2024 年優化業務工作流程的 5 個關鍵軟體工具

您如何管理您的業務工作流程？

在激烈的競爭和高客戶需求的情況下，企業正在努力實現最佳效率以獲得競爭優勢。

業務工作流程是按照完成業務流程所需的順序執行的一系列單獨任務。

將其視為實現業務目標任務必須遵循的路徑。

因此，實施優化工作流程的系統可以簡化操作，不僅可以提高速度和效率，還可以節省您的業務成本和時間。

事實上，根據 Camunda 的說法，97% 的業務決策者都認為工作流程自動化對於數位轉型至關重要，強調了工作流程管理系統的重要性。

那麼，哪些工具可以幫助您提升工作流程效率呢？

本文將討論 2024 年的關鍵業務工作流程軟體，以協助您實現流程自動化並在自動駕駛儀上執行工作流程。

讓我們開始吧。

1. 移植優化軟體

您經營物流業務嗎？

如果你這樣做了，你就比任何人都更了解事情順利進行的重要性。

如果沒有清晰的工作流程來管理運行日常流程的員工和機器，您可能會遇到效率低下的問題，例如延遲和客戶滿意度不佳。

物流自動化市場規模實際上預計將從2023年的327億美元增長到2028年的512億美元，這表明對自動化工具的需求不斷增加。

大量的時間和成本投入到手動處理和監控工作流程中，以確保事情順利進行。 即便如此，這並不能保證效率，因為人類很容易出錯。

最好的轉運優化軟體提供了一個集中平台來監督所有操作。 頂層視圖使管理者和利害關係人能夠了解業務每一步的整體情況。

此外，這些工具可讓您自訂和執行工作流程，確保及時完成任務、提高透明度和問責制。

所有物流軟體（如堆場和倉庫管理工具）中的轉運最佳化解決方案可確保工作相互關聯，並及時批准和任務啟動。 這有點像是將按鈕從一個進程傳遞到另一個進程。

商品倉庫公司正在尋求一種解決方案，透過消除冗餘問題並提供靈活性來滿足客戶需求，從而優化其營運。

使用 Datex Footprint（一種倉庫管理系統），該公司成功地為每個客戶實現了流程自動化，並實現了更高的準確性和生產力。

2. 客戶關係管理（CRM）

每項業務的核心都是客戶。

對於以客戶為中心的企業來說，客戶滿意度和體驗是首要任務。

然而，隨著客戶需求空前高漲，客戶服務領導者被迫尋找新的方法來滿足這些需求並提高客戶滿意度。

不良的客戶關係管理與利潤下降之間有明顯的關聯。

事實上，NewVoiceMedia 的一項研究顯示，由於糟糕的客戶體驗，美國企業每年損失高達 750 億美元，量化了糟糕的客戶關係管理不斷增加的成本。

客戶現在需要及時的溝通、個人化的體驗和靈活性，而這些只能透過 CRM 優化軟體來實現。

這些工具中最好的工具可以自動執行冗餘且耗時的任務，例如對話路由和行銷，從而為您的支援人員騰出時間來專注於客戶服務等增值任務。

即時聊天和聊天機器人使您的企業能夠為客戶提供及時的回應和協助。

借助對話人工智慧等高級功能，聊天機器人可以為支援人員提供上下文，並將對話路由給合格的個人，以增強體驗。

此外，CRM 軟體使用自動標籤等功能自動對對話進行分類，以進行富有洞察力的分析，從而深入了解客戶的期望和體驗。

除了自動化之外，CRM 軟體還允許您享受其他福利，例如集中式通訊平台，使您的員工能夠在單一平台上跨多個管道回應所有客戶請求。

其他值得注意的功能包括報告和分析、SLA 追蹤和預設響應，這些功能在自動化過程中也會派上用場。

3. 頂級文件工作流程工具

您是否手動處理文件？

如果是的話，那麼您必須意識到，如果沒有可靠的文件管理系統來儲存、共用和數位化所有業務文件，將會導致效率低下。

與文件管理不善相關的主要瓶頸之一是流程緩慢，可能導致服務和貨物交付延遲。

例如，在物流行業，涉及大量文書工作，簽署和審批過程需要大量時間，這會減慢週轉時間並導致延誤。

這些當然會導致客戶滿意度不佳，這對您的業務不利。

