如何在 2020 年舉辦虛擬會議：分步指南

在 2020 年的頭幾個月，冠狀病毒和由此產生的社會疏離規定導致遠程工作突然增加並嚴重依賴遠程工作工具。

這也讓許多公司想知道如何舉辦虛擬會議，因為他們需要快速從面對面的活動過渡到在線活動。 許多公司，尤其是那些不確定如何在 2020 年成功舉辦虛擬會議的公司，選擇完全取消這些活動。

但現在遠程工作和僅限在線的活動和研討會已成為新常態，您的企業需要適應並學習如何舉辦與面對面會議一樣具有影響力的虛擬會議。

從學習如何選擇最好的網絡研討會軟件到有效地跟進活動參與者，這份關於如何在 2020 年舉辦虛擬會議的分步指南為在線活動的成功提供了一個簡單的路線圖。

舉辦虛擬會議有什麼好處？

學習如何舉辦虛擬會議除了節省與活動空間、旅行和酒店相關的成本外，還有許多好處。

在線參加會議還可以節省旅行時間的麻煩，並使您的活動更容易接觸到全國或國際觀眾。 由於虛擬會議的成本和便利性較低，您更有可能擁有更多的註冊人和與會者 - 這意味著您的公司有更多的潛在客戶。

說到潛在客戶，您在虛擬會議期間通過實時投票和問答環節收集的與會者數據可以幫助您改進營銷策略、產品發布以及您未來舉辦的任何虛擬活動。

在線會議是新公司提高品牌知名度的絕佳方式，同時還可以通過在線會議期間銷售產品或收取註冊費來創收。

如何舉辦虛擬會議：分步過程

成功舉辦一次虛擬會議需要大量計劃，不僅涉及演講主題和嘉賓演講，還需要網絡研討會軟件、安全性和觀眾參與度。

下面的分步過程很容易分解如何主持一個獲得結果的虛擬會議。

第一步：最重要的網絡研討會軟件功能是什麼？

雖然有一些免費的網絡研討會平台可用，但它們不具備在 2020 年舉辦大型虛擬會議所需的功能。最好使用具有您需要的所有功能的付費虛擬活動平台。

在網絡研討會軟件中尋找的最重要的功能是：

• 參加人數上限高
• 自定義註冊表
• 能夠分配多個主持人/小組成員
• 自動電子郵件提醒/通知
• 觀眾參與工具
• 屏幕共享
• 文件共享
• 聊天消息工具
• 受眾分析和報告
• 事件記錄
• 直播和預先錄製的內容
• 與團隊協作和營銷工具集成

在這篇文章的後面，我們將分享具有所有這些功能的最佳網絡研討會平台。

第二步：考慮其他演示工具

除了網絡研討會軟件本身，考慮您將使用哪些其他工具來簡潔地共享信息，並讓與會者保持參與。

與其讓演講者做介紹，不如使用預先錄製的視頻。 在會議期間共享您的屏幕以更好地說明要點或引導與會者了解如何使用軟件或瀏覽您的網站登錄頁面。 創建幻燈片演示以顯示重要數據和信息圖表。

我們還建議您在會議開始或之前與與會者虛擬共享講義和文件。 這些可以包括會議議程、要考慮的問題、工作簿、演示文稿副本、演示者簡歷等。

最後，請務必考慮硬件和設備如何改善您的虛擬活動。 投資一個高質量的網絡攝像頭和照明可以讓世界變得不同。

該視頻提供了有關如何在家中設置實時視頻會議照明的寶貴且快速的提示：

第三步：選擇主題和演講者

決定虛擬活動主題時的最佳方法是盡可能具體。

抵制涵蓋廣泛主題的誘惑，而是專注於提供有關熱門話題的新信息的相關利基市場。

例如，如果您想在 2020 年舉辦一場關於社交媒體使用的在線活動，那麼一個標題為“如何使用社交媒體來促進銷售”的會議可能很少有註冊人。 一個更好的會議主題應該是：“TikTok：它如何以及為什麼取代 Instagram 成為 2020 年最受歡迎的社交媒體平台。”

