提高生產力的 15 個最佳 Office 365 集成

我們一次又一次地討論瞭如何使用集成來顯著擴展您已經在工作中使用的工具和解決方案。 多虧了三個簡單而重要的字母 API，即使是最不精通技術的用戶也可以組合兩個原本獨立的解決方案，甚至添加全新的功能。

集成在團隊協作和 UC 應用程序中變得很普遍，並已發展成為這些解決方案的主要穩定部分。 然而，許多人可能沒有意識到，他們在集成之前就一直使用的完全相同的工具也可以通過集成進行擴展。 我當然是在談論 Microsoft Office。 Word、Excel、Outlook 和其他 Office 應用程序已經擁有非常健康的功能集，並且多年來一直在改進。

但是，這並不一定意味著沒有更多的增長空間。 當微軟擁抱雲並推出 Office 365 時，原本遺留的應用程序套件打開了一個全新的可用性世界。 歸根結底，Office 365 可以做很多事情，但該套件仍然存在很多差距。

由於幾乎每個人仍然使用 Office 和 Office 365 作為他們的主要生產力工具，我們想仔細看看存在哪些附加組件和集成。

應用程序：Outlook 和 Word

為了絕對節省時間，DocuSign for Outlook 是那些依賴電子郵件通信的人的必備品。 作為最流行的電子簽名解決方案之一，DocuSign 可能是您可以對 Outlook 進行的最有價值的補充之一，更不用說 Office 365 套件了。 本質上，DocuSign 允許用戶對任何電子郵件、合同或法律文件進行數字簽名。

該應用程序適用於 Outlook 和 Word，還允許用戶讓收件人安全地簽署文檔。 它甚至可以自動將每個文檔的副本保存到您的 OneDrive 存儲中。 遺憾的是，該服務確實需要每月 10 美元的訂閱費，但它確實可以幫助避免打印、掃描和傳真文件的持續麻煩。 還提供 10 天免費試用，值得一試。

應用程序：SharePoint

SharePoint 是來自 Microsoft 的一個非常有趣的基於 Web 的協作平台解決方案。 對於那些不知道的人，SharePoint 實際上以多種方式與 Office 集成，並且通常用作文檔管理和存儲系統。 用戶可以設置一個集中的、受密碼保護的空間來共享文檔和文件，例如您的企業的數據庫。 與電子郵件或 Microsoft Teams 結合使用時，SharePoint 可能是一個有用的補充。

但是，對於僅依賴 SharePoint 和電子郵件的團隊來說，還有一些空白需要填補。 例如，SharePoint 不提供任何類型的員工目錄，這是有效協作解決方案的關鍵方面。 但是，當然，回到主題，有一個 SharePoint 應用程序可以做到這一點。 借助整個員工目錄，用戶可以搜索團隊，為員工或團隊配置不同的主題和分組，甚至可以按技能或位置過濾結果。 總能找到最適合這項工作的團隊。

應用程序：展望

與我們最喜歡的 VoIP 和 UC 功能之一類似，此查找和撥號號碼附加組件使從電子郵件到電話的轉換變得非常容易。 就像名稱所述，此插件將在 Outlook 中搜索您的電子郵件，並將任何消息中的任何電話號碼轉換為可點擊的鏈接。

單擊鏈接將簡單地發起呼叫，然後撥出該號碼。 從表面上看，這聽起來沒什麼大不了的，但它確實是您一旦消失就會拼命錯過的功能之一。 只需單擊鏈接即可撥打電話的效率可以節省寶貴的時間。

是否曾經因為讀錯而撥錯號碼？ 消除任何輕微的錯誤機會可以幫助我們保持專注。 與其放棄你的思路去撥打電話，你所要做的就是點擊一個漂亮的小鏈接。

應用程序：展望

現在，這是一個熟悉的情況：您是否曾經發送過電子郵件，然後意識到您忘記添加附件？ 您是否曾經發送過附件，但後來發現發錯了？ 您是否曾經發送過一封電子郵件，只是為了在第一行發現一個明顯的錯字？ 好吧，您可以避免發送重複的電子郵件來嘗試糾正您的錯誤，而只需編輯電子郵件即可。

DocSend 是一個非常酷的附加組件，它使用戶能夠跟踪、控制甚至更新他們從 Outlook 發送的文檔 - 是的，即使在您發送電子郵件之後也可以使用此控件。 用戶可以隨時更新他們發送的內容，而他們的收件人只會看到最終的編輯。