事實上，Zendesk 的研究發現，大約五分之三的消費者認為良好的客戶服務對於他們對品牌產生忠誠度至關重要。

這些統計資料應顯示簡化流程對於增強客戶體驗的重要性。

頂級文件自動化工具簡化了從收集到收集簽名以供批准的文件管理流程。 透過自動處理大多數文檔，您的企業可以節省成本和資源，並將其轉移到其他重要且複雜的任務。

到 2024 年，這些業務工作流程軟體將立即從不同來源收集數位文件或掃描實體文檔，然後對其進行分類並將其整合到系統中。

拜耳醫藥保健製藥公司是製藥業的重要參與者，擁有數千名員工。 因此，手動起草標準合約會消耗大量時間。

ActiveDocs 提供的解決方案可以促進以文件為中心的流程，包括合約草案的建立和審查，並能夠加快審查和批准實踐。

4. 自動化

自動化可以推動並提高生產力。

想像一下您的員工花費在冗餘任務上的時間，例如搜尋文件、回答重複的客戶查詢以及掃描文件以將其數位化。

嗯，這會浪費大量時間，這會轉化為巨大的營運成本，而代價是複雜而重要的任務。

事實上，根據 SnapLogic 的一項研究，員工每年約有 19 個工作天花在重複性任務上。 這清楚地表明有多少時間浪費在平凡的活動上，而不是專注於業務成長。

它不會因時間浪費而停止。 多餘的任務也會降低員工的士氣，導致生產力下降，進而影響您的業務。

自動化是工作流程最佳化的基礎。 從文件管理系統到客戶關係管理工具，實際上沒有任何業務工作流程軟體不是基於自動化建構的。

自動化將您的員工從耗時、單調的任務中解放出來，使他們能夠專注於需要人工幹預的複雜問題。

這不僅透過顯著降低成本來提高生產力。

您可以透過執行付款處理、審批和對話路由等任務輕鬆促進和優化工作流程，確保簡化流程並提高準確性和效率。

Maverick International 是一家全球包裝公司，優先考慮簡化流程和效率。 該公司的封口機設計用於密封不同尺寸的袋子。 然而，輪班之間為適應不同尺寸而進行的手動調整速度很慢。

歐姆龍自動化提供了一個解決方案，使該公司能夠實現轉換過程的自動化。 機器可以近乎即時地自動調整到所需的尺寸。

5. 專案管理

適當的專案管理可以增強工作流程。

它涉及對任務和流程的監督以及資源的分配，以在商定的限制內實現業務目標。

缺乏這些將導致目標實現的延遲、客戶體驗不佳和品質問題等等。 所有這些都會直接影響獲利能力，從而阻礙業務成長。

事實上，Geneca 的一項研究記錄了 75% 的受訪者將缺乏信心視為專案失敗的原因。 這個數字顯示專案目標和專案實施者脫節。

專案管理工具是可以在 2024 年簡化流程的業務工作流程軟體之一。

以物流業為例，專案管理確保資源分配到重要部門，不出現資源過度分配的情況。

此外，將專案分解為可管理的任務並建立明確的約束條件可以讓員工有效地確定工作的優先順序。 Trello 等工作流程解決方案有助於視覺化進度，幫助團隊識別瓶頸並根據需要調整工作負載。

AYESA 是一家從事技術和 IT 業務的西班牙國際公司，它使用多種軟體來簡化運營，無需整合。 這給專案可見性帶來了挑戰，因為他們對專案的狀態沒有一個共同且清晰的了解。

實施 Easy Redmine 後，該公司實現了工作量的可見性以及組織良好專案的能力。 這使得團隊的每個成員都知道他們必須始終這樣做，並且專案經理可以控制進度。

結論

仍未優化您的業務工作流程？

這樣做是您在競爭激烈的商業環境中獲得優勢的最佳選擇，使您能夠在不影響品質的情況下簡化營運。

事實上，根據 Gitnux 的報告，大約 75% 的企業領導者表示，使用工作流程自動化為他們帶來了強大的競爭優勢，這凸顯了對高效工作流程的需求。

從傳輸優化工具到提高客戶滿意度的客戶關係管理解決方案，業務工作流程軟體並不缺乏。

整合其中多個工具可以顯著提高生產力、節省時間並簡化業務成長流程。