情境規劃：讓科技公司為多重未來做好準備

已發表: 2024-08-15

COVID-19 大流行表明，即使是最周密的計劃也是多麼脆弱。對於依靠創新和適應能力蓬勃發展的科技公司來說，預測和應對不確定性至關重要。這就是情境規劃的亮點。

它是一種戰略工具，可以產生和分析多種可能的未來。此外，它還幫助科技公司製定靈活的策略，以便在不斷變化的世界中蓬勃發展。

在本文中，我們將研究情境規劃的優點和局限性，並討論如何將其整合到您的策略中。

在本文中
  • 情境規劃的定義
  • 探索不同類型的場景規劃
  • 情境規劃如何運作
  • 如何在科技公司實施場景規劃
  • 科技公司的優勢與挑戰場景規劃
  • 場景規劃和分析的最佳實踐
  • 場景規劃中要避免的常見陷阱
  • 利用場景規劃來轉變您的技術業務

什麼是情境規劃？

情境規劃或情境預測是企業探索多種未來結果並做出相應準備的策略。他們想像各種「假設」場景來發現弱點或評估新項目。

與嚴重依賴過去數據的傳統方法不同，情境預測涉及主觀意見和假設。傳統模型由於其線性投影而常常達不到要求。另一方面，情境規劃透過考慮一系列可能性來提供更現實的預測。

它是在第二次世界大戰期間在作戰室中構思的。從那時起，它就進入了董事會。一個值得注意的受益者是殼牌公司，該公司利用這項策略度過了 20 世紀 70 年代的石油危機。

情境規劃對科技公司的重要性

科技業的特點是快速創新。嚴格堅持某一願景的公司常常會因為意外事件而措手不及。使問題更加複雜的是消費者需求的變化和競爭對手的迅速出現。

情境規劃鼓勵科技公司擁抱變革並嘗試不同的策略。他們可以預測不同的未來，從顛覆性技術突破到監管變革。這使他們能夠迅速調整或抓住新機會。它也幫助他們解決其工作的道德和社會影響。

場景規劃與業務連續性規劃

這兩者經常互換。然而，它們確實有一些關鍵的區別。

情境規劃主要是前瞻性的，著眼於未來。它涉及開發和評估場景，重點關注長期業務收入。

相較之下，業務連續性規劃既是主動的，也是被動的。該策略概述了短期內管理災害的技術和管理程序。

它們共同確保您的業務在不確定的時期具有彈性和適應性。

情境規劃的類型

情境規劃可分為四種主要類型。組織通常透過使用組合來實現最佳結果。

  1. 定量情景

    定量情境使用數字資料和統計資料來預測未來的結果。科技公司利用這些來預測：

    • 未來市場趨勢
    • 銷售量
    • 收入

    這可能會影響投資和其他支出的決策。這些場景還可以評估不同的風險，幫助公司為經濟衰退、資料外洩和其他營運威脅做好準備。

  2. 營運場景

    營運場景描述了具體的流程和行動，並探索其後續結果。它們用於分析和計劃日常操作以及各種情況的突發事件。

    營運場景可以幫助公司識別工作流程中的低效率區域。公司還可以做好準備並做出調整以應對突發事件，例如：

    • 系統中斷
    • 供應鏈中斷
    • 網路安全攻擊或洩露

  3. 規範場景

    規範情境是面向未來的公司理想運作方式的願景。它們概括了一系列價值、目標和目標，作為決策和策略規劃的指導原則。然後根據決策與公司核心原則和長期願景的一致性來評估決策。

  4. 戰略管理場景

    策略管理場景是探索公司未來可能面臨的不同情況的假設性敘述。他們考慮了行業和市場趨勢、監管變化和技術進步。這些實體的變化可能會產生長期影響的後果。然後，公司可以透過預測這些不斷變化的因素所帶來的威脅，就其長期發展軌跡做出明智的決策。

情境規劃如何運作

場景規劃的過程由以下步驟組成：

  1. 確定關鍵問題

    首先，您需要縮小視角並確定您的組織需要解決的關鍵問題或挑戰。方法如下：

    1. 看看市場、經濟、科技、政治、法律和社會的當前趨勢。確定可能影響您的組織的問題。
    2. 收集組織內外各利害關係人的意見。
    3. 查看內部績效數據、財務報告和營運指標。識別表明存在問題的任何模式或異常情況。

  2. 了解關鍵的不確定性

    關鍵不確定性是指更有可能發生或對您的業務產生更大影響的事件。要了解這些不確定性，請考慮：

    • 趨勢和市場狀況如何隨時間變化。
    • 外部因素，如經濟、競爭和法規。
    • 內部因素，例如您的資源、技能和適應能力。

  3. 明確定義假設

    即使擁有深厚的市場知識，您也必須根據過去的趨勢、研究或專家意見對未來做出有根據的猜測。需要明確定義和檢查這些假設，以確保它們相關並適合您的關鍵問題和關鍵不確定性：

