如何從gmail、電腦和手機發送傳真

已發表: 2020-07-20

傳真仍然是 2020 年發送文件的一種流行方式，並且是全球許多醫療保健組織的支柱。 傳真比電子郵件更安全，更不用說加密傳真符合 HIPAA 標準。

如果您不知道，HIPAA 代表健康保險流通與責任法案。 HIPAA 使醫生和醫院無法通過未經批准、不安全的途徑共享患者的醫療信息。 但是，傳真符合 HIPAA 並獲得批准。

使用正確的傳真服務，您可以安全地將任何文件從 A 點發送到 B 點，同時完全保密。 此外，一些現代傳真服務完全在線運行，使用起來非常方便。

在本文中，我們將概述如何從 Gmail、PC 或手機發送傳真。 這個過程非常快，不需要您提供任何特殊的技術知識。 此外，您可以通過避免使用傳統的傳真機來節省資金。

第 1 部分：如何從計算機傳真

您可以藉助在線傳真服務、Windows Fax and Scan 或通過連接到您的 PC 的傳真機從您的計算機進行傳真。 我們不推薦後兩個選項——它們需要大量配置並且不方便。

但是，互聯網傳真服務使用方便，並且需要零配置。 您可以在幾分鐘內開始傳真並節省資金。 但是，您必須選擇正確的服務，因為並非所有服務都是可靠或值得信賴的。

1.1 CocoFax – 可靠、專業的傳真服務

CocoFax 是一種流行的、值得信賴的互聯網傳真服務，符合 HIPAA 標準。 Cocofax 擁有悠久的歷史，是全球許多組織（包括醫院）的首選服務。 該服務已被 Mashable、福布斯和 LifeWire 等知名媒體渠道在線提及。

使用 CocoFax 可免費使用 30 天，之後您需要支付合理的月費，具體取決於您的傳真需求。 我們推薦使用 CocoFax 來滿足您的傳真需求的原因有 3 個：

  • CocoFax 提供高級功能

CocoFax提供的不僅僅是從您的計算機發送傳真的簡單便利。 該服務還提供了許多傳統傳真機無法提供的功能。 其中一些是 24/7 傳真、國際傳真、永久存儲、多格式支持、Office 365 兼容性和號碼移植。

  • 該服務非常安全和私密

並非所有互聯網傳真服務都提供 HIPAA 合規性，但 CocoFax 提供。 它使用最新的加密技術在傳輸過程中保護您的傳真。 只有發送者和接收者擁有解密消息所需的密鑰。 CocoFax 適用於機密業務通信。

  • 它可以節省您的時間和金錢

互聯網傳真服務不需要您擁有傳真機或租用電話線。 相反，您只需直接從他們的服務器傳真文檔，就像您發送電子郵件一樣。 您不必為擁有和操作傳真機或電話線而支付昂貴的費用。

1.2 如何使用 CocoFax 從您的計算機進行傳真

您需要訂閱 CocoFax 才能從您的計算機進行傳真。 正如我們之前提到的，它可以免費使用 30 天。 以下是有關如何使用 Web 瀏覽器使用 CocoFax 進行傳真的分步說明：

第 1 步：在官方網站上註冊 CocoFax 計劃。 您不必立即承諾購買。

 

