如何讓您的後台流程如絲般順暢

也許現在是評估和丟棄拖累企業的過時流程和程序的最佳時機。 COVID-19 大流行帶來了很多損失，但它也允許各種各樣的雇主對日常運營進行硬重置。

雖然傳統辦公環境即將消亡的說法可能被誇大了，但消除低效率必須是重中之重。

對許多人來說，這可能代表了一個積極的、振興業務的成果。 當然，自動化趨勢已經持續了幾十年。 企業越來越依賴從工資單軟件到文檔管理系統的一切來處理日常任務​​。 然而，今年，由大流行引發的遠程工作的增加提供了一個機會，讓人們有機會發現不必要的生產力障礙。

當您評估您的後台流程如何幫助或阻礙您的客戶、員工和管理層時，請小心行事。 去年很多人失去了工作，許多人並不害怕他們會失業。 當您尋求簡化後台程序時，請努力向員工保證仍有大量工作要做。 您的目標是減少苦差事，以便您的員工可以處理更重要的任務。

當您思考幫助員工完成最高價值工作的方法時，請考慮以下五種改進後台流程的方法：

1.消除紙張追逐

在數百萬員工離開辦公室並開始在家工作後，收集必要的簽名變得越來越困難。 無法走到相鄰的辦公室進行例行簽收凸顯了可能隱藏多年的運營效率低下。 再加上不願進入任何營業場所的警惕病毒的客戶，現代化的需求變得緊迫。

幸運的是，您的企業可以快速實施多種安全的電子簽名解決方案。 一些最受歡迎的服務包括 DocuSign、PandaDoc、SignEasy、HelloSign 和 Secured Signing。 此類產品的成本和功能各不相同，但都可以依靠它們來確保機密材料的安全。 在為包裹定價時，將成本與費用（和延遲）進行比較，您的企業需要在城裡穿梭文書工作。

2.加快招聘過程

有幾個因素可能導致招聘流程效率低下。 一些最常見的包括發布寫得不好的職位描述、面試太多的申請人以及花太長時間做出決定。 被分配參加多次冗長面試的團隊成員不能利用這段時間來完成他們的主要工作。

CareerBuilder、Monster 和其他求職網站現在提供有針對性的搜索服務，將精心編寫的職位描述和關鍵字與合格的用戶資料相匹配。 不合格的申請人可以被屏蔽或過濾掉。 通過投資於篩選候選人以滿足您的需求的搜索過程，您的企業可以吸引更高質量的申請人庫。

通常，您希望填補的工作的最佳人選甚至不是在找工作。 通過使用有針對性的活動，您仍然可以通知他們，可能會引發興趣。 瞄準合適的候選人——無論他們是否在尋找——將大大簡化您的人力資源流程。

3.隨著銷售額的增加減少庫存

電子商務繼續呈指數級增長，但有強有力的證據表明，實體零售也總會有一席之地。 零售商只需要確保他們存入了人們想要的東西。

作為零售商，未使用的庫存代表著雙重打擊。 您不僅要為在顯示器上積聚灰塵的產品付費，還要為顯示器所在的地面空間付費。 無論您的未售出商品是放在銷售樓層還是在倉庫中，都會讓您花錢。

當購物者在大流行後返回商店時，請確保您通過投資庫存預測軟件來提供他們正在尋找的產品。 QuickBooks Desktop Enterprise、NetSuite、Fishbowl 和 Shopventory 等軟件包將使您能夠掌握採購趨勢。 他們可以幫助您管理已有的庫存，並根據實際銷售情況提出未來的購買建議。

4. 自動調度

如果您的業務依賴於安排約會，您可能已經知道這需要多少時間和麻煩。 您需要找到雙方都同意的約會時間，提前確認，然後在發生衝突時重新安排。 最好的約會是客戶自己安排的，而不佔用您辦公室工作人員的時間。

今天，幾個日曆軟件包可以幫助您減少錯過約會的百分比。 一些最好的包括日曆、Setmore、谷歌日曆和 Acuity。

根據您的業務需求，可以設置一個應用程序以通過電子郵件向客戶發送一些可用的預約時間。 單擊其中任何一個都會向您的企業發送確認信息，並自動預訂該時間段。 警報可以根據您的業務需求進行定制，並通過電子郵件或短信發送。 自動預約是雙贏的，它可以為您的員工和客戶騰出時間。

5.停止將文件保存到個人計算機

基於雲的計算解決方案幾乎消除了將文件存儲在本地服務器或更糟的是單個員工的桌面上的需要。 如果你曾經玩過“誰有文件？”這個令人抓狂的遊戲？ 在重要演講前幾分鐘，您就知道這樣做的代價有多大。 隨著越來越多的員工轉向遠程工作，現在是時候讓 kibosh 將文件保存到本地機器了。

通過選擇最適合您業務細節的解決方案，讓您的員工更輕鬆地過渡到純雲存儲。 流行的選項包括 Google Docs、Microsoft OneDrive 和 Apple iCloud。 從桌面功能到基於雲的解決方案的任何成功轉變都將從全面的需求評估開始。 如果您錯過任何必要的標準，工作人員將迅速制定解決方法，破壞共享訪問重要文件的目的。

更進一步，過渡到集成平台即服務或 IPaaS。 IPaaS 致力於促進不同業務系統之間的通信，通過讓您的所有信息和數據觸手可及來節省您的員工時間。

以全新的視角看待熟悉的事物

當您尋求升級您的流程時，您最大的敵人可能是您自己根深蒂固的“我們一直都是這樣做的”預設。 在簡化後台流程的任何努力中，您最大的盟友可能是一雙不受您過去成功或失敗影響的新眼睛。

員工、客戶和供應商都對您的公司有既得利益，這是一件好事。 然而，在追求有意義的改變時，請考慮在等式中添加至少一個高素質的無利害關係方。 努力對任何以“為什麼？”開頭的問題保持開放態度。