通過電子郵件採用團隊協作解決方案的 5 大好處

已發表: 2016-07-20

一段時間以來，電子郵件一直是商務通信領域的王者，之前擊敗了桌面電話和同事之間的通話。使用電子郵件，同事之間的溝通可以更快、更方便地進行。電子郵件提供了一個單一的地方來跟踪所有傳入和傳出的聯繫人，並試圖保持一切井井有條。但是電話從未消失，老式的蝸牛郵件也沒有消失。電子郵件可能永遠不會消失，但它應該變得不那麼依賴了。

工作場所溝通的下一個最大轉變似乎是傾向於團隊協作解決方案。 Slack 一直在新聞中引起轟動，並且可能是正確完成團隊協作的最快示例之一。但是，不要僅僅假設這些解決方案是下一代 Yahoo 或 AOL Messenger。這些團隊協作服務將重點從電子郵件轉移，讓員工能夠完成更多工作，並更快地完成工作。基於雲，這些解決方案將文件保存在您需要的地方，並允許您的消息持久化——它們總是在您離開它們的地方。團隊協作解決方案讓團隊能夠做到這一點，即協作。如果您仍然猶豫不決並且不確定是否是時候擺脫對電子郵件的依賴，我們會整理一份清單，列出採用團隊協作解決方案相對於傳統電子郵件帶來的一些好處。

1) 超越溝通的協作

電子郵件使我們能夠快速放下我們的想法並發送信息。另一方面，電子郵件還為我們提供了一個特定位置來訪問我們所有的通信。但是電子郵件依賴於一種孤立的方法，並且通常更像是一條只推送信息的單向街道。如果您有新的備忘錄要與團隊分享，您可以在一封電子郵件中將其推送出去，讓所有人都能看到。任何問題或請求都來自每個接收者的渠道，這證明很難跟踪所有問題。

團隊協作應用程序以更有效的方式構建我們的溝通，特別關注內容而不僅僅是信息。由於內容處於最前沿，協作應用程序不僅促進了向其他人推送信息，還促進了相反的拉動效應。協作應用程序無需向 10 個人發送一封包含最新項目更新的電子郵件，而是讓您與必要且相關的 10 個人開始一個房間或對話，將其標記為“Q2 備忘錄”，將文件直接放入，並與您的同事一起觀看不僅要開始對話，還要開始協作過程。協作應用程序的自由流動聊天允許團隊的每個成員直接與小組互動，而不是一個接一個地提出問題。協作解決方案的結構還允許員工在最方便的時候加入，趕上錯過的所有事情，並在出現相關問題時加入。電子郵件不允許這種自由流動的對話結構，但會限制來回協作。

2) 保持井井有條

一次一個對話，來回一長串，很容易迷失在一串電子郵件中。 “Steve 發給我的關於新 TPS 報告的消息在哪裡？” 在不知不覺中，15分鐘過去了，你仍然找不到會議前迫切需要的那個附件！協作應用程序使組織變得容易，因為它們是圍繞保持井井有條的理念而構建的，內容和文件直接存在於您的房間中。由於能夠將項目和團隊組織到特定的房間或對話中，這減少了在同一個人的 15 封不同電子郵件之間尋找的時間，只是為了找到一封相關的電子郵件或特定的信息鏈。相反，使用 Team Collaboration 解決方案，您可以直接進入標記清晰的房間，並通過滾動內容找到所需的任何內容。

除了有組織的通信之外，Team Collaboration 應用程序還包含強大的搜索功能，可以篩選書面文本和存儲在房間內的任何文件。由於這些協作應用程序是持久的，因此您兩天前的對話不會消失 - 您只需向上滾動並查看 Steve 告訴您的有關會議的內容。這些用於特定項目或與特定同事協作的單獨房間意味著掌握項目就像在相關房間發布快速消息一樣容易，再次促進協作 - 任何和所有各方都可以看到消息並在必要時加入，以及何時他們最好有機會。不再是開始發送電子郵件線程、抄送錯誤的人或在中途注意到您的對話缺少一半團隊的日子。