    • 收集數據、進行研究並諮詢專家，用現實世界的資訊來支持您的假設。
    • 尋求利害關係人的意見，以確保假設不存在偏見或範圍有限。
    • 透過考慮替代觀點和可能使假設無效的潛在事件來測試假設。

  4. 製作多個簡單的場景

    接下來，是時候創建一組足夠簡單的場景，以免讓您的團隊不知所措。方法如下：

    • 透過結合有關最具影響力的不確定性的不同假設，創建 2 到 4 個不同的場景。
    • 每個場景都應該講述一個關於關鍵問題的未來的連貫且可信的故事。
    • 考慮樂觀和悲觀的結果。
    • 確保情境挑戰現有假設並激發策略思考。

  5. 了解影響

    最後一步是分析每種情況對您的業務的潛在後果。問你自己和你的團隊以下問題：

    • 每種情況帶來的潛在威脅和好處是什麼？
    • 我們的公司應該如何應對每種情況，以最大化機會並降低風險？
    • 我們現在可以採取哪些行動來為不同的可能的未來做好準備？

此分析可以幫助您識別漏洞和機會，並制定計劃來應對各種可能的未來。

（另請閱讀：技術規劃有助於使 IT 目標與業務目標保持一致）

在科技公司實施情境規劃

以下是在科技公司實施場景規劃的方法：

  1. 吸引利害關係人參與

    他們可以發現由於您的經驗有限或視野狹隘而您可能看不到的場景。讓多元化的團隊參與場景規劃可以讓您獲得更廣泛的知識和見解。這可以幫助掩蓋您的盲點。

    考慮以下技巧以最大限度地提高他們的投入：

    • 確定您的核心利害關係人。
    • 解釋情境規劃過程的目標以及他們的輸入如何幫助實現這些目標。
    • 使用多種管道來適應不同的偏好和可用性。
    • 創造一個讓他們能夠輕鬆分享和挑戰想法的環境。
    • 讓他們了解進展以及他們的貢獻的影響。

  2. 創建場景規劃團隊

    接下來，組成一個具有多種技能和觀點的跨職能團隊。基於上一步，選擇來自不同背景的不同個體。確定主題專家和問題解決者。這些團隊成員應該：

    • 能夠識別模式、聯繫和潛在的未來影響。
    • 具有提出新想法並挑戰傳統思維的創造力。
    • 了解競爭、客戶需求和新技術。
    • 精通收集、解釋和使用數據來開發場景。
    • 具備較強的人際溝通能力，可以進行有效的團隊合作。

  3. 使用場景規劃工具和軟體

    特定的工具和軟體也可以簡化該過程。有多種選項可供選擇，包括：

    • Mosaic或Anaplan：用於情境建模、財務規劃、資料視覺化、分析和報告的強大平台。
    • ERP 系統（例如 SAP、Oracle NetSuite）：提供準確的場景建模所需的核心財務和營運資料。
    • CRM 系統（例如 Salesforce、HubSpot）：提供對客戶行為和銷售資料的洞察。

情境規劃對科技公司的好處

場景規劃為科技公司帶來了許多好處。以下是其中一些：

  • 它幫助科技公司及早發現潛在風險，例如監管變化、消費者偏好變化和技術進步。
  • 促使決策者挑戰他們的假設和偏見，考慮意想不到的結果。這有助於做出更好的決策。
  • 增強公司應對新競爭對手、產品發布和行業趨勢的能力。
  • 使公司的計劃與其現有策略保持一致，確保決策支持其總體目標。
  • 鼓勵協作，激發創新思維，減少變革阻力，更容易實施策略措施。
  • 它透過考慮不受歷史數據限制的各種可能性來提供更準確的預測。

情境規劃的挑戰

在將其納入您的業務之前，您需要考慮場景規劃的一些固有挑戰：

  • 情境規劃需要大量的財務和人員投資。
  • 它依賴對未來的假設，由於其主觀性和潛在的偏見，這些假設可能不準確或過時。
  • 它嚴重關注外部因素，導致公司僅僅對事件做出反應，而不是主動塑造未來。
  • 情境規劃無法預測所有事件，尤其是不可預測的「黑天鵝」事件，甚至可能擾亂最好的計畫。
  • 許多場景有時會讓決策者不知所措，由於選擇太多且缺乏明確的方向而導致猶豫不決。
  • 隨著業務環境的發展，場景規劃的挑戰也在不斷變化，因此需要持續的監控和適應流程。

場景規劃和分析的最佳實踐

以下是一些充分利用場景規劃的提示：

  1. 從主要目標開始

    有效的情境規劃取決於對您的主要目標的清晰理解。這些目標可以是：

    • 財務，例如收入成長、獲利能力
    • 以市場為導向，例如市場佔有率、品牌知名度
    • 運營，例如效率、創新

    以目標為導向的流程可確保所開發的場景具有相關性且可操作。

  2. 跟進基本計劃

    您的公司可能有一個基本營運計劃 - 一套旨在在正常情況下實現您的主要目標的策略和戰術。情境規劃應該補充而不是取代該計劃。對基本計劃和每個場景之間的差距進行分析。確定您的基本計劃的不足之處，並制定行動來彌補這些差距，例如調整資源、修改行銷策略或探索新的合作夥伴關係。

