如何編寫專業的電子郵件簽名（附 15 個示例）

根據 Radicati 的一項研究，電子郵件通信已成為在現場和非現場同事之間發送消息的最常見方式之一。 儘管新的通信應用程序時常預示著電子郵件的終結，但電子郵件似乎總是像以前一樣繼續存在，對現代的教條、進步和對未來的崇拜漠不關心。

好吧，也許它並沒有那麼詩意地進行。 但在可預見的未來，電子郵件仍將是專業交流的主要內容。 我們可以定制我們的電子郵件通信以滿足我們的業務目的——無論是普通通信還是電子郵件營銷——並且隨著媒體承載其上下文，不僅我們的內容很重要，它的呈現也很重要。

許多第一印像是通過電子郵件進行的。 您出色的電子郵件簽名是塑造這種印象的機會。 專業的電子郵件簽名既具有視覺吸引力，又能傳達我們的技能、經驗和聯繫方式。

在學習如何在掌握權威的同時使專業的電子郵件簽名脫穎而出時，存在很多主觀性。 幸運的是，在風格和實施方面，可接受的內容非常簡短——無需挑戰信封即可呈現精美而專業的簽名。

專業電子郵件簽名的最佳示例

1. 保持簡短。

專業的電子郵件簽名應該簡短而溫馨。 包括您的姓名、職務、公司、聯繫信息和專業興趣點。 這可能是三四行文本——六行可以工作，但你正在拉伸它。 在設計方面，請考慮“少即是多”——您的簽名是為了補充，而不是讓人們的視線遠離他們想要閱讀的內容。

此電子郵件簽名是傳統的、平衡的，並傳達了所有要點——最少的絨毛。 不要害怕使用電子郵件簽名生成器來保持對簽名的控制。

2. 使用您的品牌作為主題指南。

您的公司可能對電子郵件簽名有創意限制。 有道理——品牌是第一位的。 你必須在你的標誌提供的主題範圍內表達自己——字體、顏色、圖像、圖標、排列。 有些人可能會感到如釋重負，有些人可能會感到惱火。 別擔心，有時限制會產生最好的藝術。 看看 Sombras Blancas Design 的這封電子郵件簽名。

這個電子郵件簽名示例結合了品牌顏色和設計主題——查看輕微模糊的邊緣——在品牌聲音中呈現名稱、標題和聯繫信息。 整體和諧。 無論您使用的是 Outlook 等專業電子郵件客戶端，還是 Gmail 等免費消費者電子郵件服務，您仍應繼續推廣您的品牌。

3. 包括一個爆頭。

將面孔附加到名稱有助於人們建立個人關聯。 如果您希望與收件人建立關係，或者只是為了獲得積極的反饋，請在您的姓名旁邊附上您的頭像頭像，以與您的收件人建立聯繫。 專業的爆頭必須光線充足且拍攝良好。 您希望它傳達您（或任何）職業所需的屬性——能力、智慧、可靠性。 它不需要很迷人。 不要使用自拍。

圓形邊框或方形取決於您的口味。 在此電子郵件簽名中，主題的頭像與她的聯繫信息以及底部的品牌具有同等權重。 這個個人電子郵件簽名提示將很好地平衡這種專業感覺，讓您更加相關，這始終是一個加分項。

4. 使用顏色而不是注意力。

豐富多彩的電子郵件簽名可以成為創意產業的資產。 在更傳統的行業中，豐富會讓人分心，看起來很業餘。 如果您不確定自己能做到多好，或者如果您的行業不是那麼出色，那麼最好謹慎行事。 無論如何，專業的電子郵件簽名可以通過雅緻的安排來表達，而不是鮮豔的色彩。 再次，留在品牌調色板內。

這個例子也是由 Sombras Blancas Design 設計的，有一個微弱的灰白色背景、兩種不同的字體顏色和兩種略有不同的字體。 （請注意，該品牌的字體有襯線，而其他文字是無襯線。）柔和的設計傳達了一種保證——當然這是心理學家的專業興趣點——而微妙的色彩有助於實現這一點。

