什麼是遠程呼叫轉移？ 工作原理 + 最佳實踐

您的客戶是否難以接觸到您的品牌？ 在 VoIP 領域，有多種工具，如 IVR 系統和專用呼叫中心軟件，可確保您的客戶聯繫到正確的代表，但在緊急情況下或當您的代表需要遠程工作時，您應該怎麼做？ 在 COVID-19 大流行期間，企業被迫依賴遠程勞動力，但幸運的是，許多供應商提供了 COVID-19 遠程工作工具來幫助緩解過渡。

遠程呼叫轉移（有時被提供商稱為 RCF）允許管理員和個人用戶快速將呼叫轉移到新號碼，以便始終滿足客戶的需求，並且可以即時完成。 請記住，未接電話就是錯過機會，因此您需要實施強大的呼叫轉移功能才能保持領先。

什麼是遠程呼叫轉移？

企業使用遠程呼叫轉移來連接他們的通信線路，以便客戶可以撥打相同的號碼並聯繫不同位置的代理。 同一號碼上的任何來電都可以轉移到另一個辦公室或移動電話，在那裡有人可以滿足來電者的需求。

當您的呼叫轉移系統高效時，即使您的辦公室人員有限，也不會錯過任何電話。 如果客戶可以隨時與您聯繫，並且他們對所建立的聯繫感到滿意，那麼如果在通話期間無法聯繫到代理，您的公司很可能會找到可能找到其他替代方案的潛在客戶。 優化的客戶服務統計將取決於您的客戶始終如一地接觸您的品牌，而遠程呼叫轉移可確保與您的代表建立可靠的聯繫點。

它為企業帶來什麼好處？

呼叫轉移被小到初創公司和大到跨國公司的企業使用。 這是因為呼叫轉移帶來了巨大的好處，包括提高您品牌的可用性以及跨多個物理位置整合呼叫的能力。 它連接到大多數現有的辦公電話系統，並作為一種增強客戶服務的方式，無需不必要的支出、過多的硬件或額外的代理。

如果沒有這種呼叫管理技術，您根本無法承受。 不服氣？ 讓我們更深入地了解最關鍵的好處。

增強的可用性

遠程呼叫轉移是確保您的客戶始終能夠聯繫到您的可靠方式。 即使當座席不在辦公室或辦公室關閉時，呼入電話也將被轉移到適當時區的另一個呼叫中心或辦公室，或者呼叫將直接轉移到您的人員的設備上，例如他們的家庭桌面和商務 VoIP軟電話或其智能設備。 這一切都可以通過內置 UI 或專用號碼快速遠程完成。

您設置呼叫轉移的規則，因此在一天中的特定時間啟用特定的例程很容易。 例如，您將電話設置為在上午 8 點到下午 6 點之間轉接到您的實體辦公室。 將這些呼叫設置為在所有其他時間自動切換到您的手機或家庭電話。 甚至可以將系統設置為在特定時間自動向您的語音信箱發送呼入電話，例如在午休期間或工作日結束後。

增強的可用性是企業採用某種形式的遠程轉發的主要驅動因素； 當您等待電話時，您不再被束縛在辦公桌上。 你可以去你需要去的地方，而不會錯過與客戶或客戶的重要電話。

到達多個辦事處

基於 VoIP 的呼叫轉移還允許您將呼叫路由到需要的位置。 例如，一家在紐約州威徹斯特、俄亥俄州哥倫布市和加利福尼亞州薩拉託加設有辦事處的企業，他們的所有電話都從一個免費電話號碼路由到這些地點。 這些辦公地點也可配置為一次全部響鈴，當有人接聽時，他們會停止響鈴。 這是一種快速管理呼叫並為客戶提供他們需要的及時幫助的具體方法，即使分公司晚上關門也是如此。

相反，這是合併數字的絕佳方式。 即使您將本地虛擬號碼傳送到不同的地理位置，呼叫轉移也允許您將它們全部連接到單個交換機。 然後，此交換機將呼叫路由到適當的座席/座席組。

方便客戶

直接撥入號碼或虛擬號碼使用一種呼叫轉移形式，這對於任何打算擴展到國內甚至國外長途市場的人來說都非常有用。 使用這項技術，當地人撥打指定的本地或免費 800 號碼，但仍能到達您的遠程辦公室，而不會產生額外費用。

在外國、非英語市場，來自這些偏遠地區的本地電話將直接轉接到您的具有所需語言能力的座席。 對於來電者來說，沒有跡象表明他們正在到達您的佛羅里達分公司，而不是他們本國的辦事處。

任何電話號碼的靈活性

業務通信需要考慮多個端點——組織通過桌面電話、Windows 和 macOS 上的軟件電話以及 Google Android 和 Apple iOS 上的智能手機應用程序與客戶互動。 使用這些通信技術中的任何一種，甚至在傳統的 PSTN 固定電話上，都可以輕鬆完成遠程呼叫轉移。

這種靈活性為您提供了獨特的機會。 在星巴克遠程工作，但不想錯過電話？ 您可以輕鬆連接到公共互聯網並在筆記本電腦或平板電腦上接聽商務電話。 出國？ 只要您有互聯網連接，呼叫就會被轉接到您的移動設備，就像您在辦公室一樣。