  3. 建立最佳和最壞情況場景

    不要忘記考慮極端情況。規劃最好和最壞的情況可以幫助您看到所有的可能性，並為機會和威脅做好準備。在對此類場景進行建模時，請考慮您無法控制的因素。這可以揭示以前在更保守的情況下未被注意到的風險和前景。

  4. 制定靈活的應對策略

    情境規劃更多的是為未來做準備。因此，您的場景應該不斷適應不斷變化的環境。發現顯示特定情況發生轉變的早期預警。這可能包括關鍵指標、競爭對手行為或產業事件。

  5. 衡量場景規劃的投資報酬率

    情境規劃是一項投資，因此衡量其有效性至關重要。追蹤它如何影響您的決策。有什麼正面的改變嗎？衡量投資報酬率可以防止浪費寶貴的時間和金錢，並向利害關係人展示其價值。

要避免的場景規劃問題

情境規劃有其自身需要避免的一系列問題。在沒有先確定關鍵問題的情況下開始情境規劃會導致流程不集中且效率低下，浪費時間和資源。此外，僅關注眼前的問題會忽略情境規劃的真正價值，即預測未來可能對您的業務產生重大影響的長期問題。

創建太多場景可能會導致資訊過載，從而難以分析其影響並製定策略。追求完美的場景也會適得其反，因為它可能導致分析癱瘓並阻礙決策。此外，專注於單一的、理想的場景可能會讓你看不到其他可能性，並限制你的適應能力。

行業場景規劃範例

在軟體和 SaaS 產業，場景規劃對於引導客戶期望和技術的快速變化非常重要。例如，SaaS 公司可以創建場景，探索人工智慧 (AI) 在客戶服務中的採用增加的影響。透過這些場景，他們可以主動開發人工智慧支援的功能並在競爭中保持領先地位。

由於嚴格的監管和不斷發展的醫學知識，醫療保健科技公司面臨著獨特的挑戰。情境規劃有助於預測醫療保健法律或新治療方法的變化。

金融科技（fintech）領域正在不斷發展。區塊鏈、數位支付和機器人顧問等新技術正在超越傳統金融服務。場景規劃可以幫助金融科技公司保持領先地位，並管理數位化對其業務的潛在影響。

為您的科技業務釋放情境規劃的力量

再次強調，請記住以下關鍵步驟，將場景規劃成功整合到您的技術業務中：

  1. 明確關鍵問題。
  2. 識別關鍵的不確定性。
  3. 組建一個跨職能團隊。
  4. 創建簡單的未來場景。
  5. 分析每個場景的影響。
  6. 制定應急計劃。
  7. 利用洞察力進行策略決策。

使這成為一個持續的過程。定期更新場景、納入新資訊並分析過去的事件以進行改進。尋求利害關係人的回饋，以確保場景滿足他們的需求。

將場景規劃融入企業文化

將情境規劃融入公司文化需要使其成為策略討論、決策過程甚至員工培訓計畫不可或缺的一部分。您可以定期舉辦研討會或腦力激盪會議。您也可以將其納入績效評估中，以灌輸前瞻性思維。

在場景規劃中利用數據分析

數據分析可以透過分析大數據來提供對趨勢、模式和相關性的更全面的見解。機器學習演算法還可以發現透過傳統分析不容易發現的潛在風險和機會。

最後的想法

情境規劃可以幫助公司展望未來並為未來做好準備。它探討了各種“假設”，以幫助決策者適應變化，以便他們的企業能夠承受不可預測的世界。

不要讓您的科技公司措手不及。採用場景規劃，以便您可以充滿信心和遠見地繼續運作。隨著人工智慧、數據分析和機器學習的不斷興起，那些適應並規劃未來的人才是真正成功的人。

有關場景規劃的常見問題

Q：情境規劃如何使我的科技公司的創新工作受益？

答：情境規劃可以推動你超越當下的思考並探索非常規的想法，從而激發創新。它有助於識別新興技術和趨勢，為新產品或服務鋪平道路。

Q：情境規劃可以幫助我的科技公司吸引投資人嗎？

答：情境規劃向投資人展示您的主動性和策略性。您可以透過向投資者展示您的前瞻性，讓他們對您公司的投資充滿信心。

Q：情境規劃能否幫助我的科技公司為潛在的經濟衰退做好準備？

答：情境規劃可協助您應對經濟衰退。規劃不同程度的衰退可以幫助您評估它將如何影響您的業務並做好準備。這可能包括削減成本、尋找新收入或改變業務模式的方法。

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