在選擇演講者陣容時，我們建議您安排一個由 3-5 位行業專家組成的小組，而不是讓一個人主持整個活動。

多位主持人將根據他們自己的關注者和討論主題帶來不同類型的與會者。 此外，人們會覺得他們從在線會議中獲得了更多價值，因為您提供了各種觀點。

第四步：創建虛擬會議註冊表

接下來，創建一個註冊表單，允許人們註冊（並支付相關費用）您的虛擬會議。

您可以選擇將註冊表單嵌入您的網站，以便通過 Google 搜索找到。 您還可以在社交媒體頁面上列出它或通過電子郵件將其發送到直接鏈接中。 如果可能，選擇一鍵註冊。

您的註冊表應包括：

• 參會人員聯繫方式
• 發言人/小組成員信息
• 會議日程
• 貴公司的社交媒體鏈接
• 與會者人口統計信息（年齡、地點、性別）
• 參會人員就業信息

不要僅僅使用表格來獲得註冊——將其視為了解您的受眾和微調您的內容的機會。

包括調查，詢問註冊者他們希望從會議中得到什麼、他們最感興趣的主題以及他們最期待聽到哪些演講者。

第五步：推廣虛擬活動的最佳方式是什麼？

推廣虛擬活動的最佳方式取決於您舉辦的會議類型以及您希望從活動中獲得什麼。

如果您通過收取註冊費用來銷售網絡研討會本身，請向現有客戶發送電子郵件營銷爆炸，並引導電子郵件列表並在社交媒體上發布相關信息。 如果您想與特定行業的其他人建立聯繫，請在論壇上發布有關您的活動的信息或直接與您所在行業的其他公司聯繫。 您甚至可以考慮與相關的社交媒體影響者建立聯繫，他們將與他們的追隨者分享有關您的會議的信息。

請記住，推廣虛擬會議不僅僅是為了獲得大量註冊者。 你還想確保你有一個強大的註冊：出席率。

向註冊人發送一次提醒通知，尤其是會議的那一周。 更重要的是，創建一個私人社交媒體頁面或討論論壇，註冊者可以在其中相互了解、提出問題並談論他們希望從會議中學到什麼。

如果您仍然沒有看到活動當週預期的註冊人數，請不要驚慌。 超過一半的網絡研討會參與者要等到活動的那一周才能註冊。

第六步：如何保證虛擬會議的安全？

由於 Zoombombing 等問題，您需要採取額外的預防措施，以確保 2020 年的虛擬會議安全且私密。

尋找需要對會議主持人進行雙重身份驗證並允許您對虛擬活動進行密碼保護的網絡研討會軟件。 管理控制，例如將參與者靜音/取消靜音、決定誰可以共享音頻/視頻以及誰可以和不能在活動期間共享他們的屏幕也很重要。

確保活動安全的最佳方法是啟用虛擬等候室。

這允許管理員和主持人在允許參加活動之前預先篩選與會者。 如果有人沒有註冊或看起來不熟悉，您不需要讓他們進入。您也可以選擇在活動開始後鎖定活動，以防止其他人加入。

第七步：選擇你的背景

如果沒有設置舞台以反映您的品牌，您就不會舉辦面對面的活動 - 因此請確保您對設置虛擬背景給予同等的關注。

您可以從網絡研討會軟件提供的預製背景圖像中進行選擇，為演示者提供隱私並隱藏雜亂的家。 許多網絡研討會平台還提供帶有公司徽標的自定義品牌背景。

該視頻簡要介紹瞭如何自定義虛擬會議背景。

第八步：如何提高虛擬會議的參與度？

與會者參與是您的虛擬會議中最重要的部分——但僅憑有趣、相關的內容並不總是足以吸引觀眾的注意力。

在您的虛擬活動期間進行現場民意調查和調查有助於主持人評估更廣泛的觀眾的參與程度，並讓與會者有機會像在現場活動中一樣分享他們的意見。 它讓他們從遠處參與到演示中。

事實上，您可能會發現您收到的虛擬反饋比現場活動更誠實和詳細，尤其是在您允許匿名的情況下。

每個虛擬會議都應該有自己的聊天消息工具，允許公開和私人消息。 通過這種方式，與會者可以提出快速澄清的問題、分享想法，甚至對分享的信息發表評論。

在在線活動期間進行問答時，您有多種選擇。 首先，與會者可以在活動期間的任何時候通過聊天消息工具中的問答框提問。 或者，您可以在活動結束時或每位演講者之後留出專門的問答時間。 虛擬舉手和觀眾聚光燈工具顯示人們在視頻直播中提出問題，從而進一步複製了現場問答體驗。

