團隊消息應用程序已上線 — 以下是如何為您的團隊找到合適的應用程序
已發表: 2017-03-01團隊消息應用程序並不是令人難以置信的新事物，但一旦 Slack 出現，它們很快就成為最廣泛採用的工作場所協作工具之一。 在這一點上，可以肯定地說，如果許多團隊正在尋求採用新的解決方案，他們會發現自己迷失在消息傳遞和協作應用程序海洋的中間。
有這麼多選擇，可能無法確定哪種解決方案最適合您的團隊。 不幸的是，除非您的企業是大型企業，否則沒有專門的 CTO 資源。 那麼，您的團隊如何篩選這個迷宮般的選項呢？ 他們甚至如何開始了解哪種解決方案最適合您的工作場所需求和文化？
這就是我們面對面聊天大戰系列背後的想法，我們在其中比較了 Slack 的流行替代品——在這一點上被認為是標準。 但是，仍然很難斷定要關注哪兩個應用程序。 畢竟，新的競爭者不斷湧現，比如 Avaya 的 Zang。 這就是我們在這裡的原因——幫助您的團隊了解這些解決方案的內容，以及如何理解這一切。
為什麼你的團隊還要費心？
為什麼還要使用團隊消息傳遞和協作應用程序？ 畢竟，電子郵件和電話可以完成工作，對吧？ 電話提供完全即時和實時的通信（如果另一端接聽，那就是）。 電子郵件允許我們將長時間的對話串在一起，並包含相關文件和鏈接。 那麼，有什麼關係——為什麼要放棄我們所知道的有效方法呢？
好吧，我當然不是第一個指出我們的工作方式正在發生變化的人——而且發生了巨大變化。 雖然我不喜歡一概而論，但作為千禧一代，我可以理解對工作中本質上是即時通訊應用程序的需求——甚至是渴望。 當我第一次被介紹給 Slack 時，我並不理解這種炒作。 在某種程度上，我仍然不知道，但對於不同的日子來說，這是一個不同的故事。 然而，我至少明白辦公室裡需要像 Slack 這樣的東西。
相對於傳統通信的好處
自從我接觸互聯網以來，我一直在使用即時通訊工具，而 Slack 看起來就像是老舊的漂亮版本——這是一件好事。 我這一代人已經精通技術，在這一點上，通過短信或消費者聊天應用程序進行完整的對話是完全正常的。
儘管持久聊天和支持整個事物的雲平台是新事物，但概念並非如此。 我毫不猶豫地稱這些解決方案為“漂亮的 IRC 客戶端”。 為什麼您的團隊還要為這些應用程序之一煩惱？ 我整理了一篇關於好處的深入帖子，但在這裡很好地總結一下，團隊消息傳遞應用程序允許：
- 超越溝通的協作：團隊協作應用程序以更有效的方式構建我們的溝通，特別關注內容而不僅僅是消息。 電子郵件是孤立和混亂的，電話只是消失在空氣中的對話。
- 消息應用程序促進組織：正如我所說，電子郵件會很快變得混亂。 我敢肯定，我們都知道挖掘大量電子郵件鏈、丟失抄送、丟失文件等的恐怖。 協作應用程序本機允許用戶組織他們的工作空間並將部分專用於特定團隊、對話或項目。
- 雲端持久性：一切都存儲在雲端，無論您在何時何地訪問應用程序，您的所有上下文和通信都是完全一致的。 開始在您的電腦上聊天，拿起您的手機去喝咖啡，然後繼續聊天，不會錯過任何一個節拍。 它全部保存在雲中，甚至您的文件和項目也幾乎永遠存在。
- 高度定制化：這些團隊協作應用程序不僅是老式即時通訊工具的更漂亮版本，而且提供可定制且強大的工作協作體驗。 憑藉開發人員的創造性思維和提供的 API，團隊可以完全自定義他們的解決方案，以創造真正獨特的體驗，並彌合其他生產力工具之間的差距。
- 上下文始終可見：您的所有共享文件、草稿、快速會議和項目更新都直接在您的聊天應用程序中進行。 由於內容處於協作的最前沿，文件刪除只是使這些協作解決方案對希望完成更多工作的團隊如此強大的另一部分。 內容是手頭任務的核心，當在協作應用程序上共享時，文件直接存在於房間中。
您的團隊已經依賴什麼？
首先要確定您的業務是否需要團隊消息傳遞和協作解決方案，或者您的團隊究竟需要這些工具中的一個。 我們已經知道他們在通過電子郵件和電話進行協作時會帶來多大的好處。 但在這一點上，將這些解決方案稱為“簡單的聊天應用程序”並沒有真正切中要害。
甚至 Slack 也已經發展到包括視頻通話和屏幕共享。 同時，Cisco Spark 等其他選項從一開始就專注於繁重的協作功能。 市場上的一些選擇甚至陷入了試圖盡可能多地塞進一個應用程序的困境中。 Slack 如此成功的部分原因是他們首先專注於一個特定的功能。
了解您的團隊需要什麼和不需要什麼
當短信或電話無法進行時，視頻會議可以成為促進深度協作的非常強大的工具。 但是，如果您的團隊很小並且總是在同一個辦公室，為什麼要為此付費呢？
幫助分解團隊確切需求的一個好方法是確定您的工作方式，甚至要求您的員工列出他們當前使用的工具以及原因。 為了快速細分，最常見的協作和消息傳遞功能包括：
- 在所有設備上持續聊天
- 用於組織內容和對話的個人聊天室
- 易於理解的用戶界面和簡單的用戶體驗
- 通過簡單的拖放實現實時文件共享
