2023 年如何成功實施每週 4 天工作制

已發表: 2023-10-31

每週工作四天不再是烏托邦的概念。 由於多項全球試驗的成功和人工智慧的快速部署，提供每週四天工作制的公司現在包括微軟和亞馬遜等科技巨頭以及附近的夫妻店。

其動機很明確——從改善心理健康到提高生產力，它的好處既實用又個人化。 這並不意味著實施四天工作週不會遇到挑戰。 並非每家公司都適合壓縮工作時間，如果實施不當，這種潛在的革命性新工作方式實際上可能會對員工的福祉和盈利能力產生不利影響。

為了幫助您避免常見的陷阱，本指南在最近加入四天工作週運動的人力資源專業人士、學者和企業主的幫助下提供了正確實施的建議。 請繼續閱讀，了解您的企業是否準備好取消工作日，以及如何透過七個簡單步驟將其變為現實。

如何實施每週 4 天工作制：

  1. 檢查每週工作 4 天是否適合您的企業
  2. 定義您的企業目標
  3. 做出實際和法律考慮
  4. 同意每週工作 4 天的時間表
  5. 啟動 4 天工作週試點
  6. 評估試點的成功
  7. 啟動您的 4 天工作週

企業為何應每週工作 4 天？

毫不奇怪，減少每週工作時間和增加休閒時間可以在許多方面使員工受益。 劍橋大學最近的研究發現，將每週 40 小時的工作時間壓縮為 32 小時可以使壓力水平降低 39%，倦怠情況降低 71%，同時對睡眠品質和身體健康也產生積極影響。

不只是員工應該要求享受三天的週末。 減少每週工作時間也可以為公司帶來許多好處。

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更快樂、休息得更好的員工更有可能表現更好，請病假的時間也更少，在英國「四天周全球試驗」中，95% 的企業在整個試驗過程中看到生產力穩定或成長，收入也以平均35%。

“近兩年來，我們的員工辭職率為零，這對於早期的初創公司來說是聞所未聞的，因為這些公司的人員流動率通常較高。” –軟體新創公司 Super 的創辦人和四天工作週倡導者 Lindsay Liu

由於其在員工中的廣泛受歡迎，實施每週四天工作制的公司更有可能留住員工並首先吸引頂尖人才，因為被視為處於這種進步的工作場所趨勢的最前沿對於組織來說是很好的公關。 然而，每週工作四天並不是靈丹妙藥，並且不會有利於所有類型的業務，正如我們接下來探討的那樣。

1. 檢查每週工作 4 天是否適合您的企業

殘酷的現實是每週工作四天並不適合所有企業。 在開始推出試點之前，您需要確定縮短工作時間對於您的企業是否實際可行。

對於交通和醫療保健等提供 24/7 小時支援的行業來說，由於顯而易見的原因，這種安排並不適合。 零售店、餐廳和酒吧等旅館業也往往受到更傳統的時間表的約束，以滿足消費者的需求。

「每週工作四天有效嗎？ 是的，它確實。 但並不適合所有人。 某些行業的一些公司根本做不到。 你必須做好迎接挑戰的準備。 它增加了你必須意識到的複雜性。” – Cat Goulbourne，SEOMG 人力資源與招募經理！

大型組織也可能因官僚主義挑戰以及專案的規模和複雜性而受到阻礙。 然而，根據開放取用期刊《開放取用政府》的一項調查，22% 的英國員工聲稱他們太忙了，無法將工作量壓縮為每天四個八小時的工作量，而其他人則在日程中安排了太多會議。

考慮到這些障礙，在繼續前進之前，最好先問自己以下問題：

  1. 您的員工是否有在壓力下持續達成目標的記錄？
  2. 你們公司的所有角色都可以靈活變通嗎？
  3. 您的企業有能力處理複雜的時間和人員管理嗎？
  4. 您能否減少團隊會議的數量或時間？
  5. 您的企業能否在減少工作時間的同時仍滿足客戶的期望？

如果大多數問題的答案是否定的，那麼您的公司可能還沒有準備好減少每週的工作時間。 無論如何，我們都會與您的員工溝通這個選擇，同時盡可能透明地了解您的決策過程。 如果您的大多數答案都是肯定的，請繼續下一個提示。

2. 定義您的企業目標

您認為自己適合每週工作四天嗎？ 恭喜！ 現在你需要決定你想從這個安排中得到什麼。

大多數成功縮短工作時間的公司都是有特定目標的。 無論「成功」對您的企業意味著什麼——無論是員工幸福感、生產力還是員工留任率——您的目標都應該與這些優先事項保持一致。

「定義試用期的目的和目標。 您的目標是改善工作與生活的平衡、提高生產力還是降低營運成本？” ——艾瑞克‧索諾索 (Eric Sornoso)，食品配送服務公司 Mealfan 的執行長。

您策略的其餘部分將取決於這些目標，因此請確保您使用基於時間、具體且可衡量的SMART 目標。 也不要在真空中創建它們。 與公司各個層面建立公開對話，就期望的結果、時間表偏好和承諾程度達成共識。

3. 考慮實際和法律

啟動為期四天的工作週可能會令人興奮，但您需要確保在冒險之前遵守所有製衡規定。 這包括評估公司的工作角色，並確保每個工作角色都適合濃縮的一周。 如果某些員工正在處理較重的工作量，則需要重新設計角色，以確保每個人都可以使用試點。

如果您僱用兼職員工，您需要弄清楚這種轉變對他們來說也將如何發揮作用。 您可以採取兩種主要途徑：將他們每週的工作時間減少 20%，以與全職工作時間的減少保持一致，或按比例增加他們的工資。 您現在同意的改變可能會對員工和您的利潤產生長期影響，因此請確保它們得到適當考慮。

