會讓您選擇按年或按月付款。

附加費用

與 VoIP 服務相關的最大費用肯定是安裝和按用戶收費的充電器。 但這裡有一些您可能會遇到的其他費用：

• 免費通話時間——您的計劃可能包括免費通話時間，但它們可能不是無限的。 因此，如果您超出分配的金額，您將被收取費用。
• VoIP 硬件— 您可能需要為新電話系統購買額外的硬件，例如全新電話或模擬電話適配器
• 升級計劃- 如果您認為您使用的 VoIP 計劃不適合您的業務需求，您可以升級到更高級別。 但是，當然，您應該期望隨之而來的是更高的價格標籤。

網絡電話功能

標準功能

這可能不費吹灰之力，但重要的是要確保您選擇的平台具有您需要的 VoIP 特性和功能。 但是，如果您不確定應該注意什麼，這裡有一些需要考慮的功能以及它們為何重要：

• • • 自動話務員— 自動話務員是一種菜單系統，它使用自動語音提示來幫助將呼叫者導航到正確的座席或部門。 這將節省您的團隊時間和金錢，因為它可以取代現場接待員。
    • 呼叫轉移- 使用此功能，您的客戶的電話將永遠不會無人接聽。 VoIP 系統將允許您將呼叫轉移到另一個分機或完全不同的電話號碼。
    • 呼叫分析——這使您可以收集呼叫會話指標、行為趨勢、座席績效等數據。 這樣，您就可以使用這些信息來做出數據驅動的決策。
    • 軟件電話— 軟件電話應用程序允許您在任何支持 WiFi 的設備上撥打電話或發送消息。 這樣，您就可以隨時隨地進行對話。
    • 商務短信——VoIP 系統使您能夠直接從平台發送短信。 有時某些情況需要文本而不是電話，因此您無需在平台之間切換即可。
    • 語音郵件到文本- 此功能轉錄您的語音郵件並將其作為 SMS 文本發送到您的手機。
    • 視頻會議— VoIP 電話系統通常提供視頻聊天工具，因此您可以以最方便的方式與客戶和同事協作。

高級功能

由於 VoIP 電話平台提供的不僅僅是電話服務，因此值得您花時間利用這些工具必須提供的一些更高級的功能。 這包括 VoIP 功能，如人工智能、呼叫分析、IVR 系統和本地第三方集成。 但是，您正在尋找的功能越高級，您在大多數情況下支付的價格就越高。

VoIP 提供商在向用戶收取更高級計劃的費用方面會有所不同。 隨著您在付費定價計劃選項中的進一步下降，許多平台將提供更高級的功能。 其他供應商，如 Nextiva 和 Telnyx，提供購買特定功能的選項。 這樣，您只需為所需的功能付費。

客戶支持

重要的客戶和同事通信通過您的 VoIP 工具進行。 因此，如果出現問題，您需要確保它立即得到處理。 一些提供商每週 7 天、每天 24 小時通過在一天中的特定時間外包其客戶支持來提供支持。 大多數其他 VoIP 提供商在正常工作時間提供電話支持

在您需要時提供客戶支持對於住宅和商業 VoIP 都極為重要。 因此，了解您將獲得何種類型的支持，以及何時可以獲得支持絕對是必須知道的。 以下是您應該在 VoIP 提供商的客戶服務產品中尋找的其他一些因素：

簡單性——除了將呼叫路由到多個座席之外，呼叫期間的等待時間是用戶應該盡可能減少的事情。

現場代表- 現場代表是尋找的理想支持選項，因為他們隨時可以與您討論問題。 與人聊天將使雙方在需要時更容易詳細說明和解釋。

自助服務選項— 強大的客戶服務產品將為您提供的不僅僅是與代表聊天的能力。 這包括在線門戶、視頻教程、常見問題解答和/或其他基於 Web 的替代方案。

第三方集成

VoIP 工具的最大優勢之一是它們通常帶有內置的第三方集成。 由於您的 VoIP 工具是您日常交流的關鍵，它們與您經常使用的工具同步。 以下是您可以期待的一些集成：

CRM — 許多 VoIP 解決方案將與您的 CRM 工具集成，因此您可以跟踪電話中的必要數據。 這種集成還可以提供更好的客戶體驗，因為該平台可以將您的代理連接到來電者的個人資料，有時甚至會自動創建一個新的支持票，其中包含有關該呼叫的信息。

SMS 和傳真— 大多數 VoIP 平台都在平台中內置了 SMS 和傳真功能。 但如果他們沒有該功能，您的工具應該與第三方 SMS 和傳真平台集成。

電子郵件軟件— 通過將電子郵件工具與 VoIP 系統同步，您將能夠利用電子郵件和呼叫管理。 例如，將 Microsoft Outlook 與您的 VoIP 工具集成意味著您可以將 VoIP 工具中的音頻文件直接發送到您的電子郵件中。

雲存儲集成— VoIP 工具應輕鬆與 Dropbox 或 Google Cloud 等雲存儲工具集成，這樣您就可以保證手機錄音的安全。 這樣，您就可以免受欺詐和訴訟等事件的侵害。

在選擇您的 VoIP 平台之前，請確保您的工具具有這些集成或任何您需要的集成。 您還可以留意提供第三方 API 集成的 VoIP 軟件，以便您可以根據需要自定義工具。