5. 堅持使用一種或兩種標準字體。

在字體方面，易讀性是您需要達到的最低標準。 擁有多個字體的情況並不少見——前面的例子使用了兩個——但除了品牌字體，專業的電子郵件簽名不需要超過兩個。 並且不要讓它變得過於奢侈或俏皮。 前者——想像一下一個帶有宏偉、全面的襯線的——會讓你看起來像是在發送婚禮請柬。 後者——想想 Comic Sans——會讓你看起來很傻並破壞你的可信度。 找到一種清晰、乾淨的字體，並將大小保持在 10 到 12 磅之間。

一個例外是您需要包含的冗長的法律免責聲明，這是一個不可避免的令人討厭的問題，您可以保持較小。

請注意上面示例中的兩種字體——一種用於徽標，一種用於詳細信息。 這種字體使他的電子郵件簽名看起來很酷、很流暢。

6.用視覺層次引導眼睛。

根據吸引眼球的內容設計您的電子郵件簽名，以便讀者自然地從一個項目流向另一個項目，而不會出現笨拙的項目符號。 比例、顏色和字體粗細會引起對簽名最重要元素的關注，無論是您的姓名還是公司名稱。 人們從上到下閱讀，從大到小，從粗到細。 明智地使用它——以這種方式突出顯示所有其他單詞會產生相反的效果。 （如果一切都是獨一無二的，那麼什麼都不是。）

Email Signature Rescue 的這種設計根據字體粗細、顏色和排列方式清楚地說明了您的眼睛應該去哪裡。 你的眼睛自然而然地被她的形象所吸引，然後是她的名字和頭銜，隨後的細節按照相關的順序排列，直到簽名的底部。

7. 用分隔符分割文本。

分隔線可以是圖形的，也可以是字形的。 字形是字體中的符號。 我特別想到了豎線字形：|。 垂直條可讓您分解笨拙的長線或不相關的細節，避免空白並減少圖形元素（如果您希望將其數量保持在較低水平）。 豎線字形在專業電子郵件簽名中很常見，但不要過度使用。 適度適用於一切，特別是良好的品味。

這個由 Email Signature Rescue 提供的水平電子郵件簽名模板使用垂直線字形來分隔聯繫信息。 請注意，設計師在名稱和標題之間選擇了一個項目符號 - 這打破了模式，防止過度使用感，考慮到頭像與細節通過類似的垂直條分開，這很有幫助。

8. 保持圖形簡單。

圖形越複雜，就越吸引眼球——你不希望它壓倒文本。 如果您不從事視覺行業，最好將圖形限制在圖標上，除了您的公司徽標。 在任何情況下，保持你的圖形簡單，並用適當數量的文本來平衡它們，以減少視覺上的“混亂”。

此示例包括品牌一致性和有效、簡單的圖形。 徽標本身非常小，因此電子郵件簽名的其餘部分必須小心不要壓倒它。 注意你的視線是如何從標誌拉到他的名字到他的頭銜（用字體粗細強調）然後到他的聯繫信息的——視覺層次在行動。

9. 使用圖標鏈接到社交媒體帳戶。

您已經在此處顯示的先前示例中看到了這一點。 幾乎每個人都有社交媒體賬戶； 即使那些沒有賬戶的人至少也能認出這些符號。 將您的個人資料顯示為可點擊的圖標可以節省視覺空間並為您的電子郵件簽名提供流暢的外觀。 社交媒體鏈接提供更多信息，並且在設計方面看起來不錯——這是您在專業和創意電子郵件簽名中想要的兩件事。

不要提供所有選項。 使用您的 LinkedIn、Google 以及與您的公司或小型企業相關的任何社交圖標保持簡單。

這個由藝術家 Kalachakravarthi 創作的例子主要由社交媒體圖標組成。 在更傳統的行業中，這種極簡風格的簽名細節可能有點稀疏，但您對圖標本身如何傳遞信息有清晰的認識。

10. 讓您的簽名移動友好。

除了通過“少即是多”的精神保持視覺平衡外，響應式設計還確保您的電子郵件簽名在各個平台上保持一致。 人們在移動設備上閱讀電子郵件的次數比以往任何時候都多——不要成為簽名變得令人討厭的大或小到無法在移動屏幕上閱讀的人。 小心帶有小文本的圖形——它們可能無法很好地縮放。 談到社交媒體圖標時，請在它們之間留出一些空間，或者讓它們大到可以用手指按壓。

此電子郵件簽名具有簡單但引人注目的佈局，其排列在移動設備上可以很好地翻譯。 黑白圖案鮮明可見。 注意社交媒體圖標的相對大小。 省略頭像是一種設計選擇； 考慮到簽名屬於公司所有者，可能不需要視覺識別。