- 與其他應用程序和解決方案的集成
- 視頻聊天、屏幕共享，有時還有語音通話
您的團隊完全有可能已經開始採用他們自己的解決方案來解決這些問題，或者您的團隊正在電子郵件、Skype、電話和 Dropbox 之間折騰以完成所有工作。
一旦您了解您的團隊需要哪些工具來成功完成工作，您就可以專注於您的團隊需要的特定功能，並刪除他們不會使用的那些。 這將通過刪除不符合要求的解決方案來幫助簡化您的搜索。 例如，如果您的團隊永遠不會使用視頻會議，那麼最適合您的團隊的視頻解決方案將不是最好的。
比較您的選擇
現在您已經了解了您的團隊可以從中受益的內容，我們將仔細研究如何比較不同的解決方案。 在我們之前的比賽中，我們傾向於專注於幾個特定的關鍵點，以盡可能提供最好的蘋果對蘋果的比賽。 根據我們一直使用的標準，我們通常會列出特性和功能列表，以及使用該應用程序的感受、它允許用戶的組織方式以及所有成本。 讓我們一一分解。
包含的特性和功能
我們在前面的部分中稍微談到了這一點，但值得再次深入強調。 其中許多應用程序將專注於一個想法並圍繞它進行構建，例如 Slack，或者有些應用程序會嘗試以“一刀切”的方式向您提供每一個小特性和功能。 根據您的團隊的工作方式和溝通方式，這將很快排除某些競爭者。
甚至 Slack 也開始擴展其功能列表：曾經只是一個聊天通訊應用，現在它擁有原生的視頻和語音通話功能。 另一方面，GoToMeetings 或亞馬遜的新 Chime 等解決方案主要是針對視頻的選項。 Glip 等其他解決方案主要關注協作和共享文件的理念，Microsoft Teams 也是如此，它建立在現有的 Office 365 生態系統之上。
集成和靈活性
團隊消息傳遞應用程序的某些功能不一定是他們本機所做的，而是您的團隊可以在多大程度上使應用程序屈服於其意願並構建幾乎自己獨特的解決方案。 集成很容易成為 2017 年最大的團隊協作趨勢之一，因為它們將幫助我們節省大量時間並提高生產力。 集成只允許我們連接到兩個不同的平台以加入特性和功能。
毫無疑問，集成和平台的整體靈活性是尋找解決方案時要考慮的一些最重要的因素。 例如，Slack 功能強大，足以將應用程序轉變為完整的遠程工作者管理解決方案。 Slack 很容易擁有最大的開箱即用的集成庫，而且它只會繼續增長。 同時，鮮為人知的解決方案將有更小的列表，甚至可能更複雜的開發。
用戶體驗和易用性
我不斷地回到這句話，但這是完全正確的：如果你的產品或解決方案不簡單，甚至有時使用起來很有趣，人們就不會使用它。 Apple 已經將這一點釘在了頭上，並且首先了解 UX。 設計和用戶界面也很重要，但 UX 和 UI 通常是齊頭並進的——糟糕的 UI 會帶來糟糕的用戶體驗。 所以說真的，我們討論 UI，但重點關注它帶來的 UX。
除了設計選擇之外，用戶體驗還會受到許多因素的影響。 這些範圍可以從平台提供的本機功能到訪問菜單和自定義設置的容易程度。 而且，通知的持續工作方式，以及更小的方面，例如線程消息傳遞或響應式搜索工具。 其中一些應用程序試圖在一個產品中適應每一個功能，或者試圖推出一種新的前衛設計——最終用戶體驗受到影響。
定價和限制
現在真正的關鍵，可以說是一天結束時最重要的方面，就是解決方案將花費你多少錢。 當然，我們都想省錢，物超所值，這些消息應用程序也不例外。 根據定價結構、可用計劃的數量，甚至用戶的收費方式，所包含的功能會發生變化——一些提供商甚至會對更便宜的計劃進行人為限制。
現在這很正常——這就是免費增值模式的運作方式：您需要激勵用戶在必要時進行升級。 但是，值得注意的是，在包含的特性和功能以及定價結構方面，某些提供商比其他提供商更自由一些。 例如，Slack 鎖定了一些更便宜的計劃，但有很大的限制。 但他們也因只為 ACTIVE 用戶向企業收費而聞名，而不僅僅是為您的企業中擁有強制帳戶的所有成員收費。
把它們放在一起
一旦您了解了您的團隊的工作方式以及他們需要什麼工具，就可以開始搜索了。 最明顯的方法可能是簡單的 Google 搜索，使用列表或 Excel 電子表格來跟踪您找到的所有相關選項。
創建一個運行列表以及您的團隊需要的所有關鍵功能會很有幫助，並檢查您的列表中的每個解決方案是否包含該功能，或者即使他們專門為此收費。 不要害怕在他們的支持線上戳這些提供商，以了解他們的服務是什麼樣的，以及在緊急情況下支持的有效性。
先試后買
不要害怕下載免費試用版或應用程序版本，在購買前先嘗試始終是一個可靠的策略——這就是汽車公司提供試駕的原因。 市場上幾乎所有的消息傳遞解決方案都將提供試用版或免費增值版。
您的團隊可以嘗試輪換使用不同的工具，或者只是嘗試看起來最好的工具，看看它是否有效。 我們的實踐評論包括播放、點擊和探索。 不要忘記查看我們的團隊協作比較頁面，以及我們的動手評論和正面交鋒。