還有一些很酷的指標功能，例如逐頁參與度，以及查看誰在查看內容的能力。 這可能是避免電子郵件錯誤的好工具，也是跟踪時事通訊和銷售電子郵件參與度的好方法。

應用：Power BI

在商業智能解決方案方面，Microsoft 的 Power BI 是許多企業的首選。 就其本身而言，Power BI 能夠生成一些非常詳細的視覺輔助工具。 但是，當然，集成總是可以添加以前缺少的東西——即使是像 Power BI 這樣的東西。 我們遇到的最喜歡的附加組件之一是信息圖表設計器。 作為我們自己的信息圖表的忠實粉絲，我們認為這是任何需要他們的數據來講述故事的企業的必備插件。

無論您是想要一個詳細的信息圖表來突出顯示您的所有數據，還是要根據您的個人主題定製圖表，這個插件都可以提供幫助。 用戶可以訪問一整套圖形，甚至可以選擇上傳自己獨特的圖形。 歸根結底，Infographic Designer 可能是您可以用來美化報告的最佳工具之一

應用程序： SharePoint

如果您已經將 SharePoint 用作您的業務的中央資源中心，那麼下一步就是添加常見問題解答頁面。 此加載項允許用戶在 SharePoint 中為他們的團隊建立一個完整的常見問題頁面。 借助內置的文本編輯器，任何人都可以輕鬆編寫新的常見問題解答，甚至編輯現有的問題和答案。

用戶可以控制問題的順序，添加動畫，甚至在列表中搜索以找到他們的確切問題。 常見問題頁面將是一個很好的培訓工具，可以幫助團隊更快地獲得新成員。 通過列出項目或任務的有用參考信息，FAQ 頁面也可以作為非常快速的“首選”參考，即使是資深員工也可以參考。

應用程序：展望

就像幾乎所有的電子郵件服務一樣，Outlook 不幸地對附件和文檔設置了文件大小限制。 如果您的企業不使用 SharePoint 或任何其他文件傳輸服務，這確實會限制 Outlook 的文件共享功能。 但是，如果您想堅持只使用 Outlook，那麼 Send Anywhere 插件就適合您。

用戶可以添加最大 10gb 的附件，完全繞過 Outlook 本身俱有的任何文件大小限制。 Send Anywhere 也增加了新的安全層。 Send Anywhere 不是在電子郵件中發送附件本身，而是發送一個放置在電子郵件中的 URL。 然後，收件人只有一周的時間在文件過期之前打開和訪問該文件。

應用程序：Excel

與 Smarter BIZ 雲服務一起使用，此插件允許任何人將 Excel 完全轉換為功能齊全的移動 CRM。 用戶可以直接在 Excel 中創建所有約會，將約會分發給 Android 移動設備上的銷售團隊（如果這是您的企業使用的），並獲得所有客戶通信的實時狀態更新。 這裡真正的附加好處是整個平台與 Android 應用程序的緊密聯繫，並在 Excel 中為管理人員提供了一個簡單的“操作基礎”。

用戶還可以使用該集成將一些非常強大的信息引入他們的 Excel 電子表格，包括 GPS 位置、通話記錄、通話記錄、已分配約會的狀態或為後續通話創建的任何新約會。 總體而言，Smarter Biz Manager 可以證明是 SMB 幫助提升和自動化銷售的簡單工具。 整個平台使跟進和管理潛在客戶變得簡單。

應用程序：展望

電子郵件和 Outlook 本身不一定是最不安全的服務。 但是，如果您想在 Outlook 的安全性方面更進一步，那麼 IXD Secure Mail 可能是您的選擇。 IXD 旨在保護您使用端到端加密發送的電子郵件和文檔。

用戶可以直接從 Outlook 發送和接收安全電子郵件，而無需使用單獨的應用程序或插件。 為了幫助確保一切正常和安全，您發送的每一點信息都將被加密——甚至是靜態數據。 IXD 還通過他們聲稱的“行業領先的加密方法”支持桌面和移動安全消息傳遞。

應用程序：展望

Boomerang 被稱為“終極電子郵件生產力工具”，如果您的團隊不一定要尋找電子郵件替代品，它就是您想要的附加組件。 Boomerang 具有一些非常有用的功能，讓用戶可以完全控制他們的收件箱和發件箱。 用戶可以安排在最佳時間發送電子郵件或通過電子郵件安排會議。 Boomerang 還可以提醒用戶跟進沒有回复的重要消息。

