對於律師、醫生和政府承包商來說，在線傳真是否足夠安全？

許多人讀到“傳真”這個詞的含義有些過時，就像在家裡有一個電腦房一樣。 然而，在線傳真提供了基於雲的服務的複雜性，而無需額外的硬件（傳真機）。 與體積更大的同類產品不同，後者使用模擬網絡通過連接傳統電話線 (PTSN) 來傳輸數據，安全的在線傳真產品創建的文檔可以通過 Web 應用程序或作為電子郵件附件發送到另一台傳真機。

這種現代化技術現在可以加快文件傳輸速度，節省工時並提供過時系統無法提供的靈活性。 更好的是，較新的在線傳真係統帶有高度安全的協議，使文檔管理與任何其他常見軟件程序一樣安全和方便。

• 在線傳真如何工作？
• 我應該放棄我的傳真機嗎？
  • 文件安全
  • 文件大小
  • 文件組織和管理
• 醫學通過在線傳真實現現代化
• 律師事務所的安全在線傳真
• 政府承包商需要安全的在線傳真
• 安全性和合規性是在線傳真的標準

在線傳真如何工作？

Internet 傳真係統分配唯一的電話號碼，當有人試圖傳輸文檔時使用該號碼。 系統識別傳真號碼並通過將掃描作為文件附件（通常是 PDF）發送來響應。 傳入傳真之前會提示訪問站點以下載兼容軟件以進行順利交易，但許多軟件品牌以未壓縮形式的標準圖像發送文檔。 這樣，只要聯繫人有標準的圖形查看器，就不需要額外下載。

一些互聯網傳真產品提供先進的光學字符識別 (OCR) 功能，可立即將字符圖像轉換為可在其他地方讀取或複制粘貼的文本。 打開附件後，它可以像任何其他文件一樣被處理——轉發、保存為其他文件類型以及與其他文檔組合。 許多一體化在線傳真服務將生成封面，這對於保護醫療保健行業的患者信息至關重要。

對於許多希望提高生產力和節省物理空間的專業人士來說，切換到在線傳真通常是有意義的。 那些在政府、醫療保健或法律行業工作的人可能更不願意改變他們的通信方式，因為這些職業需要更高的安全存在——不僅是為了內部運營，而且還需要確保私人信息的安全。 幸運的是，在線傳真提供了一種增強的安全功能，可確保這些文檔以數字方式保存，比打印輸出形式更安全。 所以要考慮的問題不是“使用在線傳真安全嗎？” 而是“在線傳真適合我的行業嗎？” 無論哪種方式，答案都可能是肯定的。

我應該放棄我的傳真機嗎？

總的來說，答案可能是肯定的。 雖然每個行業都有不同的文件管理和通信需求，但無論是哪個行業，都有一些好處可以使企業受益。

文件安全

對於醫療、法律或政府領域的任何人來說，最重要的因素可能是被傳真文件的隱私和安全。 一些互聯網傳真產品提供 SSL 加密和密碼保護，這可能是這些行業的默認流程。 大多數都提供安全的登錄提示，以及額外安全的兩因素授權，越來越多的人將他們的傳真解決方案標榜為符合 HITECH 和 HIPAA 標準。

文件大小

許多在線傳真服務會自動壓縮大型文檔，以便收件人可以快速打開它們。 大附件會顯著減慢電子郵件的傳輸時間，因此將它們保持較小可以加快電子郵件的發送速度，並確保它不會堵塞收件人的收件箱（無論行業如何，這是一個深思熟慮的步驟）。

文件組織和管理

通過自動數字化文檔，用戶可以在收到傳真頁面後儘快發送和保存。 傳真機甚至無法輕鬆獲得的傳入傳真記錄現在可以在幾秒鐘內獲得併在需要時共享。

對於醫療保健或法律行業的專業人士，或為政府直轄市工作的專業人士，考慮要搜索的特定傳真功能非常重要。

醫學通過在線傳真實現現代化

醫療實踐中的員工熟悉接收和發送患者數據的過程。 患者記錄和轉診仍然絕大多數通過傳真發送，或者有時通過郵寄 - 但很少通過任何其他途徑。

溝通不暢常常使醫生、護士、研究人員和患者都感到沮喪，隨著時間的推移，他們會逐漸灌輸與傳真相關的技術恐懼症。 正因為如此，許多醫生仍然不願意升級他們的系統，在許多情況下，甚至堅持親自交付他們最重要的記錄。 該行業的工作人員通常將傳真稱為“美國醫學的蟑螂”，儘管大約 75% 的醫療文件仍然使用傳統的傳真硬件處理。

