要避免的 6 個 IT 合規性錯誤

已發表: 2021-12-06

與 IT 系統和企業數據相關的法規顯著增加。 IT 專業人員必須照顧這些法規的各個方面，否則可能會因不合規而造成嚴重的財務影響。

讓我們接受一個事實，即合規是任何組織生活的一部分，尤其是那些受到高度監管的垂直行業，例如金融服務、醫療保健和政府。我們一提到合規這個詞，就會立即引起法律、合規和風險團隊的共鳴。但是，在確保遵守組織的合規性方面，IT 部門有相當多的參與。

重要的是，首席信息官和其他高級技術主管要充分了解技術領域內圍繞數據、隱私、安全和其他監管組件的各種法規和指南。這些高級管理人員可以在確保沒有違規行為方面發揮關鍵作用，從而避免重罰。

例如，醫療保健和其他附屬部門等領域的 IT 專業人員必須確保遵守 HIPAA 合規性，從而確保電子醫療保健數據的安全性和隱私性。然而，我們看到監管框架變得越來越複雜，因為許多新的監管指南如歐洲的通用數據保護條例 (GDPR) 和加州消費者隱私法案 (CCPA) 的演變。

與美國一樣，許多其他國家也在不斷遵循類似的協議，以確保個人數據受到保護。 IT 系統、網絡和硬件設備的合規性和監管框架是任何組織的重要組成部分。這無疑已成為全球 CIO 非常關注的問題。事實上，領先機構 Gartner 的研究估計，到 2023 年底，全球隱私法將涵蓋超過 75% 的個人信息。

因此，首席信息官必須確保他們遵循某些程序並避免導致不合規的錯誤。 以下是他們應該避免的一些 IT 合規性錯誤：

當審計員和評估員開始質疑組織中的 IT 計劃及其對合規性的影響時，CIO 和其他高級技術主管很自然地會採取防禦措施。這些審核員將開始評論您的思考過程。這會在兩者之間產生摩擦，這不會導致任何地方。

因此，始終建議進行建設性和麵對面的討論，了解這些審核員的觀點，並努力團結一致地改善環境。底線是每個人都在朝著同一個目標努力，包括制定這些合規準則的人；目標是建立透明度和問責制。如果首席信息官開始接受這些內部審計並與審計員合作，那麼很可能很容易解決這些合規協議。

正如每條規則或指南都有一些例外一樣，IT 框架中也有一組合規性例外。幾乎不會發生每個人都 100% 追隨的情況。由於業務場景的變化和客戶的影響，事情會發生變化。因此，實施一個流程來管理圍繞 IT 合規性的異常總是有益的。

它首先記錄簡單的事情，例如遵循的內容以及可能與現有合規性發生衝突的原因。組織是否採取額外措施來遵守合規目標？組織是否有一個永久性的繞過規則，或者在執行之前是否會經過觀察和批准？這些是組織必須定期提出、記錄和監控的一些相關問題，而不是反對它，或者更確切地說，這些例外情況是理所當然的。

每當有規則被繞過時，都應該有適當的解釋，因為繞過此類規則時會涉及潛在風險。

就像 IT 的其他領域一樣，即使在合規性方面缺乏適當的技能、經驗和相關知識，也會導致嚴重的問題。要圍繞 IT 合規制定強有力的戰略，擁有強大的團隊非常重要。 CIO 需要確保團隊在遵守 IT 法規遵從性的過程中不斷學習和改進自己。採用這種方法將有助於 IT 團隊顯著提高效率。

IT 合規性不可避免地不僅僅是 IT 團隊的責任；它是一種跨職能實踐，使其對組織中的每個人、跨職能部門同樣負責和負責。

雖然遵守各種 IT 合規性錯誤很重要，尤其是監管協議，但目標應該是擁有一個明確定義的安全方法，該方法符合組織的業務目標以及公司或公司所處的垂直領域和領域。部門運作。當 IT 領導者考慮到這一點並與此方法保持同步時，合規性就成為一個明顯實現的結果，而不僅僅是唯一的目標。

通常情況下，基本的安全措施沒有得到有效管理，相當糟糕，導致合規障礙。這一行中的一些示例將是修補、漏洞管理、遠程訪問使用 2 因素身份驗證、移動設備管理和 BYOD 策略等。

如今，市場上有大量可用的工具來解決 IT 合規性錯誤。很明顯，法律和合規團隊協同工作以最終確定和採購這些工具，IT 領導者也可以在幫助組織中篩選、最終確定和部署這些解決方案方面發揮重要作用。

2021 年 9 月，Gartner 通過確定合規團隊應將投資重點放在技術上的三個領域來幫助全球商業兄弟會。

第一項投資應該是記錄保存的核心系統，它是任何組織的基礎系統。第二項投資應該是支持數字工作流程的工具，最後，第三項投資是有助於監控和管理風險的解決方案。

組織不能忽視這樣一個事實，即在當今的情況下，技術投資是不可避免的，無論流程多麼簡單。它不應該是一種採購和部署方法，而應該是一個企業範圍的倡議，在這個過程中將所有利益相關者聚集在一起。

最後，即使公司可能已經定義了他們的流程並採取了所有措施來控制這些流程，但他們通常會錯過的是現有的治理結構和風險框架。 CIO 和其他高級 IT 領導者應該提出一個治理矩陣，將企業系統、信息安全和網絡/基礎架構團隊結合起來，共同遵守所有 IT 合規性。這將是推動成功的因素；沒有這些可能是災難性的。

最後的想法

總而言之，合規性是一套指導方針，不僅可以保護數據，還可以幫助以有條不紊和合乎道德的方式運作組織。是的，在遵循這些 IT 合規性錯誤方面存在挑戰，但可以避免嗎？答案是不。事實上，公司需要不斷學習和改進這些法規遵從性，讓他們的生活更簡單。