透過僱用虛擬助理來改善您的工作流程

已發表: 2024-02-20

大多數時候，你選擇職業會根據兩個因素：

後者的問題在於，你進入一個領域是為了挑戰、幫助別人或展現自己的能力，但當你了解真相時卻感到失望。事實上，您實際上會花費 10% 的時間來執行這些主要任務，而「浪費」90% 的時間和精力來回覆電子郵件、將資料輸入 Excel 表格以及進行瑣碎的對話。

好吧，如果你聘請一名助理，你可以避免大部分內容並直接進入正題。以下是如何透過僱用虛擬助理來改善工作流程。

電子郵件管理

一個好的虛擬助理可以處理您的電子郵件。他們可以閱讀並做出回應。然後，時不時地，當他們遇到真正需要你注意的事情時，要么指出來，要么發送給你。

電子郵件的問題在於您必須定期檢查它們。其中大部分都不是實質的，甚至可能完全不重要。當然，垃圾郵件過濾器可以做得很好，但並非所有不相關的都是垃圾郵件。

要記住的關鍵一點是，儘管其中大部分內容都是無關緊要的，但您仍然必須檢查一下。軟體可以做相對較好的工作，但它並不是萬能的。有時，您需要一個真正的人來照顧它。

請記住，您回覆電子郵件的速度對於您建立關係的努力非常重要。理想情況下，您會在一小時內回复，四小時內回復也是可以接受的。時間至關重要，作為專業人士，這是您始終缺乏的資源。

在緊張的日程中跑步是很困難的，但這只是冰山一角。然而，真正制定一個可管理的時間表又如何呢？

當然，日程安排工具可以幫助您解決這個問題。他們中的一些人甚至會閱讀您的聊天記錄，並且由於他們可以理解上下文，因此無需您的輸入即可安排您的會議。然而，這項技術仍然很粗糙且不那麼可靠。

相反，您需要一個實際的人，一個虛擬助理，來處理您的日曆，安排您的日程安排，甚至提醒您重要的會議。

更不用說，有一個助理來與其他與會者聯繫會讓你顯得非常專業。

除此之外，助理還可以幫助您提前準備這些會議的資料。

請記住，必須自己完成此操作非常耗時。不僅如此，我們傾向於「違反規則」並嚴重高估自己。所以，當我們覺得日程太緊的時候，我們就會增加一兩次會議，相信這不是我們處理不了的。

有時，局外人會更客觀，尤其是在給予明確指導的情況下。

對於商業研究來說，這是一個困難且耗時的過程，但它並不需要極高水準的學術能力。

畢竟，您並不是要求助手在分子層面上研究最新的抗癌藥物或將其分解為最小的潛在成分。相反，您要求的是對該主題進行初步研究並提供結果。

例如，如果您從事房地產行業，您可以要求他們為您編制一份合適的房產清單。這意味著他們將瀏覽多個本地清單並記下滿足您要求的標準的每一個房產。

在大多數領域，您可以想像要求您的助手進行此類研究。您進行的研究和其他人進行的研究之間的結果差異實際上並不那麼顯著。這不是一項困難的任務，只是耗費時間和精力。

您可以將其委託給其他人並專注於核心任務，而不是自己做。

現在，在大多數領域，僅僅外包客戶服務並不令人滿意。打電話的人不想透過第三方與某個品牌有輕微聯繫的人聯繫。

與助理交談仍然意味著與公司內部的某人交談。當然，他們不是發號施令的人，也不是直接提供他們所需服務的人，但他們已經足夠接近了。

首先，當他們在你的公司待了足夠的時間（這並不意味著幾年或幾十年）後，他們將對大多數流程有相當不錯的了解。即使他們可以回答與常見問題解答頁面或聊天機器人相同數量的問題（或即使他們從這些資源中獲取），虛擬助理仍然是一個真正的人。

他們是真正的員工，真正的專業人士，負責解決他們的問題。這會讓您的客戶/顧客感到很特別。這會讓他們感覺自己被傾聽，並為你贏得許多額外的積分。

現在，當我們說到內容創建時，大多數人立即想到的是一份 4,000 多字的白皮書，其中充滿了技術術語和獨特的案例研究。即使是這種情況，使用現代寫作輔助工具，這也不會超出普通虛擬助理的能力。

然而，當涉及到部落格文章內容、YouTube 頻道內容，尤其是社群媒體內容時，事情並不那麼複雜或要求很高。想想看：大多數時候，您需要將影片剪輯剪切到適當的長度、添加濾鏡並選擇適當的背景音樂。

即使您有作家貢獻者，您仍然可以讓虛擬助理瀏覽它並將內容與部落格上的客座海報指南進行比較。這樣，如果有任何不正常或不正常的情況，他們可以對其進行編輯或指出。

需要記住的關鍵一點是，助理的職責差異很大。由您決定，由助理決定是否同意這些條款。儘管如此，合適的人擔任助理可以讓您的生活變得更加輕鬆。由您來做出適當的安排。