Boomerang 甚至有一個獨特的“打盹”選項，它可以讓消息稍後在預定時間重新出現在頂部。 總體而言，Boomerang 是一個很好的工具，可以跟踪已失效的銷售線索，避免來回安排的麻煩，輕鬆地與不同時區的收件人溝通，甚至幫助清除收件箱中的雜亂。

應用程序：Excel、Powerpoint、Word

如果您希望將 Excel 發展成為更注重視覺的協作工具，那就別無所求。 基於 HTML5 的 LucidChart Diagrams 允許用戶將全新的協作元素添加到 Excel。 更重要的是，該插件還為 Excel 帶來了全新的視覺元素，擺脫了數字和圖表。 用戶可以訪問數百種不同的模板，包括流程圖、線框圖工具、模型工具、網絡圖、業務流程模型，甚至思維導圖。

為了獲得更多控制，用戶可以使用完全不同的形狀來構建他們的圖表和圖形，拖放他們自己的圖像，或者將整個片段導出為 PDF、PNG 或 JPG 圖片文件。 用戶還可以將他們的圖表嵌入到博客或 wiki 中並創建交互式模型。 對於實時協作，對文檔的更改被合併並同時同步給所有用戶，整個事情甚至包括群聊和評論系統。 該應用程序也可用於 Powerpoint 和 Word。

應用程序： SharePoint

就像所有平台一樣，SharePoint 有其優點，但也有其缺點。 SharePoint 非常適合管理項目、文檔和文件，但在可視化項目管理方面，它就有點平淡了。 我們最喜歡的一些協作解決方案（以及 Basecamp 替代方案）往往包含以視覺為中心的元素，例如 Kabnan 板。 當然，這正是我們發現的帶有 Saketa 看板板的 SharePoint。

此插件允許用戶使用看板式任務管理器的視覺輔助來管理任務。 Saketa 只是將所有現有的 SharePoint 任務直觀地組織到一個“板”上，每個任務的磁貼以顯示最相關的信息。 任務優先級可以通過不同的顏色表示，用戶可以設置卡片的順序或重新分配和重新確定任務的優先級。 用戶還可以按開始日期、分配的用戶或截止日期進行組織和排序。

應用程序：SharePoint

如果您正在搜索要添加到 SharePoint 的視覺輔助工具，並且不喜歡 Kabnan 風格的組織，那麼甘特圖可能會有所幫助。 雖然它是一個付費插件，但 Milestone Gantt 提供了一種新的可視化方式來組織任務和跟踪現有項目的進度。 用戶可以在這些甘特圖上查看項目里程碑和主要更新，甚至可以選擇顯示進度條和基線條。

里程碑可以通過顏色或形狀來表示和優先級，以幫助為項目的進度提供更快的視覺輔助。 還存在一些有用的管理和配置選項，例如在導出或添加“凍結期”時自定義甘特圖使用的能力。

應用程序：展望

這應該不足為奇，但有些人甚至可能沒有意識到它的存在！ Salesforce 很容易成為最受歡迎的 CRM 解決方案之一，這是有充分理由的。 如果您的團隊已經在使用流行的解決方案，Salesforce Lightning 是幫助提高效率和生產力的最簡單方法之一（當然，除了將 Salesforce 集成到您的 UC 解決方案中）。

但是，Salesforce Lightning 使用戶能夠查看與電子郵件和約會關聯的所有聯繫人、潛在客戶、客戶、機會、案例和自定義對象，而無需離開 Outlook。 用戶還可以直接在 Outlook 中搜索 Salesforce 記錄，以及一鍵創建新記錄或將電子郵件和約會添加到記錄中。 在標準集成方式中，一切都是為了節省時間和提高生產力。

應用程序：展望

作為項目管理和協作的獨特方式，Smartsheet 是一個以電子表格為中心的解決方案。 憑藉其熟悉且簡單的佈局，團隊可以以可讀的格式組織信息，而不會分散視覺輔助或過度定制的注意力。 使用 Smartsheet for Outlook，用戶可以在解決方案中帶來這種簡單性，並將其直接集成到 Outlook 中。 用戶可以組織和跟踪項目，甚至可以直接從他們的 Outlook 收件箱中就項目進行協作。

對於某些強大的功能，用戶可以將任何電子郵件直接轉換為共享項目，該項目在您的 Smartsheet 上顯示為新的“行”，供所有參與者立即查看。 或者，將圍繞項目的整個電子郵件對話與相關任務緊密聯繫起來，以便快速參考。 Smartsheet 還包括一個搜索功能，因此您可以快速找到您要查找的任何內容。