您將被要求選擇一個免費的傳真號碼作為註冊過程的第一部分。

您必須為下一個表格提供一些詳細信息，以便識別。 您在此步驟中註冊的電子郵件地址是您接收傳真相關通知的地方。

完成註冊後，您的瀏覽器將自動重定向到 CocoFax 儀表板。

第 2 步： CocoFax 儀表板本質上是您的虛擬傳真機。 它允許您發送新傳真並閱讀傳入的傳真。 它還跟踪您的傳真活動並存檔您收到的傳真。

準備好通過 CocoFax 發送您的第一份傳真了嗎？ 單擊儀表板一角的“新建傳真”按鈕。 這將導致傳真創建窗口彈出。

第 3 步： “發送傳真”窗口與您撰寫電子郵件的窗口完全相同。 撰寫傳真就像寫電子郵件一樣。

以下是您在發送傳真時可以填寫的詳細信息：

  • “收件人”字段：收件人的傳真號碼進入“收件人”字段。 您可以提供本地或國際號碼。
  • “主題”（可選）：主題是可選的。 如果您確實提供了它，它會在您發送的文檔的頂部打印出來。
  • 封面（可選）：封面是您要發送的傳真的第一頁。 它是可選的，儘管您可以選擇將其包含在上下文中。
  • 附件：附件是重要的部分——它們本質上是您要傳真的文件。 您可以掃描和上傳任何類型的文檔。 支持的格式包括 Doc、Xls、Png 和 Pdf。

第 4 步：在您的傳真完成並附上所有文件後，單擊“發送”按鈕。 您可以一次傳真多個文檔。

傳真送達後，您將在儀表板上收到確認消息。 您還將在您提供的電子郵件地址中收到通知。

有時，傳真可能會失敗。 這是因為輸入錯誤的數字或收件人機器的問題，通常不是這樣。 如果是這種情況，您可以再試一次。

CocoFax 還允許您通過其他方式從計算機進行傳真：

  • 您可以使用 CocoFax 插件從 Office 365 應用程序（如 MS Word）中進行傳真。
  • 您可以使用 CocoFax 插件從 Google Drive 傳真。

1.3 如何在沒有傳真機的情況下接收傳真

沒有傳真機也可以接收傳真，就像沒有傳真機也可以傳真一樣。 您只需要訂閱 CocoFax 等互聯網傳真服務即可。

如果您有傳真號碼並訂閱了 CocoFax，您將在儀表板中收到所有傳入的傳真。 CocoFax 自動將傳入的傳真轉換為電子格式，並將它們轉發到儀表板。 您不需要傳真機或打印機。

傳真上是否附有文件？ 它們將被翻譯成 PDF 格式。 您可以將這些文檔存儲在您的 PC 上或打印出來。

請注意，您需要一個傳真號碼才能接收傳入的傳真，即使沒有傳真機也可以。

第 2 部分：如何通過 Gmail 發送和接收傳真

傳統上，發送電子郵件總是比發送傳真更方便。 借助現代技術，您可以將電子郵件的便利性與傳真相結合。 可以通過 Gmail 等流行服務發送和接收傳真。

CocoFax 是一個多平台的傳真解決方案。 它提供電子郵件到傳真功能。 使用電子郵件客戶端來滿足您的傳真需求有幾個優點：

  • 從 Gmail 發送傳真非常簡單。 您所要做的就是撰寫一封電子郵件，附加一些文件，然後通過電子郵件將其發送到收件人的號碼，然後是“@cocofax.com”。
  • 您可以在電子郵件收件箱中方便地接收與傳真相關的通知。
  • 可以像檢查新電子郵件一樣輕鬆地檢查新傳真。
  • 您無需一直登錄 CocoFax 帳戶進行傳真。

