什麼是項目組合管理 (PPM)？

已發表: 2020-12-15

項目組合管理 (PPM) 是一種集中於項目經理使用的技術、流程和方法的管理類型。 PPM 幫助項目管理辦公室根據可能包含的各種關鍵特徵分析和管理提議的項目。

在這篇文章中
  • 項目組合管理的重要性
  • 項目組合管理流程
  • PPM 階段
  • 項目組合管理的優勢
  • 使用 PPM 的行業
  • 項目組合經理的角色是什麼？
  • PPM 最佳實踐
  • 項目管理與投資組合管理

項目組合管理的重要性

項目經理可以從項目組合管理中受益的原因有很多。 在您的工作環境中實施這種類型的實踐可以有效地改變組織習慣並有效地開展業務。

項目組合管理的重要性不僅可以降低組織混亂的風險，還可以幫助整個公司專注於某些項目的主要圖景。

例如，在監督實現特定業務目標的目標時，重要的是要記住項目組合管理可以為客戶或組織改進項目中的整體選擇過程和技術。

資源的使用也可以在項目組合管理的幫助下成功使用，因為它可以闡明正確的工具或可以幫助選擇和審查團隊項目的資源。 最後，在項目組合管理下與您的團隊協作平衡了團隊內協作和競爭的概念。

項目組合管理流程

  1. 創建庫存並製定策略

    項目組合管理過程中的第一個項目是為您的項目制定策略。 在啟動項目時，最好的解決方案是確定創建策略的優缺點，以及這將如何有助於他們的庫存。

  2. 分析策略

    在為項目創建策略後，下一步是徹底分析。 在分析項目的解決方案時，重要的是要採取您和您的團隊在推進項目時希望採取的步驟。 你必須有目標才能成功。 因此，對上述策略進行分析。

  3. 確保對齊

    使您的信念與您的目標保持一致是實施項目戰略的下一步。 在這種類型的過程中接下來是現實的，因為這完全取決於項目的執行。

  4. 管理

    假設您的項目有一個時間表，項目組合管理下的團隊應該始終有效地管理時間，並且所有任務和概念都井井有條。 作為規劃戰略並將這些戰略與項目目標保持一致的一部分，及時是項目組合管理整個過程的一部分。

  5. 測試和適應

    成功實現項目績效並確定項目將如何適應是項目組合管理過程的最後階段。 監控和評估整個項目可以創造更多時間來改進和識別整個項目中出現的問題。

    由於時間限制，空間不足，因此在發送最終項目之前，努力確定您的問題並進行多次測試非常重要。

（另請閱讀：敏捷投資組合管理變得容易）

項目組合管理的階段

階段 1. 調整流程組

  • 識別：對齊過程的第一步是識別管道中的項目。 這些可以是從最近到持續的所有類型的項目。 但是，識別項目的主要目標是在進行下一步之前收集組織的關鍵項目信息。
  • 分類：對項目進行分類有助於更好地組織所有類型的項目。 當您對項目進行分類時，您的團隊可以輕鬆地找到合適的項目以及一次評估一個項目。
  • 評估：在確保與項目保持一致時評估項目將有助於確保項目是否成功。 這可以讓您的團隊確定項目的最終產品是不行還是可以。
  • 選擇：選擇正確的項目類型可以恢復到達到項目組合管理的標準。 在一個成功的項目中要尋找的一些品質是相關性、影響、連貫性和效率。
  • 優先級：將特定項目作為優先級對於為項目本身製定時間表同樣重要。 考慮必須完成的主要目標，以及您將如何與您的團隊合作。 在製定穩定的計劃之前，最好先考慮項目的主要優先事項。
  • 授權：在項目組合管理中處理項目和組合時，獲得授權將是獲得的主要內容之一。 就像在遙控器中擁有電池功能一樣，您的團隊必須具有授權項目對齊過程的能力。

階段 2. 監察組

  • 投資組合定期審查和報告：有時會定期審查投資組合併收到一份整體報告。 這是在俯瞰項目或投資組合時進行監控的地方。 這本身就是項目組合管理的縮影，因為它允許對 ROI、KPI 和為項目建立的其他類型的標准進行深入分析。
  • 戰略變革：在審查和報告後，我提出了戰略變革。 有不斷改進的空間，尤其是對於糟糕的項目。 如果一個團隊遇到一個評估不佳的項目，一旦允許進行更改，就必須採用新的和改進的策略。

第 3 階段：組件過程

  • 組件執行和報告：關鍵指標和加權標準的使用是組件流程的一部分。 項目報告允許對所述項目進行總體評估。 它決定了組件在整個項目中的執行情況，並可能為您的團隊提供反饋。

項目組合管理的好處

  • 最小化風險

    項目組合管理的最大好處之一是您在某些項目中承擔的更多組織和更少的風險。 項目組合的最小化可以帶來更大的管理靈活性，並增加對項目主要優先事項的關注。

  • 允許預算調整

    項目組合管理的目的是平衡。 平衡想法與預算的概念使項目組合管理更容易，因為您有能力專注於某個項目的大局。

  • 優化資源管理

    通過項目組合管理、運籌學和優化變得更好。 項目經理可以控制和監督有助於項目的特定目標所需的資源。 這個概念可以幫助員工在更大程度上實現他們的目標。

  • 鼓勵協作決策

    項目組合管理帶來的另一個好處是協作決策。 由於項目組合管理的結構，更經常鼓勵與團隊中的其他員工一起決策。

  • 為利益相關者提供項目價值

    項目組合管理還為項目本身向利益相關者提供價值。 您的團隊不僅了解您的利益相關者在業務中的利益，而且還具有確定利益相關者如何作為一個整體加強其核心價值的優勢。

  • 提高項目成功率

    如果項目組合管理一詞中的“管理”一詞現在還沒有出現，那麼我們建議您繼續閱讀以說服您。 由於結構和靈活的組織，項目經理可以輕鬆地以更高的速度管理項目。 這是一個簡單的過程，可以讓您更快、更準時地完成工作。

