如何透過精益 IT 方法消除 SaaS 膨脹

已發表: 2023-10-27

二十年來，SaaS 穩步普及，其整合的、基於雲端的功能適用於各種規模和類型的企業，使得可下載軟體的永久授權模式已經過時。然而，為任何企業提供技術基礎設施的完整可見性都可能具有挑戰性。

雖然 SaaS 工具幾乎適用於所有組織資產，並有望提高工作流程效率，但如果沒有適當的管理結構和框架，重複、不必要的重疊和分散的授權可能會加劇軟體膨脹。深入了解 SaaS 膨脹背後的動態以及緩解膨脹的策略，旨在實現更精簡、更有效率的 IT 職能。

了解 SaaS 的膨脹及其挑戰

最簡單的軟體膨脹是指電腦程式的連續安裝變得明顯變慢，消耗更多的記憶體、磁碟空間和運算能力。在以雲端為中心的時代，隨著越來越多的 SaaS 應用程式耗盡資源，這個問題不僅在單一系統內而且在整個企業範圍內放大。預計到 2022 年，58% 的應用軟體支出將分配給雲端解決方案，預計到 2025 年將攀升至 66%。這一趨勢是由 SaaS 應用程式輕鬆取得、實施和使用所推動的。

雖然提高效率是一件好事，但 SaaS 採購的簡單性為 IT 帶來了各種挑戰。 SaaS 激增的一個證明是，與 IT 無關的業務部門現在控制著公司一半以上的系統。影子 IT 通常構成標準企業 SaaS 產品組合的重要組成部分。因此，IT 高層可能難以規範 SaaS 支出，無法輕鬆識別成本削減機會。對於各種規模的組織來說，缺乏可見性和理解都會產生巨大的影響。研究表明，一般組織持續利用其應用程式訂閱的比例不到 50%，造成相當大的浪費。

如何最大限度地減少 SaaS 膨脹？ IT 經理的實用技巧

重要的是要認識到工具的成本超出了許可費，還包括培訓成本、定製成本、過渡到新系統期間的中斷以及整體資源配置，所有這些都可能耗盡團隊的資源。因此，必須透過以下步驟來消除 SaaS 的膨脹：

進行定期審核： IT 領導者應執行例行軟體審核，以識別和評估整個企業中所有 SaaS 應用程式的有效使用情況。收集有關軟體採用、使用和用戶回饋的數據將有助於確定哪些工具真正增加了價值，哪些工具是多餘的或未充分利用。此評估有助於做出有關維持、減少或取消許可證的明智決策。
了解使用模式： IT 經理必須為最合適的員工群體提供正確的功能，並確定這些群體的實際需求和使用頻率。這種方法可以幫助企業更有效地協商定價。
根據風險對技術膨脹進行分類：簡化技術環境並最大程度地減少過剩涉及風險評估的三個基本階段：關鍵、必要和高潛力。
實施 SaaS 授權流程：為了防止 SaaS 過載，尤其是在大型或遠端團隊中，請實施強大的授權機制。確保有簡單的步驟和程序來記錄批准和拒絕。
執行定期審查和供應商審核：定期評估當前的 SaaS 提供者和合同，確保它們符合組織要求，有助於在膨脹給您的組織帶來負擔之前識別出來。

為什麼 2024 年控制 SaaS 膨脹至關重要

隨著公司擁抱數位化，未使用的 SaaS 應用程式已成為一個重大問題，這是大流行時代的延續，見證了快速且經常是計劃外的技術採用。當 SaaS 膨脹超過一定閾值時，可能會導致不必要的 IT 支出、安全風險增加以及供應商鎖定的可能性。

不必要的 IT 支出：在 SaaS 應用程式上的過多支出可能會導致組織預算超支和財務困境。必須考慮這對組織的數位轉型藍圖和資源分配的連鎖反應。
安全風險增加：如果您無法控制 SaaS 的擴散，您的企業對影子應用程式的使用可能會增加。這些未經授權的應用程式可能無法滿足組織的安全性和合規性規範，因此增加了資料外洩的脆弱性。
供應商鎖定的可能性：組織經常與供應商續約並簽訂擴展協議，不幸的是，這些供應商提供的價值不足。即使問題已解決，這也使得過渡到經濟上可行的解決方案變得具有挑戰性。

總結：削減 SaaS 的臃腫

基於雲端的 SaaS 平台是當今大多數技術框架的基礎，與傳統上接受的永久授權軟體模型相比，具有顯著的優勢。然而，如果不勤奮，您可能會累積過多的許可證，其中一些可能是不必要的或過多的，甚至最終會導致 SaaS 環境中充斥著影子應用程式和未經授權的許可證。所討論的五個步驟將有助於消除軟體膨脹，使您的 IT 環境更精簡、更有效率且更具成本效益。此外，積極避免購買不合適的軟體產品（那些沒有足夠整合、不必要的功能或複雜的使用者介面的軟體產品）對於預防和防止 SaaS 膨脹成為負擔至關重要。

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