COVID-19 及以後的基本遠程工作工具

在 2020 年 3 月成為頭條新聞的幾個月前，CDC 一直在尋求減輕冠狀病毒或 COVID-19 的傳播。 早在大流行升級到隔離級別之前，學校、機構和雇主就藉此機會向所有人傳授社交距離的知識。

大學正在盡快轉向在線學習。 谷歌等科技公司正在實施自願在家工作的政策。 雖然並非每個雇主或僱員都有機會進行遠程工作，但鼓勵這樣做的人這樣做。 但是，即使員工不在辦公室，員工也必須保持高效並召開高效會議。

雖然公司已經依賴於 Asana、Trello、Toggl、Jira 或 Basecamp 等時間跟踪和項目管理軟件，但這些工具中的大多數都無法產生真正的團隊聯繫。 看板和甘特圖可以作為團隊生產力工具提供幫助，但溝通是生產力工具中缺少的重要元素。

轉向遠程工作可能會在小型企業中引發恐慌，但每個人都必須建立可持續的遠程工作和社交距離基礎設施，以防萬一。 即使辦公室是一個鬼城，正確的團隊協作和遠程工作軟件也將保持業務增長。

• 團隊協作軟件
  • 基本的團隊協作功能
    • 活動流
    • 日曆集成
    • 遠程文件訪問
    • 文件版本控制
  • 頂級團隊協作提供商
• 網絡會議軟件
  • 基本網絡會議功能
    • 屏幕共享
    • 白板
    • 共同瀏覽
  • 頂級網絡會議解決方案
• 移動 VoIP 應用
  • 基本的移動 VoIP 功能
    • 呼叫翻轉
    • 共享呼叫外觀
    • 視頻會議
  • 頂級移動 VoIP 應用
• 呼叫中心軟件和撥號工具
  • 呼叫中心軟件基本功能
    • 自動撥號器
    • IVR 系統
    • 通話記錄和通話錄音
  • 頂級呼叫中心軟件提供商
• 為保持社交距離做好企業準備，讓增長步入正軌

團隊協作軟件

最好的團隊協作解決方案要么是基於瀏覽器的，要么是幫助團隊彼此保持聯繫的應用軟件。 在一個統一的平台中，團隊可以跟踪對話、生產力、電子郵件，甚至是企業內共享的文件。 多個渠道允許團隊根據需要進行細化分解，以維護關於項目各個方面的有組織的討論。

雖然 Slack 是團隊協作的家喻戶曉的名字，但有許多 Slack 替代方案提供的功能比流行的免費解決方案提供的功能還要多。

基本的團隊協作功能

借助項目管理工具中的活動流、日曆集成、文件共享、版本控制和功能，團隊協作可以組織遠程團隊成員，無論他們面臨什麼障礙。 無論惡劣天氣是否讓員工呆在家裡，或者流行病是否威脅到員工的通勤，每個人都會感到與工作有聯繫。

活動流

無論企業規模大小，總是有多個項目同時進行。 長期和短期項目可以用活動流來說明。 依賴關係可以鏈接在一起，這樣團隊成員就會知道他們的同事正在等待的工作的優先級，即使他們處於不同的時區。

與用於團隊協作工具的即時通訊工具和移動應用程序配合使用，不同時區的遠程員工和自由職業者可以成為團隊溝通的一部分。

日曆集成

對於項目經理和團隊成員來說，管理不同的時間表和衝突可能需要大量的工作。 在辦公室時，很容易將頭探到角落，看看蘇珊能否在周一與邁克的項目會面。 在社交距離或遠程工作期間，日曆集成可讓您知道何時是開會的最佳時間。

這些工具提供了創建任務、截止日期和待辦事項列表的能力，同時還可以添加協作者。

遠程文件訪問

移動中或彼此分開的團隊可能難以保持文件井井有條。 遠程文件服務器需要設置和維護，這對於各種規模的企業來說都是不可能的。 值得慶幸的是，通過團隊協作應用程序使用基於雲的文件存儲時，可以進行遠程文件訪問。

雖然很少有團隊協作軟件支持雲存儲，但大多數都與 Github、Dropbox 和 G-Suite 或 Google Drive 等常用共享工具集成。

文件版本控制

在軟件、新聞、醫學、法律或任何您發現由多個協作者共享的文檔的世界中，版本控制是必須的。 如果 Jane 整天都在對文檔進行重大更改，並且不知道 Larry 在他離開前將要做的工作，她可能會在不注意的情況下覆蓋她的工作。