2.1 如何從 Gmail 發送傳真

如果您想知道如何從 Gmail 發送傳真，請按照以下步驟操作：

第 1 步：您需要註冊一個 CocoFax 帳戶和訂閱。 一個月是免費的。

在註冊過程中，您將被要求填寫表格作為該過程的一部分。 在此步驟中註冊您希望從中傳真的 Gmail ID。 CocoFax 將允許您從該地址發送和接收傳真。

第 2 步：登錄 Gmail 帳戶開始傳真。 您可以使用網絡瀏覽器或 Gmail 應用程序，只要最適合您。

第 3 步：從 Gmail 發送傳真就像寫電子郵件一樣。 您向 CocoFax 的服務器發送一封電子郵件，該服務器將其轉換為傳真格式並代表您轉發給收件人。

選擇“撰寫新電子郵件”選項並繼續填寫必要的詳細信息：

  • “收件人”： “收件人”字段是您通常輸入收件人電子郵件地址的地方。 出於我們的目的，您將輸入收件人的傳真號碼，然後輸入“@cocofax.net”。 例如，如果他們的傳真號碼是 98765，則輸入“[email protected]”。
  • “主題” （可選）：主題顯示為傳真頁面頂部的註釋。
  • 電子郵件正文（可選）：傳真的第一頁（也稱為封面頁）是電子郵件正文。 這是可選的。
  • 傳真文件：您可以將任何文件附加到電子郵件中。 這是您發送的主要傳真文件。 您可以以任何支持的格式一次附加多個文件。

第 4 步：準備好後單擊“發送”按鈕。 恭喜，您已成功從 Gmail 發送傳真！

與從儀表板發送傳真一樣，如果傳真已發送，您將收到確認。 如果有問題，您也會收到通知。

2.2 如何接收到 Gmail 的傳真

您如何接收來自 Gmail 的傳真？ 您需要支持傳真到電子郵件的 Internet 傳真服務，例如 CocoFax。 使用 CocoFax，所有傳入的傳真都被翻譯成電子郵件格式並轉發到您的電子郵件收件箱。

如果文件被傳真，它們將被轉換為 PDF 格式並附在電子郵件中。 請記住，您需要一個傳真號碼才能接收傳真，儘管您不需要傳真機或電話線。

第 3 部分：如何從手機傳真

最後，您還可以通過手機進行傳真。 這可能是最方便的選擇，因為您可以在任何地方使用手機。 您需要訂閱互聯網傳真服務，例如 CocoFax，才能從您的移動設備進行傳真。

如果您訂閱了互聯網傳真服務，您可以通過三種方式發送或接收傳真：

  1. 從手機瀏覽器發送傳真

就像使用計算機網絡瀏覽器一樣，您可以使用手機的網絡瀏覽器進行傳真。 登錄 CocoFax 儀表板以撰寫傳真並立即發送出去。 第 1 部分中提到的步驟也適用於手機瀏覽器。

  1. 使用 Gmail 等電子郵件客戶端從您的手機發送傳真

您可以使用 Gmail 等電子郵件客戶端通過手機、網絡瀏覽器或 Gmail 應用程序發送傳真。 有關如何操作的說明，請參閱第 2 部分中提到的步驟。  

  1. 下載專用的手機傳真應用程序

一些互聯網傳真提供商，如 CocoFax 也配備了專門的手機應用程序。 您可以在 iOS 或 Android 上下載此傳真應用程序，以方便地從您的手機發送傳真。

第 4 部分：常見問題解答

  1. 我可以免費從 Gmail 發送傳真嗎？

是的，您可以使用 CocoFax 從 Gmail 免費發送傳真。 該服務提供 30 天免費試用。 試用結束後，您必須支付合理的月費。

  1. 我可以直接向 Gmail 帳戶發送傳真嗎？

您不能直接傳真到 Gmail 帳戶。 這是因為傳真使用電話技術，而 Gmail 等電子郵件客戶端使用數字技術。 這兩種技術互不兼容。 傳入的傳真將發送到電話號碼，而不是電子郵件地址。

  1. 除了使用在線傳真服務從 Gmail 發送傳真之外，還有其他方法嗎？

一些企業級傳真服務器可以直接將電子郵件發送到傳真機，但它們很難設置，更不用說維護成本高了。 您可能需要為此僱用整個團隊。 使用互聯網傳真服務更方便。

結論

總而言之，您可以通過 Gmail 帳戶、計算機或手機接收和發送傳真。 您所需要的只是訂閱 CocoFax 等互聯網傳真服務和互聯網連接。 它快速、安全且簡單。 有其他方法，但它們效果不佳。

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