無需新硬件

大多數託管 PBX 辦公電話系統的提供商都提供遠程呼叫轉移，因此所有需要的設置都在提供商端，而不是在您的辦公室。 這意味著將此功能添加到您的呼入呼叫配置文件不需要額外的硬件安裝。 大多數係統都在零停機時間的情況下接收此附加功能，因此您的電話幾乎可以在您從提供商處購買服務後立即轉接到新號碼。

在沒有硬件實現的情況下調用功能是這項技術的一個關鍵優勢——您不需要有電話室，也不需要管理額外的老鼠窩。 費用以最低費用計入您的 VoIP 訂閱。

如何激活遠程呼叫轉移

激活遠程呼叫轉移因 VoIP 提供商而異。 大多數提供商都有一個簡單的激活方法，可以在 10 步或更少的時間內設置，並且會立即提供該功能。

了解遠程呼叫轉移中的“遠程”至關重要——您使用遠程訪問號碼激活該功能並使用 PIN 來驗證您是做出更改的人。 這使得添加轉接號碼變得容易，即使它不是您將用於聯繫客戶的永久號碼。 大多數提供商使該過程相對簡單； 您使用相同的訪問號碼和 PIN 進入菜單並使用數字鍵代碼來激活和停用 VoIP 服務的功能。

另一方面，此功能有時可以直接在提供商的軟件中進行配置——無論是在軟電話上、通過瀏覽器還是在移動 VoIP 應用程序中。 當您使用此方法時，在大多數情況下，特定功能會通過滑塊啟用——您可以選擇“開”或“關”。 其他功能也可配置，例如用戶時間或下班後轉發。

遠程呼叫轉移的最佳實踐是什麼？

當您的企業使用此功能時，必須遵循最佳實踐以保持專業。 這是您的電話系統的一個方​​面，它將您的客戶連接到他們需要到達的地方以解決他們的電話。

突出您的品牌

大多數企業級企業都有一個系統，可以用企業名稱和品牌概述來迎接客戶。 如果使用遠程呼叫轉移將呼叫發送到另一個電話號碼，您將需要確保在接聽電話之前您的品牌仍然突出顯示。 這會給來電者留下良好的第一印象，並確認他們聯繫了正確的號碼。

創建簡短的 IVR 菜單

接到大量來電的公司通常會使用 IVR 菜單來找出客戶呼叫的原因，然後再將呼叫轉移到另一個號碼。 這使得遠程轉移呼叫更簡單，呼叫者可以通過他們建立的第一個連接到達他們需要去的地方。 不要讓您的 IVR 菜單過於復雜，因為您希望在呼叫者到達新號碼時節省時間，而不是需要轉移到其他地方。 優化的 IVR 呼叫流程是一種收集信息的智能方式，不會讓客戶失望。

保持超時值簡短

當由於沒有人可以使用原始號碼接聽電話而遠程轉接呼叫時，您不希望呼叫坐在幾個響鈴後都無人接聽的號碼。 此超時值需要相對較短，以便呼叫者留在電話線上，並解決呼叫。 客戶不想等待 10 次響鈴後才將呼叫轉移到另一個遠程位置，因此請確保您的設置讓客戶對您的品牌如何與客戶打交道有一個很好的印象。

讓您的系統保持最新狀態

如果您的遠程呼叫轉移系統使用任何類型的 IVR 系統或在客戶呼叫時向他們發送消息，請確保定期更新。 想像一下更改公司名稱，然後將呼叫轉接到使用舊名稱而不是新名稱的號碼。 這會讓客戶感到困惑，如果他們斷開電話並尋找其他替代方案，因為他們認為他們打錯了號碼，這可能會讓您失去業務。

如何在緊急情況下使用它

在您的營業地點進行遠程呼叫轉移可以在發生緊急情況時繼續工作，這可能會關閉整個建築物的呼叫。 啟用後，來電將被路由到代理響應呼叫的另一部電話或一系列電話。

大多數大公司將在另一個設施中擁有一個備用號碼，如果在一個設施中呼叫失敗，呼叫將被發送到該號碼，但也可以將呼叫轉發到手機。 對於需要員工遠程工作一段時間的企業而言，此功能非常有用。 在 2020 年冠狀病毒大流行期間，這種情況變得更加普遍，但其他情況可能需要大多數員工遠程工作，因此大公司應該為此做好準備，以便仍能接到電話。

來電也被定向到一條自動消息，該消息將為客戶提供有關正在發生的事情的詳細信息，並為他們提供一個選項，讓他們在一定時間內與他們聯繫。 這不是呼叫量大的企業通常會考慮的事情，但如果呼叫量很少，則回電並防止座席因從多個設施接聽來電而陷入困境可能是有益的。

為客戶提供更多可訪問性

覺得自己被迎合的客戶會堅持你的組織，而客戶保留對於業務連續性至關重要。 遠程呼叫轉移可確保始終有人可以滿足您客戶的需求，從而轉化為更好的客戶體驗。 VoIP 使像您這樣的企業能夠快速輕鬆地將呼叫轉接到任何網絡上的任何號碼，因此請使用它，以免客戶漏網。

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