網絡電話安全

當它通過互聯網運行時，VoIP 服務會受到某些系統漏洞的影響。 因此，您的數據在技術上很容易被攔截或破壞。 這意味著您必須尋找能夠付出額外努力採取安全措施來保護客戶數據的 VoIP 提供商。

確保通話安全的最有效方法是通過高級加密。 這是指將數據從調用轉換為只能使用描述鍵解碼的編碼版本的過程。

VoIP 提供商的另一個強大安全性指標是他們是否在不同位置擁有多個數據中心。 數據中心內的多台服務器會導致服務冗餘，這意味著如果另一台服務器出現故障，一台服務器可以接管。 數據中心也是如此。 如果 VoIP 提供商在一個位置擁有多個數據中心，那麼如果另一個數據中心出現故障，其中一個可以接管。

以下是一些其他需要注意的事項：

• 數據中心審計
• 多因素身份驗證
• 高級賬戶管理

VoIP 提供商應為其每個可用計劃提供和宣傳安全措施。 提供商的套餐級別越高，您就可以期待更高級的安全功能。 只需確保您選擇的計劃能夠為您將使用的數據和敏感信息級別提供足夠的安全性。

VoIP 正常運行時間

正常運行時間是指您的 VoIP 服務在線和運行的時間百分比。 沒有供應商可以保證 100% 的正常運行時間。 由於 VoIP 在 Internet 上運行，意外中斷是不可避免的。 大多數供應商通常可以承諾大約 99.9% 的正常運行時間。

這似乎是一個可靠的數字，但正如我們之前所說，小數點後的位數將表明正常運行時間存在顯著差異。 例如，通常 99.999% 的正常運行時間相當於每年 5.26 分鐘的計劃外停機時間； 99.99% 相當於一年 52.56 分鐘。

這些數字之間的差異很大，因此檢查您的提供商可以保證的正常運行時間百分比非常重要，精確到最後一位小數。 如果正常運行時間百分比不包括維護和升級時間，那麼除了百分比之外，您可能還會看到更多的停機時間。

在服務通常中斷時詢問您的 VoIP 提供商也很重要，無論是周末還是非工作時間。 這可能會對您的客戶產生巨大影響。

在進行切換之前，需要考慮以下幾點：

• 預算——這應該是你首先考慮的事情之一。 在與 VoIP 提供商聯繫之前，請確保適當的計劃在您的預算範圍內。

• 功能- 確認您使用的任何提供商都具有您需要的確切功能。

• 安全性——確保您選擇的服務會加密您的通信。

• 可擴展性——如果您預計您的業務在不久的將來會增長，那麼與它一起擴展您的平台非常重要。

• 可靠性——您希望確保您使用的工具能夠為您提供可靠的服務。 如果您的服務不斷下降，可能會對您的業務造成不利影響。

流行的 VoIP 提供商細分

既然您知道要在 VoIP 提供商中尋找什麼，這裡就對市場上一些頂級 VoIP 提供商進行了徹底的細分。

Nextiva

Nextiva 是一個提供業務通信、協作和客戶服務的一體化雲平台。 在其令人印象深刻的功能中，Nextiva 提供了您可以在 VoIP 系統中找到的強大報告工具之一。 它為用戶提供商業智能和語音分析。 用戶可以創建按呼叫主題和代理等內容過濾的報告和儀表板。

Nextiva 的優點和缺點

以下是 Nextiva 用戶對該工具的評論。

環中央

RingCentral 是一個云通信平台，旨在幫助企業簡化客戶和同事的通信。 該平台擁有令人印象深刻的電話系統，並被評為 Finances Online 的 2019 年最佳電話系統獎。

該平台允許管理員從 200 多個本地區號中選擇他們的業務號碼，並可以無限制地撥打美國和加拿大的電話。 您還可以利用特定的呼叫功能，例如呼叫篩選、呼叫轉移和呼叫翻轉。

RingCentral 的優點和缺點

以下是 RingCentral 用戶評論對該工具的評價。

蚱蜢

Grasshopper 是一個非常適合小型企業的商務電話系統。 他們提供語音郵件轉錄和號碼移植等功能，為客戶提供高水平的效率。 VoIP 提供商還提供 Gmail 集成和商務短信，以確保通信盡可能簡單。

蚱蜢的優點和缺點

以下是 Grasshopper 用戶評論對該工具的評價。

五九

Five9 是一個致力於改善客戶體驗的雲聯絡中心。 該平台提供的功能可以使客戶的通話體驗更好。 他們提供強力撥號，這會提示平台自動撥打列表中的下一個號碼。 您還可以利用累進撥號，它僅將座席連接到之前接聽電話的潛在客戶。

Five9 優點和缺點

以下是 Five9 用戶評論對該工具的評價。

Vonage

Vonage 旨在使通信更加靈活、智能和個性化。 它們提供了許多出色的統一通信功能，使之成為可能。 功能集分為不同的類別，例如協作、靈活性和移動性。 您可以利用呼叫翻轉、呼叫監控、Vonage 的儀表板等。

Vonage 的優點和缺點

以下是 Vonage 用戶評論對其定價和計劃的評價。

底線：VoIP 不會出錯

歸根結底，VoIP 使您的業務通信更高效、更具成本效益，同時提供強大的功能。 市場上有許多不錯的選擇，因此只要您了解商務電話系統的需求，您選擇的任何選項都不會出錯。 如果您想了解更多關於小型辦公電話系統的注意事項，請查看我們的前 8 項選擇。