版本控制會在進行更改時提醒協作者，將自動更新文檔，或允許人們同時處理文檔。 通過在文檔跟踪器中記錄更改，每個人都將知道在項目或文檔的生命週期內發生了什麼。 在大多數情況下，您正在做的工作可以以與 Microsoft Word、Excel 或 Google Docs 兼容的熟悉文件類型導出。

頂級團隊協作提供商

• 滑動
• 船歌
• 微軟團隊
• 逃跑
• 鬆弛

網絡會議軟件

面對面的交流對於避免誤傳至關重要。 在涉及復雜項目的細節和指導員工時尤其如此。 鑑於這種語氣會導致嚴重的誤解，在基於文本的交流中完全缺乏這種語氣會使團隊成員面臨問題。

借助網絡會議軟件，無論社交距離或遠程工作的障礙如何，團隊成員都可以進行親密互動。 可以在兩方或數百名現場觀眾之間建立網絡會議，能夠加入、文本聊天或共享他們的屏幕。 電話會議橋接電話使您的團隊在定期安排的會議期間保持聯繫，即使在隔離期間也是如此。

網絡會議提供了比 Google Hangouts 或社交媒體視頻通話等免費工具更廣泛的功能。 您可以共享屏幕並發送重要的屏幕截圖、設置培訓網絡研討會或在團隊需要時快速簽到。 網絡會議無需發送可能永遠不會被看到的 Powerpoint 或 Google 文檔，而是讓您可以同時與所有遠程工作人員進行交流。

基本網絡會議功能

網絡會議軟件的最大優勢在於它能夠獲得觀看視頻的體驗，並使其感覺與面對面會議一樣具有互動性。 在通過電話或視頻聊天討論問題時，能夠展示被挑選出來的問題的示例非常重要。 無論團隊成員身在何處，屏幕共享、白板和共同瀏覽只是這些解決方案支持協作的幾種方式。

屏幕共享

軟件開發人員、作家和設計師都依靠屏幕來展示他們的作品。 如果項目正在進行中，屏幕共享等一鍵式解決方案可讓所有網絡會議與會者同時查看同一個問題。 借助屏幕共享，獲得有關特定問題的反饋從未如此簡單。

值得慶幸的是，這是一個非常受歡迎的功能，很容易找到帶有屏幕共享的免費網絡會議應用程序。

白板

過去自發的頭腦風暴已經轉移到視頻會議中。 協作者可以使用在線白板或帶有白板的網絡會議來獲取虛擬標記並繪製圖表並實時製作列表。 大多數白板還允許直接從您的桌面拖放到會議中。

借助保存和發送功能，即使每個人都坐在家裡，您的團隊也可以立即共享和編輯這些頭腦風暴會議。

共同瀏覽

無論您是在構建網站還是進行研究，通過共同瀏覽的聯合導航都可以讓每個人都在同一個頁面上。 當通過網站上的各種選項領導團隊或演示時，共同瀏覽可以完成屏幕共享所不能做的事情。 它允許網絡會議中的每個人沿著引導路徑進行，而不必自己從頭開始。

期望工具與 Firefox、Chrome、IE 和 Safari 兼容。

頂級網絡會議解決方案

• 飛漲
• 思科網迅
• 去會議
• Ringcentral 會議
• MiCollab

移動 VoIP 應用

雖然企業 VoIP 解決方案已幫助企業創建自己的呼叫中心並在整個公司內部署統一通信，但移動 VoIP 使這些龐然大物保持靈活。 移動 VoIP 應用程序允許您的團隊在遠程工作時訪問集成的通信工具。 團隊將保持聯繫，無論您的員工分散在哪裡，客戶都將獲得他們期望的相同類型的服務和支持。

除了高效的時間管理和任務管理之外，這些遠程工作工具還提供熟悉的用戶在原生 Android 設備或 iPhone 上聊天或開會的體驗。

基本的移動 VoIP 功能

移動 VoIP 應用程序僅提供您在辦公室時所期望的整套解決方案的一部分，但在集成的幫助下，它們可以在緊急情況下彌合差距。 提供呼叫翻轉、共享呼叫外觀和視頻會議的應用程序使您的團隊與設備無關，而不會喪失客戶期望的服務質量。

呼叫翻轉

呼叫翻轉是旅途中團隊所必需的功能，因為它允許用戶將呼叫從一台設備轉移到另一台設備。 通話仍在進行時，坐在辦公桌前的員工可以在連接到移動設備的同時檢查倉庫中的某些東西。 遠程工作人員可以在家中使用筆記本電腦撥打電話並轉移到他們的移動設備，同時轉移到更安靜的空間。