「與更典型的日程安排相比，組織在四天工作週期間必須同樣注意法律義務。 工資和工時法仍適用於每週工作四天的情況。” ——羅伯特‧伯德，康乃狄克大學商法教授

雇主還需要確保遵守當地和聯邦工作法律。 加班、帶薪休假和休假等政策都可能受到這種轉變的影響，因此在製定任何政策之前諮詢就業律師可能是明智之舉。

4. 商定每週 4 天的工作安排

轉為每週工作四天的方法沒有正確或錯誤。 在製定日程安排時，這實際上取決於您企業的獨特需求和員工的偏好。 考慮到這一點，以下是一些值得考慮的流行的四天工作時間表：

1. 沒有星期五或星期一

由於壓縮工作時間的主要吸引力是延長週末，因此大多數公司選擇放棄週五或週一的工作安排。 為每個人選擇一天可以確保相同的核心工作時間。 然而，它不能為員工提供靈活性，也不適合持續提供商品或服務的行業。

2. 彈性的休息日

如果這對您的業務有利，那麼也可能值得考慮實施靈活的時間表。 彈性的 4 天時間表讓員工在最適合的時候休假。 這可能包括錯開開始時間、提早結束時間，以及典型的四天休息一天。

「設定每個人都必須有空的特定時間的期望，並在其餘時間授予他們自主權。 這樣做將有助於確保每個人都達成共識，同時仍然保持靈活性。” –傑克，ExpenseOnDemend 人力資源經理

3. 4-10模型

最後，如果壓縮工作時間不適合您的企業，但您仍希望享受三天的周末，那麼每週工作 4-10 個小時可能最適合您。

4-10 模式是指每週工作 4 天，每天工作 10 小時，非常適合工作負載較重的企業。 這是體驗四天一周的好方法，而且不用冒犧牲工作時間的風險。 然而，請注意，由於生產力通常在工作日的第八個小時後下降，並且一些州強制執行每日加班法，因此它絕對不適合所有人。

就日程安排達成協議後，您需要與您的團隊以及外部客戶和利害關係人進行溝通。 確保至少提前一個月進行此操作，以避免任何混亂或日程安排衝突。

5. 啟動每週 4 天工作試辦

您已經完成了艱苦的工作並做出了艱難的決定。 現在您需要啟動為期四天的試點。

為了讓您的試驗獲得最大的成功機會，您需要學習如何有效地管理您的剩餘時間。 對許多企業來說，這意味著評估會議的價值，並在必要時縮減會議規模。 設立「非會議日」也是一個允許不間斷的深入工作的好方法。

當您選擇啟動試點時也很重要。 費城 JB Motor Works 的老闆 John Lin 告訴我們，選擇安靜的時間可以減輕員工的壓力。 最近，林在為自己的企業推出為期四天的試點時，選擇了商業週期中的一個淡季。 「這有助於在沒有太大風險的情況下衡量影響，」林解釋道。

同樣重要的是要記住，在此期間無疑會出現問題，這是完全正常的。 在這些問題發生時解決它們並從中學習將有助於在真正實施之前加強您的計劃。

6. 評估試點的成功

在為期四天的工作週試點結束後，您需要評估其結果。

為此，您需要比較整個試點過程中收集的數據，並將其與典型的四天工作週的數據進行比較。 這些資訊將幫助您了解您的試點在實現最初目標方面的成功程度。

除了衡量試點對生產力和利潤率影響的定量指標外，從員工收集定性調查結果也很重要。 這可以透過回饋調查和麵對面訪談來獲得，並將幫助您評估整個試驗的成功。

正如約翰·林告訴我們的那樣： “評估試驗成功與否的最佳方法是多方面的。”

「它不僅依賴生產力指標，例如維修的汽車數量，還依賴團隊士氣、留任率和客戶滿意度。 這是一個定性和定量的過程，需要定期與團隊進行公開對話」。 – John Lin，費城 JB Motor Works 老闆

7. 啟動每週 4 天的工作制

如果您對試驗結果感到滿意，那麼幹得好！ 是時候正式實施每週四天工作制了。

您應該立即在內部和外部傳達這一成功，以設定期望並讓每個人為下一步做好準備。 然後，您需要將四天的實踐融入您的公司文化中。 這意味著要防止舊習慣的養成，並將這種安排作為公司形象的一部分。

但這個過程並沒有就此停止。 為了確保這一轉變從長遠來看取得成功，必須透過調查、面對面訪談或焦點小組收集員工回饋。 如果您的員工對此次推出有強烈的意見，或者需要進行修改，那麼雇主也必須快速採取行動。

員工不要犯錯也很重要。 每週工作四天是一種特權，審判結束並不意味著是時候放下腳步了。 與其強迫員工加班，建立責任和信任的文化是長期維持生產力的更有效方法。

實行每週四天工作制並不是一件容易的事，雇主在認真考慮這個想法之前需要意識到這一點。 這是一個需要不斷嘗試和犯錯的過程，有時可能需要數年時間才能完善。

“最重要的是，實施四天工作週並不是一門精確的科學，而是一種將業務的獨特動態與保持或提高生產力的需求相結合的舞蹈。” – Wendy Wang，每週工作四天的 F&J Outdoor 公司老闆

然而，應對這些挑戰只是為了打造更快樂、更健康、更有效率的勞動力而付出的很小的代價。 美國多個州支持每週工作四天的試驗，並承諾為決定啟動試驗的公司提供支持，現在正是嘗試的好時機。