從您的專業電子郵件簽名中遺漏什麼

1. 不要包含不相關的信息。

避免過多的文字。 這包括引號。 一個人覺得鼓舞人心的東西，另一個人可能會覺得陳腐。 保留與您的職位、公司、技能或聯繫方式相關的電子郵件簽名中的信息——您不會在電子郵件簽名中發送您的簡歷。 而且您不需要包括所有可能的方法來聯繫您。 最後，也無需將您的電子郵件地址放在那裡。 給你的收件人一些信任——他們會弄清楚如何回复。

這裡發生了很多事情。 它充滿了不重要的信息，並且會吞噬您所有電子郵件線程中的每條消息。 人們需要寫論文來與這個電子郵件簽名競爭。 一個電話號碼就足夠了。

注意：這不計入法律免責聲明。 如果您需要將其包括在內，請將其放入。當我們談論保持在法律範圍內時，設計就不那麼重要了。 在法律範圍內開展業務。

2.不要使用過大的圖形。

從您最近的挪威度假中通過您的數碼單反相機看到的山頂景色無疑是令人嘆為觀止的自然威嚴。 它還將在收件人的電子郵件中佔據巨大空間。 在長線程中，滾動過去變得很煩人。 此外，請記住，大多數電子郵件收件人將通過他們的智能手機加載您的電子郵件簽名設計。

美麗，質樸，不會在您的專業電子郵件簽名中顯示一千次。 將其保存在您的個人社交媒體上，這樣會更受歡迎。

3. 不要部署過多的顏色。

就像藝術中的許多規則一樣，這條規則是主觀的。 如果您的專業領域偏愛藝術創造力，那麼擁有大量色彩可能是一件好事。 它還很大程度上取決於您自己協調顏色的能力和您的設計直覺。 色彩豐富的問題在於有更多的機會出錯——色彩衝突、視覺不平衡、過度複雜以及擠出主要目標——展示你的專業屬性。 因此，我不建議在您的專業電子郵件簽名中添加太多顏色，但如果您有信心可以完成它 - 這取決於您。

為了貶低我自己，我給你舉一個 Miguel Oliva Marquez 的例子，他做得很好。

為什麼它有效？ 在這種情況下，因為顏色集中在一條細條的一端，而另一端則以他的名字在大字體中平衡，整體上帶有極簡主義的主題。

也許你可以做得很好。 如果是這樣，那就太好了。 如果您不確定……好吧，對於您的專業電子郵件簽名，我建議您謹慎行事。 但這只是我。

4. 不要使用自定義或“有趣”的字體。

之前我提到過Comic Sans。 你可能還記得我沒有說任何積極的東西。 首先，我認為用電腦來模仿孩子氣的筆蹟有點傻，但那是無關緊要的。 更重要的是，像這樣的字體會破壞你作為嚴肅專業人士的可信度。

使用專業的電子郵件簽名模板可以防止您犯此類錯誤。

5. 不要讓它停滯不前。

隨著您的專業詳細信息發生變化，請更新您的電子郵件簽名外觀。 確保鏈接有效、社交媒體資料仍然相關、時間敏感的內容以及在指定日期過後刪除行動號召。 保持領先 - 如果您覺得它很平凡，那麼可能是時候進行更新了。 技術風格也發生了變化。

這個電子郵件簽名曾經看起來很棒。 現在，我認為，它看起來已經過時了。 單個元素還不錯，但我們已經超越了大的矩形按鈕，兩個行動號召似乎過分了。 這兩個按鈕最好以圖標的形式呈現。

製作專業的電子郵件簽名時要有創意

藝術是主觀的，某些風格上的失禮可以發揮作用，具體取決於您的業務特徵。 迎合您的受眾、您的工作、它在不同平台上的顯示效果以及您認為每封電子郵件中需要包含的內容。 如果您包含 CTA，請使用與簽名中其他地方使用的語言和語氣相似的語言和語氣。 一致性是關鍵。

隨著您的職業轉變，考慮一個新的電子郵件簽名或簽字。 最好的電子郵件簽名可以讓您了解發件人是誰，而不會影響商務電子郵件的語氣。

某些款式是經典的，而另一些則變化很快——我們的目標是保持最新，甚至領先於潮流，並且始終精心設計。