最後，考慮將與會者分成 5 到 7 人的小型虛擬分組會議。 一個小型的分組討論室讓他們可以交流、集思廣益，然後向其他與會者展示他們的想法。

第九步：網絡研討會後最好的跟進方式是什麼？

虛擬會議結束後，許多網絡研討會工具會自動向與會者和註冊者發送活動記錄和成績單。 考慮一下您是否希望永久訪問該錄音，或者僅在一段時間內訪問。

除了這些記錄之外，演示者還可能願意共享在虛擬活動期間顯示的演示幻燈片或預先錄製的視頻。

即使您在在線會議期間發送了報價，也應在之後立即發送額外的報價或邀請參加即將舉行的虛擬活動。

在虛擬會議之後發送的最重要的事情是調查，它可以是基於評級的，也可以是問答形式以獲得更具體的反饋。 為了鼓勵參與者參加調查，承諾在社交媒體上上傳回复，或將回答調查的任何人輸入抽獎。

特別是如果您的虛擬會議專注於網絡，您可能還希望通過網絡會議軟件立即從會議過渡到虛擬歡樂時光。

第十步：將內容重新用於按需網絡研討會

了解如何舉辦虛擬會議的最後一步是確定您是否希望在未來的在線課程或網絡研討會中重複使用部分錄製的內容。

考慮將現場會議中的畫面轉變為點播網絡研討會，尤其是在虛擬會議專注於常青內容的情況下。 這也讓錯過了現場網絡研討會的註冊人將來可以查看內容。

您可以選擇免費或付費製作這些點播網絡研討會。

成功的網絡會議的最佳實踐是什麼？

除了上述步驟之外，請遵循這些最佳實踐，了解如何在 2020 年舉辦虛擬會議。

虛擬會議應該多長時間？

首先，考慮事件的長度。

雖然一整天的物理會議很常見，但大部分時間都花在了社交和社交上。 如果您的虛擬會議是一整天的活動，請考慮將一些主題變成較短的按需會議，或者確保您有足夠的休息時間。

近 70% 的網絡研討會註冊是針對時長一小時的虛擬活動——所以在長度方面考慮“最佳時機”。 您可能還希望在一周內召開更長的虛擬會議。

但是，如果您的虛擬會議必須是一整天的活動，請確保您事先創建並與註冊人共享活動議程。

您應該創建虛擬會議議程嗎？

特別是如果您要主持一個長達數小時的虛擬會議，擁有活動議程可以讓與會者選擇他們將優先考慮哪些會議和演講者，並說明活動的整體價值。

會議議程還允許您全天為與會者建立專門的虛擬網絡時間，這將鼓勵他們逗留更長時間。

議程有助於學習如何託管虛擬內容，因為它們提供了您將如何從一個主題或演講者過渡到另一個主題的大綱。 另外，他們保留了傾向於按時完成時間的演講者。

最佳做法是將最重要的信息放在會議開始時，並將最期待的會議或演講者留到最後。

您如何練習虛擬活動？

首次舉辦面對面會議時，很容易提前幾個小時到達該空間進行練習並確保所有設備和技術都正常工作。

舉辦在線活動時，請尋找包含虛擬練習室的網絡研討會軟件。 這是一個私人會議室，所有展示產品的參展商和演講者都可以在這裡開會練習他們的演講。 他們還可以確保幻燈片和其他參與工具正常工作。

這些房間可以錄製練習課程，因此主持人可以觀看和改進他們的虛擬演示。

然而，即使有大量的練習，事情也可能會出錯。 確保您在會議期間有足夠的技術支持人員和客戶服務代表在​​場，並製定“B計劃”以防技術困難。

什麼是最好的虛擬會議平台？

如果您不選擇正確的網絡研討會軟件，上述關於如何舉辦虛擬會議的建議都不會產生任何影響。

以下是我們挑選的前 5 個虛擬活動平台。

轉到網絡研討會

GoToMeeting 的網絡研討會平台 GoToWebinar 最多可容納 3,000 名與會者，並允許直播和預錄內容。

其主要功能包括：

• 講義和文件共享
• 現場投票和問答
• 虛擬舉手
• 觀眾聚光燈
• 白板
• 自動電子郵件
• 在線和本地錄音和成績單
• No0下載與會者訪問權限
• 接受多次付款
• 事件分析和報告
• 自定義註冊表
• 網絡研討會模板

