薪資安全：您今天需要採取的 12 項措施
已發表: 2021-09-25在我們討論如何確保工資單安全之前，讓我們了解它是什麼。
工資安全可以定義為採取措施（在某些情況下以軟件安裝的形式）以確保保護有關公司及其員工的敏感信息。
為了避免知識產權損失、業務運營中斷、勒索軟件攻擊以及支付監管罰款和處罰，擁有一個安全的工資系統非常重要。 此外，沒有安全的薪資系統也會影響及時向員工和其他方（如供應商、供應商等）付款。
想像一下在您的工資系統中遇到數據安全漏洞。 您不僅會丟失重要、敏感的員工和公司數據，還會失去員工的信任和品牌聲譽。 擁有安全的薪資系統可以證明是一種競爭優勢，因為它可以簡化人力資源運營、機密性和數據透明度，從而幫助您留住有才能的員工。
既然我們已經正確理解了工資安全是什麼以及它為什麼重要，那麼讓我們探討一下可以採取的 12 種方法和措施來加強工資安全。
確保薪資安全需要採取的 12 項措施
- 培訓員工使用薪資系統：培訓每位新員工使用薪資系統有助於他們了解訪問和共享敏感信息的協議。 為了維持安全標準，必須為每個新加入者提供強制性的統一培訓。
- 限制訪問：在共享敏感數據時，大多數公司都在“需要知道的基礎上”運作。 同樣的規則也應適用於維護工資單的安全性。 有必要確保員工無法訪問彼此的記錄，以免敏感信息處理不當。
- 職責分離：處理工資單安全不應該是一個人的工作。 如果一個人可以訪問系統的全部功能，他們最終可能會利用它來發揮自己的優勢。 但是，如果該過程在多人之間進行，那麼一個人錯誤處理或利用敏感信息的機會就會變得非常低。
- 更新您的軟件：如果您用於工資單安全的軟件沒有定期更新，它可能成為黑客攻擊或其他安全威脅的目標。 您可以在公司的工資單指南中提供有關更新的明確指南，以便您的員工也在同一頁面上。 更新應該反映在所有級別，而不是為每個部門手動更新。
- 小心處理敏感信息：所有應該處理的重要文件，都應該小心處理。 敏感文件的安全粉碎以及僅向授權人員提供相同的訪問權限對於確保工資單安全至關重要。
- 標準化外部請求的批准流程：來自具有經濟利益的債權人或抵押貸款公司的外部查詢可能會使您容易受到潛在的違規行為的影響。 創建標準系統以提供此類信息或創建公共數據庫是可行的選擇。 所有員工都必須接受培訓，以遵循適當的程序發布有關員工和公司的任何敏感信息。
- 定期更新登錄憑據：除了其他安全措施外，定期更新登錄憑據的過程可以證明是避免潛在安全威脅的有效策略。 更改頻率取決於您的業務的獨特需求和潛在違規的可能性。
- 審查工資控制報告：審查控制報告有助於識別任何差異，例如輸入工作時間、納稅義務、加班費等。
- 根據敏感性對數據進行分類：這是在員工之間強制安全訪問信息的有效措施。 例如，最敏感的信息只能由最高管理層訪問，任何敏感的客戶信息都只能提供給與該特定客戶一起工作的人。
- 在離職員工時加強安全性：如果您在離職員工時未能遵循正確的程序，您的前員工可能能夠通過他們的憑據訪問系統。 為了降低任何威脅的可能性，恢復公司資產（例如筆記本電腦和安全憑證）並停用他們的帳戶非常重要。
- 進行定期工資審計：審計幫助企業主發現任何差異，並幫助確保遵守稅收法規。 一般來說，工資審計必須每年進行一次。 但是，季度或月度審計有助於及早發現任何違規行為並深入了解工資系統的健康狀況。
- 防止時間盜竊：時間盜竊或偽造時間表是指員工故意在時間表中歪曲他們的工作時間。 時間盜竊是最常見的工資欺詐形式，顯然每年影響美國 75% 的企業。 但是，許多工資單系統都包含用於保護時間表報告的安全功能。 您可以找到最好的工資系統來幫助您執行工資安全。
總結
安全欺詐以多種方式發生，從時間表偽造到工人捏造工資，再到信息洩露。 所有這些問題都會對公司及其聲譽造成重大損害。
為了防止這些，維護工資單的安全性很重要，因為它不僅可以保護您免受安全漏洞和欺詐，而且還可以加強數據的一致性和組織性。
專業提示：
- 將工資單軟件與考勤系統集成可以幫助您防止時間表欺詐。
- 在軟件中形成一個全面的離職系統可以防止幽靈員工獲得未經授權的訪問。 必須利用正確的軟件來避免長期損害並從一開始就防止欺詐的發生。
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