我如何讓我的每週待辦事項清單變得更有趣、壓力更小

我不會稱自己為生產力專家，但我已經測試了數百個生產力應用程序，包括待辦事項清單應用程式。然而，我發現標準的待辦事項清單應用程式易於使用，但通常缺乏靈活性，並且遵循固定的範本來管理可能無法滿足您所有需求的任務。此外，我使用過的最受歡迎的待辦事項清單應用程式的免費版本功能有限，重複任務和提醒等基本功能通常需要付費才能使用。

由於這些限制，幾個月前，我放棄了所有待辦事項清單應用程序，轉而使用 Notion 來追蹤我的任務。你猜怎麼著？這是我一生中做過的最好的決定。造成這種情況的原因有很多，但最重要的是，Notion 的靈活性使我能夠設計一個更有效率、更個性化的待辦事項清單系統，該系統簡化了任務管理、確定最重要任務的優先等級並在一個位置追蹤所有任務。

在本指南中，您將了解我如何使用Notion 設定最高效的待辦事項清單追蹤器，並協助您設計適合您需求的待辦事項清單設置，或將所有任務組合到一個地方並使您的待辦事項每天都有任務，無壓力。

概念如何運作？

如果您以前從未聽說過 Notion，它是一款一體化工作區工具，可讓您記筆記、組織資料並視覺化、與團隊協作、建立任務並在一個地方管理它們。

Notion 不僅僅是一個待辦事項列表，您還可以將其用作專業工作的專案管理工具、記下筆記、儲存文章、追蹤您的財務狀況、規劃活動等等。最重要的是，個人 Notion 帳戶可讓您免費建立和儲存無限的頁面。

基本上，在 Notion 中，一切都在頁面上進行。您可以建立頁面並在頁面上添加多個元素，例如標題、圖像和表格，甚至可以建立資料庫或從其他頁面匯入它們。您可以從其他頁面連結資料庫並對其進行過濾、在頁面之間進行連接等等。對於個人來說，Notion 可以免費使用，沒有任何頁面限制，還可以讓您與團隊即時合作和工作

然而，Notion 對團隊的免費套餐有限制。您可以在此概念定價頁面上查看所有團隊優勢和限制。在這種情況下，如果您想與團隊或家長一起建立待辦事項列表，您可以將他們作為訪客添加到您的工作區或邀請他們加入您的團隊。

在免費方案中，您最多可以邀請 10 位客人並單獨控制對他們的訪問。如果您想要更多，您可以選擇 Plus 計劃（最多可容納 100 位客人）或 Business 計劃（最多可容納 250 位客人）。

由於我們的重點主要集中在本文中的待辦事項列表上，因此如果您想為自己或與您的合作夥伴或少於十人的團隊創建待辦事項列表，支持十位客人的免費套餐就足夠了人們。

創建更好的待辦事項清單時我遵循的原則

僅建立一個 Notion 待辦事項清單並不能讓您毫無壓力。為此，我遵循了許多其他原則，在 Notion 的幫助下創建了更好版本的待辦事項清單。

我讀過很多關於如何有效管理任務並使任務無壓力且有趣的書籍。專家們分享了大量的原則和策略。我應用這些原則來建立更好版本的待辦事項清單。

其中一項原則是大衛艾倫 (David Allen) 的《把事情做好》(Getting Things Done)。作者說，我們的大腦不是用來儲存任務的，而是用來處理任務的。利用這個原則，我將腦海中出現的任何想法或待處理的任務轉儲到 Notion 中。為了更好地組織，我給它們加上標籤並使它們組織起來。

其次，明確任務。例如，我不會模糊地編寫任務，而不是寫著“閱讀20 分鐘”，而是用詳細的、可操作的信息編寫可操作的任務，例如“閱讀《完成任務》一書中的20 頁” 。

同樣，我將大任務分解為可操作的子任務。例如，假設我正在計劃一個假期，並且想要提前做一些事情，例如規劃航班、申請休假、預訂飯店、建立遊覽地點清單等等。在這種情況下，我會在主要任務下列出所有可操作的項目，然後每天執行每項任務。

這樣，我就可以毫無壓力地生活，清楚地知道自己在做什麼，而不會拖延，也不會擔心任務堵塞我的收件匣而不知道下一步該做什麼。我可以查看您的所有任務並創建它們並將其添加到任務中。

接下來，我使用艾森豪威爾矩陣根據任務的緊迫性和重要性來決定任務的優先順序。假設您以前從未聽說過這個矩陣；基本上，利用這個原則，我根據重要性和緊迫性對任務進行優先排序，這可以幫助我專注於具有高影響力的任務，並減少在低優先級任務上花費的時間。