它非常適合大型虛擬會議以及使用虛擬活動了解更多目標受眾或產生收入的公司。

GoToWebinar 提供四種付費計劃，價格從每月 49 美元到每月 399 美元不等。

網絡研討會果醬

WebinarJam 是一個虛擬會議平台，最多可容納 6,000 名與會者、六名演講者，並允許長達四個小時的網絡研討會。

它的最佳功能包括：

• 聊天信使
• 白板
• 現場投票
• 電子郵件/短信通知
• 文件共享和講義
• 主動優惠
• 一鍵註冊
• 性能分析
• 緊急按鈕
• 自動錄音
• 與 Mailchimp、Zapier 等集成

WebinarJam 是虛擬會議的理想選擇，包括實時優惠以及嚴重依賴與會者參與和參與的會議。 但是請注意，它只提供實時網絡研討會，而不是自動網絡研討會。

WebinarJam 提供三種付費計劃，價格從 499 美元/年到 999 美元/年不等。 閱讀我們的詳細評論，了解有關 WebinarJam 定價和功能的更多信息。

簡易網絡研討會

EasyWebinar 提供多達 2,00 名與會者的自動化和預先錄製的虛擬活動。

EasyWebinar 的主要功能包括：

• 每月無限制的網絡研討會
• 最多 4 位同時演示者
• 實時聊天信使工具
• YouTube Live 和 Facebook Live 集成
• 高清屏幕共享/與免費屏幕共享應用程序集成
• 自動錄音
• 降噪 VoIP 音頻
• 通過演示者工具
• 與會者報告/分析
• 實時報價
• 問答/投票
• 電子郵件通知/提醒

EasyWebinar 非常適合希望使用這些平台學習如何為員工或希望重複使用過去網絡研討會的人創建培訓網絡研討會的公司。 它提供三種付費計劃，價格從每月 78 美元到每月 499 美元不等。

藍色牛仔褲活動

BlueJeans Events 是一個網絡研討會平台，最多可容納 50,000 名與會者、與設備無關的與會者以及多達 100 個同步屏幕流。

其特點包括：

• 屏幕共享
• 文件共享
• 實時聊天消息
• 現場投票/問答
• 現場調查
• Salesforce、Marketo 等的集成
• 免費撥號訪問
• 無限的虛擬會議長度
• 5小時的事件記錄

BlueJeans Events 非常適合希望能夠容納盡可能多的活動參與者的全國性公司。 但是，與 WebinarJam 一樣，BlueJeans Events 也不提供預先錄製的自動化虛擬會議功能。

BlueJeans Events 以 499 美元的價格提供一次性網絡研討會託管服務，或以未公開金額提供無限制的網絡研討會。 要了解有關此平台提供的更多信息，請閱讀我們完整的 BlueJeans 視頻會議評論。

縮放視頻網絡研討會

Zoom Video 網絡研討會最多可容納 10,000 名虛擬活動參與者，並包括實時和點播觀看選項。

其主要功能包括：

• 定製品牌
• 在線聊天
• 投票/問答
• 虛擬舉手
• 通過演示者工具
• 直播到 Facebook Live 和 YouTube Live
• 與流行的團隊協作集成
• 品牌註冊模板
• 報告和分析
• 主機控制
• 活動策劃協助

Zoom 的網絡研討會計劃起價為每位主持人每月 40 美元，最多可容納 100 名與會者。 對於希望提高品牌知名度和通過網絡研討會獲利的公司來說，這是一個理想的平台。

如果 Zoombombing 對您的業務構成太大風險，或者如果行業監管機構禁止使用 Zoom，請考慮使用這些 Zoom 替代方案。

虛擬會議能否產生與面對面活動相同的影響？

特別是考慮到強大的功能、觀眾參與工具和詳細的與會者分析，在 2020 年舉辦虛擬會議不僅與現場活動一樣好，甚至更好。

但是，為了正確規劃如何主持虛擬會議並確保所有小組成員和員工都在同一頁面上，您需要升級您的團隊協作軟件以改進您的管理系統。

Monday.com 和 Asana 等項目管理工具可以幫助您將開發內容和聯繫演講嘉賓等任務明確分配給特定的團隊成員。

Slack 和頂級 Slack 替代品等聊天消息傳遞工具可確保員工能夠快速獲得對時間敏感的問題的回答，並與其他部門就註冊頁面錯誤等問題進行溝通。

我們對頂級團隊協作工具及其最佳功能的詳細審查可確保您選擇的軟件可以使網絡研討會的規劃和執行變得簡單而無縫。