3) 通過雲持久化

我一直提到這個持久性的概念，但它實際上是什麼意思？在這些 Team Collaboration 應用程序中發送和接收的所有內容（消息、文件、會議）都存儲在雲中，並保存在雲中，所有客戶幾乎可以從任何地方訪問。通過在云網絡中處理所有內容，無論您在什麼設備上訪問，所有內容都可以保持原樣。與電子郵件不同的是，這些協作應用程序不僅是一對一的，而且允許始終移動且始終在線的群聊。如果您想完成工作並解決問題，您需要不止一個人來參與對話，而團隊協作應用程序是使團隊能夠分組工作的工具。但隨著群組規模的擴大，每個人都同時在線閱讀您的消息的可能性很小。這又是雲的持久性發揮作用的地方。

借助 Team Collaboration 應用程序，在桌面客戶端、手機客戶端甚至在線 Web 瀏覽器客戶端之間，可以隨時隨地在任何設備上保持連接。結合持久聊天和文件託管，可以立即訪問完成工作所需的信息。在辦公室錯過了一天？在您的手機上啟動該應用程序，並在雲端提取您錯過的所有消息時保持最新狀態。忘記帶更新 TPS 報告的筆記本電腦在辦公室？沒問題，只需在您的智能手機甚至家用電腦上登錄您的團隊協作應用程序，查看文件被丟棄的房間並將其下載到您的設備。

4) 定制以滿足您的需求

這些團隊協作應用程序不僅是老式即時通訊工具的更漂亮版本，而且還提供可定制且強大的工作協作體驗。憑藉開發人員的創造性思維和提供的 API，團隊可以完全自定義他們的解決方案，以創造真正獨特的體驗，並彌合其他生產力工具之間的差距。諸如聊天機器人之類的簡單添加可以讓用戶將正在進行的任務列表保留在他們的協作室中，或設置提醒，甚至使文件共享更容易。 IBM 的 Watson 技術等對 Cisco Spark 的補充將催生一個新級別的個人助理，它就在您的協作平台中。

更進一步的是集成的力量。通過與 Office 365 和 DropBox 等流行工作應用程序的集成，以及與 Salesforce 和 Zendesk 等流行 CRM 的集成，團隊可以構建自己的協作應用程序，與他們已經使用的其他應用程序一起工作。集成允許自定義電子郵件根本無法做到。將 Salesforce 直接鏈接到您的協作應用程序可以在每次打開新的呼叫工單時創建一個新的聊天室，因此工作人員可以寫入必要的信息、放入必要的文件並跟踪呼叫或工單的進度。因為這些房間是持久的並鏈接到 Salesforce，所以即使在通話後所有信息也會保留。如果您甚至需要其他代理的幫助，只需將代理或任何相關團隊成員添加到房間並開始協作！您可以使用集成和聊天機器人做什麼僅受您的創造力的限制。

5) 應用程序中的文件

由於內容處於協作的最前沿，文件刪除只是使這些協作解決方案對希望完成更多工作的團隊如此強大的另一部分。內容是手頭任務的核心，當在協作應用程序上共享時，文件直接存在於房間中。通過這種方式，您可以採取行動、做出反應並保持任何變化的持續歷史。您有多少次發送電子郵件但忘記包含附件？使用協作應用程序作為您的主要溝通方式，這種情況將永遠不會再發生。

文件不必作為消息的附件發送，並且可以輕鬆地直接拖放到您的房間或對話中。通過雲的力量和消息傳遞的持久性，附件不會在電子郵件鏈中丟失比您的收件箱更長的時間。通過電子郵件共享文件只會增加混亂，並要求工作人員保持在收件箱的頂部，從而使他們遠離工作。再次通過所有平台上的持久性，可以隨時隨地訪問文件，以及隨之而來的所有協作和工作。

底線

隨著工作場所的變化，我們用來完成工作的工具也在變化。電子郵件曾經是王者，它擊敗了電話甚至視頻通話以保持聯繫。 Team Collaboration 應用程序為我們完成工作的方式帶來了新的轉變。消息傳遞的持久性和強大的文件共享使內容成為焦點，並促進團隊成員之間的自然協作，無論他們在哪裡。

雖然它們可能永遠不會真正取代電子郵件，但團隊協作和商務消息應用程序將有助於補充每天大量的電子郵件，並讓您的收件箱保持整潔。當以協作為重點時，會議將不斷、即時地發生，生產力可以達到新的水平。如果您認為 Team Collaboration 應用程序適合您的業務，您可以查看我們對每個提供商的細分以及他們提供的服務。為了更好地了解哪個平台效果最好，您還可以查看我們的聊天大戰比較系列，我們將 Cisco Spark 和 HipChat 與最受歡迎的協作應用程序 Slack 進行對比。