如何以正確的方式存儲小型企業數據

已發表: 2020-08-28

存儲數據是經營小型企業的一個重要方面。所有小企業主都知道數據洩露的危險。

所以你會怎麼做？小企業主究竟如何保護他們的小企業數據？

最好的方法是找到一個有效的數據存儲解決方案。您想要一個地方來存儲您可以從任何地方訪問的文件。您需要一種可以為您的文件提供安全性的服務。

您應該做的第一件事是了解有關備份和數據恢復的更多信息。一旦您有了小型企業數據恢復的解決方案，您現在就可以繼續尋找存儲數據的最佳選項。

以下是您應該考慮的事項：

圖片：KnowTechie

第一步是為所有員工投資外置硬盤。您應該要求您的員工在此硬盤上備份他們的文件。該外部硬盤驅動器應保留在員工的辦公桌上。您可以以可承受的價格購買 4 TB 到 6 TB 的硬盤驅動器。

要求您的員工定期確認他們上次將文件備份到此外部硬盤驅動器上的時間。外部硬盤驅動器也應受密碼保護。這可確保在硬盤驅動器被盜或丟失時無法訪問文件。

您還應該為每位員工購買一個 USB 閃存驅動器。由於閃存驅動器可以存儲較少量的數據，因此您的員工應該使用它們來存儲無法替換或複制的緊急數據。

同樣，USB 閃存驅動器也應受密碼保護並存儲在辦公室中。閃存驅動器的密碼應該只有個別員工和任何管理員或主管知道。

雖然它們可能看起來過時，但仍有一個地方可以將您的數據存儲在 CD 和 DVD 上。如果您的計算機可以使用 CD/DVD，那麼您可能希望在 CD/DVD 上存儲一些文件。

您可以像使用 USB 閃存驅動器一樣使用 CD/DVD。使用它們來存儲不能輕易替換的緊急文件。如果您的員工必須與其他員工共享文件，他們可以使用 CD/DVD 作為一種存儲形式來共享文件。

有可以遠程訪問計算機的監控應用程序，例如 Prey Project。如果計算機被盜/丟失，通常會這樣做。您可以使用它立即將文件備份到雲存儲服務上。

然後，備份文件後，您可以從計算機上遠程刪除它們。特別是如果您的員工可以使用筆記本電腦遠程工作，我們建議您要求他們安裝 Prey Project 等服務。

最後，最後一個選項是使用雲存儲。這些文件存儲在雲中，可以在辦公室內和辦公室外遠程訪問。

雲存儲通常是免費的，額外的存儲空間需要付費訂閱。您可以跨多個雲存儲服務存儲您的業務數據文件。這些服務還將提高安全性，使黑客難以找到您的數據。您可以（也應該）用密碼保護您的文件。

一些雲存儲服務還允許您創建文檔、演示文稿和電子表格等文件。

讓我們看幾個：

谷歌驅動器

Google Drive 免費為您提供 15 GB 的數據存儲空間。您可以在不同的文件夾中組織文件。您還可以使用 Google Drive 創建文檔、電子表格和演示文稿。

您可以通過訂閱費升級到更多存儲空間。您可以共享對個人文件的訪問權限。例如，您可以將 Google Drive 上的資產負債表的訪問權限授予您的簿記員。然後，您和簿記員可以隨時編輯此文件。

您還可以選擇限制某些文件，以便它們只能由某些工作人員訪問。或者，您可以將一些文件向公眾開放（例如貴公司提供的免費電子書）。可以遠程訪問 Google Drive 中的文件，也可以隨時將其下載到計算機上。

Box 是一種流行的企業雲存儲選項。這是一項付費服務，提供了許多出色的功能。這包括對您的文件進行高級加密。它還包括在您的員工之間輕鬆共享文件。

您可以將離線文件同步到“盒子”。您還可以使用 Microsoft Office 365 創建文檔、電子表格和演示文稿。 Box 還擁有高級技術支持，可幫助您的業務進行數據存儲。

每月只需 10 美元，您就可以擁有 100 GB 的存儲空間。

這是另一種流行的存儲選項，可免費為您提供 2 GB 的存儲空間。您可以以每月 15 美元的價格升級到 5 TB。

DropBox 讓您可以輕鬆地與員工共享文件。如果您希望客戶訪問任何文件（無需編輯它們），您也可以選擇該選項。 DropBox 還允許您從頭開始創建文件，因為它具有原生文檔、電子表格和演示文稿製作工具。

DropBox 還允許您對文件進行密碼保護，從而使黑客更難訪問。

這是雲存儲的另一個不錯的選擇。您將免費獲得 5 GB。您還可以以每月 9.99 美元的價格升級到 6 TB。這可能是為每個員工安裝的一個很好的選擇。這可以很好地補充他們放在辦公桌上的外部硬盤驅動器。

Microsoft OneDrive 具有交叉同步功能，可以輕鬆搜索以找到您的文件。有許多第三方應用程序可以與雲存儲服務一起使用。

既然您知道如何存儲您的小型企業數據，您就可以確保它始終保持安全。我們建議使用本指南中提到的所有選項，這樣您就不必擔心存儲數據。

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