此矩陣分為四類，其中包括：

• 緊急且重要的任務：這些任務需要我立即關注，並且應該立即完成。
• 不緊急但重要的任務：這些任務很重要，但不需要我立即專注。
• 緊急但不重要的任務：這些任務需要立即採取行動，但對我的長期目標來說並不重要。如果可能的話，我會委託這些任務以節省時間和資源。
• 不緊急且不重要的任務：這些是浪費時間的任務，我需要從我的待辦事項清單中刪除。

我如何使用 Notion 作為高效率的待辦事項清單工具

Notion 的靈活性使我能夠建立一個遵循所有這些原則的高效待辦事項清單。在 Notion 中建立待辦事項清單有多種方法。

您可以使用單一頁面來管理您的所有任務，例如將您的想法轉儲到Notion 中以釋放您的心理條款，使用艾森豪威爾矩陣查找重要任務，最後將大型子任務分解為行動步驟並創建您的最終待辦事項清單。

您也可以將這些流程分成不同的頁面，並使用匯入資料來匯入任務。這使得單一頁面不那麼混亂，但需要更多的精力來管理和處理多個頁面之間的問題。

對於我的待辦事項列表，我在一個頁面上建立了所有這些任務。它使我能夠完全控制任務，並可以輕鬆地在一個地方找到待處理的、即將發生的和正在進行的任務。然而，正如我所說，您可以根據自己的喜好建立 Notion 待辦事項清單。

如何在 Notion 中建立待辦事項清單追蹤器

您可以使用 Notion Web 或行動應用程式建立待辦事項清單追蹤器。 Notion 還擁有適用於 Mac 和 Windows 的專用應用程式。由於我們專注於多項任務，因此我建議您使用桌面版本以獲得更好的可見性和更好的多任務處理。設定待辦事項清單追蹤器後，您可以使用 Notion 行動應用程式來管理所有任務。

您可以複製我的待辦事項清單範本來有效管理您的所有任務。開啟頁面，點擊螢幕右上角的複製圖標，然後選擇複製。如果你還沒有使用Notion帳戶登錄，你想要複製它，那麼我的待辦事項清單範本就會被複製。

1. 將所有任務集中在一處

在第一個任務表中，透過將所有任務和待辦事項集中到一個地方來整理您的思緒。基本上，這個想法是透過將所有想法儲存在概念中來釋放你的思想。這可以幫助您消除精神壓力。

完成所有任務後，根據最重要的任務對它們進行排名。您可以使用艾森豪威爾矩陣根據您的偏好對它們進行排名。您可以將它們分為重要或不重要、緊急或不緊急。

2. 根據您的需求對任務進行排序

根據上述原則，您的任務將自動分為「優先執行」、「安排」、「委派」和「消除」類別。在此基礎上，您可以計劃您的一天。這樣，您就可以專注於最重要、最有價值的、能夠增加實際價值的任務，而不是把時間花在不會增加價值的任務上。

3. 最終待辦任務已準備就緒

最後，在決賽桌中，你的重要任務。在這裡，您可以使用「吃掉那隻青蛙」原則來完成最重要的任務，並使用帕累托原則來找到最有價值的任務。

最終待辦事項清單中列出的任務僅來自重要和緊急類別，以帶來更多並產生大部分影響。您還可以自訂表格，以包含規劃任務以及根據您的偏好在表格中消除的建議任務清單。為了幫助您專注於最重要的任務，我只列出了最重要和最緊急的任務。

在待辦事項清單中，您可以追蹤當天或一週的任務。您可以將任務拖放並移動到進度部分，當您最終完成時，您可以在任務完成時將其移動到「完成」 。在這裡，您將看到您已完成的所有任務。如果需要，您可以將它們從清單中完全刪除。

透過這種方法，您可以使用 Notion 進行無壓力的任務管理，並專注於能夠增加真正價值的最重要的任務。如果您覺得這種方法不舒服，我還分享了一個簡單的標準模板，您可以使用它來建立簡單的待辦事項清單追蹤器，例如標準待辦事項清單應用程式。

我在下面分享了詳細步驟。但是，我強烈要求您使用「我的待辦事項清單」範本來建立更有意義的任務。事實上，您還可以透過在待辦事項清單中添加獎勵、增加時間並獲得獎勵來添加自動化，使任務變得更有趣。這將是一個更複雜的任務；但是，您仍然擁有 Notion 的靈活性。此外，您不需要遵循我共享的標準範本。您可以根據您的喜好進行自訂。

如何在 Notion 中建立簡單的待辦事項列表

為了進一步簡化，您可以在 Notion 中建立三種類型的待辦事項清單。首先，您可以使用Notion 中的表格或項目符號點建立一個簡單的待辦事項列表，這主要適合只需要一個包含任務清單的待辦事項清單應用程式的基本用戶，然後在完成後將其標記為完成。