由於全行業的現代化舉措，許多醫療專業人員已經看到了將患者記錄和通信數字化的優勢。 處方續訂、物理治療批准和保險公司通知是典型醫生每天遇到的常見傳真相關請求。 出於這個原因，許多較小的實踐都承諾到 2020 年成為“無傳真區”，這是一個雄心勃勃的目標，雖然環境友好，但並未考慮切換到專門的在線傳真基礎設施的持久利益。

通過數字化記錄和大多數通信，就像一些大型醫院所做的​​那樣，檔案現在可以包含比傳真更全面、更詳細的信息歷史。 更好的是，數字化通信意味著記錄的動作變得可搜索並且易於機器學習工具分析。

為診所等現有的大量傳真業務實施在線服務，同時實現更順暢的歸檔和記錄保存，這有助於在實施其他軟件或生產力工具時進行所有未來的現代化工作（除了上述舊的加密和安全措施外）傳真機無法提供）。

律師事務所的安全在線傳真

對於在律師事務所工作的人來說，對文件安全的需求同樣明顯。 許多律師的主要關注點之一是支持遠程工作和提供多種傳真方法的能力，包括電子郵件、網絡和移動應用程序或門戶以及智能手機功能。 對於任何律師事務所來說，順暢的遠程操作都是必不可少的，因為無論他們身在何處，他們都需要在計費時間提供律師服務。 法院要求在文件上進行“濕墨水”簽名也是很常見的，因此沒有現成的這些工具會大大延長完成如此簡單任務所需的時間。

許多企業互聯網傳真套餐使用每月訂閱服務，根據文件數量或公司計劃傳輸的頁數提供不同的定價等級。 除了設置費用，這可能會很快增加，但企業套餐通常還包括有價值的功能，如可擴展的頁面量、API 集成和 HIPAA 合規性。 然而，取消固定電話和精簡可以平衡節省。

最好的在線傳真服務專門針對法律專業人士，他們的產品通常具有向大量人員發送傳真的能力、流暢的國際傳真功能、自定義封面存儲以及與公司已經使用的雲驅動器的集成等功能，例如如 Google Drive、Dropbox、Box、OneDrive 或 Evernote。 值得慶幸的是，即使是讓您通過電話發送傳真的選項也具有這些功能。

這些功能比一般醫療公司需要使用的要先進得多，但律師應跟上現代技術的步伐，以打動客戶並執行高效的遠程工作，確保在線傳真服務易於完成，同時保持專業形象. 該軟件還支持越來越多的無紙化辦公室的環保工作，並保持重要文件，如法律合同，有條理（對醫藥和公共關係等行業至關重要的因素）。

政府承包商需要安全的在線傳真

他們的工作可能非常不同，但政府承包商需要律師重視的許多相同的安全功能。 處理機密文件和敏感信息對於此類職業領域的人來說是日常事務，因此就重要性而言，安全措施通常勝過便利功能。 隨著現代通信圍繞電子郵件和智能手機展開，安全措施已經適應——但黑客也是如此。 文件可以通過多種方式被截獲、從受感染的電子郵件帳戶中提取或直接從計算機中被黑客入侵。

知道這一點，承包商必須從一開始就盡其所能保護他們的文件。 許多先進的互聯網傳真服務已獲得聯邦政府採購部門美國總務管理局 (GSA) 的附表 70 合同。 這些合同為全球聯邦機構提供無限的信息技術 (IT) 和電信硬件、軟件以及基於美國的支持和專業服務。

它們還配備了一系列強大的安全功能，例如可調節帶寬，有助於在繁忙時間控制整個集團的傳真流量； 廣泛的撥號規則和限制，可以精確控制出站傳真； 現有 Microsoft 帳戶的安全二進製文件傳輸 (BTF) 和 Windows NT（新技術）安全身份驗證。 傳真可以在國內或國際上進行，甚至基本產品也使用免費電話號碼提供傳真存檔和 SSL 加密。 這些安全措施對任何政府機構都是必不可少的，但它們也有利於預算有限的組織，如教育機構和公共組織。

在線傳真的安全優勢是什麼？

安全優勢可能處於現代傳真爭論的最前沿，但還有幾乎無數其他有價值的功能可以讓企業在任何行業都獲得優勢。

除了醫療保健、法律和政府工作中的特定職業之外，僅依靠傳真機可能會因其過時的安全措施、成本和低效率而阻礙企業發展。 借助可通過移動設備訪問的大量免費傳真選項和雲存儲選項，大型辦公室和小型企業應利用在線傳真解決方案。 我們的最佳在線傳真解決方案列表包含與 Mac、Android、台式機和平板電腦兼容的選項，以及一些允許您從 Gmail 等免費電子郵件服務發送傳真的選項。

因此，簡而言之，是的。 數字化通信和擁抱安全的在線傳真不僅是許多行業未來的明顯路徑； 它是最安全實用的日常文檔共享方法。