如何有效地收集未結髮票：小企業主的最佳實踐

已發表: 2022-10-03

小企業主一直在尋找提高盈利能力的策略。實現這一目標的一種方法是盡快收集過期發票。但是，對於沒有大量收藏專業知識的企業主來說，這可能會很困難。

此外，大多數小企業主都沒有收款部門，這使得監控逾期發票和迅速聯繫尚未付款的客戶更具挑戰性。

本文將討論收集發票以幫助小企業主的一些最佳實踐。

1. 簽訂合同

儘管直接涉足業務很誘人，但在達成交易之前，您應該擁有一份具有法律約束力的合同。這也有很好的商業意義。

您同意提供的服務以及您將收到付款的條款必須包含在具有法律約束力的合同中。把任何事情寫下來，即使只是“我會做這個”和“然後你會做那個”，總比什麼都沒有好。

在起草此類合同時，您最好與熟悉您業務的法律專業人士合作。

如果沒有客戶，您將無法生存，但如果您經常忽視付款延遲，您將損害您的聲譽、失去信譽並賠錢。通過這樣做，您為您的客戶提供免息融資。

如果那是您希望從事的業務，您應該追求它。但很可能情況並非如此，因此您需要開發一個程序來密切關注未付發票，並在必要時提醒客戶他們在與您開展業務時同意的付款條款和合同。

您的目標是確定客戶扣留您資金的原因以及您如何取回資金。也許您的客戶已經忘記了，遇到了艱難的時刻，或者被行政職責壓得喘不過氣來。

當您確定問題的根源後，您和客戶就可以製定出包含公平付款條件的解決方案。

如果客戶正經歷艱難時期，您可能需要弄清楚他們重新站起來的可能性有多大，以及您可以期望收回多少錢。例如，他們無法支付是否是由於他們無法控制的因素？

一旦您建立了與應收賬款聯繫的開放渠道並更好地了解“為什麼”，按時獲得付款的“方式”將變得顯而易見。

付款延遲可以提醒您組織中的其他問題，例如未完成的項目可交付成果。如果您發現危險信號，它還可以幫助您確定客戶是否值得保留。

收款領域的任何人都會告訴您，您在付款週期中越早活躍，您收回部分或全部資金的可能性就越大。

通常情況下，事情變得比預期的更糟，因為你等了幾週，被其他事情分心，因為沒有盡快跟進而感到愚蠢，然後再等幾週。

在它開始之前停止這種惡性循環。增加成功收回債務可能性的一種方法是從周期開始就進行系統的跟進。

如果您沒有接受過任何應收賬款或收債方面的培訓，您可能會在收集發票方面一頭霧水。

您越早了解您的權利和可能的追索權，您的生活就會越好。您不僅會了解自己能做什麼和不能做什麼，而且還能在處理客戶時獲得自信。

例如，您是否知道，如果某人避免您的債務追回努力，您可以合法地搜索他們的社會安全號碼？

假設一位客戶欠您 20,000 美元，並且遲到了 120 天。在過去的四個月裡，你一直在努力追討看似毫無希望的債務。在註銷債務之前，請務必嘗試與客戶協商減少的結算金額。

即使延遲付款會讓您感到壓力，但您可以確定它會讓客戶更加壓力。他們可能為此失眠了。

如果你接近他們並說你準備好接受，他們可能會渴望從他們的賬簿中獲得 5,000 美元。而且因為無論如何你已經把它記下來了，所以你口袋裡多了5,000美元。

對接受了您的服務但遲到付款的客戶感到沮喪是人之常情。

但是，您必須深呼吸並保持冷靜。憤怒會降低成功收債的可能性。客戶會感覺到你的憤怒，把它當成個人，拒絕與你合作。

你的心情會極大地影響你如何與客戶打交道以及他們如何與你打交道。對待每一個電話，就像它是美好的一天的第一個電話。如果您在最後一次通話時很生氣，請給自己一些時間冷靜下來，然後再試一次。

客戶會對您設定的語氣做出反應。你的樂觀態度會影響客戶並促使他們做出更合作的反應。

儘管堅持在追債中至關重要，但跟進和糾纏之間有一條狹窄的界限：

在試圖從客戶那裡收回資金時，文件是最重要的事情之一。如果債務導致訴訟，那麼有記錄可供參考將非常有幫助。

收款流程依賴於所有面向客戶的部門，尤其是銷售部門的意見。許多公司沒有將他們的銷售人員包括在他們的收款過程中，因為他們錯誤地認為義務只屬於財務團隊。

但是，如果您在第三次提醒後仍無法收到付款，則答案可能在於您的銷售團隊。

您可能會認為客戶的財務管理不善，但您的銷售團隊可能不知道。這可能是待處理的投訴或產品或服務的不可預見問題。

收集發票是一個累人的過程。在某些情況下，您可能會覺得自己太軟弱，而在其他情況下，您可能會擔心自己太強硬。

目標是在兩個極端之間取得平衡，以便客戶認真對待您並在適當的時候回報您。

有時，您將不得不註銷壞賬，但如果您堅持上述指導方針，您應該會看到一些改進。我們希望這篇文章能幫助您獲得更多有關收集發票的知識。