共享呼叫外觀

當員工遠程工作時，您不希望您的公司號碼無人接聽。 企業還需要能夠從官方電話而不是從一堆個人設備上撥打電話。

使用共享呼叫狀態，無論有多少設備正在撥打電話，呼出期間都會顯示一個號碼。 當一名遠程工作人員使用該號碼撥打電話時，同一號碼可用於第二次單獨通話。 就您的客戶和客戶而言，共享呼叫狀態可讓業務正常運作。

視頻會議

雖然網絡會議軟件提供了一長串對團隊協作至關重要的功能，但可以使用移動 VoIP 應用程序進行快速視頻會議。 與其啟動另一款軟件，最後一分鐘的視頻會議可以解決員工遠程時出現的問題。 移動 VoIP 應用程序的社交距離使員工可以虛擬地進入正在進行的會議。

頂級移動 VoIP 應用

• 商務版 Skype
• 空呼
• Vonage
• 蚱蜢
• 環中央

呼叫中心軟件和撥號工具

如果您擔心整個團隊感染病毒的想法，那麼擁擠的呼叫中心的形象應該會讓您不寒而栗。 如果您考慮用呼叫中心軟件替換過時的撥號器硬件和桌面電話系統，現在是時候了。

只需一兩天的設置和測試，幾乎任何規模的公司都可以遠程移動其運營。 只要他們有專用的移動設備和安裝了軟件的計算機，他們就可以隨時加入您的任何呼叫中心活動。

呼叫中心軟件基本功能

呼叫中心軟件解決方案包括企業聯絡中心所需的廣泛功能。 頂級呼叫中心軟件提供商在其訂閱服務的每一層都提供自動撥號器、IVR 和呼叫記錄工具等基本功能。

自動撥號器

自動撥號器曾經是一種硬件解決方案，可以使撥號過程自動化，以通過呼叫中心的電話號碼列表運行。 今天的頂級呼叫中心撥號器是軟件解決方案，可以快速處理號碼，同時與 CRM 軟件集成，為呼出呼叫中心代理提供最新的客戶信息。

使用自動撥號器時，該軟件可以運行號碼列表並將呼叫路由給客戶，同時自動掛斷斷開的號碼、傳真機和忙音。

IVR 系統（交互式語音響應）

IVR 系統是呼入呼叫中心的必備設備。 如果您的企業有一條支持熱線，呼叫者將能夠通過向系統說出他們的擔憂來切換菜單。 然後，人工智能係統將呼叫者路由到通過家庭互聯網連接連接的遠程代理。

IVR 系統將有關基本信息的呼叫路由到記錄的響應，並將緊急呼叫發送給現場座席。

通話記錄和通話錄音

記錄有關呼入或呼出電話的信息對於優化銷售漏斗至關重要。 了解您的團隊上次與客戶聯繫的時間、聯繫的內容以及他們更喜歡哪些產品或服務，可以提供有關他們在決策中所處位置的信息。 每次聯繫時，團隊都會構建一組數據，營銷部門可以分析這些數據，以決定提供哪些新服務或產品以及他們應該針對誰。

集成到這些工具中的通話錄音軟件可讓您捕獲異常通話或由頂級座席處理的通話。 這些調用可用於培訓目的。 通話錄音也是金融、醫藥或政府等高度監管行業合規的重要法律工具。

頂級呼叫中心軟件提供商

• 五九
• Zendesk
• 8×8
• 環中央
• 不錯的聯繫方式

為保持社交距離做好企業準備使增長步入正軌

無論我們是在關注氣候事件、冠狀病毒等大流行病還是當地悲劇，為員工提供在家工作的工具可以防止您的業務受到打擊。 2020 年 3 月，由於 COVID-19 大流行導致全國進入緊急狀態，美國股市遭受重創。 紐約州、新澤西州、加利福尼亞州和華盛頓州的州長敦促人們避免擁擠的公共交通並在家工作。

儘管對這些最後一刻的遠程工作政策有些恐慌，但遠程工作也有好處，包括改善心理健康和整體工作滿意度。

對於剛接觸支持遠程工作的軟件的公司來說，這可能會引起自己的恐慌。 然而，最能充分利用這段壓力時間的團隊將是那些使用頂級商業 VoIP 和團隊協作軟件設置和入職員工的團隊。