10 個強大的在線傳真功能，將提高您的工作效率

當我們想到在線傳真時，很容易將這個過程與簡單的文件共享混淆。 在電子郵件中作為附件發送的文檔似乎並不那麼令人興奮或有用。 但老實說，在線傳真不僅僅是向您的同事發送一個 word 文檔以到達他們的電子郵件收件箱。

忽略這個過程實際上比文件共享更複雜的簡單事實 - 在線傳真利用電子郵件將文檔發送到接收傳真機，或者允許您以電子郵件甚至文本的形式接收傳真。 它非常簡單，您甚至可以直接從 Gmail 傳真或從手機傳真。 移動性和易用性的好處是大多數人都熟悉和熟悉的，但是那些真正幫助在線傳真改變您發送和共享文檔的方式的鮮為人知的功能呢？ 為了幫助您充分利用在線傳真服務，我們編制了一份最有用且鮮為人知的功能列表，這些功能可以將您的工作效率提升到一個全新的水平。

1. 數字簽名

我們列表中的第一個可以說是在線傳真最有用的功能之一，完全填補了以前在發送需要簽名的法律或具有約束力的文件時感到的痛點。 允許數字簽名的在線傳真提供商幾乎是所有企業的理想選擇，通過減少傳真過程中的任何不必要步驟來幫助您節省時間並提高生產力。

數字或電子簽名允許您在將傳真發送給收件人之前簡單地將您的簽名添加到電子文檔中。 一些服務允許將手寫簽名文件簡單地拖放到文檔上。 這有助於確保您在電子或硬拷貝文檔上具有匹配的簽名——您可以上傳您自己選擇的手寫簽名，並根據需要多次重複使用相同的簽名。

另一種方法是利用移動設備上的觸摸屏，讓您可以用手指甚至觸控筆進行簽名，以確保更高的準確性。 您選擇的方法可能取決於您的靈活性和對移動設備的訪問，但在購買在線傳真提供商時，該選項無疑是最有用的功能之一。

2. 群發

我們列表中的第二個是另一個非常有用的功能，可以提高您的工作效率並減少辦公室內共享的與傳真相關的頭痛程度。 有時稱為傳真爆炸、群發或批量傳真，這一有用的功能是跨購物互聯網傳真提供商時要注意的一項功能。 通過群發，現在可以將您的傳真文檔同時發送給大量收件人，有時一次最多可以發送 20 個地址。

不再需要排隊等候輪到您的日子，因為 HR 的 Tina 一次又一次地發送相同的傳真 50 次。 現在完全可以進行傳真群發，並確保列表中的每個收件人都能同時直接在他們的電子郵件收件箱中收到他們的郵件副本。 現在，您可以通過確保整個團隊在需要時獲得正確的消息或文檔來改進協作並專注於您的任務，在他們的電子郵件收件箱中很容易找到和組織。

3. 預定交貨

這似乎微不足道，但隨著在線傳真的引入，與標準傳統傳真機相關的痛點之一是需要在您需要通過傳真發送的確切時間就在傳真機前面。 因此，如果您需要提前三個時區在早上的第一件事上將重要文件傳真過來——當您通常在睡覺時，您不僅要確保自己醒著並做好準備，還需要確保您可以找到傳真機！ 現在，這不再是在線傳真的問題。

通過安排發送外發傳真的能力，可以確保您的傳真在正確的時間發送給正確的收件人，無論是立即發送還是直到重要的閉幕會議之後。 將其與從手機或任何具有互聯網連接的設備發送傳真的能力相結合，您通常需要在關鍵時刻直接訪問傳真機。 只需從您的在線門戶或移動應用程序安排傳真發送，然後安心地繼續您的一天，因為您知道您的傳真不會太早或太晚到達那裡。

4. 垃圾傳真篩選

垃圾傳真

我們邀請了蝸牛郵件，隨之而來的是不需要的垃圾郵件。 我們最終過渡到電子郵件，隨之而來的是不需要的垃圾郵件。 我們甚至接到不想要的電話，因為電話推銷和現在甚至是自動電話而堵塞了我們的隊伍。 因此，當然會有大量不需要的垃圾傳真進入您的傳真機，或者更確切地說是在線傳真您的電子郵件收件箱，這是有道理的。 因此，就像垃圾郵件過濾器一樣，垃圾傳真篩選就派上用場了。垃圾傳真篩選實際上有兩種工作方式，白名單和黑名單。 利用白名單添加批准的地址和號碼，以確保您只會收到來自這些特定號碼的文件和消息，而不會收到其他人的文件和消息。 但是，這可以鎖定您的收件箱，只接收來自您認識的人的消息，從而阻止任何新客戶或客戶。

另一方面，黑名單允許您輸入特定的地址和號碼以阻止您的在線傳真服務，從而阻止那些討厭的垃圾郵件發送者。 一些垃圾傳真篩選功能甚至允許“通配符”包含特定的區號、號碼集或前綴。 減少垃圾郵件和雜亂郵件將有助於保持收件箱整潔有序。