使用 PPM 的行業和組織

每個行業都有定制的 PPM，這使得行業和組織能夠更有效地蓬勃發展。 以下是使用項目組合管理作為成功整合工作流程和明確業務戰略的手段的以下行業。 查看我們對每個行業的 PPM 軟件的建議。

  • 它
  • 醫院/醫療保健
  • 建築、汽車
  • 非營利組織
  • 金融服務和銀行業務
  • 服務和人員招聘
  • 保險
  • 電信
  • 政府行政

項目組合經理的角色是什麼？

現在我們已經介紹了項目組合管理的目的，是時候告訴您項目組合經理的主要角色了。 這個職位包括簡單地管理在截止日期前完成多項任務和需求的小型項目。 項目組合經理必須監督與整個項目本身相關的所有職責。

  1. 項目請求管理

    作為項目組合經理，您可以挑選似乎適合企業或組織的項目類型。 但是，請求管理是系統的一部分，在該系統中，項目必須通過基於價值的標準才能獲得批准。

    確定在項目中應該在哪里分配某些資源是項目組合經理必須做的另一個角色，以有效地執行項目。 在資源分配時，項目組合經理必須分配和安排所述可用資源。

  2. 風險管理

    盡量減少潛在問題的數量是項目組合經理在擔任此職位時必須承擔的另一項責任。 他們必須確保不會對項目的時間表產生負面影響。

  3. 識別並減少低效率

    因為項目組合監督項目的任務和總體目標，所以項目經理識別低效率並減少這些低效率在項目時間表內發生的機會也很重要。

  4. 與高級利益相關者合作

    在項目組合管理系統和利益相關者之間保持穩定的業務關係是項目組合經理的另一項重要任務。 與高級利益相關者保持溝通對於在即將到來的涉及他們的項目中取得成功變得有效。

  5. 更換管理層

    學習如何實施變更管理有助於提高項目組合管理中執行項目的績效。 至關重要的是，項目經理要抓住機會並解決任何重大問題，然後再繼續下一個需要在整個過程中做出的決定。

  6. 跟踪項目的業務投資回報率

    項目的投資回報（ROI）與這個職位同樣重要。 投資回報率是決定支出盈利能力的關鍵績效指標。 項目經理必須跟踪這一點，以衡量企業投資的累積成功。

項目組合管理的最佳實踐

  • 了解業務戰略

    在深入了解情況之前了解遊戲計劃對於在項目組合管理中取得成功是必要的。 清楚地了解項目使用的業務策略與在創建決策之前瀏覽您想要實施的某些想法一樣成功。

  • 確定正確的項目集

    確定正確的項目集可以追溯到項目組合經理的角色。 作為項目經理，他們有責任根據項目請求管理流程來決定是否進行項目。

  • 建立項目管理辦公室（PMO）

    PMO 是實現有效項目組合管理的良好實踐的第一個標誌。 設立項目管理辦公室可以在管理項目時提供控制感和影響力。 因此，為什麼在建立項目組合管理概念的支柱時這是一個很好的策略。

  • 制定項目評估標準

    在評估項目時，重要的是你要製定標準。 為您的項目創建標準將使您擁有團隊在評估過程中應具備的心態。 此類標準應包括連貫性、效率、相關性，甚至項目所具有的影響。

  • 制定風險管理策略

    風險管理將繼續是一個需要不斷關注的問題。 這就是為什麼在項目組合管理方面，您的團隊必須制定策略，以便為最壞的情況做好準備。

  • 制定變革管理策略

    除了風險管理之外，還有變革管理。 為變革管理制定戰略應該與為風險管理制定的戰略同樣相關。 請記住，數字營銷和項目組合管理最重要的組成部分之一是提高績效。

  • 使用 PPM 工具

    您的團隊可以使用大量 PPM 軟件。 PPM 工具非常有用，是項目組合管理成功的良好開端。 值得考慮和使用的著名軟件可以是 Wrike、Asana 和 Planview。

項目管理和項目組合管理之間的區別

儘管聽起來相似，但項目管理和項目組合管理之間存在差異。 明確地說，項目管理是領導團隊實現項目目標的行為。 而投資組合管理主要側重於挑选和選擇能夠滿足客戶長期財務目標的不同類型的投資。

最後，組織最好以 PPM 類型的方式運行項目和項目組合，因為它為需要在項目或項目組合中管理的所有類型的任務提供了更多的控制和靈活性。

最後的想法

有很多工具可以幫助項目經理進行投資組合管理。 這方面的示例可以包括 Asana、Clarizen、Wrike、Sciforma、Mavenlink 和 Trello 等軟件。 通過使用這些 PPM 工具，項目經理可以更快、更有效地建立 PMO 或項目管理辦公室。

PPM 也適用於任何類型的行業。 這可能與醫療保健、建築甚至政府管理不同。 總體而言，項目組合管理的好處不僅可以幫助改善公司內近期和擬議項目的組織，還可以幫助項目經理在其領域內有效地工作。

其他有用的資源：

實施成功的項目組合管理流程的 5 個步驟

項目失敗的 3 個原因以及如何避免它