接下來，您可以使用 Notion 中的進階功能建立進階待辦事項清單應用程式。您還可以與您的合作夥伴或團隊協作，連接Slack 和Google Drive 等外部工具（免費版本僅支援有限的工具），將最新的Notion 日曆與您的待辦事項清單集成，創建列表、看板等多種視圖、基於您喜歡的任務視覺化的時間表、使用進階搜尋、向特定任務新增篩選器、新增資源並為各個任務建立註釋以獲得更多上下文、設定截止日期和自訂提醒等等。

最後，您可以使用預先建置的待辦事項清單概念範本建立待辦事項列表，這最適合不想手動建立的簡單使用者和進階使用者。最好的部分是您可以從模板開始並根據您的需求進行自訂。

此外，您可以將待辦事項清單從一種格式轉換並變更為另一種格式。例如，您可以透過新增更多功能、提醒和所有進階功能，將簡單的待辦事項清單轉換為進階待辦事項清單。

在 Notion 中建立一個簡單的待辦事項清單：

1. 要建立一個簡單的待辦事項清單應用程序，請開啟Notion並點擊左上角側欄中的「建立頁面」 。
   
2. 現在，輸入標題；您可以將其命名為待辦事項清單或首選名稱。
3. 為了使其有吸引力，將滑鼠懸停在標題上，在頂部，您將看到以下選項：添加圖標、添加封面和添加評論。您可以添加額外的元素以使其具有最佳外觀。您可以點擊新增圖標為頁面新增圖標，點擊新增封面即可新增封面照片。 Notion 內建了一些看起來非常獨特的封面照片；您可以使用這些或添加您自己的。
   
4. 現在，要建立主要的待辦事項列表，您可以使用資料庫或表格。為了保持簡單，您可以使用 Notion 中的簡單待辦事項清單預先建立元素來新增和標記任務。如果您需要待辦事項清單的額外功能，則必須建立資料庫。
5. 若要建立簡單的待辦事項列表，請按一下空格，然後輸入/to-do list 並從選項清單中選擇待辦事項清單。
   
6. 如果您想建立更高級的內容，請輸入 /，然後鍵入資料庫並新增資料庫。
7. 建立資料庫後，將第一列中的它重新命名為“任務名稱”，然後建立一個任務。
8. 點擊加號新增一列，在這裡，您可以新增標籤來設定任務的優先順序。您可以根據自己的喜好新增優先編號。
   
9. 接下來，您可以新增狀態列來追蹤任務的狀態，無論任務是已完成還是待處理。
10. 接下來，再次點擊加號，從清單中選擇“截止日期”，然後新增截止日期。您也可以設定提醒。打開提醒旁邊的開關以設定您想要提醒的時間。

如果一切順利，使用 Notion 建立的待辦事項清單將改變您的遊戲規則。它將比任何待辦事項清單更有效率；您確切地知道自己的前進方向，在一個地方跟踪即將到來的和正在進行的任務，並在一個地方組織所有任務。

它幫助我更有效地計劃我的一天，並專注於推動價值的最重要的任務。

然而，Notion 並不完美。它有局限性，例如對於初學者來說很複雜，不支援重複任務，並且沒有被設計為待辦事項清單。然而，使用 Notion，我可以設定最高效的待辦事項清單追蹤器，幫助我提高工作效率。我希望它也適合你。如果您在設定時遇到問題，請在下面評論。

使用 Notion 作為待辦事項清單追蹤器的常見問題解答

1. 我可以在多個裝置上存取我的 Notion 待辦事項清單嗎？

是的，Notion 可在所有主要平台上使用，包括 Mac OS 和 Windows。它還可以在網路上使用，並與不同的設備即時同步。

2. 使用Notion是否有學習曲線，特別是初學者？

如果您是初學者，一開始可能會覺得不知所措，但隨著時間的推移，如果您熟悉工具，就會變得容易。 Notion團隊為初學者提供了關於如何使用Notion的詳細指南。你可以觀察他們。

3. 我在 Notion 上的資料安全嗎？

Notion 將平台上儲存的資料加密。但是，由於其開放性，我強烈建議您避免在 Notion 頁面中存儲任何敏感信息，因為訪問您的 Notion 帳戶的任何人都可以查看您的所有詳細信息，而無需任何類型的身份驗證。

4. 我可以在我的 Notion 待辦事項清單上與其他人免費協作嗎？

在免費版本中，您可以邀請最多 10 位客人到您的工作區，並與他們即時分享和協作處理任務。

5. 我可以離線使用Notion來管理我的任務嗎？

Notion 可以離線使用，沒有任何問題；您可以離線追蹤和新增待辦事項清單。但是，您需要網路連線才能與其他裝置同步資料並進行協作。