5. 進度和狀態跟踪器

曾經發送過傳真，只是讓您的收件人等待和等待，只是因為它永遠不會到達他們的終點？ 在線傳真不僅可以通過記錄發送和接收的傳真以及將它們存儲在您的電子郵件收件箱中來幫助您保持更有條理，而且某些服務甚至可以在您的郵件發送給您的收件人時對其進行跟踪。

進度跟踪器是一種軟件，可讓您查看正在傳輸的傳出傳真的當前狀態，甚至可以跟踪它們從您點擊發送按鈕的那一刻到它們要出現在收件人的傳真上的每一站機或收件箱。 進度跟踪器可以幫助減少丟失的傳真並等待最後一個能夠通過。

6. 集成和 API

我們所有的生產力平台都變得越來越靈活和可定制。 多虧了 API 的世界，開發人員現在可以很容易地在兩個以前獨立的勞動力解決方案之間建立橋樑。 API 是簡短、易於使用的基於 Web 的代碼字符串，允許兩個平台相互交互。 正如您可以將 CRM 直接集成到 Slack 等團隊聊天工具中一樣，您可以輕鬆利用 API 將在線傳真服務直接集成到團隊已經使用的任何工作場所工具中。

傳真功能可以集成到任何使用 SMTP、文本 XML 或 Web 服務 API 的業務應用程序中，以實現流程自動化、促進通信和協作。 借助 API，將傳真按鈕直接添加到您的 CRM 中的過程很簡單，因此您只需單擊一個按鈕即可將客戶的個人資料發送到同事的傳真機。

7.大文件共享

雖然在線傳真不僅僅是簡單的文件共享，但這並不意味著您不能使用該服務進行文件共享。 在線傳真利用您的電子郵件地址在您自己的機器上以傳真形式發送和接收數字文檔，或在您的電子郵件中接收。 但是，由於電子郵件的性質，當您嘗試發送相當大的文檔，甚至是完全不同的文件類型（甚至是視頻）時，您很可能會遇到文件大小限制。

大型文件共享對於那些需要發送相當大或較長的文本文檔（想想超過 100 頁！）甚至完全不同的文件類型（如高分辨率圖像、音頻文件、電子表格甚至視頻）的人來說非常有用。 允許大文件共享的在線傳真提供商通常包括文件大小上限，但在 3GB 及以上，這超出了您的電子郵件服務設置的任何文件限制。 如果您的服務還包括群組交付，則可以一次將這些大文件發送給多個收件人——其他文件共享平台可能會遇到這種情況。

8.多個電子郵件地址

不要與文檔的群組交付混淆，將一份文檔傳真給多個收件人，通過在線傳真成為可能——在線傳真中一個不太常見的功能是將多個電子郵件地址鏈接到一條傳真線路的能力。 這樣，您不必創建一個獨立的電子郵件地址來提供給每個團隊成員以允許訪問您的在線傳真門戶或功能。 相反，在支持多個電子郵件地址的情況下，您可以包含任意數量的個人電子郵件，以便為任何和所有團隊成員提供訪問權限，然後每個團隊成員都會收到自己的收件箱和門戶。 一直都在一個獨立的在線傳真訂閱之下。

繼續在線傳真的成本效益特性，將多個電子郵件地址添加到一條傳真線路可減少您的團隊所需的訂閱或許可證數量。 通過管理控制，您可以輕鬆控制並僅將訪問權限分配給需要它的人，甚至可以限制被授予訪問權限的單個電子郵件地址的功能。

9. 傳真存檔

通過在線傳真減少雜亂不僅是為了減少紙張，而且是減少文件櫃。 借助在線傳真，一切都以數字方式處理，您的歸檔也是如此。 雖然某些提供商會讓您將所有內容都存儲在您的電子郵件收件箱中，但需要注意的一個有用功能是傳真存檔，這是一種專用的、可搜索的文件存儲解決方案，用於在整個帳戶範圍內發送和接收的所有傳入和傳出傳真。

現在，您可以安全地從收件箱中刪除這些舊傳真，並確保將它們合併到您的記錄中，以防您以後需要調用它們。 一些提供商會限制您可以歸檔的傳真數量，而其他提供商則允許存儲無限數量的文檔，只要您可能需要。

10. 安全與合規

雖然在線傳真從本質上提高了文檔的安全性，但只有有權訪問您的電子郵件收件箱的人才能閱讀您的傳真，但確保為您的文檔提供適當的加密也很重要。 購買提供商以確保不僅出站，甚至入站傳真加密是有益的。 一些提供商甚至會確保您的交付確認是加密的，並允許隱藏的目的地號碼。

如果您在任何相關行業，請確保遵守數據安全法規（例如美國健康保險流通與責任法案）的供應商也是至關重要的，因為並非所有供應商都會加倍努力。 由於通常用於在客戶端和服務器之間建立加密鏈接的標準安全技術（稱為 SSL，安全套接字層），加密通常會發生。

僅在線傳真就可以幫助提高辦公室的工作效率，同時減少通常與操作標準傳真線路和可怕的傳真機相關的成本和痛點。 但好處並不止於此，還有一些值得關注的額外功能。